Video: Bisnis Produktif Dengan Office 365 (Oktober 2024)
Office 365 adalah produk komersial Microsoft yang paling cepat berkembang dan sekarang menjadi aplikasi nomor satu yang digunakan di perusahaan. Microsoft awal tahun ini mengumumkan bahwa Office 365 sekarang memiliki hampir 50 juta pengguna bisnis aktif per bulan. Dan, menurut laporan pendapatan terbaru Microsoft, Office 365 terus menjadi bisnis yang paling menguntungkan dan produk produktivitas perusahaan.
Ketika perusahaan dan usaha kecil dan menengah (UKM) bermigrasi ke Office 365 dan Office 2016, mereka menghadapi tantangan dengan bermigrasi ke teknologi baru sambil berurusan dengan sistem warisan dan perubahan budaya yang signifikan untuk bisnis yang telah beroperasi dengan cara yang sama selama bertahun-tahun. Hanya karena perusahaan membeli Office 365 tidak berarti karyawannya memanfaatkannya untuk meningkatkan kolaborasi dan meningkatkan produktivitas. Membuat karyawan mengubah apa yang biasa mereka lakukan merupakan tantangan, dan begitu pula menginvestasikan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk memastikan adopsi pengguna dengan cepat dan mulus terjadi.
MessageOps, layanan berbagi dokumen Office 365 dan Microsoft Azure berbasis cloud, menyediakan pelatihan, adopsi, dan mengubah layanan manajemen untuk membantu transisi bisnis ke Office 365 di Azure cloud. Chris Pyle, CEO MessageOps, mengatakan kepada PCMag bahwa Office 365 membuat transisi menjadi sederhana tetapi, tanpa strategi yang jelas untuk mendorong adopsi, bisnis tidak dapat dan tidak akan melepaskan nilai bisnis penuh platform.
"Dengan Exchange dan SharePoint, Anda tidak perlu tahu cara mengaturnya, mengonfigurasinya, mengelolanya, membuatnya berlebihan, dan membuatnya dapat diakses, " kata Pyle. "Dengan Office 365, yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan data dan pengguna Anda, memberi Anda lingkungan perusahaan yang berfungsi penuh, sangat tersedia. Lingkungan ini dapat diakses dari mana saja dengan aman, dengan sedikit atau tanpa pengalaman aplikasi. Perusahaan kecil dapat memiliki lingkungan yang sama dengan perusahaan-perusahaan Fortune 500 tanpa harus berinvestasi dalam sumber daya teknis yang sangat terlatih dan sangat mahal. Mereka juga memiliki akses ke alat-alat canggih yang ditawarkan Office 365 untuk semua perusahaan besar atau kecil, dan dapat beroperasi dalam beberapa hari."
Pyle memberikan 7 rekomendasi dan tip untuk memfasilitasi adopsi Office 365 yang efektif dan bagaimana menggunakannya untuk memaksimalkan produktivitas bisnis saat menyelesaikan proyek.
1. Transformasi Top-Down
Untuk memastikan transisi Office 365 yang lancar, Pyle mengatakan kepemimpinan harus diterima. "Jika karyawan tidak melihat atasan mempromosikan dan menggunakan platform, maka mereka juga tidak, " kata Pyle. "Sama seperti para pemimpin memberikan contoh yang kuat, begitu juga 'juara' atau 'pengguna kekuatan' dalam tim. Mereka adalah karyawan yang tidak puas dengan status quo dan sangat bersemangat tentang potensi Office 365."
2. Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan eksekutif perusahaan tidak dapat mengharapkan karyawan untuk mengambil keuntungan penuh dari Office 365 tanpa memberi mereka pelatihan dan pendidikan yang tepat. Pyle merekomendasikan agar perusahaan menyusun perpustakaan video video pembelajaran satu menit atau dua menit yang dapat dihidangkan sebagai cara yang nyaman dan efektif untuk menyampaikan pelatihan yang berkelanjutan. "Komunikasi juga penting, bersamaan dengan membuat perjalanan adopsi menyenangkan, " kata Pyle.
3. Merangkul Office 2016
Rilis Office 2016 membuat cloud lebih mudah diakses. Ada lebih banyak integrasi cloud, yang berarti opsi konektivitas diperluas. "OneDrive dan SharePoint di cloud memungkinkan Anda untuk menyimpan dan berbagi file ke cloud secara sederhana dan mudah, " kata Pyle. "Kami melihat Office 2016 sebagai jalan lain bagi bisnis untuk memaksimalkan nilai investasi Office 365 mereka. Mereka dapat menggunakan sumber daya yang mereka beli dengan Office 365, yang mencakup Office 2016 untuk pengguna E3. Seperti halnya dengan fitur baru atau rilis baru, dari tentu saja, akan selalu ada kurva belajar yang terlibat dalam menemukan di mana semua opsi dan pengaturan Anda berada."
4. Ingat Keamanan
Office 365 saat ini mencakup lebih dari selusin aplikasi termasuk OneDrive, OneNote, Outlook, Sway, dan Yammer. Namun Pyle menekankan pentingnya keamanan data saat bekerja dengan aplikasi ini. "Menambahkan dan membuat aplikasi ini tersedia secara langsung; pengguna dapat berbagi secara internal hanya dengan mengklik kanan 'berbagi dengan' dan bahkan bertindak sejauh menulis bersama file di Word, Excel, dan PowerPoint, " kata Pyle. "Office 365 mengandalkan Azure Active Directory untuk keamanan, tetapi organisasi harus berhati-hati ketika berencana untuk memindahkan data sensitif dari kendali langsung mereka. Microsoft juga menambahkan Pencegahan Kehilangan Data untuk SharePoint dan Exchange untuk menambah tingkat keamanan tambahan. Tetapi, seperti dengan sesuatu yang baru, pemahaman khusus tentang keamanan harus selalu ada di depan pikiran Anda."
5. MDM dan Produktivitas Seluler
Pyle menunjukkan kemampuan mobile Office 365, khususnya, kemampuannya untuk membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. "Office 365 mempermudah pengguna untuk mengakses sumber daya mereka di perangkat apa pun, dari mana saja, tanpa khawatir konektivitas dan keamanan, " kata Pyle. "Misalnya, pengguna dapat mengakses aplikasi Office di tablet dan ponsel mereka, dan manajemen perangkat seluler (MDM) sekarang termasuk dalam Office 365 untuk semua perangkat seluler. Terakhir, Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) mengalihkan tanggung jawab dari konsumen kepada vendor (dalam hal ini, Microsoft) dalam arti bahwa, jika tidak berfungsi seperti yang disyaratkan, Anda cukup mematikan layanan dan berhenti membayar."
6. Kolaborasi Internal
Salah satu anugerah produktivitas Office 365 yang paling canggih, kata Pyle, adalah kemampuan kolaborasi internal yang diberikan oleh OneDrive for Business (OD4B) dan SharePoint (SP). "Pengguna dapat mengunggah file ke pustaka dokumen, mengklik dokumen, membagikannya dengan pengguna atau grup, serta bekerja secara kolaboratif pada dokumen pada saat yang sama, " kata Pyle.
"Lampiran sangat menantang untuk semua organisasi karena pengguna tampaknya menggunakan email sebagai kabinet file mereka. SP dan OD4B memungkinkan penggunaan 'tautan' ke file yang bertentangan dengan lampiran, dan keduanya di OWA dan Exchange menggunakan alat MessageOps, Anda dapat mengklik 'Pasang' tetapi diberi opsi untuk mengunggah ke OD4B dan berbagi tautan, yang menambahkan versi dan kolaborasi menggunakan proses yang sudah biasa bagi pengguna. Menggunakan OD4B dan SP memungkinkan pengguna untuk bekerja dengan aman di perangkat apa pun menggunakan versi berbasis browser dari Microsoft yang paling aplikasi populer, dan memiliki kemampuan untuk memeriksa, mengedit, dan mengunggah perubahan saat pengguna online."
7. Skype untuk Bisnis
Pyle mengatakan Skype for Business menawarkan fungsionalitas Office 365 yang luar biasa untuk konferensi video, pertemuan online, dan pesan instan sebagai alat produktivitas untuk bisnis ukuran apa pun. "Pengguna dapat terhubung melalui Skype, berbicara bolak-balik melalui PC mereka atau di telepon, dan melakukan pengeditan pada file secara simultan atau seri, dengan kemampuan untuk mundur ke versi sebelumnya sesuai kebutuhan, " katanya.
