Terorganisir: bersihkan kontak gmail

"Di mana buku alamatnya?"

Itu salah satu pertanyaan paling umum yang tampaknya ditanyakan oleh pengguna baru Gmail. Jika banyak orang bahkan tidak dapat menemukan Gmail / Kontak Google mereka, Anda lebih baik percaya sistem ini tidak intuitif luar biasa atau mudah dikelola. (Sepanjang artikel ini, saya menggunakan Kontak Google dan Kontak Gmail secara bergantian, karena keduanya memang sama.)

Bahkan jika Anda tahu bahwa ada area Kontak di Gmail Anda, ada kemungkinan besar bahwa itu adalah zona bencana dari alamat email yang tidak dapat diidentifikasi dan bahkan mungkin nomor telepon, semuanya dikelompokkan secara samar-samar sebagai Kontak Lainnya.

Akun Gmail bisnis saya memiliki lebih dari seribu entri dalam grup Kontak Lain. Saya memutuskan itu tidak dapat diterima, jadi saya mulai membersihkan Kontak Gmail saya. Saya akan membagikan di sini apa yang saya lakukan, apa yang saya pelajari, dan beberapa solusi alternatif yang saya sarankan gunakan jika Anda tidak ingin dipusingkan dengan Kontak Gmail yang berantakan.

Pilihan terakhir itu, menggunakan sesuatu yang lain sama sekali, sebenarnya adalah apa yang saya rekomendasikan. Membersihkan Kontak Google membutuhkan banyak pekerjaan manual, terutama jika Anda memiliki ribuan kontak "lain". Ada begitu banyak aplikasi dan layanan hebat untuk mengelola kontak yang berfungsi dengan sangat baik dan menghubungkan langsung ke akun Gmail Anda jika Anda lebih suka menempuh rute itu.

5 Fakta Tentang Gmail / Kontak Google

Kontak Gmail bekerja secara berbeda dari banyak pengelola kontak lainnya, jadi mengetahui beberapa prinsip dasar dapat sangat membantu. Berikut adalah lima fakta yang mungkin memberi beberapa wawasan:

• Bagaimana Anda bisa sampai ke buku alamat Gmail Anda? Tersembunyi di bawah Surat besar di kiri atas antarmuka. Klik Mail dan Anda melihat opsi tarik-turun untuk Kontak. Atau, masuk ke Google dan kunjungi google.com/contacts.
• Saat Anda membalas (termasuk "balas semua") atau meneruskan email, Google secara otomatis menambahkan siapa saja dan semua orang di utas ke daftar kontak Anda, kecuali Anda telah mematikan fitur ini. Selain itu, jika Anda menggunakan perangkat Android, Kontak Google Anda mungkin juga menyertakan daftar untuk nomor telepon yang Anda panggil, tergantung pada bagaimana akun Anda dikonfigurasi pada perangkat.
• Google Kontak memiliki alat penggabungan, tetapi tidak selalu berfungsi atau terlihat seperti yang Anda harapkan (lebih lanjut tentang itu nanti).
• Google Kontak memang menarik informasi klasifikasi dari Gmail dan Google+ (masing-masing grup dan lingkaran), tetapi mereka tidak menyinkronkan, meskipun kadang-kadang sepertinya mungkin harus begitu.

Sekarang mari kita masuk ke beberapa tips dan cara untuk membersihkan Kontak Google.

Membersihkan Kontak Google

Memahami Grup Kontak vs. Lingkaran

Setelah Anda masuk ke dalam Kontak Google (lagi, klik logo Mail di kiri atas dan pilih Kontak), tempat pertama untuk menaruh perhatian Anda adalah pada daftar yang muncul di rel kiri.

Seperti yang dapat Anda lihat di akun saya, saya memiliki beberapa bagian utama: Kontak Saya, Lingkaran, Kontak Terbanyak, dan Kontak Lainnya. Kontak dan Lingkaran Saya memiliki sub-grup. Angka dalam tanda kurung setelah nama grup menunjukkan berapa banyak orang dalam grup itu.

Kontak Saya adalah orang-orang dari Gmail yang telah saya tambahkan sebagai kontak. Lingkaran adalah informasi tentang orang yang Anda kenal dan ikuti di Google+ dan tidak ada hubungannya dengan email. Ketika Anda melihat daftar orang-orang dari Kontak Gmail Anda (gunakan bilah pencarian, misalnya, untuk menemukan semua orang yang bernama Smith), Anda juga dapat melihat apakah orang-orang itu ada di salah satu Lingkaran Google+ Anda, karena informasi itu tampak jauh kanan nama mereka. Jadi ada beberapa tumpang tindih antara grup Kontak dan Lingkaran, tetapi tidak banyak, meskipun orang-orang di Lingkaran Anda sepenuhnya muncul di Kontak Google Anda.

Bingung belum?

Paling Sering Dihubungi adalah 20 orang teratas yang paling sering bertukar email dengan Anda, bahkan jika Anda diam saja. Dengan kata lain, ini bukan orang yang paling sering Anda kirimi email, juga bukan yang terbaru, seperti yang terlihat pada seluruh riwayat email Anda. Mantan Anda dari tiga tahun lalu masih bisa mencapai 20 besar Anda.

Grup Lain yang terakhir adalah orang lain dari Gmail (dan mungkin perangkat Android Anda, seperti yang saya sebutkan sebelumnya) yang pernah Anda hubungi.

Temukan dan Gabungkan

Tindakan terbaik, dalam pikiran saya, adalah memulai dengan menemukan kontak duplikat di grup Kontak Lain Anda (atau di seluruh Kontak Google jika Anda belum memiliki sub-grup) dan menggabungkannya.

Klik Kontak Lain, lalu pilih Lainnya di bagian atas halaman, dan di menu tarik-turun, pilih Temukan & gabungkan duplikat. Ringkasan akan muncul yang memungkinkan Anda meninjau detail potensi penggabungan sebelum Anda menerima tindakan. Pastikan untuk memeriksa daftar ini untuk nama-nama umum yang mungkin sebenarnya adalah dua orang yang berbeda.

Sekarang, jika daftar itu luar biasa, sangat panjang, Anda perlu membatalkan dan mengulang fungsi find / merge pada subkelompok yang lebih kecil dari kontak Anda. Anda bisa memilih subkelompok yang berbeda dari rel kiri itu, atau Anda bisa melakukan pencarian, seperti pencarian berdasarkan domain (mis. Cari semua alamat email dengan pcmag.com). Either way, itu akan memberi Anda sepotong duplikat potensial untuk ditinjau. Ulangi seperlunya.

Lihatlah petunjuk resmi Google untuk menemukan dan menggabungkan kontak untuk detail lebih lanjut.

Tetapkan Orang ke Grup, Tambahkan Detail

Tepat di bawah entri untuk Kontak Lainnya Anda dapat melihat Grup Baru. Jika Anda ingin mengklasifikasikan kontak Anda ke dalam grup yang berbeda, ini adalah area selanjutnya dari Kontak Google yang harus menarik perhatian Anda.

Untuk memiliki seseorang dalam grup apa pun, Anda juga harus mencantumkannya di Kontak Saya. Seperti itulah adanya.

Untuk menambahkan orang ke grup, gunakan tombol dengan ikon tiga kepala di atasnya. Cukup jelas dari sana, tetapi lihat instruksi Kontak Editing Google untuk lebih detail.

Saya belum dijual pada kelompok yang benar-benar berharga dulu, karena saya hanya menggunakannya pada tingkat yang terbatas, tetapi saya bisa melihat beberapa skenario di mana mereka mungkin membantu. Satu grup yang saya buat, misalnya, adalah Eksekutif Perusahaan Teknologi. Jika saya pernah pada tenggat waktu dan putus asa untuk penawaran, itu pasti akan membantu untuk mengetahui siapa di industri teknologi saya terhubung dengan secara langsung (bukan terhubung melalui perusahaan PR) di masa lalu.

Jika saya punya waktu tanpa batas (siapa yang mau?) Saya akan serius menambah bagian "catatan" dari individu. Klik siapa saja di daftar kontak Anda, dan Anda dapat menambahkan informasi buku alamat biasa, ditambah foto dan catatan.

Di akun Gmail pribadi saya, akan sangat membantu jika menambahkan rincian untuk profesional PR, karena alamat email mereka dan bahkan komunikasi sebelumnya tidak selalu membantu saya mengetahui apakah mereka mewakili perusahaan atau produk yang perlu saya selidiki.

Matikan Fungsi Tambah Otomatis

Jika, setelah membaca daftar Kontak Lainnya Anda, Anda menyadari bahwa sebagian besar alamat sampah ("" generik dan semacamnya), saya sarankan mematikan fungsi penambahan otomatis.

Buka ikon roda gigi di kanan atas dan pilih Pengaturan. Tetap di tab Umum, dan gulir ke bawah untuk menemukan "Buat kontak untuk pelengkapan otomatis" (dua di bawah gambar profil Anda).

Tertarik dengan Aplikasi dan Layanan Lain?

Katakanlah setelah membaca informasi ini, Anda memutuskan untuk tidak menggunakan Kontak Google. Aku tidak bisa menyalahkanmu. Berikut adalah beberapa tempat lain untuk menyimpan buku alamat Anda yang memungkinkan Anda secara otomatis mengambil dan menambahkan informasi dari Kontak Google Anda.

Kontak LinkedIn dan LinkedIn. Masalah sebenarnya yang saya lihat dengan mengelola buku alamat Anda sendiri adalah sulit untuk menjaga informasi tetap terbaru. Saya seharusnya tidak bertanggung jawab untuk memperbarui jabatan dan alamat email Anda ketika Anda berganti majikan. Itu untukmu, sobat. Dan itulah mengapa saya suka LinkedIn sebagai buku alamat. Jauh lebih mudah untuk memperbarui informasi jika semua kontak Anda bertanggung jawab atas pemeliharaan.

LinkedIn bekerja sangat baik untuk membantu Anda menemukan kontak dan informasi dasar mereka, tetapi aplikasi khusus yang disebut Kontak LinkedIn berjalan sedikit lebih jauh di sepanjang garis itu.

Jika Anda menghubungkan akun LinkedIn Anda ke Gmail, situs jejaring profesional online akan merekomendasikan "orang yang mungkin Anda kenal" berdasarkan info yang ditemukan di Google. Beberapa orang benar-benar membenci itu, tetapi itu bisa berharga, tergantung pada seberapa gemuk akun LinkedIn Anda.

Di sisi lain, Anda juga memiliki opsi untuk mengekspor kontak LinkedIn Anda dan kemudian mengimpornya ke Gmail.

Kontak iOS. Jika Anda pengguna iPhone atau iPad, Anda mungkin ingin menyinkronkan Kontak Google dengan perangkat iOS Anda sehingga Anda bisa menggunakan aplikasi Kontak Apple sebagai buku alamat utama Anda. Petunjuknya sedikit berbeda untuk pengguna Google Apps.

Dengan mudah melakukan dan iOS. Cara lain untuk mengelola kontak iOS Anda adalah dengan aplikasi EasilyDo dan fitur baru (berbayar) yang disebut Catch All Contacts. Ketika Anda menjalankan Catch All Contacts, EasilyDo mencari-cari dua tahun terakhir dari email Anda untuk informasi kontak dari isi pesan, dan menyimpannya ke aplikasi Kontak iOS Anda. Meskipun aplikasi EasilyDo gratis, fitur ini berharga $ 39, 99 (satu kali) per akun email. Sayangnya, fitur ini tidak tersedia untuk pengguna Android. tentang Easily untuk iPhone dan EasilyDo untuk Android di ulasan masing-masing.

Cloze. Aplikasi web dan aplikasi seluler Cloze menyatukan semua kotak masuk Anda, serta umpan media sosial Anda, dan juga menarik beberapa informasi menarik tentang kontak Anda. Ini bukan manajer kontak, tetapi mendukung Gmail lama yang baik. Cloze dapat mengidentifikasi orang-orang yang penting bagi Anda (sehingga Anda dapat meningkatkan ego mereka dengan menyukai posting Facebook mereka), serta orang-orang yang kehilangan kontak dengan Anda. Seperti yang saya katakan, ini bukan aplikasi manajemen kontak, tetapi cukup rapi untuk memberi Anda wawasan tentang kontak Anda di Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook, dan akun online lainnya.

Untuk tips lebih lanjut tentang manajemen kontak, lihat Mengorganisir: 7 Cara untuk Mengatur Kontak secara Otomatis. Dan ketika Anda siap untuk menggunakan kotak masuk Gmail Anda, periksa 30 Tips Gmail yang Akan Membantu Anda Menaklukkan Email.