Terorganisir: kontak email

Isi

• Dapatkan Terorganisir: Kontak Email
• Cara Mengekspor Kontak, CSV vs vCard

Dalam email, kontak Anda adalah salah satu aset jangka panjang paling berharga yang Anda miliki. Ini adalah orang-orang yang mendukung pekerjaan Anda, mengarahkan kehidupan sosial Anda, dan membuat Anda tetap manusia. Jika Anda berganti pekerjaan atau pindah ke program email baru, Anda pasti ingin membawa serta orang-orang itu.

Banyak jejaring sosial, aplikasi, dan layanan memungkinkan Anda terhubung langsung ke program webmail utama, serta akun Microsoft Exchange, untuk secara otomatis mengimpor semua orang yang pernah berkomunikasi dengan Anda. Saya pikir ini adalah salah satu kegunaan paling menakjubkan dari teknologi modern. Jangan anggap remeh. Jika Anda dapat tetap terhubung dengan orang-orang di jaringan Anda dalam lebih dari satu cara, maka lakukanlah. Anda tidak pernah tahu kapan layanan atau perusahaan Internet akan ditutup, dan jika Anda terhubung ke orang-orang tertentu hanya di satu tempat, yah, itu hampir sama buruknya dengan tidak mencadangkan data terpenting Anda!

, Saya akan membagikan beberapa tips dan trik agar tetap terhubung dengan kontak penting Anda. Kemudian saya akan dengan cepat mencantumkan langkah-langkah cara untuk mengekspor informasi kontak dari Gmail, Outlook untuk Windows, dan Outlook untuk Mac, yang Anda perlukan karena sejumlah alasan. Dalam sebagian besar prosedur tersebut, Anda juga harus memutuskan apakah Anda akan mengekspor ke format CSV atau vCard, jadi saya telah menyertakan penjelasan singkat tentang perbedaannya di akhir artikel. Satu tidak "lebih baik" dari yang lain, karena mereka berdua memiliki pro dan kontra sendiri.

Menjaga Kontak: Tip dan Trik

Secara pribadi, saya tidak menghabiskan banyak waktu melakukan pemeliharaan pada daftar kontak email saya. Saya cukup banyak membiarkan Google dan Outlook hanya menyimpan alamat email koresponden saya, dan kemudian saya mengandalkan situs dan layanan lain untuk tetap terhubung, yang utama adalah LinkedIn.

Jaringan online untuk koneksi profesional. Saya meninggalkan kartu nama beberapa waktu yang lalu. Ketika saya bertemu seseorang yang meminta kartu nama, saya memberi tahu mereka bahwa saya tidak menggunakannya lagi dan menambahkan, "Kirim saja saya undangan LinkedIn." Saya tidak terhubung dengan orang yang tidak saya kenal di LinkedIn. Ada beberapa pengecualian, seperti ketika saya terhubung dengan seseorang yang terkenal, atau yang telah saya hubungi alih-alih sebaliknya. Tapi saya katakan 90 persen atau lebih dari jaringan LinkedIn saya berisi orang-orang yang saya temui secara pribadi.

Saya juga menyertakan teman di LinkedIn, walaupun saya tidak pernah menggunakan situs itu untuk mencari teman karena alasan sosial. Dari waktu ke waktu, seorang teman mungkin muncul dalam pencarian yang saya lakukan di LinkedIn ketika saya mencoba mencari tahu siapa di jaringan saya yang bekerja di Perusahaan X atau ahli dalam Topik Y.

Salah satu aspek LinkedIn yang saya sangat hargai adalah bahwa hal itu menempatkan tanggung jawab pada setiap orang untuk selalu memperbarui informasi kontak dan afiliasi perusahaannya. Bukan tugas saya untuk memperbarui buku alamat untuk semua kontak saya. Itu pekerjaan mereka .

Demikian pula, Anda dapat menggunakan Facebook, Twitter, atau jejaring sosial lain pilihan Anda untuk menjaga kontak Anda ke tingkat yang sama. Saya lebih suka LinkedIn untuk bisnis, sebagian besar karena orang cenderung mengisi afiliasi perusahaan mereka dulu dan sekarang, yang biasanya merupakan informasi penting yang perlu saya ketahui ketika mencari orang yang perlu saya jangkau.

Kiat Bonus: LinkedIn senang membantu Anda menemukan orang yang Anda kenal dengan menghubungkan langsung ke akun email Anda, tetapi Anda juga dapat mengunggah file CSV ke LinkedIn dan meminta bantuan Anda agar sesuai dengan orang yang Anda kenal juga. Kiat ini bermanfaat jika Anda telah mengekspor informasi kontak dari pekerjaan lama, atau jika layanan surel atasan Anda saat ini tidak didukung oleh LinkedIn.

Aplikasi EasilyDo untuk menambahkan entri Kontak iOS baru . Di iPhone saya, saya menggunakan aplikasi bernama EasilyDo yang pada dasarnya mengotomatiskan tugas-tugas kecil yang telah saya selesaikan untuk aplikasi tersebut. Salah satunya adalah agar EasilyDo mengawasi akun email bisnis saya dan, ketika ia melihat email masuk dari orang baru, tanyakan kepada saya apakah ia harus menambahkan orang itu ke buku alamat iOS saya. Ada aplikasi Android EasilyDo juga.

Saya menggunakan buku alamat iOS saya untuk kontak pribadi terutama, tetapi saya juga menyimpan beberapa detail rekan kerja saya di sana, kalau-kalau saya perlu menghubungi mereka dengan cepat ketika saya di luar kantor. Saya juga suka itu dengan mudah, Tidak hanya secara otomatis menambahkan setiap kontak baru tetapi selalu bertanya kepada saya terlebih dahulu.

jika ada cara lain untuk memigrasikan kontak . Dengan menggunakan situs web dan aplikasi iPhone bernama ifttt (yang berarti "jika ini, maka itu") Anda dapat membuat perintah, seperti "jika saya menambahkan entri baru di Kontak iOS saya, kemudian masukkan informasi yang sama ke dalam spreadsheet Google Drive. " Dan ada sejumlah layanan lain yang didukung, sehingga Anda dapat melakukan sesuatu yang serupa dengan informasi kontak dari orang yang Anda kenal dari Facebook, email, dan tempat lain juga. Tidak seperti EasilyDo, ifttt akan selalu menjalankan perintah ketika dipicu - ia tidak menanyakan Anda terlebih dahulu apakah harus menyelesaikan tindakan. Tetapi Anda dapat menghidupkan dan mematikan perintah ini kapan saja dari situs web atau aplikasi ifttt. Kemampuan untuk menyesuaikan perintah sangat baik, dan Anda tidak perlu mengetahui sedikitpun kode untuk membuatnya bekerja. Hampir semua point-and-click siap.

Kiat bonus: Telusuri "resep" publik ifttt ( yaitu , perintah) untuk "kontak, " dan Anda akan dapat menemukan dan menggunakan kembali perintah yang telah dikembangkan orang lain. Perhatikan bahwa sebagian besar otomatisasi yang ditulis dalam ifttt berfungsi maju tetapi tidak harus memigrasikan data yang sudah Anda miliki.