Pemindai dokumen nirkabel Epson workforce es-500w — tinjauan & penilaian edisi akuntansi

Scanner Dokumen Nirkabel Epson WorkForce ES-500WR - Edisi Akuntansi ($ 499, 99), adalah scanner dokumen desktop feed-tugas-sedang-tugas-ringan yang sesuai untuk digunakan di kantor kecil dan kelompok kerja. Ini adalah variasi pada WorkForce ES-500W, mengemas utilitas pemindaian dan pemrosesan dokumen yang ditingkatkan dari Epson, ScanSmart, dan add-on ramah pembukuan ScanSmart Accounting Edition. Jika bisnis Anda membutuhkan entri manual berulang dari data keuangan, ES-500WR akan menjadi alternatif yang menarik untuk Pilihan Editor kami di antara pemindai dokumen entry-level, Brother ADS-2700W.

Mengajar Trik Baru Anjing Tua

Perbedaan terbesar antara ES-500WR dan ES-500W adalah pada perangkat lunak Edisi Akuntansi, jadi tidak ada satu ton pembaruan perangkat keras di sini. Seperti ES-500W, ukurannya 6, 6 kali 11, 6 kali 6, 9 inci (HWD) dengan nampannya tertutup dan beratnya 8, 1 pound. Itu sedikit lebih besar dan 2, 5 pound lebih berat daripada Brother ADS-2700W, ukurannya hampir dan 2, 1 pound lebih ringan daripada Panasonic KV-S1026C-MKII, dan sedikit lebih kecil di semua dimensi daripada Editor Pilihan HP ScanJet Pro 3000.

Perlu diingat, bahwa ketika mereka ditutup dan tidak berfungsi, tidak satu pun dari mesin ini yang menghabiskan banyak ruang meja. Tetapi dengan pengumpan dokumen otomatis (ADF) dan baki keluaran terbuka dan siap untuk bekerja, mereka biasanya berlipat ganda dan tiga kali lipat (atau lebih) panjangnya.

ADF pada ES-500WR menampung hingga 50 sumber asli dan siklus tugas hariannya adalah 4.000 pindaian. Model pesaing yang disebutkan di sini juga dilengkapi dengan 50 lembar ADF. Dalam hal siklus tugas, ES-500WR berada di tengah-tengah paket, dengan ADS-2700W dan KV-21026C-MKII mendukung 1.000 pemindaian harian lebih banyak dan ScanJet 3000 menangani 500 lebih sedikit.

Anda dapat terhubung ke ES-500WR langsung melalui USB 3.0, melalui jaringan Anda atau tanpa kabel dengan Ethernet atau Wi-Fi, atau dari ponsel cerdas atau tablet Anda dengan komunikasi medan dekat (NFC). NFC adalah protokol jaringan peer-to-peer yang memungkinkan Anda memindai lembar yang dimuat dalam baki input ke perangkat seluler Anda dengan mengetuknya ke hotspot NFC yang terletak di seberang panel kontrol di bagian depan pemindai. Anda dapat terhubung ke perangkat seluler Anda dengan Wi-Fi Direct, atau memindai ke flash drive memori dan perangkat penyimpanan lainnya melalui port USB di bagian belakang sasis.

Panel kontrolnya sederhana, dengan tujuh tombol: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Lewati Deteksi Umpan Ganda, Mode Lambat, Berhenti, Mulai, dan NFC. Ada juga tujuh lampu status: mode AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Kesalahan, Mode Pengumpanan Otomatis, Siap, Lewati Deteksi Pengumpanan Ganda, dan Mode Lambat. Perhatikan bahwa tidak ada tombol atau layar untuk memilih profil, memilih pemindaian satu atau dua sisi, atau untuk memberikan petunjuk lain kepada pemindai. Semua yang ditangani dari ScanSmart, baik secara manual setelah halaman dipindai atau secara otomatis, sesuai dengan seperangkat instruksi yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang disimpan dalam profil alur kerja yang disebut Epson Actions.

Perangkat Lunak Bisnis Yang Kuat

ES-500WR dikirimkan dengan akses yang dapat diunduh ke ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (untuk Windows), Nuance PDF Converter (untuk Mac), dan Presto! BizCard. Daripada antarmuka pemindai yang sebenarnya dan program pemrosesan dokumen dan manajemen, ScanSmart lebih merupakan shell yang mengintegrasikan utilitas dan program yang ada, membantu mereka berinteraksi dengan pemindai itu sendiri dan satu sama lain dengan lebih lancar. Epson Scan 2 dan Document Capture Pro dibundel sebagai bagian dari ScanSmart.

Dengan ES-500WR Anda mendapatkan tambahan Edisi Akuntansi, juga dikenal sebagai Receipt Manager. Selain kemampuan ScanSmart untuk menerima ekstensi tambahan dan mengintegrasikan aplikasi, menurut Epson itu juga mempelajari cara mengidentifikasi data berulang, seperti nama vendor dan logo, pengeluaran bulanan, dan sebagainya. Dengan kata lain, semakin sering Anda menggunakannya, Manajer Penerimaan lebih efisien menangani pemindaian keuangan Anda. Ia mengenali dan mengekstraksi data dari tanda terima, faktur, dan dokumen keuangan lain yang dipindai dan kemudian menyimpannya dalam basis data bawaannya sendiri. Receipt Manager kemudian dapat mengekspor data ke QuickBooks Online, atau file yang kompatibel dengan Microsoft Excel yang kemudian dapat Anda impor ke satu atau banyak program pembukuan lainnya, dengan, yaitu, beberapa manipulasi kolom data dalam Receipt Manager atau file CSV yang diekspor di Excel, atau keduanya.

Satu-satunya keluhan nyata saya tentang Edisi Akuntansi ScanSmart adalah tidak langsung mendukung program pembukuan populer lainnya.

Menjelang Paket

Epson memberi peringkat ES-500WR pada 35 halaman satu sisi per menit (ppm) dan 70 gambar dua sisi per menit (atau ipm, di mana setiap sisi halaman adalah gambar). Saya menguji ES-500WR melalui Ethernet pada 300dpi dengan ScanSmart Accounting Edition pada PC standar yang diuji Intel Core i5 kami yang menjalankan Windows 10 Professional. Perangkat lunak baru tidak meningkatkan kecepatan pemindaian dan pemrosesan dokumen di atas ES-500W, yang sudah berkinerja kuat.

Lihat Bagaimana Kami Menguji Pemindai

Mengurangi waktu antara saat halaman terakhir menyentuh baki keluaran dan ketika ScanSmart menyimpan dokumen ke format file yang dapat digunakan - apa yang kita sebut waktu "jeda" - ES-500WR memindai dokumen teks satu sisi 25 halaman kami pada 40 ppm dan kami Dokumen dua sisi 25 halaman dengan kecepatan 75, 7ipm, secara signifikan lebih cepat dari peringkat Epson. ES-500WR memindai, memproses, dan menyimpan dokumen uji yang sama ke gambar PDF pada 37, 7ppm dan 67, 7ipm, kinerja yang terhormat dibandingkan dengan peringkatnya dan dengan pesaingnya.

Itu sekitar 2.5ppm lebih cepat dan 1.5ipm lebih lambat dari ES-500W, 3ppm lebih cepat dan 2.3ipm lebih lambat dari Brother ADS-2700W, 2.4ppm dan 2.5ipm lebih cepat dari HP ScanJet 3000, dan 6.1ppm dan 7.7ipm di depan Panasonic KV- S1026C-MKII.

Saat memindai ke PDF yang dapat dicari, format yang lebih kondusif untuk mendokumentasikan aplikasi pencarian dan pengambilan, ES-500WR memindai dan menyimpan dokumen uji dua sisi (50 gambar) 25 halaman kami dalam waktu 44 detik. Skor itu mengikat saudara ES-500W dan satu atau dua detik lebih cepat daripada model Brother dan HP. Pada 1 menit 6 detik, Panasonic mengangkat bagian belakang.

Pemindaian Bisnis Padat

Apa gunanya pemindai yang sangat cepat jika teks yang dapat diedit membutuhkan koreksi kesalahan? Untungnya, teknologi OCR saat ini jauh lebih akurat dari itu. ES-500WR, misalnya, memindai dan mengonversi halaman Arial dan Times New Roman standar kami tanpa kesalahan hingga 6 poin, yang lebih dari cukup akurat untuk sebagian besar aplikasi bisnis. Itu mengalahkan 8 poin ES-500W sebelumnya untuk kedua font tanpa kesalahan.

Dengan 5 poin tanpa kesalahan pada halaman pengujian Arial kami dan 4 poin bebas kesalahan yang tidak tertandingi pada halaman Times New Roman, ADS-2700W Brother yang tangguh tetap menjadi pemindai paling akurat yang diulas di sini dalam waktu sekitar satu tahun. Sementara itu, Panasonic KV-S1026-MKII mengikat ES-500WR, dan HP ScanJet 3000 berhasil memindai hingga 8 poin dengan kedua font bebas kesalahan.

Saya juga memindai beberapa tumpukan kwitansi dan faktur kartu kredit dan kemudian menggunakan profil ScanSmart Action untuk memindahkan data ke dalamnya dan membuka Receipt Manager.

Fase berikutnya mengharuskan mengekspor data ke QuickBooks Online atau ke file CSV Excel. Integrasi Receipt Manager dengan QuickBooks terotomatisasi dengan baik. Ketika Anda, setelah membuka QuickBooks di PC Anda, klik Ekspor ke QuickBooks di ScanSmart, itu meluncurkan jendela yang mengundang Anda untuk masuk ke QuickBooks dan kemudian ikuti instruksi yang memandu Anda melalui sisa proses.

Saat mengekspor ke file CSV, Anda cukup memilih Aksi itu di ScanSmart, dan beri nama dan simpan file tersebut. Apa yang terjadi selanjutnya tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan dengan data. Untuk mempersiapkannya untuk diimpor ke dalam program akuntansi kemungkinan besar akan membutuhkan setidaknya beberapa manipulasi di Excel. Jika Anda memiliki pengetahuan dasar tentang Excel, menyiapkan file CSV untuk diimpor ke program lain adalah sederhana. Bergantung pada program apa Anda ingin mengimpor data ke dalam, proses dapat dijelaskan dalam dokumentasi perangkat lunak itu.

Jika tidak, ada rim dokumen yang mencakup pelabelan dan manipulasi catatan CSV di situs Microsoft dan di tempat lain. Meskipun kadang-kadang ini bisa menjadi pekerjaan yang rumit, itu tidak terlalu rumit. Tetapi akan jauh lebih mudah jika ScanSmart Accounting Edition mendukung beberapa aplikasi pembukuan yang lebih populer.

Perangkat Lunak Penghematan Waktu

Saat menjalankan bisnis berbasis rumah atau kantor kecil, mungkin salah satu tugas rutin yang lebih membosankan adalah memasukkan data dari kwitansi, faktur, dan dokumen keuangan lainnya ke dalam program pembukuan. Dengan dukungannya untuk memindai dokumen keuangan, mengumpulkan data yang relevan, dan kemudian menyiapkannya untuk dan mengekspornya ke QuickBooks Online atau spreadsheet Excel, Epson ES-500WR mengambil langkah yang layak untuk mengotomatisasi proses tersebut. Integrasi QuickBooks dikembangkan dengan baik dan akan menghemat waktu Anda atau organisasi Anda dengan mengotomatisasi sebagian besar proses entri data keuangan. Dengan integrasi Excel, di sisi lain, Anda mungkin harus memijat data ke dalam catatan CSV yang kompatibel dengan aplikasi akuntansi Anda.

Sementara integrasi yang lebih luas dengan program pembukuan lainnya akan memberikan nilai lebih besar bagi organisasi yang tidak menggunakan QuickBooks, proses mempersiapkan catatan CSV untuk impor di Excel adalah dasar. Walaupun biayanya $ 100 lebih tinggi dari Editor's Choice Brother ADS-2700W, ES-500WR bernilai harga yang lebih tinggi jika kemampuan untuk memindai dan mengekspor data keuangan akan menghemat waktu berharga untuk bisnis Anda.