Ulasan & peringkat daftar gaji persegi

Terkenal karena alat pemrosesan pembayarannya, Square telah menawarkan layanan penggajian online sejak 2015. Ini menambahkan beberapa fitur utama sejak kami terakhir meninjaunya, termasuk aplikasi seluler mandiri dan cakupan pajak gaji negara yang komprehensif. Square Payroll cukup mudah digunakan, dan setiap elemen utama administrasi penggajian didukung, mulai dari pengaturan hingga pembayaran, pajak, hingga laporan. Namun, layanan muda ini tidak memiliki kedalaman dan kemampuan penyesuaian dari pesaingnya. Laporannya berada di sisi yang minim, dan ia datang hanya dengan segelintir jenis pendapatan. Square Payroll memiliki jalan panjang untuk bersaing dengan Pilihan Editor kami, Gusto.

Harga dan Paket

Harga dasar untuk membayar karyawan dan kontraktor W-2 dengan Square adalah $ 29 per bulan, dengan biaya $ 5 per pekerja per bulan, yang menjadikannya salah satu opsi yang lebih ekonomis. Hanya penawaran Dasar Software Patriot ($ 10 per bulan plus $ 4 per karyawan per bulan) yang lebih murah, dan itu mengharuskan Anda untuk mengirimkan pajak gaji Anda sendiri. Anda dapat membayar sebanyak $ 80 per bulan plus $ 4 per karyawan per bulan jika Anda memilih paket Layanan Lengkap Quickbooks Payroll.

Square Payroll adalah unik karena menawarkan opsi hanya kontraktor yang harganya $ 5 per kontraktor per bulan. Tidak ada biaya berlangganan yang harus dibayar selama berbulan-bulan di mana Anda tidak membayar siapa pun, yang telah menjadi praktik yang cukup standar. Ini bisa menjadi layanan yang baik untuk startup yang tidak memiliki - atau berencana untuk memiliki - sangat banyak karyawan, dan yang ingin menggunakan aplikasi terintegrasi Square lainnya, seperti Janji, Pembayaran, dan Point of Sale - atau produk Faktur baru.

Pintu Masuk Baru

Banyak aplikasi bisnis kecil lainnya - bahkan yang finansial - tidak mengharuskan Anda menentukan opsi untuk setiap pengaturan sebelum Anda mulai menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, Anda dapat mulai mengirim faktur dengan perangkat lunak akuntansi sebelum Anda memasukkan seluruh basis data pelanggan Anda. Anda dapat menambahkan pelanggan Anda dengan cepat.

Situs web penggajian tidak seperti itu. Meskipun Anda tentu saja dapat menambah karyawan saat Anda mempekerjakan mereka dan mendapatkan manfaat saat Anda membawa mereka, Anda tidak dapat menjalankan pertama Anda sampai Anda menyelesaikan catatan karyawan yang komprehensif dan menambahkan semua informasi yang diperlukan tentang manfaat yang Anda tawarkan kepada staf Anda.

Alat pengaturan Square Payroll telah terpotong sejak terakhir kali saya meninjau layanan. Sebelumnya memiliki wizard komprehensif yang memandu Anda melalui semua langkah yang diperlukan dalam menyiapkan untuk menjalankan penggajian pertama. Fitur yang bermanfaat itu hilang, diganti dengan proses empat langkah singkat yang meminta detail kontak dan ukuran staf Anda. Setelah Anda selesai melakukannya, antarmuka pengguna utama situs terbuka, menggunakan panel vertikal kiri untuk navigasi. Anda akan menyelesaikan tugas pengaturan dari sana.

Tugas Berat

Pertama: Membuat catatan karyawan, yang dalam Square Payroll termasuk memberikan informasi tentang manfaat dalam setiap catatan pekerja. Ini adalah pekerjaan padat karya dan waktu. Anda dapat menghemat banyak waktu, dengan mengundang karyawan untuk memasukkan banyak informasi sendiri, seperti detail kontak, tanggal lahir, nomor Jaminan Sosial, status pengarsipan, dan jumlah tunjangan yang ditentukan pada formulir W-4. Pesaing seperti juga memungkinkan jenis akses karyawan terbatas ini.

Anda pemilik masih harus memberikan banyak informasi dalam catatan karyawan, termasuk apakah karyawan itu dibayar per jam atau digaji, berapa tarif gajinya, apakah gaji kertas atau setoran langsung telah diminta, dan sebagainya. Jika Anda menggunakan Square Point of Sale dan berencana untuk mengimpor Kartu Tim dari sana, Anda harus menetapkan kode sandi kepada karyawan.

Jika Anda adalah perusahaan yang masih muda atau Anda baru mulai menawarkan manfaat, Anda memiliki dua opsi. Anda dapat memanfaatkan kemitraan yang dimiliki Square Payroll dengan administrator tunjangan pihak ketiga untuk hal-hal seperti asuransi kesehatan dan rencana pensiun. Atau Anda dapat membawa sendiri dan memasukkan potongan-potongan ini di situs sehingga dimasukkan ke dalam proses penggajian.

Untuk menambahkan manfaat seperti asuransi kesehatan, Anda akan membuka catatan karyawan dan klik Tambahkan Manfaat, lalu Buat Baru. Masukkan nama yang ingin Anda tampilkan di paystubs, seperti Asuransi Kesehatan atau 401 (k), lalu pilih jenis manfaat dari daftar drop-down. Anda dapat memilih untuk memiliki persentase dari upah pekerja atau jumlah tetap yang dikurangi. Jika ada batas tahunan, Anda masukkan itu. Kontribusi perusahaan ditangani dengan cara yang sama. Manfaat baru kemudian muncul sebagai opsi dalam catatan setiap karyawan. Square Payroll menawarkan jenis deduksi yang paling umum, tetapi tidak sefleksibel OnPay, misalnya.

Apakah anggota staf Anda dapat memperoleh Pay Time Off (PTO) atau cuti sakit? Pada tulisan ini, Square Payroll hanya mendukung satu atau yang lain. Itu membantu Anda membuat kebijakan untuk melacak ini dan melakukan perhitungan yang sedang berlangsung di latar belakang. Anda harus menentukan berapa jam karyawan harus bekerja sebelum mereka memenuhi syarat. Situs ini juga mendukung hiasan dan pengurangan pasca pajak lainnya.

Lebih Banyak Langkah

Sebelum Anda dapat menjalankan penggajian, Anda harus memasukkan informasi pajak penggajian untuk negara Anda (semua 50 sekarang didukung, dan situs menyediakan tabel pajak saat ini). Ini termasuk pemotongan negara dan nomor rekening UI, dan tarif pajak UI negara. Anda harus melakukan beberapa tugas pembenahan lagi, seperti menautkan Square Payroll ke rekening bank Anda sehingga dapat menarik dana untuk pajak dan setoran langsung. Proses ini dapat memakan waktu beberapa hari, karena Square harus membuat dua setoran yang sangat kecil di akun Anda untuk memverifikasi koneksi. Namun, Anda dapat menggunakan Kotak-kotak - layanan yang dapat secara otomatis mengautentikasi akun dan yang terintegrasi dengan Square. Ini memungkinkan Anda menjalankan daftar gaji pada hari yang sama ketika Anda mendaftar. Penggajian di hari yang sama adalah fitur yang sangat baik, yang juga ditambahkan oleh beberapa pesaing.

Jika Anda sudah membayar karyawan atau kontraktor, Anda harus memasukkan riwayat penggajian Anda - tugas yang cukup berat. Seperti para pesaingnya, Square memiliki spesialis onboarding yang Anda inginkan yang dapat membantu dalam hal ini dan pekerjaan pengaturan lainnya.

Pengalaman Pengguna Penggajian Persegi

Square Payroll menampilkan semua bidang data karyawan pada satu layar panjang yang membutuhkan banyak pengguliran. Pesaing seperti SurePayroll memisahkan informasi terkait dan menampilkannya pada layar tersendiri yang dapat diakses dengan mengklik tab. Ini memudahkan pembuatan awal catatan, serta pengambilan dan pengeditan selanjutnya.

Itu bukan satu-satunya kekhasan situs ini. Saat Anda masuk, Anda melihat Dasbor yang menggabungkan tautan ke produk dan layanan Square lainnya. Anda harus mengklik ikon Payroll untuk sampai ke Dashboard Square Payroll, yang hampir tidak se-komprehensif seperti OnPay, misalnya. Ini menampilkan grafik garis tiga bulan yang menggambarkan total biaya tenaga kerja dan tautan ke daftar gaji terbaru. Lansiran tentang penggajian yang akan datang ada di kanan atas, bersama dengan tautan Pay My Team, yang Anda klik pada waktu penggajian.

Secara keseluruhan, situs ini sangat jarang, dengan beberapa tautan navigasi; pada kenyataannya, tidak ada navigasi sama sekali, kecuali tombol Lanjutkan selama proses penggajian. Menu utama berisi tautan ke bagian situs: Tinjauan Umum (Dasbor), Sejarah (daftar gaji terakhir), Tim (daftar dan catatan karyawan), Manfaat (seperti pihak ketiga yang dapat membantu menyiapkan rencana asuransi kesehatan), Formulir Pajak (pajak gaji yang diajukan formulir), dan Pengaturan. Yang terakhir tidak termasuk banyak, karena kesederhanaan situs. Anda akan menggunakan menu utama hampir secara eksklusif untuk navigasi, meskipun ketika Anda berada di layar kerja internal, Anda kadang-kadang harus mengklik X di sudut kiri atas untuk menutupnya dan kembali ke menu utama.

Menjalankan Penggajian, Mendapatkan Bantuan

Setelah menyelesaikan proses pengaturan dan memverifikasi rekening bank Anda, Anda siap membayar orang. Di layar beranda, Anda mengklik Bayar Tim Saya, yang meluncurkan panduan. Anda diberi tiga opsi: jalankan penggajian biasa, jalankan pembayaran di luar siklus, atau bayar kontraktor. Layar selanjutnya menampilkan semua karyawan dalam sebuah tabel, bersama dengan tarif pembayaran mereka. Di sini Anda memasukkan jumlah jam kerja dalam kolom yang benar: Reguler, Lembur (Reguler 1, 5x), Dobel (2x Reguler), Tambahan, Kiat Gaji, dan Kiat Tunai. Opsi tambahan adalah untuk komisi, bonus, dan sebagainya, tetapi label hanya mengatakan tambahan, dan Anda tidak dapat mengeditnya menjadi lebih spesifik.

Anda juga dapat memasukkan PTO atau membayar jam sakit. Klik tiga titik di akhir setiap baris untuk menambahkan catatan, seperti penjelasan untuk kolom tambahan. Situs ini menghitung gaji kotor setiap pekerja dan menyetornya di kolom terakhir. Mengklik Lanjutkan membawa Anda ke halaman Penyesuaian, di mana Anda akan kembali melihat tabel anggota staf. Kolom di sini menampilkan jumlah pemotongan untuk pajak, pengurangan dan kontribusi perusahaan, penggantian, dan, akhirnya, Pembayaran Bersih.

Layar berikutnya, Konfirmasi Penarikan, cukup, mengingat set fitur situs. Ini meringkas proses yang akan Anda setujui. Total untuk semua jenis pembayaran, pajak perusahaan, dan kontribusi perusahaan muncul di sisi kiri atas halaman. Ringkasan Penarikan di sebelah kanan memecah daftar gaji menjadi debit dan pembayaran terjadwal yang harus Anda tangani. Anda juga dapat melihat pratinjau masing-masing paystubs dengan mengklik tautan.

Klik Konfirmasi Penarikan, dan proses Anda selesai (meskipun Anda dapat membatalkannya hingga pukul 19:00 Waktu Pasifik hari sebelum hari gajian). Tautan pada halaman berikut memungkinkan Anda mencetak cek, mengunduh paystubs, dan mengekspor proses ke format CSV. Jika Anda mengalami kesulitan menjalankan penggajian Anda (atau menyelesaikan tugas-tugas lain), Anda dapat menghubungi dukungan Square melalui telepon, email, atau Twitter; atau Anda dapat menelusuri bantuan online dan komunitas pengguna. Bantuan online situs ini hampir tidak se-komprehensif seperti yang dilakukan beberapa pesaing, termasuk SurePayroll, dan bantuan yang lebih peka konteks akan diterima.

Laporan dan Seluler

Jika Anda mencari layanan yang menawarkan banyak laporan yang telah diformat, Anda akan menemukan situs-situs seperti Gusto jauh lebih akomodatif daripada Square Payroll, yang hanya menawarkan opsi laporan khusus. Anda dapat mengekspor Rincian Paycheck, Total Karyawan, Paystubs, atau Total Perusahaan dalam format CSV. Square juga terintegrasi dengan QuickBooks Online, dan seperti yang Anda duga, itu terintegrasi dengan baik dengan layanan Square lainnya.

Perusahaan telah menambahkan aplikasi seluler untuk iOS dan Android sejak saya terakhir memeriksanya. Keduanya bekerja mirip dengan antarmuka berbasis browser dalam hal pengaturan dan operasi, dengan beberapa pengecualian. Gambaran Umum (Dasbor) tidak memiliki grafik dan tautan biaya tenaga kerja ke daftar gaji sebelumnya. Juga, entri yang muncul di menu navigasi sisi kiri dari versi desktop dibagi antara menu drop-down yang dapat diakses dari ikon di kiri atas dan tiga ikon navigasi yang berjalan di bagian bawah: Tinjauan, Tim, dan Sejarah. Saya dapat mengakses catatan karyawan dan kontraktor di aplikasi dan menjalankan penggajian tanpa masalah.

Situs Pemula

Square Payroll mungkin merupakan pilihan yang baik untuk bisnis yang sudah menggunakan Square Point of Sale, karena Anda dapat mengimpor kartu waktu karyawan dari itu ke situs penggajian. Ini juga membedakan dirinya dari kompetisi dengan menawarkan opsi hanya kontraktor, sebesar $ 5 per kontraktor per bulan. Ini memberikan jalan ke atas yang mudah untuk bisnis yang sangat kecil yang hanya menggunakan kontraktor independen sejak awal.

Faktanya, kami hanya merekomendasikan Square Payroll untuk bisnis yang sangat kecil dengan sedikit karyawan, atau yang hanya mempekerjakan kontraktor. Layanan ini cukup mudah digunakan, tetapi perusahaan dengan kompleksitas akan menemukan fitur yang diperlukan hilang, seperti jenis pendapatan yang dapat disesuaikan dan lebih banyak laporan. Pada titik ini, tidak dapat bersaing dengan Gusto, Pilihan Editor kami. Gusto menggabungkan pengalaman pengguna yang luar biasa dengan fitur-fitur yang kemungkinan besar akan digunakan oleh bisnis kecil. Square Payroll jelas menunjukkan harapan, tetapi memiliki cara untuk melapor, kemampuan penyesuaian, dan kedalaman penawarannya.

Sementara Anda berada dalam pola pikir uang, lihat kumpulan kami dari layanan akuntansi online dan perangkat lunak pajak terbaik.