Terorganisir: mengelola dokumen keluarga digital

Orang-orang putus asa untuk menyingkirkan kertas itu dalam hidup mereka. Arsip digital datang dengan begitu banyak keuntungan. Anda dapat mencarinya secara efisien. Anda dapat membuat cadangan dokumen elektronik ke beberapa lokasi sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja, di mana saja. Dan berbagi dokumen digital dengan anggota keluarga, pengacara, dan siapa pun yang membutuhkannya, jauh lebih mudah daripada memfotokopi atau mengirim faks.

Tetapi sebelum Anda mulai memindai akta ke rumah Anda dan mendorong semua tagihan dan pernyataan bulanan Anda ke email, penting untuk memikirkan apa yang ingin Anda capai dengan pindah ke format semua-digital, sebagai berbagai layanan yang dapat membantu Anda melakukannya akan mengotomatiskan sebagian besar proses. Anda juga ingin tahu persis apa yang dilakukan berbagai solusi berbeda ini karena semuanya memberikan hasil yang sangat berbeda. Apakah Anda pada akhirnya akan senang dengan hasil tersebut sangat tergantung pada tujuan awal Anda.

Layanan Sinkronisasi File (Solusi DIY)

Anda dapat dengan mudah menyimpan dan mengelola dokumen keluarga secara online menggunakan Dropbox, Box, SugarSync, atau solusi penyimpanan cloud lainnya, tetapi ada pro dan kontra untuk metode ini.

Pro Menggunakan layanan sinkronisasi file mungkin murah (Anda dapat dengan mudah mendapatkan 5GB gratis), dan sangat sederhana untuk jenis dokumen tertentu ( misalnya , dokumen tunggal, daripada tagihan atau pernyataan berulang), terutama jika Anda sudah memiliki sinkronisasi file pengaturan akun. Layanan sinkronisasi file menawarkan fitur kolaboratif, sehingga Anda dapat membuat file dapat diakses oleh orang lain di keluarga Anda, atau pengacara Anda, dan sebagainya.

Cons. Jika Anda ingin menyimpan tagihan dan laporan bulanan ke akun ini, itu tidak akan otomatis. Anda harus masuk setiap bulan ke semua akun Anda dan menyimpan PDF secara lokal di folder sinkronisasi file. Anda juga tidak akan menerima pengingat apa pun untuk melakukan tindakan ini, apalagi untuk membayar tagihan Anda. Akhirnya, Anda harus memeriksa keamanan layanan yang Anda pilih untuk memastikan bahwa dokumen Anda aman.

Sebenarnya, ada solusi untuk kontra ini, dan ini FileThis (saat ini dalam versi beta). FileThis terhubung ke akun online Anda dan membuang semua dokumen penting ke dalam repositori yang Anda sambungkan. Pilihannya termasuk Box, Dropbox, Google Drive, Evernote, dan bahkan komputer Anda sendiri.

Layanan Spesialisasi: Berfokus pada Keuangan

Ada sejumlah layanan khusus untuk membantu Anda mengelola dokumen rumah tangga tanpa kertas, tetapi mereka cenderung melayani tujuan yang sedikit berbeda, jadi sangat penting untuk memikirkan apa yang benar-benar perlu Anda lakukan.

Manilla (gratis), misalnya, adalah akun daring yang dapat Anda setel agar secara otomatis menyimpan semua laporan bulanan Anda, serta mengingatkan Anda untuk membayar tagihan Anda. Ini juga memiliki fitur rapi yang memungkinkan Anda melacak program hadiah, seperti mil frequent flyer, dan dapat mendorong Anda untuk mengambil tindakan pada akun sebelum poin Anda berakhir. Manilla sangat bagus untuk orang yang membutuhkan bantuan membayar tagihan tepat waktu, atau siapa pun yang ingin memusatkan semua pernyataan dari penyedia layanan, tetapi itu tidak melakukan lebih dari itu.

Doxo mirip dengan Manilla, mengumpulkan laporan dan tagihan Anda, tetapi juga memungkinkan Anda mengunggah dokumen rumah tangga penting lainnya, menjadikannya lemari arsip digital yang lebih umum. Saya suka itu, Doxo menggabungkan otomatisasi yang ditemukan di Manilla dengan metode DIY untuk memindai dan mengunggah semua dokumen Anda yang lain. Sayangnya, Doxo memiliki jauh lebih sedikit mitra daripada Manilla, sehingga tidak dapat terhubung ke beberapa penyedia utama, seperti Chase Bank, Netflix, CapitalOne, dan beberapa nama besar lainnya. Doxo memang memiliki satu fitur menarik yang tidak dimiliki Manilla: kemampuan untuk mengekspor dokumen yang dikumpulkan ke lokasi lain, seperti akun Dropbox, sehingga Anda dapat mencadangkannya.

Neat, yang menjadikan NeatDesk dan pusat penyimpanan online NeatCloud (mulai $ 5, 99 per bulan), berfokus pada membantu Anda memindai dan mengunggah dokumen kertas yang ada di rumah Anda. Ini cepat, dan sangat baik dalam mengidentifikasi pajak dan dokumen keuangan pada khususnya, dan Anda dapat mengklasifikasikan dan mengorganisasikannya ke dalam akun berbasis cloud yang lainnya. Rapi tidak menawarkan otomatisasi untuk menarik dokumen berulang seperti yang dilakukan Manilla dan Doxo.

Layanan Spesialisasi: Berfokus pada Kehidupan

TheDocSafe ($ 5, 95 per bulan) berjalan ke arah yang sedikit berbeda. Ini menuntun Anda melalui daftar panjang informasi keluarga dan pribadi yang mungkin Anda ingin pusatkan, termasuk banyak hal yang mungkin tidak Anda miliki di atas kertas di tempat pertama, seperti informasi kontak darurat. Setelah pengaturan akun awal, dibutuhkan Anda melalui apa yang pada dasarnya kuesioner untuk memastikan itu mencakup semua dokumen yang mungkin Anda miliki: Apakah Anda memiliki rumah? Apakah kamu sudah menikah? Apa anda punya anak? Apakah Anda memiliki surat wasiat dan wasiat terakhir? Untuk masing-masing pertanyaan ini, Anda dapat memasukkan jawaban dan mengunggah judul, perbuatan, sertifikat, dan dokumen hukum yang relevan.

Javont Vault serupa dalam beberapa hal, tetapi dirancang lebih untuk memungkinkan Anda meneruskan semua detail ini kepada penerima manfaat ketika Anda mati. Tetap saja, ini bekerja sangat baik untuk memusatkan banyak keluarga penting atau dokumen pribadi dengan aman saat Anda masih hidup. Anda dapat melakukan inventarisasi barang-barang Anda, mendaftar semua ID login dan kata sandi akun online Anda, dan meninggalkan catatan terperinci kepada orang-orang terkasih tentang apa yang Anda harapkan mereka lakukan dengan semua informasi ini setelah Anda mati. Javont Vault dikunci oleh nomor jaminan sosial, jadi itu terbatas untuk penggunaan AS saja.

Bagian Yang Paling Penting? Pemikiran sebelumnya

Langkah paling penting yang harus diambil sebelum mendigitalkan dan mengatur secara digital dokumen rumah tangga Anda adalah memikirkan apa yang ingin Anda lakukan, atau masalah apa yang harus Anda pecahkan. Jika Anda mulai tanpa kertas tanpa tujuan atau hasil yang jelas dalam pikiran, upaya Anda bisa sia-sia, karena banyak dari solusi yang tersedia menawarkan layanan yang sangat berbeda.