Video: Cara Menjadi Leader MLM - Tips Menjadi Seorang Pemimpin Di Bisnis MLM (Oktober 2024)
Ketika datang ke alur kerja dan alat produktivitas, Asana meniup platform kolaborasi lainnya keluar dari air. Alur kerja adalah tujuan Asana dibuat, dan penguasaannya memberinya anggukan Pilihan Editor bersama dengan membuat PCMag menggunakannya secara internal sebagai alat pilihan alur kerja kami. Setiap fitur dan elemen desain dimasukkan ke dalam tujuan akhir mengintegrasikan dan mengatur semua aspek proyek atau setiap tugas pada pelat pengguna menjadi pengalaman yang benar-benar transparan.
Saya duduk bersama master Asana kami yang berada di rumah, yang bimbingannya mengungkapkan trik dan teknik tersembunyi untuk menggunakan alat manajemen alur kerja dengan kekuatan yang hampir tak terbatas. Dengan sangat enggan, ia menyetujui pemanggilan dari jaringan rumitnya tugas-tugas yang diindeks silang, subtugas, dan kalender proyek yang berjangkauan luas untuk berbagi beberapa nugget kebijaksanaan alur kerja. Master Asana memilih untuk menjaga identitasnya terselubung dalam bayang-bayang, meminta tujuan artikel ini yang PCMag menyebutnya sebagai Sheev.
1. Merangkul Kekuatan Pengindeksan Silang
Cross-indexing adalah perbedaan antara menggunakan Asana dan menguasai Asana. Sheev menggambarkannya sebagai fitur platform yang paling berharga: kemampuan untuk melakukan cross-index tugas tunggal menjadi beberapa proyek sambil menggunakan tugas itu untuk menampilkan informasi secara berbeda untuk setiap pengguna atau tim tergantung pada di mana itu diindeks. Pengindeksan silang juga tidak menduplikasi tugas, jadi memanfaatkannya berarti tugas tunggal diindeks silang 10 kali dalam proyek yang berbeda daripada 10 tugas yang identik di tempat yang berbeda. Untuk mengindeks silang tugas, arahkan mouse Anda tepat di atas nama tugas dan tombol tambah akan muncul. Klik dan ketikkan nama proyek.
Pada tingkat manajer, administrator administrator kemudian dapat melihat proyek tingkat tinggi yang berisi daftar tugas terjalin dan subtugas yang berlangsung sesuai dengan desain alur kerja mereka. Setelah tugas berjalan karena mereka sudah memperkirakan dalam satu proyek yang sudah selesai, mereka dapat melihat bagaimana tugas yang sama dapat dilakukan lintas tim yang berbeda untuk mendapatkan rasa produktivitas (dan untuk memutuskan apakah tugas itu dapat diselesaikan lebih cepat jika dipindahkan ke anggota tim yang berbeda atau proyek bersama).
Anda juga dapat melakukan cross-index subtitle: buka subtugas, klik tombol overflow di sisi kiri atas, dan pilih Add to Project. Subtugas akan muncul dalam proyek yang ditentukan atau proyek tetapi masih mempertahankan tempatnya di dalam tugas induknya. Asana memungkinkan Anda membuat angka dan level tugas dan subtugas yang tak terbatas sambil tetap terhubung ke keseluruhan desain alur kerja. Seperti yang dijelaskan Sheev, berpikir tentang pengindeksan silang dalam hal tugas-tugas induk yang bercabang ke arah luar menciptakan desain di mana pengindeksan silang tugas ke berbagai proyek dan tim memberi alur kerja itu kehidupannya sendiri dalam bisnis Anda.
2. Tim dan Pemberitahuan
Berita menarik Sheev berikutnya tentang kearifan Asana menyangkut organisasi tim. Dia menjelaskan bagaimana pengguna dapat memanfaatkan percakapan tim dan mengkonfigurasi pemberitahuan untuk membuat budaya organisasi di sekitar alur kerja. Di tab Percakapan Tim di dasbor Asana, Sheev mengatakan itu, sementara obrolan dasar berbasis @ mention bekerja mirip dengan Slack (juga merupakan Pilihan Editor untuk kolaborasi), Asana memungkinkan Anda mengirimkan pengumuman di seluruh tim yang bertindak sebagai utas pemberitahuan berdasarkan. Percakapan tidak dilampirkan ke tugas tetapi Anda dapat @mention pengguna atau tugas referensi di dalamnya, yang kemudian muncul sebagai hyperlink. Pesan-pesan Asana dibatasi oleh tim dan karenanya tidak cocok untuk brainstorming spesifik proyek seperti fungsi tim yang akan Anda temukan di platform seperti Basecamp. Tetapi izin berbasis tim memastikan pemberitahuan dengan informasi tentang tugas-tugas tertentu hanya untuk pengguna yang relevan.
Pemberitahuan tim didasarkan pada siapa yang mengikuti utas yang diberikan, mengatur berapa banyak informasi yang masuk. Untuk administrator, mereka juga mengontrol berapa banyak visibilitas yang Anda berikan kepada anggota tim lain pada tugas yang berbeda. Pesan Asana hanya berkaitan dengan percakapan sementara pemberitahuan menyangkut tugas dan proyek, tetapi keduanya sekarang muncul di Kotak Masuk Asana baru. Izin tugas dan proyek dapat ditetapkan sebagai pribadi untuk Anda, pribadi untuk tim atau grup pengguna tertentu dalam tim, atau publik ke tim atau ruang kerja organisasi yang lebih besar.
3. Perlakukan Pencarian Lanjutan Seperti Bookmarking
Seperti Slack, semua data Asana yang diarsipkan dapat dicari. Bilah pencarian Asana memunculkan saran standar yang berguna termasuk pencarian untuk tugas yang telah Anda tetapkan, dan tugas atau percakapan yang telah Anda buat atau ikuti. Tetapi kekuatan sebenarnya dapat ditemukan di bidang pencarian lanjutannya. Seorang pengguna Asana dapat mempersempit pencarian dengan kata kunci tertentu, anggota tim yang ditugaskan tugas atau percakapan, yang proyek atau bagian dari organisasi tugas, atau bahkan yang mungkin mengikutinya. Anda juga dapat mencari berdasarkan tanggal tenggat atau apakah tugas selesai atau tidak lengkap, atau mempersempit pencarian ke lampiran jika Anda mencari file tertentu. Ada daftar drop-down parameter pencarian yang lebih lama termasuk subtugas, tag spesifik, atau pencarian di beberapa proyek.
Sheev menjelaskan kemampuan pencarian Asana sebagai semacam pencarian kalengan untuk manajer. Setiap pencarian dapat dengan cepat disimpan dan kemudian akan muncul di navigasi sebelah kiri manajer di bawah pencarian (sebagai bookmark yang mudah diakses untuk mengakses tugas, tim, proyek, atau file informasi yang mereka tahu mereka akan butuhkan lagi dan lagi). Hasil pencarian Anda akan muncul di jendela tengah. Klik bintang tepat di sebelah kiri judul halaman dan itu akan disimpan ke bilah pencarian kiri Anda. Alih-alih mencari perasaan mereka untuk mengingat parameter yang sama persis pada saat mereka membutuhkan data proyek yang tepat, informasi itu tepat di dashboard mereka.
4. Proyek yang Tidak Ditugaskan = Alat Organisasi Mental
Tugas dapat ditugaskan di Asana tetapi proyek tidak dapat, meskipun Anda dapat membatasi siapa yang melihat proyek. Sebelum Anda membagikannya, tidak ada yang bisa melihat proyek itu selain Anda. Seiring dengan menggunakan tampilan kalender Asana untuk memasukkan tugas dan tanggal jatuh tempo proyek, Sheev menyarankan meninggalkan tugas yang tidak ditugaskan di proyek pribadi sebagai alat organisasi mental. Anda dapat menuliskan daftar keinginan Anda dari setiap tugas yang akan datang yang ingin Anda kerjakan untuk tahun berikutnya, misalnya, dan mengindeks silang tugas-tugas itu satu per satu ke proyek-proyek publik saat mereka muncul secara real time. Ini adalah cara untuk menjaga semua tugas Anda terorganisir dan berbagi dengan tim dan departemen lain seperti yang Anda inginkan, sambil tetap melacak semua yang sedang Anda kerjakan. Dengan cara ini, Anda dapat mengontrol kapan pengguna - manajer Anda, misalnya - mencari tahu tentang tugas tertentu yang Anda lakukan alih-alih membebani orang itu dengan banjir aktivitas Anda yang akan datang.
5. Simpan Proyek "Switching Station" Berguna
Berbagi antar tim di Asana bisa jadi menantang, jadi Sheev merekomendasikan menggunakan proyek yang dapat dilihat secara publik sebagai daftar tugas lintas departemen untuk membuat seluruh ruang kerja diperbarui tentang apa yang sedang dikerjakan oleh berbagai tim. Karena penunjukan Asana bisa sedikit rumit, ini berarti proyek publik di dalam tim yang semua anggotanya adalah anggota. Seiring kemajuan proyek, administrator administrator dapat menetapkan tugas yang berbeda dalam daftar ke berbagai departemen atau pengguna. Dengan cara ini, semua orang tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan tim mana yang berbagi beban kerja pada tugas yang diberikan.
6. Templat, Cadangkan, dan Onboarding
Salah satu fitur terbaru Asana adalah kemampuan untuk mengkloning tugas lintas tim dengan menetapkan salinan. Dengan hanya mengklik di sebelah kanan tugas dan memilih Tetapkan Salinan, pengguna Asana pada dasarnya dapat membuat templat dari tugas itu tanpa menggunakan perintah duplikat. Setelah memberikan salinan kepada anggota tim lain, Anda juga secara otomatis ditambahkan sebagai pengikut pada tugas itu, yang merupakan cara alami untuk menjaga manajer tetap dalam lingkaran. Klik bidang yang Ditetapkan dan kemudian klik pada ikon orang di dalam kotak di sebelah kanan. Selanjutnya, masukkan beberapa nama dan tugas akan disalin dan ditugaskan ke beberapa orang.
Menggunakan perintah duplikat itu sendiri adalah cara yang baik untuk membuat cadangan data proyek Anda. Asana menyertakan log perubahan dasar di bagian bawah tugas atau proyek tetapi, untuk alur kerja yang diubah oleh banyak anggota atau tim, adalah ide yang baik untuk menggunakan fitur kloning untuk membuat templat dalam proyek tersembunyi jika seandainya sesuatu yang kritis dihapus atau ditimpa. Setiap halaman di Asana juga memiliki URL khusus, jadi mudah untuk mengambil templat yang dikunci dan membagikannya jika perlu. Untuk menduplikasi tugas secara manual, klik tombol Overflow di sudut kiri tugas, lalu klik duplikat. Anda dapat memilih bidang apa pun yang ingin Anda duplikasi dalam proses.
Template juga merupakan alat yang bagus untuk orientasi. Membuat serangkaian template yang dipesan dapat membantu karyawan baru mengetahui cara menggunakan platform dan apa yang menjadi beban proyek mereka dengan menavigasi persis seperti apa proses alur kerja tim mereka. Dikombinasikan dengan tur interaktif yang ditambahkan Asana dalam rilis utama terbarunya, tugas kloning atau daftar proyek bertindak sebagai serangkaian poin-poin untuk membuat pemula lebih cepat.
7. Penugasan Berganda
Trik terbaik Sheev untuk menjaga proyek tetap berjalan jika tugas atau tim terhenti adalah, sekali lagi, untuk menggunakan pengindeksan silang. Hal ini memungkinkan manajer untuk memecah proyek menjadi beberapa bagian, termasuk subtugas, dan memindahkan berbagai hal agar proyek tetap bersenandung - memungkinkan banyak tim untuk bekerja secara paralel tanpa terikat dengan kemajuan linear.
Asana tidak ramah kepada seseorang yang mencoba untuk menetapkan tugas kepada banyak pengguna - berdasarkan pemikiran bahwa itu mengurangi akuntabilitas dengan menyebarkan tanggung jawab. Namun, Sheev punya trik untuk mengatasi ini. Saat melihat proyek yang ingin Anda tetapkan untuk lebih dari satu pengguna, Anda dapat menetapkan sendiri tugas, dan kemudian menduplikasinya dengan tugas atau subtugas tambahan yang ditugaskan untuk anggota tim yang berbeda. Ini adalah teknik yang Asana mungkin anggap tidak wajar, tetapi bisa membantu proyek macet bergerak lagi dengan mengalokasikan tenaga kerja lebih efisien.
