Ulasan & peringkat kotak sepatu

Sebagian besar aplikasi pemindaian seluler yang kami evaluasi dalam pertemuan ini memiliki peran yang berbeda. Kotak sepatu (yang dimulai dengan tingkat harga gratis) memberikan perhatian utamanya pada membantu pemilik usaha kecil mengelola tanda terima dan kartu nama. Dokumen lain mendapat perhatian sekunder. Itu bukan untuk mengatakan bahwa kotak sepatu menganggap ini tidak penting, tetapi mereka diperlakukan dengan urgensi yang kurang. Untuk banyak bisnis, itu tidak masalah; tetapi jika Anda mencari cakupan fungsi pemindaian yang lebih luas, Anda harus melihat pemenang Pilihan Editor kami Abbyy FineScanner dan Evernote Dapat dipindai.

Anda dapat memulai dengan Shoeboxed secara gratis, meskipun jika Anda tertarik dengan optical character recognition (OCR), versi "DIY" gratis lebih merupakan "Apakah ini tepat untuk saya?" percobaan; teks-proses hanya lima dokumen dan satu kwitansi per bulan. Anda dapat mengumpulkan sebanyak mungkin dokumen yang Anda inginkan, tetapi dengan versi DIY Anda harus menyalin sendiri data dari gambar (mis., Mengetikkan jumlah tanda terima, vendor, kategori, dan sebagainya).

Secara realistis, Anda akan mulai dengan salah satu paket penetapan harga level awal, seperti paket satu pengguna ($ 9, 95 per bulan) yang memungkinkan Anda memindai 50 dokumen dan penerimaan elektronik per bulan. Dengan $ 29, 95 per bulan, dua pengguna dapat menambahkan 150 dokumen dan mendapatkan integrasi Intuit QuickBooks Online; paket $ 99, 95 per bulan mendukung 1.000 dokumen dan lebih dari 10 pengguna.

Semuanya Tanda Terima, Kecuali Tidak

Kotak sepatu (yang dapat Anda jalankan di Android atau iOS) mengatur semua fitur-fiturnya untuk usaha kecil dan menengah (UKM) yang ingin mengelola koleksi kwitansi penerimaan kertas, kartu bisnis, dan transaksi sesaat lainnya yang merayap ke bagian bawah ransel perjalanan. Kotak sepatu bisa ditekan ke dalam layanan sebagai solusi manajemen dokumen yang berdedikasi, meskipun terbatas, tetapi kekuatannya ada di tempat lain. Jika kebutuhan utama Anda adalah untuk memproses tumpukan kertas, salah satu Pilihan Editor kami adalah pilihan yang lebih baik, dengan FineScanner mungkin memegang sedikit keunggulan atas Evernote jika ada tumpukan kertas yang sangat besar yang terlibat.

Namun, Kotak Sepatu bersinar ketika Anda menggunakannya sebagaimana dimaksud, yang juga menangkap penerimaan dan pelacakan pengeluaran, dan pada tingkat yang lebih rendah menangkap informasi dari kartu bisnis. Secara default, Shoeboxed mengasumsikan dokumen apa pun yang Anda foto adalah kwitansi transaksi; jika Anda ingin memperlakukannya secara berbeda, Anda harus dengan sengaja mengubah jenis dokumen menjadi "kartu nama" atau "lainnya."

Tidak ada pertanyaan: Kotak sepatu melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menangkap tanda terima, dengan beberapa cara untuk mengumpulkan gambar dan data. Anda dapat mengirim email tanda terima ke ID email khusus, mengimpor gambar yang ada dari album foto, menginstruksikan Kotak Sepatu untuk mengimpor tanda terima otomatis dari akun Gmail, menggunakan add-in browser web untuk klip tanda terima pada halaman web, mengunggah file dari Anda desktop, atau kirimi perusahaan sebuah amplop yang dibayar penuh dengan potongan kertas (membiarkannya mengambil kebosanan). Shoeboxed juga memiliki fitur seluler yang mendukung GPS untuk melacak jarak tempuh untuk keperluan pelaporan biaya. Tapi karena ulasan ini tentang Shoeboxed sebagai pemindai seluler, di situlah saya menaruh perhatian.

Aplikasi seluler membantu Anda memotret dokumen dan menandainya untuk diproses nanti, seperti "dapat diganti" atau kategori bisnis pajak ("makanan" atau "tiket pesawat"). Aplikasi Android dan iPhone memiliki antarmuka pengguna yang agak berbeda; aplikasi Android menganggap semuanya sebagai tanda terima, sedangkan aplikasi iPhone meminta Anda untuk mengidentifikasi apakah gambar itu tanda terima atau kartu bisnis. Dalam kedua kasus, Anda (opsional) menambahkan kategori dan catatan ("makan siang klien") saat Anda memasukkan tanda terima, atau nanti.

Keakuratan teks yang diekstraksi sangat tinggi, karena diawasi oleh manusia. Saat Anda mengirimkan kwitansi atau kartu bisnis ke Kotak Sepatu untuk diproses, kartu itu akan mengalami ekstraksi data dan kemudian diverifikasi oleh orang-orang yang sebenarnya. Perusahaan mengatakan pemrosesan mungkin memakan waktu hingga 24 jam tetapi biasanya jauh lebih cepat; sementara saya menemukan keesokan harinya klaim menjadi akurat selama pengujian saya.

Jadi, jika Anda tidak sabar, itu bisa menjadi masalah, meskipun hasil akhirnya sangat baik. Juga, karena setiap analisis teks dihitung terhadap batas penggunaan bulanan paket Anda, Anda mungkin tidak ingin membayarnya untuk setiap dokumen. Bagaimanapun, Shoeboxed memberi Anda opsi memasukkan data secara manual, yang memadai untuk banyak kebutuhan bisnis kecil. Sebagian besar UKM hanya ingin melacak berapa banyak yang dihabiskan di toko baterai dan memasukkannya ke dalam ember pajak "perlengkapan kantor" tanpa merasa terpaksa untuk mencatat kartu kredit mana yang digunakan walaupun itu dicetak pada kwitansi.

Manajemen Data dalam Aplikasi Web

Apa pun gambar atau data yang Anda masukkan, dengan cara apa pun, semuanya disimpan dalam repositori pusat di aplikasi web Kotak Sepatu, tempat data dan gambar disusun, dikategorikan, dan dapat dicari.

Dasbor mengatur dokumen sebagai tanda terima, kartu nama, dan lainnya, dengan pratinjau yang baik yang menunjukkan deskripsi teks dokumen (yaitu, apa pun yang Anda ketikkan atau perusahaan diproses) dan gambar yang terkait. Sangat mudah untuk melihat apa yang tertunda untuk pemrosesan teks manual atau otomatis, dan untuk menandai setiap item untuk "Saya akan melakukannya sendiri." Meskipun Anda dapat memasukkan teks dengan tangan di aplikasi seluler, tentu lebih cepat melakukannya dengan keyboard dan monitor nyata, seperti memperbesar gambar untuk mengetahui ejaan misterius seseorang atau bergumam tentang tipografi kartu nama yang aneh.

Anda dapat mengekspor kartu nama ke Kontak Google, sebagai arsip Evernote, atau sebagai file CSV (dan dengan demikian diimpor ke LinkedIn, manajer kontak lainnya, atau bahkan platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) penuh, seperti Salesforce).

Apa pun dapat diunduh sebagai PDF, yang merupakan kemungkinan nasib untuk sebagian besar pemindaian yang Anda tangkap sebagai dokumen "lain". Tak satu pun dari dokumen "lain" yang saya kirimkan ke Shoeboxed untuk OCR kembali dengan teks yang dilampirkan di luar label teks (dalam hal teks buku dua halaman, itu adalah judul, "50 Makanan" - bukan satu baris tunggal buku teks). Bagaimanapun, dokumen "Lainnya" tidak diatur dengan cara apa pun kecuali oleh penandaan Anda sendiri.

Tapi, sekali lagi, ingat bahwa kotak sepatu secara khusus disetel untuk pelacakan pengeluaran. Sangat mudah untuk mengelompokkan dan menandai tanda terima, untuk membuat laporan (mis. Semua biaya perjalanan untuk bulan ini) dan untuk memvisualisasikan ke mana uang mengalir. Shoeboxed juga memiliki banyak kemitraan dengan aplikasi Software-as-a-Service (SaaS) lainnya, seperti menghubungkan langsung ke bagan akun Xero atau dokumen pengarsipan otomatis ke Evernote setelah Shoeboxed memprosesnya.

Jelas, Shoeboxed pandai melakukan apa yang dikatakannya - membantu Anda mengumpulkan kwitansi dan melacak pengeluaran - dan hal lain yang dilakukan adalah tambahan yang bagus. Jangan memintanya untuk melakukan lebih dari yang dijanjikan, dan Anda harus menyukainya dengan baik.