Terorganisir: ambil alih pajak Anda

Apakah Anda mengajukan pajak sendiri atau membayar akuntan untuk bantuan profesional, satu-satunya hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk membuat prosesnya berjalan lancar - dan pastikan Anda tidak kehilangan uang atau keringanan pajak - adalah mengatur dokumen pajak Anda. Tetapi bagaimana Anda melakukannya?

Seperti banyak tugas pengorganisasian lainnya, mengatur pajak Anda lebih merupakan kebiasaan yang seharusnya Anda jalani sepanjang tahun, bukan hanya satu pekerjaan pembersihan. Seperti yang akan Anda lihat, ini adalah permainan bergerak maju dan mundur.

Mulai Dengan Maju

Meskipun batas waktu pengajuan AS untuk pajak penghasilan adalah 15 April, Anda harus benar-benar mulai mengatur pajak Anda 1 Januari - untuk tahun depan, yaitu. Mulailah dengan mengembangkan kebiasaan baru untuk menyimpan formulir sumbangan, tanda terima untuk pengeluaran yang memenuhi syarat, dan dokumen lainnya untuk tahun berjalan. Dengan kata lain, mulailah mengatur penerimaan 2014 yang akan Anda ajukan pada 2015.

Dalam banyak proyek organisasi, mudah untuk mengarahkan perhatian Anda ke jaminan simpanan, tetapi seringkali lebih bermanfaat untuk membuat sistem yang lebih baik bergerak maju. Tanggal pengajuan tahun depan akan ada di sini sebelum Anda menyadarinya.

Saya sudah memulai folder berlabel "Pajak 2014". Segera setelah saya memiliki dokumen yang termasuk dalam folder itu, seperti tanda terima yang dikirim melalui email dari sumbangan online, saya akan segera memasukkannya ke sana. Jika saya memiliki dokumen kertas, saya akan meninggalkannya di folder di atas pemindai saya sampai akhir pekan, ketika saya memiliki kesempatan untuk mendigitalkannya dan menambahkannya ke folder virtual juga.

Menempatkan dokumen-dokumen ini dengan cepat, saat Anda mengumpulkannya, benar-benar kunci untuk membuat pajak Anda lebih mudah dilakukan nanti. (Untuk praktik terbaik lainnya tentang mengelola folder komputer Anda, lihat Mengorganisasikan: Gunakan Folder untuk Merapikan Desktop Anda.)

Haruskah Anda Menyimpan Kertas Asli?

Katakanlah Anda memindai dokumen pajak kertas Anda. Haruskah Anda menyimpan aslinya juga?

"Ketika orang mendigitalkan kertas, mereka kadang-kadang merasa harus menyimpan dokumen asli, tetapi sejauh menyangkut IRS dan pemerintah, salinan digital dari kwitansi dan dokumen dapat diterima, " menurut Chris Barbier. Barbier adalah wakil presiden manajemen produk di The Neat Company, yang membuat produk pemindai desktop Neat, seperti pemindai dokumen NeatConnect, dan solusi penyimpanan online NeatCloud. Dia juga seorang CPA selama beberapa tahun. Salah satu bidang spesialisasi Rapi secara otomatis mendeteksi dan menandai berbagai jenis dokumen pajak ketika Anda memindai mereka.

Atur Menurut Tahun, Lalu Bulan, dan Terakhir Kategori Pajak

Untuk semua dokumen Anda, baik kertas maupun digital, beri label folder Anda pada tahun pajak - bukan tahun di mana Anda mengajukan formulir itu.

Barbier merekomendasikan hierarki berikut untuk pelabelan dan pengorganisasian lebih lanjut:

• Tahun
• Bulan atau tanggal
• Kategori pajak (yaitu, tempat dokumen akan ditampilkan pada pajak Anda).

Jika Anda membayar seorang akuntan untuk menyiapkan pajak Anda, kata Barbier, metode kategorisasi ini dapat menghemat uang karena Anda telah mengatur semua dokumen yang sudah ada untuknya, dan karenanya jam yang dapat ditagih akan lebih sedikit. "Anda tidak ingin membayar akuntan untuk mengatur kotak sepatu dokumen, " katanya.

Melihat ke belakang

Ketika tiba saatnya untuk mengajukan pajak Anda, kebanyakan orang mulai dengan melihat kembali pengarsipan tahun sebelumnya (kecuali jika itu berjalan buruk, tentu saja). Kecuali jika Anda atau bisnis Anda mengalami perubahan status besar (seperti membeli rumah atau menikah), potongan dan formulir yang Anda ajukan tahun ini kemungkinan akan sama atau sama dengan tahun sebelumnya. Gunakan formulir lama itu sebagai panduan, seperti daftar periksa, untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

Jika Anda sendiri yang mengajukan pajak, lihat daftar Perangkat Lunak Pajak Terbaik kami untuk tahun 2014. Untuk layanan persiapan dan pengarsipan pajak online gratis, Pilihan Editor kami adalah TaxACT Federal Gratis dan untuk layanan berbayar, TaxACT Ultimate Bundle adalah Editor kami 'Pilihan. (Perhatikan bahwa PCMag tidak merekomendasikan semua pembayar pajak AS menggunakan layanan pengarsipan pajak online. Dalam banyak kasus, terutama bagi siapa pun dengan pengembalian pajak yang kompleks, petugas pajak manusia adalah pilihan yang lebih aman.)

Berdasarkan ulasan ini, saya mengajukan pajak 2012 dan 2013 saya menggunakan TaxACT, yang memiliki opsi untuk mengimpor informasi tahun sebelumnya untuk membantu memandu Anda melewati tahun berjalan. Saya juga menyukai itu di TaxACT, mudah untuk menggunakan alat bantuan untuk mencari formulir bunga hipotek yang saya miliki tetapi tidak muncul secara otomatis ketika saya mengikuti panduan persiapan pajak. Saya baru saja mengetikkan nomor dokumen, dan sebuah tautan membawa saya langsung ke halaman di mana saya bisa memasukkan informasi.

Cadangkan dan Kosongkan

Jika Anda bercita-cita untuk hidup tanpa kertas dan telah merobek-robek semua dokumen pajak kertas sensitif Anda, Anda harus mencadangkan salinan pajak digital Anda.

"Beberapa orang takut menggunakan cloud untuk sesuatu yang sensitif seperti dokumen pajak, tetapi Anda selalu ingin memiliki cadangan di suatu tempat, apakah itu PC lain, atau drive eksternal, atau cloud, " kata Barbier. Dan tentu saja, ada banyak pilihan perangkat lunak untuk membantu Anda mencadangkan data komputer Anda, tetapi, dengan dokumen sensitif seperti formulir pajak, apakah Anda perlu mengambil tindakan pencegahan tambahan?

Mark Grace, wakil presiden bisnis konsumen global untuk Absolute Software (yang membuat LoJack untuk Laptop), kurang khawatir tentang informasi di cloud dan lebih khawatir tentang salinan dokumen yang terlupakan yang tertinggal di ponsel cerdas atau komputer Anda. Katakanlah Anda mengambil foto cepat formulir W2 Anda dan mengunggahnya ke Evernote, tempat OCR membuat gambar dapat dicari teks. Kedengarannya ide yang bagus, tetapi foto itu kemungkinan masih ada di ponsel Anda juga. "Begitu Anda mengambil gambar dari dokumen sensitif Anda, Anda menempatkan diri Anda dalam risiko. Tidak ada jalan lain untuk skenario itu, " kata Grace.

"Jelas ada industri besar di sekitar digitalisasi pajak, " kata Grace, "tapi saya pikir Anda harus waspada tentang hal itu." Anda harus memiliki tanggung jawab, katanya, untuk menghapus salinan dokumen yang mungkin ada di tempat-tempat yang akan Anda lupakan, seperti rol kamera ponsel Anda.

Selain mencadangkan pajak Anda, Grace menyarankan untuk menggunakan layanan di perangkat seluler dan laptop yang memungkinkan Anda menghapusnya dari jarak jauh jika terjadi kehilangan atau pencurian. "Pencuri tertarik untuk menemukan data Anda ketika mereka mencuri perangkat."

Uang di bank

Semoga, Anda akan mendapatkan pengembalian pajak yang besar tahun ini. Ketika hasil pengembalian pajak menguntungkan Anda, semakin cepat Anda mengajukan, secara umum, semakin cepat Anda akan mendapatkan pengembalian uang itu. Jika Anda mengatur kwitansi, dokumen, dan kertas Anda sekarang untuk pengarsipan tahun depan, mungkin Anda akan mendapatkan uang tunai tahun depan lebih cepat lagi. Dan semakin cepat uang ada di tangan Anda, semakin cepat ia bisa mulai memberi Anda penghasilan bunga… yang dapat Anda laporkan setahun setelah itu.