Video: 6 Tips Hadapi Hari Pertama Kerja | MASUK KANTOR BARU (Oktober 2024)
Email adalah masalah bagi hampir semua orang, tetapi di kantor khususnya, itu menciptakan gangguan dan menghabiskan waktu yang mungkin lebih baik dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Beberapa orang menyebut memeriksa dan menanggapi email sebagai "melakukan pekerjaan tentang pekerjaan, " daripada melakukan pekerjaan itu sendiri.
Pemilik dan manajer bisnis dapat membantu diri mereka sendiri dan karyawan mereka memerangi kelebihan email di tempat kerja.
Pertama, dorong komunikasi tatap muka. Membuat karyawan berbicara satu sama lain ketika email tidak diperlukan dapat benar-benar membantu mengurangi email yang tidak perlu. Percakapan tatap muka juga lebih baik daripada email untuk subjek yang sensitif, ketika nada dan sentimen benar-benar penting. Sangat sedikit orang yang mahir menyampaikan emosi mereka dalam bahasa tertulis seperti halnya mereka secara lisan.
Kedua, gunakan program pesan instan. Untuk pertanyaan dan jawaban cepat, Anda benar-benar tidak bisa mengalahkan IM. Beberapa bisnis melarang karyawan menginstal program semacam itu, tetapi saya pikir mereka sebenarnya adalah anugerah nyata di kantor. Anda bisa mendapatkan pesan instan di aplikasi mandiri, atau yang dibangun di platform bisnis online, seperti Podio, Yammer, Jive. Jika organisasi Anda menggunakan Google Apps, Anda selalu dapat memanfaatkan Google Talk. Aplikasi IM mana pun yang Anda pilih, pastikan semua orang di organisasi menggunakan hal yang sama. Dan jika departemen TI memiliki batasan pada apa yang dapat dipasang oleh karyawan, pastikan tim tahu aplikasi IM mana yang seharusnya digunakan oleh setiap orang sehingga mereka dapat memverifikasi instalasi.
Ketiga, cari tempat yang lebih baik daripada email untuk pesan umum. Salah satu contoh yang jelas adalah ketika karyawan mengirim email untuk memberi tahu semua orang bahwa mereka sedang sakit, berlibur, atau pergi lebih awal. Ini adalah pesan biasa yang menambah kekacauan email tetapi tidak harus. Salah satu solusinya mungkin memiliki kalender bersama. Yang lain mungkin untuk asisten administrasi untuk melacak siapa yang masuk dan keluar, dan mengirim satu email konsolidasi sebagai gantinya.
Keempat, jadilah teladan surel. Jika Anda adalah kepala perusahaan atau departemen, pastikan kebiasaan email Anda mencerminkan apa yang Anda inginkan dari karyawan. Tulis email yang lebih pendek bila Anda bisa. Berbicaralah dengan orang secara langsung ketika itu adalah metode komunikasi yang tepat. Gunakan IM, dan lakukan apa pun yang Anda ingin karyawan lakukan. Orang-orang akan mengikuti langkah Anda, dan itulah cara Anda mengembangkan budaya perusahaan yang lebih baik di seputar email.
Sumber daya tambahan
Untuk tips lebih lanjut tentang memerangi kelebihan email, lihat artikel terkait ini:
- Wawancara: Push for Zero Email
- Cara Mengurangi Email yang Tidak Diinginkan
- Wawancara: Dmitri Leonov SaneBox tentang Manajemen Email
- 11 Tips untuk Mengelola Email
