Terorganisir: pilih pemindai yang tepat untuk kehabisan kertas

Jika Anda berusaha untuk mengatur dan membersihkan kehidupan digital Anda, tentunya Anda telah bekerja pada strategi untuk menjadi tanpa kertas. Anda mungkin juga menemukan bahwa itu tidak semudah kedengarannya. Jenis kertas tertentu, seperti dokumen dan kwitansi tunggal, cukup mudah untuk digitasi dengan pemindai lama mana pun. Tetapi perkenalkan setumpuk 63 kartu nama dari konferensi terakhir Anda, atau sekotak resep lama yang ingin Anda pindai yang sobek dari majalah atau masih terikat buku, dan Anda sedang berhadapan dengan masalah yang sama sekali berbeda, yang Anda bisa dapat menyelesaikannya dengan pemindai lama yang sama.

Bukan Pekerjaan untuk MFP Anda

Di rumah, misalnya, saya memiliki printer multifungsi berusia enam tahun dan pemindai flatbed. Saya membayangkan banyak orang memiliki sesuatu di sepanjang garis ini juga. Untuk tugas sekali saja, seperti mendigitalkan tanda terima saya yang terbaru dari dokter mata untuk mengajukan klaim perawatan kesehatan, itu berfungsi dengan baik.

Tapi itu tidak cepat. Dan fungsi umpan tidak pernah bekerja dengan benar, jadi saya tidak dapat memindai tumpukan kertas. Plus, itu adalah dempul berwarna dahsyat yang mengambil jejak besar di lemari saya (saya tidak pernah menemukan tempat yang lebih baik untuk itu).

Ketika perangkat kikuk, jelek, dan tidak bisa diandalkan, kita tidak menggunakan sebanyak yang kita bisa. Tindakan semata-mata untuk menguatkan mereka terasa merepotkan. Jika Anda ingin memindai jalan ke kehidupan tanpa kertas, Anda benar-benar membutuhkan pemindai yang Anda sukai dan yang dibuat khusus untuk membantu Anda menjalani kehidupan tanpa kertas.

Pemindai Khusus

Untungnya, ada seluruh kategori pemindai (dan aplikasi untuk menggunakannya) tepat untuk tujuan ini. Mereka kompak dan efisien, dan mereka dapat menangani berbagai pekerjaan pemindaian yang sering ditemui pengguna rumahan dan bisnis kecil.

Meskipun saya tidak menyukai MFP saya yang kikuk, saya benar-benar terpikat pada beberapa pemindai yang ada di pasaran saat ini. Mereka adalah dunia yang lebih baik dalam pemindaian daripada MFP saya yang berusia enam tahun, dan mereka juga cepat. Selain itu, beberapa pemindai dengan mudah mengekspor pemindaian Anda ke tempat-tempat yang sebenarnya ingin Anda simpan, seperti Dropbox, Evernote, dan layanan penyimpanan cloud lainnya - alih-alih folder default di komputer Windows atau Mac Anda.

Saya telah bereksperimen dengan dua pemindai akhir-akhir ini yang benar-benar menarik perhatian saya. Keduanya ideal untuk digunakan di rumah, dan mungkin cocok untuk beberapa bisnis kecil juga. Mereka adalah pemindai NeatDesk dan Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat sebenarnya memiliki model yang lebih baru bernama NeatConnect yang memiliki antarmuka sentuh, tapi saya pribadi lebih terbiasa dengan model yang lain.)

Fujitsu ScanSnap

Apa yang saya sukai dari Fujitsu ScanSnap adalah cara Anda mengekspor semua yang Anda pindai ke Evernote, Dropbox, Google Drive, email (sebagai lampiran), SugarSync, dan tempat-tempat lain yang akhirnya akan menyeret hasil akhir.

Saya memindai setumpuk kartu nama (saya benar-benar benci kartu nama) dan mengirim semuanya ke Evernote, di mana saya akan dengan cepat memasukkannya ke dalam buku catatan yang disebut Kontak dan dengan tepat menandai, membuat catatan, dan jika tidak mengaturnya. Beberapa kartu bisnis memiliki ketebalan kertas yang berbeda dan lebar yang berbeda, tetapi pemindai bahkan tidak cegukan. Ini adalah kekuatan menggunakan pemindai yang dimaksudkan untuk membantu Anda menghilangkan kertas.

Saya menemukan dengan ScanSnap bahwa ketika saya membawa pindaian kartu nama ke Evernote, saya harus memutarnya dan memberi nama dengan tepat. (Evernote dapat, bagaimanapun, melakukan OCR pada semua yang Anda pindai, membuat teks dapat dicari meskipun itu adalah gambar.)

Namun, aspek favorit saya dari ScanSnap adalah lipatannya untuk mengurangi jumlah ruang yang digunakan. Itu indah.

NeatDesk

NeatDesk, sementara itu, adalah solusi yang menarik jika Anda bersedia untuk benar-benar membeli ke lingkungan Rapi. Saat Anda menggunakan solusi penyimpanan cloud, NeatCloud, dan aplikasi seluler Neat, selain salah satu pemindai perusahaan, Anda benar-benar mendapatkan hasil yang dijahit dengan ketat. Lingkungan Rapi melakukan banyak hal untuk secara otomatis mengklasifikasikan formulir yang Anda pindai - terutama dokumen pajak. Anda harus membayar biaya bulanan untuk karya NeatCloud, dan harga mulai dari $ 5, 99 per bulan.

NeatConnect, yang hanya beberapa kali saya gunakan, memiliki antarmuka layar sentuh yang, seperti ScanSnap, memungkinkan Anda mengirim dokumen langsung ke wadah penyimpanan cloud, seperti Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive, dan Evernote.

Kenyamanan adalah Kunci

NeatDesk adalah salah satu pemindai pertama yang pernah saya gunakan yang sangat terfokus untuk membantu rumah tangga dan usaha kecil menjadi tanpa kertas, dan saya terkesan dengan betapa cepatnya mengisap dan meludahkan tumpukan kertas. Anda dapat memuat berbagai kertas ke dalam umpan, karena ada slot untuk dokumen, kwitansi, dan kartu nama, dan mesin hanya memproses semuanya dengan cepat.

ScanSnap sama-sama tajam dan mengesankan. Saya senang bisa hanya membuang dokumen dan percaya bahwa mesin yang dirancang dengan baik akan memberi mereka melalui pemindai dengan mudah.

Rapi mengotomatiskan beberapa hal lebih banyak daripada ScanSnap, seperti memutar gambar. Tetapi ScanSnap hadir dengan perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan hasil yang sama, dan dalam beberapa kasus, itu jauh lebih baik. Paket saya termasuk ABBYY Fine Reader, salah satu program OCR paling kuat yang ada. Itu juga datang dengan Adobe Acrobat, untuk melakukan segala macam hal dengan PDF yang selalu perlu Anda lakukan tetapi tidak bisa dengan Adobe Reader gratis.

Keduanya sangat mampu, secara keseluruhan. Jika Anda mengetahui banyak tentang pemindai, Anda mungkin ingin tahu bahwa ScanSnap bekerja sedikit berbeda dari pemindai lain karena pemindai tidak menggunakan driver standar. Anda dapat membaca sedikit tentang itu di ulasan terperinci PCMag tentang Edisi Scannnap Evernote, yang cukup mirip dengan iX500. Tetapi jika Anda cenderung tidak teknis, yang perlu Anda ketahui adalah bahwa ia bekerja dengan cepat, tampak hebat di layar, dan mengirimkan dokumen yang dipindai ke mana Anda ingin mereka pergi.

Maksud dari perjalanan pulang adalah ini: Jika Anda ingin menjadi tanpa kertas, dan menjadikan menjadi tanpa kertas menjadi bagian dari gaya hidup Anda, Anda memerlukan perangkat yang tidak Anda benci. Itu harus terlihat bagus. Itu harus bekerja dengan cepat, meletakkan kertas bekas Anda di suatu tempat Anda dapat dengan mudah menemukannya, dan menjalankan pencarian pada teks yang terkandung. Meskipun harganya beberapa ratus dolar, pemindai khusus layak dibeli jika Anda berkomitmen untuk tidak menggunakan kertas. MFP Anda tidak akan memotongnya.