Video: Manajemen Proyek - Mengelola Tim Pengembang (Oktober 2024)
Untuk mengelola tumpukan proyek yang kelebihan beban dengan jumlah kerumitan yang paling sedikit, Anda tidak dapat melakukan jauh lebih baik daripada Proyek Kerja Tim, salah satu Pilihan Editor kami untuk solusi perangkat lunak manajemen proyek. Dengan menggunakan antarmuka pengguna (UI) yang modern dan intuitif, serta serangkaian fitur yang mengedepankan fungsi paling sederhana, paling ramah pengguna di muka, Teamwork Projects adalah pilihan mudah untuk menjaga proyek tetap teratur dan tim tetap dalam tugas.
Karena Teamwork Projects memiliki fungsi luar biasa seperti itu, bisnis mungkin tidak menyadari ada sejumlah fitur yang berguna dan integrasi di bawah permukaan untuk lebih lanjut menyesuaikan dan menyederhanakan pengalaman manajemen proyek. Tujuh tips berikut dapat membantu tim Anda fokus dalam menyelesaikan proyek dan memaksimalkan produktivitas di desktop dan seluler.
1. Merangkul Templat
Untuk membantu Anda menghemat waktu pada tugas berulang dan proyek serupa, Proyek Kerja Sama Tim memungkinkan Anda untuk menyimpan proyek apa pun sebagai templat. Untuk menyalin proyek dan menunjuknya sebagai templat, klik tombol Opsi pada halaman ikhtisar proyek apa pun dan pilih "salin / pindahkan proyek ini." Dari sana, Anda dapat mengubah nama proyek sebagai jenis templat tertentu atau mengubah tanggal mulai dan memutakhirkan masing-masing item untuk mengubah kerangka kerja proyek secara langsung menjadi proyek berikutnya.
Anda juga dapat menyimpan daftar tugas sebagai templat. Dalam daftar tugas apa pun di Proyek Kerja Tim, Anda dapat mengklik ke dalam opsi dan memilih Templat untuk menyimpan daftar tugas tersebut sebagai templat (bersama dengan catatan apa pun tentang kasus penggunaan daftar). Saat membuat templat daftar tugas, Anda juga dapat menentukan apakah Anda ingin menyertakan tugas yang telah diselesaikan dan memutuskan apakah itu harus merupakan templat publik atau templat pribadi semata-mata untuk perusahaan Anda. Untuk menambahkan daftar tugas itu ke proyek baru atau yang sudah ada, pilih Daftar Tugas Baru dan klik tab Advanced untuk melihat templat yang tersedia.
2. Tag Semuanya
Cara lain Proyek Kerja Tim membuat segala sesuatunya teratur adalah dengan memberi Anda opsi untuk memberi label pada setiap aspek proyek. Teamwork baru-baru ini memperkenalkan fitur baru yang disebut Tag Tugas, yang diakses melalui ikon tag di ujung kanan setiap proyek dalam daftar. Ini memunculkan daftar tag yang tersedia dengan kode warna termasuk Disetujui, Ditolak, Ditagih, Untuk Ditinjau, atau Ditunda. Anda juga dapat menambahkan tag tugas khusus, label proyek dengan banyak tag, atau menggabungkan tag. Fitur ini juga mencakup pengaturan administratif untuk menetapkan apakah hanya administrator atau semua anggota tim yang dapat membuat tag.
Tugas bukan satu-satunya elemen proyek yang bisa Anda beri tanda. Platform ini juga mencakup opsi untuk menandai file, tautan, pesan, tonggak sejarah, buku catatan, atau proyek itu sendiri. Penandaan bekerja dengan cara yang sama: arahkan kursor ke file, tonggak, atau proyek yang diberikan, pilih ikon tag, dan pilih salah satu tag yang ada atau buat yang baru.
3. Diamkan Suara
Untuk proyek yang sangat sibuk, mungkin satu di mana banyak tim berinteraksi dan selalu ada banyak pesan dan pembaruan baru, pengguna mungkin ingin mematikan notifikasi untuk menyatakan gagang kotak masuk mereka. Untuk mematikan jenis pemberitahuan proyek tertentu, pilih Edit Perincian Saya di bawah profil Anda, dan di bawah Preferensi, matikan pengaturan untuk menerima email tugas lengkap, email pembaruan status, email "ditambahkan sebagai pengikut", dll. Anda juga dapat membungkam pemberitahuan untuk diri sendiri hanya pada proyek tertentu dengan masuk ke tab People pada proyek dan memilih ikon email di sebelah nama Anda. Ketika berubah menjadi merah, Anda tidak akan lagi menerima pemberitahuan untuk proyek itu.
Teamwork juga memperkenalkan fitur baru tahun lalu yang disebut Filter, yang dapat membantu decutter proyek, tugas, atau dasbor tonggak di samping pemberitahuan. Dengan mengetikkan kata kunci ke dalam bilah Filter di sisi kanan atas dasbor, tata letak kemudian akan diisi dengan hanya hasil yang mengandung kata kunci itu. Filter juga dapat mencari dengan tag tertentu, untuk melihat proyek pada tahap alur kerja tertentu, atau oleh pengguna tertentu untuk melacak beban kerja dan kemajuan anggota tim saat ini. Bilah Filter juga berfungsi untuk file, pesan, dan buku catatan.
4. Ambil Pintasan
Proyek Kerja Tim mencakup sejumlah pintasan keyboard bawaan untuk menghemat waktu pada tindakan umum. Beberapa yang paling bermanfaat adalah:
- Mengedit tugas saat ini mouse sedang melayang.
- Log cap waktu pada tugas saat ini mouse selesai.
- Mulai timer pada tugas saat ini.
- Dengan cepat melampirkan file ke tugas mouse selesai.
- Membuat pengingat untuk tugas dengan cepat.
- Menutup / membatalkan semua dialog terbuka.
- Buka bagan Gantt di tab tugas proyek.
- Memfokuskan kotak pencarian untuk input pencarian langsung.
- Buka menu "Tambah Cepat" di sisi kiri atas.
- Buka menu "Alihkan Proyek".
- Ada banyak cara pintas lainnya di basis pengetahuan Proyek Kerja Sama.
5. Dapatkan Help Desk Terlibat
Teamwork Projects terintegrasi dengan solusi desk desk Teamwork perusahaan, yang memungkinkan Anda untuk menambahkan tugas Desk ke dalam Proyek. Untuk mengaktifkan integrasi dari Teamwork Desk, masuk ke Pengaturan dari dasbor utama. Pilih Tambah Tugas untuk memilih proyek dan daftar tugas langsung dari Proyek Kerja Tim; maka akan muncul ditandai dengan ikon Meja Kerja Tim. Setelah diaktifkan, pengguna Teamwork dapat memanfaatkan fitur Desk seperti Smart Inbox untuk mengubah masalah pelanggan menjadi tiket, yang kemudian dapat diubah menjadi proyek dan diselesaikan dalam Proyek Teamwork.
6. Manfaatkan Aplikasi Seluler
Salah satu fokus pengembangan utama Teamwork Projects dalam dua tahun terakhir adalah aplikasi Android dan iOS. Hasilnya adalah pengalaman aplikasi yang cukup bagus mencakup Proyek Kerja Tim dan beberapa fitur Meja Kerja Tim dan Obrolan Kerja Tim. Aplikasi Android dan iOS berguna untuk memulai atau mencatat kemajuan pada komponen Proyek Kerja Tim utama, dan perusahaan baru-baru ini menerapkan tombol Tambah Cepat untuk aplikasi iOS untuk menambahkan tugas, acara, tonggak sejarah, menulis pesan, waktu log, atau mengunggah file. Anda juga dapat mengelola anggota tim dan status pada suatu proyek, dan memulai obrolan langsung di aplikasi dengan pengguna lain. Saat membuat tugas, Anda selalu dapat dengan cepat menetapkannya untuk diri sendiri dengan menggesek ke kanan. Namun, pastikan untuk mengonfigurasi notifikasi, baik di dalam aplikasi itu sendiri untuk proyek tertentu maupun dalam pengaturan ponsel cerdas Anda (untuk memastikan Anda hanya menerima notifikasi push yang Anda inginkan).
7. Perluasan dan Integrasi
Teamwork telah menambahkan banyak integrasi dan ekstensi yang berguna untuk meningkatkan kemampuan manajemen proyek di ponsel dan membuat hal-hal lebih sederhana di desktop. Ekstensi Mobile Share untuk aplikasi Android dan iOS dari Teamwork Projects memungkinkan pengguna berbagi gambar, file PDF, atau jenis file lainnya ke akun Teamwork Projects dengan gesekan sederhana dan unggahan cepat. Ada juga integrasi iPhone bernama Today, yang memberi pengguna kemampuan untuk mengatur tugas atau waktu dari tab Today di layar kunci iPhone.
Gunakan ekstensi peramban Google Chrome untuk menambahkan tugas, membuat proyek, mencatat waktu, dan beberapa opsi lainnya langsung dari peramban, tanpa mengharuskan pengguna membuka Proyek Kerja Tim. Tambahkan Proyek Kerja Sama Tim untuk Chrome dari Toko Web Chrome untuk menginstal ekstensi dan, setelah masuk, ekstensi membuka kotak pop-up untuk menambahkan proyek, tugas, dll. Saat membuat item baru, browser memungkinkan Anda mengatur pengguna, jenis pemberitahuan, dan seberapa tinggi prioritas untuk mengatur tugas yang diberikan. Teamwork juga menawarkan daftar panjang integrasi pihak ketiga lainnya, termasuk Xero dan Zendesk.
