Rubex menurut ulasan & penilaian efilecabinet

Rubex oleh eFileCabinet (yang dimulai dari $ 15 per pengguna per bulan) adalah manajemen dokumen (SaaS) Perangkat Lunak sebagai Layanan, penyimpanan cloud, dan solusi berbagi file yang dirancang untuk membantu bisnis tanpa kertas dan secara efektif mengatur file mereka dan dokumen. Ideal untuk usaha kecil dan menengah (UKM) yang membutuhkan solusi berbasis cloud, Rubex oleh eFileCabinet memudahkan berbagi dokumen dengan aman di dalam organisasi dan secara eksternal serta mengatur penyimpanan dan kepatuhan dokumen. Rubex oleh eFileCabinet juga secara otomatis menyimpan riwayat umur dokumen, termasuk perubahan apa yang dilakukan, siapa yang melakukannya, dan kapan. Ini secara proaktif menyimpan semua informasi yang diperlukan untuk jejak audit masa depan.

Rubex oleh eFileCabinet menawarkan fitur Pencarian yang komprehensif, alur kerja otomatis, pembuatan template, dan berbagi file dengan kontrol versi yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi yang cocok dengan Microsoft SharePoint Online, Pilihan Editor kami untuk solusi DM. Anda juga akan menemukan berbagai opsi kolaborasi yang lebih luas dari Ascensio System OnlyOffice, yang merupakan pilihan Editor kedua kami dalam pengumpulan ulasan perangkat lunak DM kami.

Manajemen Dokumen dan Penyimpanan yang Aman

Rubex oleh eFileCabinet adalah portal web DM dan file sharing terintegrasi yang menempatkan fitur-fitur layanan eFileCabinet Online dan SecureDrawer perusahaan menjadi satu solusi modern berbasis web. Ditujukan untuk membantu UKM tidak memiliki kertas dan meningkatkan efisiensinya, Rubex oleh eFileCabinet memiliki fitur organisasi dokumen cerdas, penyimpanan, dan fungsi berbagi. Ini juga menambahkan kontrol granular untuk izin file dan manajemen kebijakan penyimpanan data.

Didesain berdasarkan kolaborasi, Rubex oleh eFileCabinet adalah evolusi terbaru dari eFileCabinet Online, yang menampilkan rangkaian lengkap fungsi DM untuk berbagi file dengan aman. Untuk meningkatkan keamanan penyimpanan dan berbagi dokumen, Rubex by eFileCabinet menggunakan enkripsi 256-bit dan menggunakan Amazon Web Services (AWS).

Rubex oleh eFileCabinet sangat baru; situs web eFileCabinet masih menyoroti layanan eFileCabinet dan SecureDrawer yang lebih tua namun lebih dapat dikenali, yang dapat membingungkan. Masa depan jelas Rubex oleh eFileCabinet, yang seolah-olah menawarkan semua fitur yang dimiliki kedua aplikasi tetapi dalam antarmuka pengguna baru yang baru (UI). Aplikasi eFileCabinet Online Android dan iOS juga mereferensikan eFileCabinet Online, walaupun yang mereka akses adalah Rubex oleh eFileCabinet.

Harga dan Kemampuan

Mulai dari $ 15 per pengguna per bulan, Rubex by eFileCabinet fitur berbagi file aman dengan penyimpanan 25 GB, tetapi tidak ada fitur atau fungsi DM. Langganan step-up adalah tingkat Advantage yang biaya $ 30 per pengguna per bulan dengan 1 TB penyimpanan disertakan. Ini adalah penawaran yang lebih kuat yang akan menarik bagi sebagian besar UKM, tetapi hanya dapat diakses dengan minimal tiga pengguna. Langganan keuntungan termasuk sistem DM eFileCabinet, berbagi file aman, aplikasi SideKick, retensi (tata kelola), otentikasi dua faktor (2FA), pengaturan keamanan individual, alat kepatuhan, dan integrasi tanda tangan elektronik. Ini juga mencakup integrasi Microsoft Office, akses integrasi antarmuka pemrograman aplikasi (API), jejak audit, dukungan dan layanan, dan akses seluler. Rangkaian fitur tingkat ini akan ideal untuk sebagian besar UKM yang menyibak kebutuhan cloud DM mereka. Harga adalah tentang rata-rata untuk produk dari kisaran ini, tetapi persyaratan untuk memiliki minimal tiga pengguna untuk mengaksesnya terasa seperti strategi untuk memaksa pengguna naik ke tingkat berikutnya.

Tingkat berikutnya adalah langganan Bisnis, yang biaya $ 55 per pengguna per bulan dan termasuk penyimpanan 5 TB. Business tier memiliki semua fitur tier Advantage, dan juga mencakup otomatisasi proses bisnis, tangkapan zon optical character recognition (OCR), otomatisasi alur kerja, perancang alur kerja, dan perpustakaan otomasi. Tingkat ini juga mencakup alat onboarding, persetujuan, proses kerangka waktu, eskalasi otomatis proses prioritas, perutean file data spesifik, dan penamaan dan penyimpanan file otomatis. Ada opsi perusahaan juga tersedia, tetapi harga untuk itu tergantung pada kustomisasi khusus dan persyaratan penyimpanan. Semua paket penetapan harga untuk Rubex oleh eFileCabinet ditagih setiap tahun.

Fungsionalitas Berfokus pada Organisasi

Rubex oleh eFileCabinet berfokus pada organisasi dan efisiensi dalam mendigitalkan, mengelola, dan berbagi dokumen. Fungsi dan kontrol utama situs web dimulai dari sisi kiri layar dan menjadi lebih granular saat Anda bergerak ke sisi kanan. Solusi online menghadirkan pengalaman pengguna yang menarik dan intuitif (UX). Bilah atas, yang berwarna biru tua, menampilkan menu hamburger tiga-garis untuk mengakses Beranda, Admin, Pencarian, Permintaan File, Memeriksa, dan submenu Pengaturan Saya. Menu ini dapat dengan mudah disembunyikan untuk memaksimalkan ruang layar.

Bagian Admin adalah tempat Anda dapat menambahkan pengguna, tamu, dan grup. Dari sini, Anda dapat mengelola lisensi untuk pengguna dan tamu, dan melihat sesi pengguna. Bagian Admin adalah tempat templat dapat ditambahkan, dan di mana kebijakan tata kelola dan keamanan dapat ditentukan. Opsi Kebijakan Keamanan komprehensif dengan berbagai persyaratan kata sandi yang kompleks, frekuensi penggantian kata sandi, dan pilihan otentikasi dua faktor (2FA) tersedia untuk keamanan optimal.

Bilah biru juga memiliki menu tarik-turun untuk Baru, Bagikan, Edit, dan pintasan untuk menerapkan templat. Jeruk "Butuh Bantuan?" tombol memanggil Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) dan kotak pencarian besar menonjol di sisi kanan. Ada juga tautan ke Panduan Mulai Cepat untuk pengguna baru dan ikon Tugas mengungkapkan bagian Pusat Aktivitas yang mencantumkan Upload dan Pemberitahuan terbaru.

Tiga ikon utama berada di bawah logo Rubex. Yang pertama adalah ikon Rumah untuk Rumah, yang menampilkan Akun Saya, yang memiliki ikon bangunan untuk menunjuk bisnis. Pengguna dapat membuat banyak kabinet untuk menyimpan file mereka; dimungkinkan untuk membuat laci bersarang di dalam lemari file juga. Membangun struktur file yang intuitif dan logis sangatlah mudah.

Ikon utama kedua adalah Bagian Saya. Itu terdiri dari titik-titik yang saling berhubungan dan daftar semua dokumen bersama dan status mereka apakah mereka telah diakses atau tidak, dan berapa lama mereka tetap tersedia. Ikon ketiga, Briefcase, adalah untuk Portofolio Saya, yang merupakan tempat Anda dapat menyimpan semua dokumen yang dilampirkan ke proyek atau klien tertentu.

Di bagian Akun Saya, ada ikon pop-up di sisi kanan termasuk Rincian, Komentar (di mana pengguna dapat meninggalkan catatan Post-It virtual), Profil, dan Izin (untuk mengaktifkan izin Baca, Tulis, dan Hapus untuk Pengguna dan Grup). Ada jendela pop-up Tata Kelola untuk melindungi file agar tidak diedit (atau dihapus), Otomasi, dan log Audit. Tata kelola menjadi fitur penting karena lebih banyak karyawan mengakses dokumen penting. Pengaturan tata kelola yang baik memastikan bahwa manajer dapat melihat file apa yang telah dihapus dan oleh siapa, ditambah lagi memerlukan persetujuan dari manajer sebelum file benar-benar diparut dari sistem.

Perpaduan navigasi yang jelas dan berlapis serta kontrol berbasis ikon memudahkan pengguna dari tingkat keterampilan apa pun untuk menjadi terbiasa dengan Rubex oleh eFileCabinet. Tetapi akan ada kurva belajar untuk pengguna yang datang dari UI Online eFileCabinet yang lebih tua yang memiliki lebih banyak alat dan opsi yang tersedia pada pandangan pertama. Dibandingkan dengan UI eFileCabinet Online, Rubex oleh eFileCabinet secara visual minimalis namun lebih fungsional dinamis. Sementara eFileCabinet Online terlihat dan terasa seperti aplikasi gaya Microsoft Office asli, lengkap dengan UI pita, Rubex oleh eFileCabinet terlihat seperti aplikasi seluler yang memerlukan beberapa klik lebih banyak untuk sampai ke beberapa item menu. Beberapa pengguna mungkin menghargai tampilan bersih, tetapi ada keuntungan memiliki lebih banyak opsi menu yang hadir setiap saat.

Teman aplikasi seluler iOS dan Android eFileCabinet menambah kenyamanan, memungkinkan pengguna mengunggah foto dan dokumen langsung dari perangkat seluler mereka. Namun, berbagai pengguna telah melaporkan masalah saat masuk atau mengunggah file mereka. Saya menggunakan aplikasi Android selama pengujian dan mengalami masalah dalam mengunggah file juga.

Menempatkan Kekuatan Pencarian ke dalam DM

Menggunakan ikon untuk kabinet, laci, dan folder membawa pengarsipan dan pengorganisasian kantor dunia nyata ke dalam ruang digital. Hal ini membuat bekerja pada DM menjadi akrab, dan dimungkinkan untuk membuat struktur file yang tersusun rapi dan bersarang. Salah satu fitur terbesar dari Rubex oleh eFileCabinet adalah mesin optical character recognition (OCR), yang dapat mengambil dokumen yang dipindai dan file PDF dan membuat kontennya dapat dicari. Saat mengklik kanan sebuah dokumen di Rubex oleh eFileCabinet, Anda dapat memilih pengaturan "Jadikan Searcheable (OCR)" untuk menambahkan konten dokumen itu ke basis pencarian. Menggunakan Zonal OCR, yang termasuk dalam langganan Bisnis $ 55 per pengguna per bulan, itu hanya mengekstrak bidang data paling penting dari dokumen yang dipindai dan menyimpan nilai yang diekstraksi dalam database terstruktur.

Ada juga kemampuan untuk menambahkan metadata, tag, dan nama profil untuk membantu pengarsipan dan pencarian dokumen dengan lebih baik. Pencarian menghemat banyak waktu karena volume file dan dokumen bertambah. Pengguna dapat mengatur metadata, tag, dan nama profil dapat membantu menyesuaikan apa yang paling dicari tergantung pada apa yang dibutuhkan perusahaan. Fungsi pencarian bekerja dengan cepat dan akurat, dan bahkan membantu menemukan kata kunci yang ada dalam dokumen PDF yang dipindai.

Mengedit dokumen dan file langsung dari Rubex oleh eFileCabinet tidak dimungkinkan, tetapi ada proses check-in / check-out yang memungkinkan pengguna memeriksa dokumen dan membuat perubahan dalam format asli dokumen. Setelah pengguna memeriksa dokumen kembali dengan perubahan yang mereka buat, Rubex oleh eFileCabinet akan membuat versi baru dokumen untuk kontrol dan audit versi yang lebih akurat. Rubex oleh eFileCabinet memungkinkan pengguna membubuhi keterangan, menghapus, dan menandatangani dokumen saat berada di dalam program, tetapi perubahan yang sebenarnya perlu dilakukan di luar.

Dimungkinkan untuk menambahkan tanda tangan elektronik untuk dokumen, tetapi situs web akan memantulkan pengguna di luar untuk verifikasi dari Citrix RightSignature; integrasi dengan DocuSign juga tersedia. Fungsionalitas berbagi terintegrasi ke dalam menu klik kanan. Saat menggeser file di laci atau lemari, Anda dapat mengklik kanan untuk memunculkan lebih banyak opsi. Setelah Anda mengklik opsi Bagikan, muncul jendela yang menyoroti file bersama, dan memungkinkan Anda memasukkan alamat email dan pesan untuk penerima. File bersama hanya-baca secara default, tetapi mengklik tab Lanjut mengungkapkan berbagai opsi, termasuk izin Baca, Tulis, dan Hapus; Unggah, Unduh, dan Hapus Pemberitahuan, serta tanggal kedaluwarsa melalui UI kalender yang mudah digunakan.

Solusi Komprehensif untuk UKM

Rubex oleh eFileCabinet berhasil menggabungkan fleksibilitas dari eFileCabinet Online dan penyimpanan yang aman dan fungsionalitas berbagi dari SecureDrawer, dan menambahkan OCR yang kuat dan fungsi pencarian yang komprehensif. Dengan fokus pada pengorganisasian dokumen, audit mudah, dan kontrol administrasi, Rubex oleh eFileCabinet adalah solusi DM yang cukup komprehensif yang dapat membantu UKM mencapai tujuan memodernisasi dan berkembang menjadi kantor tanpa kertas yang efisien. Tetapi jika Anda memerlukan rentang opsi kolaborasi yang lebih luas, maka lihat Pilihan Editor kami Hanya Sistem Kantor dan Microsoft SharePoint Online terlebih dahulu.