Cara membeli layanan konferensi video

Perusahaan Anda telah memutuskan untuk memindahkan sebagian komunikasinya ke video. Anda telah mendengar tentang pemain utama seperti ClickMeeting, RingCentral, Skype, dan Vonage, tetapi Anda tidak benar-benar tahu perbedaan di antara mereka. Anda juga pernah mendengar alat yang berfokus pada konsumen seperti Facetime dan Google Hangouts, tetapi Anda tidak benar-benar yakin itu cocok untuk penggunaan perusahaan.

Dalam rangkaian solusi konferensi video terbaik kami, kami merinci perbedaan antara alat teratas di pasar dengan perbandingan fitur per fitur. Meskipun pengumpulan itu mungkin bermanfaat bagi pembeli yang memahami apa yang dilakukan fitur-fitur ini dan bagaimana mereka dapat menguntungkan bisnis mereka, itu mungkin terlalu canggih untuk tim yang baru memulai proses pembelian solusi konferensi video.

Untuk membantu, kami berbicara dengan Brian Gilman, Wakil Presiden Pemasaran Produk di Vonage, tentang faktor-faktor apa yang harus dipertimbangkan para pemula ketika memilih solusi konferensi video. Kami membahas semuanya, mulai dari berbagi konten dan kualitas panggilan hingga analitik back-end. Berbekal pengetahuan yang diberikan, Anda harus dapat kembali ke solusi konferensi video terbaik kami dengan ide yang lebih baik tentang apa yang Anda butuhkan dan vendor mana yang dapat memberikannya kepada Anda.

1 UC atau Video Conferencing

Konferensi video dengan sendirinya memberikan pengguna berbagai fitur dan opsi. Namun, pada intinya, konferensi video hanyalah cara bagi satu pengguna untuk berkomunikasi bolak-balik dengan pengguna lain melalui streaming video langsung. Solusi yang lebih canggih memungkinkan untuk hal-hal seperti siaran video satu-ke-banyak, berbagi layar, dan bahkan fungsionalitas siaran web yang dapat menyurvei anggota pemirsa dan mengumpulkan data pemirsa (tapi kami unggul terlebih dahulu).

Komunikasi terpadu (UC) membutuhkan konferensi video dan menambahkannya ke rangkaian alat komunikasi yang lebih besar. Anda dapat mengirim obrolan dan pesan teks ke rekan kerja. Anda akan dapat membuat alur kerja manajemen proyek. Anda dapat membuat dokumen dan menjalankan pengeditan simultan seperti yang Anda lakukan dengan platform seperti Google Drive.

Mungkin aspek terpenting dari platform UC adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan solusi pihak ketiga untuk membantu Anda menarik dan mengekspor data dari satu alat ke alat lainnya. Misalnya, jika Anda perlu menelepon pelanggan dan Anda ingin mengakses catatannya untuk meningkatkan komunikasi Anda, maka integrasi antara akun Salesforce Anda dan alat UC Anda membuat ini sangat mudah. Dari dalam dasbor Salesforce Anda, Anda dapat meluncurkan panggilan, melihat riwayat interaksi pelanggan, dan menambahkan catatan tentang apa yang dikatakan selama panggilan.

"Memiliki platform terpadu jelas merupakan sesuatu yang menarik, " kata Gilman. “Platform tunggal untuk mobilitas, kolaborasi, dan suara adalah sesuatu yang dicari sebagian besar perusahaan saat ini."

Gilman memperingatkan bahwa membangun platform komunikasi melalui masing-masing vendor akan mahal biaya. Selain itu, data mungkin tidak dapat ditransfer dari sistem ke sistem semudah seperti dalam platform vendor tunggal. Plus, jika ada yang rusak, Anda harus menentukan alasannya dengan berbicara dengan beberapa perwakilan dukungan dari beberapa perusahaan, yang kedengarannya seperti mimpi buruk.



2 Kemudahan Penggunaan

Semua bentuk perangkat lunak bisnis hadir dengan spektrum kegunaan. Beberapa alat pemasaran email dirancang dengan sangat baik sehingga terlihat seolah-olah ada orang yang bisa bangun dan menjadi pemasar email tanpa memiliki pelatihan formal. Alat-alat lain sangat rumit dan teknis sehingga pemasar yang paling maju pun menemukan diri mereka meraih tombol dukungan.

Konferensi video tidak berbeda. Beberapa alat menawarkan antarmuka pengguna yang bersih dan intuitif (UI) yang memungkinkan Anda mengklik nama seseorang dan meluncurkan panggilan secara langsung. Beberapa membiarkan Anda menjadwalkan rapat di muka dengan mengklik kalender kolega dan mengetikkan nama Anda. Ada alat yang memungkinkan Anda membuat ruang konferensi virtual, mengirim tautan, dan mengundang ratusan atau ribuan orang ke ruangan itu tanpa persyaratan apa pun untuk tamu Anda. Ini adalah jenis solusi yang ingin Anda pertimbangkan saat melakukan pembelian.

"Banyak waktu, konferensi video memiliki banyak nuansa karena banyak protokol yang berbeda digunakan saat ini, " kata Gilman. “Anda mengalami tantangan membawa platform warisan, membawa pihak ketiga yang berada di luar situs… yang telah menjadi tantangan selama bertahun-tahun. Kemampuan untuk mengirim tautan ke platform pihak ketiga dan melakukan panggilan itu semudah panggilan telepon sangat penting untuk kesuksesan. "

Pada dasarnya, jika Anda membuka perangkat lunak konferensi video dan merasa seolah-olah Anda mendapat gelar insinyur, Anda mungkin bekerja dengan alat yang salah.



3 Kolaborasi dan Berbagi

Bahkan jika Anda memilih untuk tidak membeli platform UC, Anda mungkin masih menginginkan alat konferensi video yang dapat melakukan berbagi dokumen dan layar dasar. Fitur-fitur ini memungkinkan pengguna Anda mengirim file ke siapa pun di ruang konferensi atau untuk mengeluarkan dokumen dari situs web ke layar mereka untuk demonstrasi.

"Kebutuhan untuk kolaborasi dan berbagi konten adalah penting, " kata Gilman. “Agar pertemuan yang efektif dapat berlangsung, berbagi konten hampir sama pentingnya dengan melihat langsung. Ini bisa sesederhana berbagi dokumen sehingga pengguna dapat membagikan apa yang sedang mereka kerjakan secara real time. Itu komponen penting untuk lingkungan kolaboratif apa pun. "

Memiliki fitur-fitur ini juga memungkinkan Anda menggunakan alat konferensi video dengan cara yang tidak pernah Anda bayangkan sebelumnya. Semua orang memikirkan konferensi video untuk rapat tim, tetapi bagaimana dengan rapat klien, calon pembeli, atau panggilan mitra? "Ketika Anda mulai mempertimbangkan bagaimana video dapat mengubah cara perusahaan dapat melakukan bisnis, saat itulah adopsi menjadi jauh lebih luas, " kata Gilman.



4 Alat Konsumen vs. Bisnis

Jika Anda yakin bahwa Anda hanya akan menggunakan alat konferensi video untuk komunikasi satu-ke-satu, maka Anda mungkin juga telah menipu diri sendiri dengan berpikir bahwa aplikasi yang berfokus pada konsumen akan cukup untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin benar. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua panggilan akan dilakukan dari batas-batas kantor yang memasok Ethernet berkecepatan tinggi. Bahkan, sebagian besar panggilan Anda mungkin akan dilakukan pada laptop dan tablet melalui koneksi Wi-Fi (beberapa di antaranya berada di kendaraan yang bergerak).

Di sinilah aplikasi konsumen standar Anda gagal memberikan nilai dari alat konferensi video tingkat perusahaan. “Aplikasi konsumen itu bagus tetapi Anda mengalami masalah kualitas, ” kata Gilman. “Mereka tidak cukup stabil untuk menangani keandalan dan ketahanan jika Anda berbicara dengan klien. Anda melihat platform konsumen tertentu jika Anda menggunakan klien seluler di mobil Anda; solusi konferensi video Anda harus siap menangani penyebut yang paling tidak umum yang kemungkinan akan menjadi perangkat seluler. Kemampuan untuk menangani kehilangan paket tanpa degradasi video dan suara adalah penting. ”

“Teknologi yang menjalankan platform menjadi jauh lebih baik. Dan ketika Anda menyandingkannya dengan kualitas jaringan yang dapat kami tawarkan, kami memiliki jaringan yang terpecahkan, ”kata Gilman. “Kemampuan untuk membagikan scan CAT melalui video akan menggelikan tiga atau empat tahun yang lalu. Sekarang Anda dapat melihat pemindaian CAT yang sangat terperinci. ”



5 Administrasi Back-End

Karena Andalah yang memilih sistem, mengapa tidak memilih yang memberi Anda kendali atas segalanya? Alat video perusahaan memberi Anda akses ke fitur-fitur seperti rekaman panggilan satu-klik, statistik yang memberi tahu Anda siapa yang paling banyak melakukan panggilan, berapa lama orang bertahan dalam panggilan, ketika orang-orang menghentikan panggilan, dan banyak lagi. Anda juga dapat mengontrol siapa yang memiliki izin administratif untuk merekam panggilan mereka sendiri, siapa yang dapat naik atau mentransfer panggilan ke pengguna lain, dan siapa yang dapat memeriksa kualitas panggilan untuk memastikan sistem memberikan gambar yang jelas.

"Admin yang canggih ingin tahu seperti apa packet loss itu, " kata Gilman. "Apakah itu di ujung sana? Jika itu lokal, maka Anda harus melihat jaringannya. "