Terorganisir: 5 penggunaan inventif untuk dropbox dalam bisnis

Bisnis kecil sering condong ke layanan penyimpanan berbasis cloud, seperti Dropbox, karena mereka memberikan banyak nilai - tetapi hanya jika bisnis memanfaatkannya sepenuhnya.

Berikut adalah lima cara cerdas untuk menggunakan Dropbox di bisnis Anda.

1. Gunakan Dropbox Like a Server; Promosikan Transparansi

Mungkin cara paling jelas untuk menggunakan Dropbox di lingkungan bisnis adalah sebagai alternatif dari server bersama. Khusus untuk bisnis kecil, biaya akun Dropbox Business bisa jauh lebih rendah daripada membeli server internal dan mempekerjakan staf untuk mempertahankannya.

Menggunakan Dropbox seperti server, apakah itu server FTP atau jaringan bersama dengan penyimpanan terlampir, memungkinkan orang untuk mendapatkan semua file yang sama sehingga mereka dapat berkolaborasi dan memiliki kontrol versi yang lebih baik. Ini dapat menjadi tempat utama untuk menyimpan manual kode perilaku, informasi manfaat, dan panduan gaya, di samping file-file yang lebih khas yang berkaitan dengan pekerjaan yang membutuhkan kolaborasi.

Jika bisnis Anda bertujuan untuk mempromosikan budaya transparansi, membuat jenis dokumen bisnis lainnya tersedia untuk semua karyawan melalui Dropbox, seperti laporan keuangan dan tayangan slide yang disajikan kepada investor atau anggota dewan, bisa menjadi langkah yang sangat baik ke arah yang benar.

2. Bagikan Rencana Perjalanan; Jadikan Mereka Offline di Perangkat Seluler

Pemilik bisnis dan karyawan yang sering bepergian mungkin perlu berbagi rencana perjalanan mereka dengan orang lain di kantor. Mereka mungkin mengandalkan orang lain untuk memesankan perjalanan untuk mereka. Dengan mengatur folder untuk rencana perjalanan, semua orang yang perlu mengetahui keberadaan atau detail pengaturan perjalanan rekan kerja memiliki akses.

Selain itu, menggunakan aplikasi seluler Dropbox, pelancong dapat menandai rencana perjalanan yang relevan sebagai "favorit" untuk membuatnya dapat diakses secara offline, sehingga mereka tersedia bahkan pada ketinggian 30.000 kaki. (Jika Anda adalah orang yang bertanggung jawab untuk memesan perjalanan orang lain, bayangkan betapa sederhananya solusi ini daripada mengirimkan salinan perjalanan kepada pelancong melalui email setiap kali dia atau dia tidak dapat menemukannya, sesuatu yang pasti terjadi sepanjang waktu.)

3. Kumpulkan Faks

Terkadang, untuk mendapatkan ide tentang bagaimana bisnis menggunakan perangkat lunak dan layanan yang berbeda, saya mengunjungi perusahaan dan mewawancarai mereka tentang apa yang mereka lakukan. Tahun lalu, ketika berbicara dengan Vert (agensi pemasaran dan periklanan yang cerdas di dunia mobile), salah satu pendiri Kevin Planovsky menjelaskan kepada saya bagaimana perusahaannya mengumpulkan faks ke dalam repositori penyimpanan berbasis cloud - Vert sebenarnya menggunakan Box, bukan Dropbox, tetapi pengaturannya mendukung - menggunakan HelloFax.

Setiap kali seseorang mengirim faks, HelloFax menempatkan output digital di folder yang ditunjuk di Dropbox atau Box. Sangat melangkah lebih jauh dengan menghubungkan alat manajemen tempat kerja Podio ke sistem juga. Setiap faks masuk secara otomatis membuat tugas di Podio memberitahu Planovsky dan rekan pendiri untuk meninjau transmisi.

4. Bagikan Media dengan Pelanggan, Klien, dan Mitra

Salah satu manfaat besar menggunakan Dropbox adalah Anda dapat memutuskan, dengan fleksibilitas tinggi, apakah Anda ingin berbagi file hanya dengan tim internal Anda, atau dengan pelanggan dan kolaborator juga. Di mana saya melihat berbagi eksternal sebagian besar file Dropbox ada di situs web restoran, yang sering membuat menu mereka tersedia melalui tautan Dropbox publik.

Pertimbangkan bisnis restoran kecil. Menu mungkin berubah setiap hari. Ini adalah lingkungan dengan tekanan tinggi yang tidak beroperasi pada banyak peralatan kantor. Dan tidak semua karyawan harus paham teknologi. Jika restoran menjaga agar menu hariannya dapat diakses oleh pelanggan melalui Dropbox (bukan, misalnya, halaman Web), seorang karyawan dapat dengan mudah memasukkan PDF dari menu hari itu ke folder yang sesuai untuk dilihat oleh pelanggan, tidak memerlukan pengkodean HTML. Tautan dari situs web restoran ke lokasi menu di Dropbox akan selalu sama, jadi tidak ada keributan, tidak ada masalah.

Cara umum lain bisnis menggunakan Dropbox adalah berkolaborasi dengan mitra pada proyek-proyek yang bersifat visual, seperti pendesainan ulang situs web. Dengan menyimpan konsep seni dan maket di Dropbox, semua pihak yang terlibat dapat melihatnya tanpa harus mengirim email file besar.

Satu catatan: Tautan untuk akun Dropbox Business memiliki batas bandwidth 200GB per hari. Jika akun Anda mencapai batas, tautan Anda secara otomatis (tetapi hanya sementara) ditangguhkan. Dropbox mengatakan akan memberi tahu administrator Dropbox melalui email ketika jika masalah ini terjadi, tetapi, sementara itu, siapa pun yang mencoba mengakses tautan akan melihat halaman kesalahan alih-alih file Anda.

5. Uji Keterampilan Pelamar Kerja

Kandidat pekerjaan di bidang tertentu, seperti pemrograman dan penulisan, biasanya mengikuti tes selama proses aplikasi. Mengapa tidak memperluas gagasan ini dengan menguji keterampilan komputer kandidat dan kemampuannya untuk mengikuti instruksi dengan meminta mereka mengunggah dokumen tertentu ke salah satu folder Anda di Dropbox?

Setelah seorang kandidat melewati pemutaran awal dan sedang dalam tahap wawancara, Anda dapat mengundangnya ke folder bersama dan memberikan instruksi tentang apa yang akan diunggah, seperti resume, sampel tulisan, bagian kode pemrograman, karya seni, video - Anda dapatkan ide. Berikan kandidat Anda instruksi yang tepat untuk cara memberi nama file, ukuran maksimumnya, dan sebagainya untuk melihat seberapa mudah dan cepat mereka dapat menyelesaikan aktivitas. Dan, jika tes ini mencerminkan praktik reguler bisnis Anda, kandidat akan mengetahui bagaimana perusahaan beroperasi. (Saya mendapatkan ide ini dari sebuah organisasi bernama Nyaya Health. Tim perekrutan menggunakan tes serupa untuk calon karyawan, hanya dengan alat kolaborasi dan manajemen tugas Asana, alih-alih Dropbox.)