Ulasan & peringkat proyek Microsoft

Memilih untuk menggunakan Microsoft Project sebagai aplikasi manajemen proyek khusus tim Anda masuk akal hanya ketika sejumlah bintang sejajar. Pertama, Anda benar-benar harus memiliki manajer proyek bersertifikat di papan untuk menggerakkan perangkat lunak. Kedua, waktu harus berada di pihak Anda dan manajer proyek tersertifikasi Anda tidak dapat tergesa-gesa untuk belajar menggunakan alat ini. Ketiga, tim Anda seharusnya sudah menjadi rumah Microsoft, atau seharusnya bersedia menjadi satu . Keempat, jumlah proyek yang dikelola tim Anda dan tingkat kerumitannya harus cukup tinggi. Jika organisasi Anda memenuhi kriteria ini, Microsoft Project mungkin terbukti menjadi alat yang sangat berharga. Jika tidak, Anda lebih baik dilayani oleh opsi lain, dan ada banyak.

Jika Anda sudah membaca sejauh ini dan menyadari bahwa Microsoft Project tidak tepat untuk tim Anda, saya merekomendasikan tiga opsi lain. Untuk usaha kecil, Proyek Zoho dan Proyek Kerja Sama Tim adalah Pilihan Editor PCMag. Keduanya cukup murah dan sangat mudah dipelajari untuk digunakan, bahkan jika Anda belum menjadi master manajemen proyek. Alat lain yang menghasilkan Pilihan Editor adalah LiquidPlanner, alat kelas atas yang ideal untuk tim yang lebih besar yang mengelola tidak hanya proyek tetapi juga orang dan sumber daya lainnya.

Beberapa Peringatan

Microsoft Project membutuhkan waktu lama untuk belajar menggunakan dan bahkan lebih lama untuk menguasainya. Saya menulis ulasan ini dari sudut pandang seseorang yang belum menguasainya (bahkan tidak menutup) tetapi siapa telah bereksperimen dengannya selama beberapa minggu dan mengajukan pertanyaan dari perwakilan Microsoft untuk mempelajari lebih lanjut. Pandangan saya mencakup pengujian perbandingan dengan puluhan aplikasi manajemen proyek lainnya, dari yang ringan yang dirancang untuk usaha kecil hingga opsi tingkat perusahaan.

Karena Microsoft Project adalah sesuatu yang beruang, saya akan merekomendasikan melengkapi artikel saya dengan ulasan pengguna oleh orang-orang yang telah bekerja dengan alat secara luas dan dapat memberikan wawasan yang berbeda tentang bagaimana ia bertahan dalam jangka panjang.

Harga dan Paket

Ada dua cara untuk membeli Proyek Microsoft. Anda bisa menambahkannya ke langganan Office 365 atau Anda dapat membeli versi mandiri untuk penyebaran di tempat. Opsi jadi membingungkan, jadi izinkan saya memeriksanya sedikit demi sedikit.

Add-on kantor. Ketika Anda menambahkan Microsoft Project ke langganan Office, Anda mendapatkan versi aplikasi berbasis cloud. Ada tiga tingkat harga untuk jenis pembelian ini: Project Online Professional, Premium, dan Essentials.

Proyek Online Professional biaya $ 30 per orang per bulan. Dengan tingkat layanan ini, setiap orang dapat menggunakan aplikasi desktop Microsoft Project di hingga lima komputer hanya untuk manajemen proyek, bukan manajemen portofolio. Meskipun ini adalah aplikasi desktop, itu masih berjalan di cloud ( yaitu , ia membutuhkan koneksi internet untuk digunakan). Akses melalui browser web juga disertakan.

Biaya Proyek Online Premium $ 55 per orang per bulan. Ia menawarkan semua yang ada di akun Professional, plus alat manajemen portofolio. Muncul dengan analitik canggih dan fitur manajemen sumber daya yang tidak Anda dapatkan di akun Profesional.

Tingkat ketiga, Essentials, bukan tingkat layanan sebanyak jenis peran yang dapat Anda pilih untuk anggota tim yang memiliki tanggung jawab yang cukup terbatas dalam aplikasi. Biayanya $ 7 per orang per bulan. Anda harus memiliki keanggotaan Profesional atau Premium terlebih dahulu untuk menggunakan opsi Esensial. Pengguna penting hanya dapat mengakses Microsoft Project melalui browser web atau perangkat seluler. Mereka hanya dapat memperbarui status tugas, bekerja dengan timesheets, berbagi dokumen, dan berkomunikasi dengan rekan kerja. Mereka tidak mendapatkan aplikasi desktop atau fungsi lainnya.

Pemasangan mandiri di tempat. Jika Anda tidak ingin menggunakan versi Microsoft Project yang di-hosting-cloud, Anda dapat meng-host-nya secara lokal, dan ada tiga opsi untuk bagaimana melakukannya.

Salah satunya adalah Standar Proyek, yang biaya $ 589, 99 dibebankan sebagai biaya tetap satu kali. Dengan versi ini, Anda mendapatkan satu perangkat lunak yang diinstal secara lokal di satu komputer, dan hanya satu orang yang dapat menggunakannya. Ini adalah perangkat lunak jadul dalam arti tidak memiliki fitur kolaborasi. Anda mendapatkan alat manajemen proyek, tetapi tidak ada untuk manajemen sumber daya.

Opsi berikutnya adalah Project Professional seharga $ 1, 159.99. Setiap lisensi hanya baik untuk satu komputer. Ia memiliki segalanya dalam Standar Proyek, ditambah kemampuan untuk berkolaborasi melalui Skype for Business, alat manajemen sumber daya, timesheets, dan opsi untuk menyinkronkan dengan Project Online dan Project Server.

Project Server, opsi terakhir, adalah versi Microsoft Project yang dapat diperoleh perusahaan dengan SharePoint 2016. Saya bisa menjelaskan tentang cara mendapatkan SharePoint 2016 dan tiga tingkatan layanan perusahaan untuk Office yang terlibat, tetapi saya akan berasumsi bahwa jika opsi ini menarik bagi Anda, Anda sudah memiliki orang pendukung di Microsoft Anda dapat meminta informasi lebih lanjut.

Harga Perbandingan

Jika kami menggunakan harga $ 30 atau $ 55 per orang per bulan untuk Project Online Professional sebagai basis kami untuk perbandingan, yang merupakan tingkatan layanan yang saya bayangkan ada di ruang kemudi Anda jika Anda membaca artikel ini, maka harga Microsoft berada di ujung yang tinggi untuk usaha kecil dan menengah.

TeamGantt adalah tempat yang baik untuk memulai perbandingan. Ini menawarkan layanan mulai dari akun gratis hingga keanggotaan tingkat lanjut yang biayanya $ 14, 95 per orang per bulan. Ini adalah alat berbasis web yang menyertakan kolaborasi dan jauh lebih mudah dipelajari daripada menggunakan Project.

Paket yang sebanding dengan Proyek Zoho dikenakan biaya tetap $ 50 per bulan, terlepas dari berapa banyak orang yang menggunakannya. Proyek Kerja Tim menawarkan tarif bulanan tetap yang sama ($ 69 per bulan untuk anggota tim sebanyak yang Anda butuhkan), seperti halnya Proofhub ($ 150 per bulan).

Jika kita beralih ke alat yang lebih canggih, LiquidPlanner mulai dari $ 599, 40 per tahun untuk akun bisnis kecil hingga lima orang. Harga itu didasarkan pada tarif $ 9, 99 per orang per bulan, tetapi paket khusus ini hanya dijual dalam paket lima kursi. Paket LiquidPlanner yang paling populer, Professional, lebih baik untuk bisnis menengah hingga besar. Itu berhasil menjadi $ 45 per orang per bulan, dengan minimal sepuluh orang. Seperti Microsoft Project, LiquidPlanner membutuhkan waktu untuk dikuasai sebagian karena ia menawarkan begitu banyak alat untuk manajemen proyek dan manajemen sumber daya.

Platform manajemen proyek lain yang cocok untuk organisasi yang lebih besar termasuk Clarizen (dari $ 45 per orang per bulan), Celoxis ($ 25 per orang per bulan; minimum lima orang), dan Workfront (sekitar $ 30, tergantung pada pengaturan).

Mulai

Saya tidak bisa cukup menekankan fakta bahwa Microsoft Project dimaksudkan untuk digunakan oleh manajer proyek yang berpengalaman, atau lebih tepatnya terlatih. Itu tidak dirancang untuk belajar dengan cepat. Itu tidak datang dengan tutorial yang jelas untuk memulai. Ini mengasumsikan keakraban dengan konsep besar dan rincian manajemen proyek. Jika Anda berpikir Anda mungkin menggunakan perangkat lunak ini tetapi Anda (atau orang yang akan menggunakan aplikasi) tidak tahu apa itu laporan burndown, saya sangat menyarankan Anda untuk mempertimbangkan alat yang berbeda.

Aplikasi itu sendiri sangat mirip dengan Excel. Ini memiliki antarmuka pita tab akrab yang sama terlihat di aplikasi Microsoft Office lainnya. Bagian spreadsheet aplikasi menampung semua data yang terkait dengan tugas atau sumber daya. Di sebelah kanan sel adalah bagan Gantt yang mencerminkan jadwal saat Anda membangunnya.

Microsoft Project mendukung semua hal khas yang ingin Anda lakukan dalam aplikasi manajemen proyek. Untuk setiap tugas, Anda dapat memasukkan banyak detail, seperti deskripsi, catatan, tanggal mulai, durasi tugas, dan sebagainya. Acara berulang didukung, demikian juga dependensi, bidang khusus, dan garis dasar untuk melacak kemajuan aktual versus kemajuan yang direncanakan.

Bilah di bagan Gantt bersifat interaktif, sehingga saat Anda menyesuaikannya, informasi dalam sel juga diperbarui. Saat tugas sedang berlangsung, Anda dapat menunjukkan persen bahwa itu dilakukan dengan menggeser garis yang lebih kecil di dalam bilah kunci terkait ke kanan.

Selain memiliki tampilan bagan Gantt, Microsoft Project juga menawarkan tampilan kalender dan diagram. Tampilan kalender cukup jelas, sedangkan tampilan diagram mirip dengan tampilan Gantt, hanya saja berisi rincian tambahan tentang tugas tersebut. Jika Anda mengikuti garis waktu dengan lebih baik ketika ada semacam narasi di baliknya, tampilan diagram bisa berguna.

Seperti disebutkan, pertama kali Anda menggunakan aplikasi, tidak ada banyak pelatihan tentang cara memulai. Beberapa aplikasi menyediakan tutorial interaktif di layar. Orang lain memulai Anda dalam proyek sampel. Masih yang lain mengarahkan Anda lebih awal ke saluran video bantuan untuk memulai. Microsoft Project tidak memilikinya. Faktanya, sedikit yang disediakan Proyek hanya dapat menambah kebingungan Anda, seperti sedikit informasi yang saya lihat pada hari pertama:

"Agar lebih jelas, Project Online BUKAN versi Project Professional berbasis web. Project Online adalah layanan yang sepenuhnya terpisah yang menawarkan portofolio lengkap dan alat manajemen proyek di web. Ini termasuk Project Web App, dan bisa, tergantung pada kepelangganan Anda, juga termasuk Klien Desktop Proyek Online, yang merupakan versi langganan Project Professional. "

Bahkan setelah melalui semua penetapan harga dan opsi rencana secara terperinci, kata-kata itu masih membuat kepala saya berputar.

Fitur dan Detail

Microsoft Project sangat kuat dalam hal aspek manajemen proyek yang lebih terperinci, seperti manajemen sumber daya, laporan, dan timesheets. Bertenaga bukan berarti mudah atau sederhana, tentu saja.

Di Microsoft Project, dengan tingkatan layanan yang mencakup manajemen sumber daya, Anda dapat mengelola pekerjaan (yang mencakup orang-orang umum dan orang-orang tertentu, serta sumber daya terkait "pekerjaan" lainnya), bahan, dan biaya. Anda dapat melakukan banyak hal dengan elemen-elemen ini jika Anda punya waktu dan kecenderungan.

Misalnya, Anda dapat menambahkan detail ke sumber daya material, seperti unit ukuran, dan jika Anda ingin benar-benar detail, Anda dapat memasukkan biaya untuk material. Bagaimana jika biaya suatu material perubahan lembur? Di Microsoft Project, panel detail tambahan memungkinkan Anda untuk melacak dan memperhitungkan perubahan biaya dari waktu ke waktu.

Dengan sumber daya kerja, saya sebutkan Anda dapat melacak orang tertentu atau digeneralisasi orang-orang. Bergantung pada pekerjaan yang Anda lacak, Anda mungkin perlu menetapkan sumber daya manusia umum, seperti "front-end programmer" atau "QA tester, " daripada orang tertentu. Itu semua tergantung pada apa yang Anda kelola dan bagaimana.

Laporan sangat dapat disesuaikan, meskipun, seperti aplikasi lainnya, perlu waktu untuk mempelajari cara menggunakannya. Namun, beberapa fitur yang lebih mendasar rapi dan mudah digunakan. Anda dapat membuat laporan dengan menavigasi ke bagian laporan dan memilih data apa yang ingin Anda tampilkan dalam modul yang berbeda di halaman. Menggunakan kotak pilihan bidang di sebelah kanan, Anda dapat membuat elemen paling atas proyek, dan di bawah saya t Anda bisa menambahkan tabel yang menunjukkan berapa banyak dari setiap fase proyek sudah selesai, dan sebagainya.

Semua elemen yang Anda tambahkan ke laporan bergaya, dan mereka tidak secara otomatis menyesuaikan untuk mengakomodasi satu sama lain. Misalnya, jika teks dari satu elemen berjalan lama, itu dapat menabrak yang lain. Elemen-elemen visual kecil lainnya juga sering membutuhkan kecerdasan. Anda dapat membuang banyak waktu untuk mengubah ukuran kotak dan menyikut elemen kiri dan kanan agar terlihat layak, yang mungkin bukan apa yang Anda dibayar untuk melakukannya. Itu pekerjaan desainer, sungguh.

Yang mengatakan, menata laporan dengan cara ini memiliki tujuan. Setelah Anda selesai dengan semua penyesuaian, produk akhir siap untuk diekspor ke presentasi secara langsung (dalam PowerPoint, tidak diragukan lagi), sehingga Anda dapat beralih dari menghasilkan laporan menjadi membagikannya tanpa banyak langkah tambahan.

Di dalam bagian timesheets, untuk versi aplikasi yang menyertakannya, Anda dapat meminta anggota tim mengisi lembar waktu mingguan untuk durasi apa pun yang Anda butuhkan, seperti mingguan atau bulanan. Anggota tim dapat melaporkan tidak hanya waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek, tetapi mereka juga dapat menunjukkan waktu kerja seperti apa, seperti penelitian dan pengembangan atau pemenuhan. Opsi lain memungkinkan orang menambahkan waktu ke lembar waktu mereka untuk tugas yang tidak secara spesifik terkait dengan proyek. Misalnya, jika Julia mengemudi untuk bertemu dengan klien, tim mungkin ingin mencatat waktu dan tagihan untuk itu, meskipun perjalanan tidak muncul sebagai tugas pada proyek.

Kamar untuk Perbaikan

Saya sudah menyinggung fakta bahwa Microsoft Project dapat menawarkan lebih banyak bantuan dalam membantu orang-orang memulainya dan belajar menggunakannya.

Selain itu, Project lemah dalam hal komunikasi dalam aplikasi. Masalahnya adalah bahwa Microsoft adalah kerajaan, dan di dalamnya dunia sudah memiliki banyak alat untuk berkomunikasi. Anda dapat menjalankan email dengan Outlook, atau menjadwalkan rapat di Kalender, atau masuk ke Tim Microsoft untuk obrolan , atau Yammer untuk percakapan, atau Skype untuk panggilan video, dan sebagainya. Tetapi kadang-kadang, ketika Anda sedang mengerjakan suatu proyek, Anda hanya ingin mengirim pesan kepada seseorang atau melakukan ping dalam obrolan dan mengajukan pertanyaan tanpa melanggar konteks pekerjaan Anda dengan menavigasi ke aplikasi lain. Melihat alat-alat ini sudah ada, mengapa duplikat di Proyek? (Beberapa orang mungkin menyebut Microsoft memiliki "ekosistem" daripada kerajaan. Ekosistem tidak bisa tidak menjadi apa adanya, tetapi suatu kerajaan memilih batas-batasnya.)

Memang, bepergian keliling kerajaan membuatku kesal tanpa akhir ketika aku menguji Microsoft Project. Keinginan untuk berbagi informasi dapat mengakibatkan aplikasi membawa saya ke Outlook. Kebutuhan untuk memperbarui sesuatu tentang pertemuan yang dijadwalkan di proyek saya dapat meninggalkan komputer saya memuat tab baru untuk Kalender tanpa persetujuan saya. Sering kali, saya ingin kemampuan untuk menyesuaikan semua detail yang terkait dengan proyek saya dari dalam aplikasi manajemen proyek, bukan di tempat lain.

Sementara Microsoft memiliki banyak aplikasi sendiri yang bekerja dengan Project, banyak organisasi bergantung pada alat yang datang dari tempat lain, Salesforce menjadi contoh utama. Proyek tidak terintegrasi dengan banyak alat lainnya. Itu juga tidak didukung oleh Zapier, yang merupakan alat daring yang terkadang dapat menghubungkan aplikasi dan layanan yang tidak saling berbicara satu sama lain. Jika Anda berharap untuk mengulang aplikasi manajemen proyek Anda ke layanan online lain yang sudah digunakan tim Anda, apakah Slack atau Trello atau Salesforce, maka Microsoft Project bukanlah alat yang baik untuk dipilih.

Alat Yang Kuat Dalam Ranahnya

Meskipun kuat dan menyeluruh dalam banyak hal, Microsoft Project hanya cocok untuk perusahaan yang sangat spesifik. Semakin banyak, ini adalah kasus dengan banyak aplikasi Microsoft. Tim Anda harus sudah berinvestasi dalam produk Microsoft agar Project masuk akal. Ini juga bekerja paling baik untuk organisasi menengah ke besar, tetapi tidak untuk yang kecil. Selain itu, Anda memerlukan manajer proyek yang berkualitas dan berpengalaman di tim untuk menjadi orang yang mengemudi aplikasi. Pembaca kami jelas memiliki pengalaman yang baik dengan perangkat lunak, namun, ketika mereka menghadiahkannya penghargaan Pilihan Bisnis untuk manajemen proyek pada tahun 2019.

Jika Microsoft Project bukan kandidat yang ideal untuk kebutuhan manajemen proyek Anda, saya sarankan pakaian kecil melihat ke dalam Proyek Zoho dan Proyek Kerja Sama Tim, sedangkan organisasi yang lebih besar yang mengelola lebih banyak proyek dan sumber daya melakukan penyelaman ke LiquidPlanner. Ketiganya mendapatkan Penghargaan Editor PCMag.