Video: 10 Best Project Management Tools for Teams in 2019 (Oktober 2024)
Wrike adalah salah satu opsi terbaik untuk bisnis yang perlu meningkatkan platform manajemen proyek dengan cepat. Administrator dan pemimpin tim yang mengelola tim, tugas, dan proyek pada dasarnya adalah multitasker, dan Wrike unggul dalam membantu mereka menangani semua informasi itu sambil menjaga tugas tetap terorganisir dan alur kerja proyek bergerak. Berikut ini adalah 10 fitur, alat, dan trik Wrike tersembunyi untuk membuat mengelola beberapa proyek setransparan dan bebas stres mungkin.
1. Alur Kerja Kustom
Salah satu penambahan fitur Wrike terbesar di tahun 2015 adalah alur kerja khusus, yang memungkinkan administrator akun untuk mengubah alur kerja default untuk mengubah nama atau menyatukan kembali status dan membuat alur kerja tambahan untuk tim tertentu. Alur kerja kustom ini lebih masuk akal secara kontekstual untuk folder, proyek, dan tim tertentu, terutama ketika dijatuhkan ke dasbor yang dipecah menjadi beberapa tahapan. Untuk administrator proyek atau pemimpin tim khususnya, melihat alur kerja dipecah menjadi kolom seperti Disetujui, Dalam Kemajuan, Dalam Tinjauan, dll., Membuat ikhtisar dan proses manajemen lebih mudah saat menabrak antara beberapa folder dan tugas.
Alur kerja kustom sendiri dikoordinasikan warna secara bertahap seperti dengan alur kerja normal, memecah tugas yang aktif, dibatalkan, selesai, atau ditahan dalam alur kerja. Pada saat yang sama, Anda dapat menambahkan alur kerja kustom yang paralel di dasbor yang menunjukkan tahapan terkait spesifik dalam tim desain, pengembangan, atau pemasaran, misalnya, dengan persentase penyelesaian dalam alur kerja lain di sebelahnya. Jika bisnis Anda muncul untuk akun Wrike Enterprise, manfaatkan alur kerja khusus yang dikelola dari dasbor pusat Anda.
2. Folder, Folder, dan Lebih Banyak Folder
Folder adalah alat organisasi Wrike yang paling banyak ditemukan di mana-mana. Platform ini memiliki berbagai jenis folder untuk semuanya, masing-masing dengan serangkaian izin dan desain yang dapat disesuaikan untuk membuat kabinet file manajemen proyek yang intuitif. Pertama, penting untuk mengemas bagian Informasi di setiap folder dengan sebanyak mungkin detail tentang tujuan proyek, anggota tim, informasi kontak tim, dan kemajuan pada tugas yang berbeda. Wrike mendesain folder agar mudah ditransfer dari tim ke tim, dan semakin banyak informasi yang Anda paparkan di sampul, semakin sedikit penggalian yang harus dilakukan oleh pengguna berikutnya.
Ketika datang ke folder sendiri, Anda dapat memecahnya menjadi berbagai jenis untuk kasus penggunaan tertentu. Untuk menghemat waktu dalam manajemen tugas, organisasi dapat membuat folder sprint di mana tim melepaskan berbagai tugas untuk membuat semua orang diperbarui tentang kemajuan proyek. Untuk email formulir, tim dukungan dapat membuat folder Templat dari mana untuk menarik respons yang konsisten selama interaksi pelanggan. Ada juga folder pribadi untuk masalah sumber daya manusia (SDM) yang sensitif atau hanya folder yang diatur ke izin "Hanya untuk Anda" untuk digunakan sebagai alat organisasi granular. Akhirnya, tim dapat menggunakan Subfolder untuk berbagi informasi proyek di luar Wrike pada rentang tanggal tertentu, diekspor sebagai bagan Gantt atau file Microsoft Excel.
3. Laporan Real-Time
Fitur lain yang lebih baru adalah Wrike Reports, yang secara otomatis menghasilkan laporan visibilitas real-time dari status dan kemajuan proyek, dengan fungsionalitas satu-klik dari dashboard Wrike. Di tab Laporan, administrator proyek atau pemimpin tim dapat memilih proyek atau tugas tertentu, memutuskan dari tim mana untuk menarik data, menambahkan filter (seperti pemilik proyek, status, atau mulai / selesai / tanggal pembuatan), dan menghasilkan bilah atau grafik tabel. Jenis laporan ini berguna untuk pembaruan kemajuan harian atau mingguan tetapi juga dapat dirancang untuk menunjukkan metrik seperti aktivitas dan kinerja tim. Visualisasi data tidak mewah tetapi mereka dapat dibuat dengan cepat menggunakan data yang paling relevan.
4. Tag Semuanya
Pengguna yang salah dapat membuat tag tanpa batas untuk folder dan tugas; mereka bekerja mirip dengan penandaan cepat yang ditemukan di alat kolaborasi seperti Evernote Business di mana tag bekerja tidak hanya sebagai alat organisasi tetapi untuk mengaitkan elemen proyek yang berbeda dan dokumen bersama. Anda dapat menandai tugas dengan beberapa folder yang relevan hanya dengan menyeret dan menjatuhkannya ke folder, menandai tugas yang terkait dengan setiap folder tanpa menduplikatnya. Wrike melacak semua tag perubahan yang terkait dengan suatu tugas, jadi ini juga membantu memetakan status tugas dari waktu ke waktu, di berbagai proyek dan tim yang terkait dengannya.
5. Urutkan Melalui Backlog Tugas
Penyortiran tugas adalah bagian alami dari mengelola alur kerja proyek, tetapi, ketika memprioritaskan, mudah untuk membiarkan terlalu banyak tugas masuk ke bagian Tumpukan, mengambil lebih banyak dan lebih banyak dari jadwal Wrike Anda. Jadi, di dalam folder, tugas dicantumkan secara kronologis atau berdasarkan pesanan khusus apa pun yang Anda susun. Wrike memungkinkan Anda menyortir tugas berdasarkan prioritas, tanggal, status, dan judul. Untuk memaksa tim Anda menangani tugas yang macet, atur folder ke prioritas, lalu seret dan letakkan tugas macet ke dalam urutan yang Anda ingin tandai. Mengurutkan berdasarkan prioritas mengabaikan tanggal, status, atau judul, menjaga tugas-tugas backlogged depan dan tengah sampai Anda memeriksanya dari tumpukan.
6. Integrasikan dan Otomatiskan
Wrike terus menambahkan integrasi baru di berbagai aplikasi Software-as-a-Service (SaaS) yang berbeda termasuk suite kantor Google dan Microsoft, layanan penyimpanan cloud yang berbeda, platform pemasaran dan help desk, alat survei online (seperti SurveyMonkey), dan aplikasi kolaborasi (seperti Slack dan Atlassian HipChat).
Ini semua adalah cara yang berguna untuk menggabungkan lebih banyak proses bisnis Anda yang tumpang tindih menjadi satu tempat, tetapi integrasi ini dapat sangat berguna untuk mengotomatisasi beberapa aspek manual dalam mengelola proyek dan tugas. Wrike terintegrasi dengan layanan form-automation Wufoo dan alat tindakan otomatis Zapier, yang memungkinkan pengguna mengotomatiskan entri proyek yang berulang dengan permintaan proyek yang disalurkan ke dalam formulir yang diisi secara otomatis oleh Wufoo (dijalankan oleh Zapier ke dalam proyek-proyek baru tanpa secara manual meneruskan permintaan proyek atau mengisi proyek dan entri tugas baru).
7. Tumpukan Template dan Widget
Integrasi Wufoo / Zapier sangat bagus untuk mengotomatisasi alur kerja berulang, tetapi demikian juga template khusus Wrike. Untuk membuat templat khusus dari proyek atau tugas yang ada, klik kanan tugas itu dalam folder dan duplikat dengan judul baru. Ini juga memungkinkan Anda menyalin deskripsi dan catatan yang telah Anda sertakan bersama dengan tugas atau proyek, dan bahkan memungkinkan Anda menyalin pengguna yang sama jika itu adalah tim khusus yang akan menggunakan kembali templat. Anda seharusnya tidak perlu membuat ulang proyek atau tugas secara manual. Anda juga dapat membuat templat berdasarkan beberapa tugas dengan mengatur tugas-tugas khusus tersebut ke status "ditangguhkan" dan mengulangi proses duplikasi. Template adalah salah satu bidang yang benar-benar bersinar, memberikannya penugasan dan produktivitas di atas solusi manajemen proyek serupa seperti Basecamp.
Widget adalah cara lain Wrike membantu Anda menghemat waktu. Ada widget pre-built seperti Assigned To Me dan Due Today / Week ini, tetapi fitur ini lebih berharga ketika membuat widget khusus untuk memantau proyek, tugas, atau anggota tim tertentu. Dalam folder proyek atau tugas, klik kanan pada item dan pilih Tambahkan ke Dasbor untuk membuat widget sederhana untuk menarik dan melepas ke dasbor sesuka Anda.
8. Melampaui Pencarian Sederhana
Pencarian kata kunci dasar Wrike cepat dan berguna untuk menemukan tugas atau proyek yang mengandung kata-kata tertentu, tetapi fitur pencarian lanjutan platform memberi Anda mesin yang jauh lebih kuat untuk mencari dalam bidang tertentu untuk menemukan kata kunci dalam komentar, deskripsi, atau judul. Pencarian lanjutan juga dapat membantu Anda menemukan lampiran dengan membiarkan Anda mencari nama file. Tidak ada tombol atau opsi khusus untuk pencarian lanjutan; Anda cukup mengetik di bilah pencarian utama (atau bilah pencarian dalam folder tertentu) dan menggunakan tanda kutip untuk menentukan bidang, kata-kata, atau proyek yang harus dihilangkan. Anda juga dapat menentukan parameter tambahan seperti menambahkan tag "@me" untuk menemukan hasil pencarian yang menyebutkan nama Anda.
9. Jadikan Email Berguna Lagi
Integrasi email Wrike memudahkan membuat dan mengedit tugas dari Gmail atau Microsoft Outlook di desktop dan seluler, memungkinkan Anda mengubah email menjadi item tindakan dan menetapkannya langsung ke anggota tim. Melalui integrasi tersebut, Anda juga dapat melihat pemberitahuan Wrike @mention di kotak masuk Anda, menambahkan email langsung ke folder Wrike, dan membalas komentar langsung dari email.
Di seluler, aplikasi Wrike Android dan iOS juga menawarkan fitur kotak masuk pintar baru untuk memindai, mengurutkan, dan mengarsipkan pesan dengan gesekan cepat, bersama dengan kemampuan untuk sementara waktu menyembunyikan pesan individu atau grup ke dalam kumpulan yang berbeda, menggabungkan apa yang dulunya adalah Kegiatan Wrike Pusat Aliran & Pemberitahuan. Seperti halnya aplikasi Kotak Masuk baru Google, ini adalah cara untuk mengurangi kekacauan dan menjadikan email sebagai platform tempat pengguna dapat menyelesaikan sesuatu (daripada terus-menerus menyaring dan membersihkannya).
10. Ubah Smartphone Anda Menjadi Pusat Komando Proyek
Seiring dengan kotak masuk pintar baru, aplikasi seluler Wrike untuk Android dan iOS dapat melakukan hampir semua hal yang dapat dilakukan aplikasi web. Aplikasi Wrike mencakup tampilan tugas tunggal dengan fungsi tanggal dan penugasan, pembuatan tugas cepat, dan tindakan gesek, dan (pada aplikasi Android) tampilan ganda untuk tablet. Manajer proyek dan tim tidak boleh merasa dibatasi oleh pola pikir hanya web di 2016. Sebagian besar waktu, lebih mudah untuk membuka aplikasi seluler dengan cepat, memeriksa tugas, dan melanjutkan hari Anda.
