Daftar Isi:
Video: how i organise and plan using Asana (Oktober 2024)
Isi
- Dapatkan Terorganisir: Menggunakan Asana dalam Bisnis
- Dapatkan Terorganisir: Asana dalam Bisnis berlanjut
Ketika email dan rapat terus menyia-nyiakan waktu kita, bisnis dan tim dalam bisnis sangat ingin menemukan cara kerja yang baru yang tidak terlalu mengandalkan kedua iblis itu. "Asana atau bust, " kata Mark Arnoldy, CEO Nyaya Health, sebuah organisasi nirlaba progresif yang menganut efisiensi dalam budaya perusahaannya atas nama membawa perawatan kesehatan kepada masyarakat pedesaan Nepal. Nyaya Health menggunakan alur kerja dan alat manajemen proyek yang disebut Asana di hampir setiap aspek bisnisnya. Mereka menggunakannya untuk melacak kampanye penggalangan dana, merencanakan cara membawa pasien dari pedesaan Nepal ke rumah sakit di Kathmandu, dan bahkan menggunakannya untuk menguji literasi komputer pelamar kerja.
Meskipun saya telah menggunakan Asana sendiri untuk beberapa waktu, saya ingin lebih mengeksplorasi bagaimana ini dapat digunakan dalam bisnis untuk merampingkan komunikasi dan membuat tim lebih efisien. Saya mengunjungi Arnoldy dan asisten eksekutif Monica Landy di kantor pusat Nyaya Health di New York untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana alat ini bekerja di lingkungan bisnis nyata.
Apa itu Asana?
Untuk menggambarkan Asana dibutuhkan beberapa membongkar untuk mereka yang belum pernah menggunakannya. Ini sebagian daftar yang harus dilakukan, dan sebagian alat kolaborasi yang kompleks. Anda dapat menggunakannya untuk manajemen proyek, atau untuk melacak pelamar karyawan melalui proses perekrutan. Ini terbuka dan fleksibel dengan cara yang sama seperti Evernote, yang kadang-kadang berarti bahwa pengguna pertama kali akhirnya menatap papan tulis yang kosong, tidak yakin bagaimana memulainya. Tetapi, begitu Anda berada di dalamnya, Asana, seperti Evernote, dapat menjadi apa pun yang Anda butuhkan.
Asana tinggal di cloud, dan antarmuka utama online (di asana.com). Ada beberapa aplikasi seluler, tetapi antarmuka Web jauh lebih baik dan lebih mampu. Asana gratis hingga 15 orang untuk berkolaborasi, dengan akun berbayar mulai dari $ 50 per bulan dan naik dari sana berdasarkan jumlah anggota tim. Saya merekomendasikan untuk menggunakan akun gratis setidaknya selama dua atau tiga bulan dengan sekelompok kecil orang untuk menguji airnya dan mempelajari seluk-beluknya, karena menggunakan Asana secara efektif banyak bergantung pada pencocokannya dengan alur kerja dan kebutuhan Anda.
Seperti yang dapat Anda lihat di video di bagian atas artikel ini, pada intinya, Asana memungkinkan Anda menuliskan tugas, menugaskannya kepada seseorang (termasuk diri Anda sendiri), menambahkan batas waktu, membuat catatan tentang tugas tersebut, dan menambahkan pengikut yang dapat awasi kemajuan Anda atau berkontribusi pada percakapan di sekitarnya.
Tugas dapat memiliki sub-tugas. Semua tugas dapat diseret dan dijatuhkan ke lokasi yang sesuai. Dan Anda dapat menambahkan header bagian dalam daftar tugas Anda untuk menunjukkan, baik, apa pun yang Anda inginkan. Header bagian adalah garis demarkasi, dan berguna untuk membantu Anda memecah bagian komponen dari proses yang sangat besar atau rumit. Anda dapat belajar lebih banyak tentang cara Asana bekerja secara umum dengan menonton beberapa video tutorial yang disediakan Asana.
Beberapa kegunaan umum Asana dalam bisnis termasuk
- perekrutan, perekrutan, dan pelacakan pelamar
- pelatihan dan daftar periksa karyawan baru untuk memulai di perusahaan
- manajemen proyek
- manajemen alur kerja
- manajemen daftar .
Ketika saya bertemu dengan tim Nyaya Health, mereka menunjukkan kepada saya bagaimana beberapa penggunaan ini benar-benar terlihat dan beroperasi di akun Asana mereka.
Asana dalam Business in Action
Nyaya Health memiliki lima orang di New York, empat di Boston, satu di Kathmandu, dan sekitar 165 anggota staf dan sukarelawan di Nepal, tempat konektivitas Internet tidak selalu tersedia. Anggota tim kantor inti di AS adalah pengguna utama Asana, meskipun beberapa manajer di Nepal menggunakan sistem tersebut untuk berkoordinasi juga.
CEO Mark Arnoldy mulai menggunakan Asana untuk keperluan pribadinya pada 2012, dan beberapa bulan kemudian, ia membawa alat itu di rumah. Pada tahun sejak itu, dia menciptakan budaya perusahaan di sekitar Asana, memberi tahu karyawannya bahwa itu hanya akan berhasil jika dia memiliki dukungan penuh dari semua orang. Karena itu, "Asana atau patung."
Berikut adalah beberapa cara mereka menggunakan Asana yang menurut saya agak inventif:
Daftar: Bidang tanggung jawab. Salah satu cara tim Arnoldy menggunakan Asana adalah menyimpan daftar tanggung jawab di dalam organisasi dan kepada siapa mereka jatuh. Mereka memiliki proyek yang disebut Area Tanggung Jawab, di mana setiap item atau tugas dalam daftar adalah tanggung jawab, seperti Program Intern NYC, Koordinasi Crowdfunding Care, dan 501c3 Audit. Orang yang bertanggung jawab terdaftar sebagai penerima tugas yang sesuai. Setiap orang di Nyaya memiliki akses ke proyek ini. Ketika seseorang perlu menentukan siapa orang yang tepat dalam organisasi untuk suatu masalah, mereka hanya dapat berkonsultasi daftar. Arnoldy mengatakan manfaat kedua dari daftar ini adalah orang-orang merasa lebih memiliki kepemilikan atas bidang tanggung jawab mereka ketika nama mereka muncul di sebelahnya, jelas setiap hari, untuk dilihat semua orang.
Pelacakan: Pelamar pekerjaan . Ketika posisi di Nyaya terbuka, tim perekrut beralih ke proyek yang mereka miliki untuk pelacakan pelamar kerja. Header bagian dalam proyek ini menunjukkan berbagai tahapan tinjauan kandidat. "Tugas" adalah nama pelamar pekerjaan. Semua catatan yang berkaitan dengan pelamar dan wawancara tetap dengan tugas sebagai komentar. Ketika kandidat melewati setiap tahap, tim perekrutan menyeret orang / tugas ke rantai untuk muncul di bawah tajuk bagian berikutnya yang sesuai. Misalnya, jika seorang kandidat bernama Sandeep melewati tindak lanjut email dan wawancara telepon, tugas "Sandeep" dipindahkan ke tahap berikutnya, "wawancara langsung, " dan seterusnya ketika ia lewat sampai tawaran pekerjaan dibuat. Ketika Nyaya menemukan karyawan potensial yang hebat yang tidak dapat mengambil posisi saat ini, mereka memindahkan mereka ke proyek lain (sekali lagi, menggunakan kemampuan drag-and-drop). Hasilnya adalah kumpulan setidaknya untuk peluang perekrutan di masa depan. Semua catatan tentang wawancara kandidat masih disimpan dengan tugas untuk diamankan, jadi mudah untuk mereferensikan file walaupun itu merujuk pada wawancara yang terjadi setahun yang lalu.
Tes: Keterampilan perekrutan baru. Penggunaan inventif lain dari Asana dalam proses perekrutan Nyaya Health adalah untuk mengundang kandidat ke ruang kerja Asana dan menugaskan mereka beberapa tugas. Bagaimana mereka menjawab tugas? Seberapa baik mereka menjawab pertanyaan yang diajukan dalam komentar untuk tugas? Bisakah mereka mencari cara menggunakan Asana berdasarkan apa yang mereka lihat di antarmuka? Menurut Arnoldy dan Landy, tes ini tidak hanya memungkinkan mereka melihat bagaimana para kandidat memikirkan masalah-masalah sulit, tetapi juga menguji kemampuan komputer mereka. Mereka tidak mencari keahlian di Asana, tetapi mereka ingin konfirmasi bahwa orang yang mereka pekerjakan efisien dalam belajar dan menggunakan teknologi baru.
Perangkat lunak replikasi. Arnoldy mengakui bahwa kadang-kadang perusahaannya menyelidiki perangkat lunak produktivitas lain yang mungkin ingin digunakan nirlaba, tetapi biasanya dapat meniru fungsi inti mereka di Asana, tanpa mengeluarkan uang tambahan. Staf Nyaya akan membuat templat di Asana untuk fungsi tertentu, lalu menduplikat templat tersebut dan mengganti namanya ketika mereka memiliki proyek aktual untuk dijalankan. Konvensi penamaan, yaitu, bagaimana memberi nama proyek, ada dalam judul templat. Misalnya, templat untuk proyek pengembangan baru disebut: "TEMPLATE PENGAJUAN; ENTITAS: JUDUL PROYEK: TANGGAL DUE (MANAJER PROYEK)." Anda tidak bisa menjadi lebih jelas dari itu.
