Video: Cara Konsentrasi dan Fokus Pada Pekerjaan Agar Lebih Produktif (Oktober 2024)
Kesepakatan manajemen proyek dalam kekacauan yang terorganisir. Manajer proyek sering ditugaskan untuk mengoordinasikan banyak tim, melacak alur kerja, dan memastikan semua bagian yang bergerak berkomunikasi dan berkolaborasi dalam memberikan produk jadi yang diharapkan oleh eksekutif bisnis dan klien.
Pada saat yang sama, manajer proyek diharapkan menghasilkan solusi kreatif untuk menyelesaikan masalah yang rumit - semuanya masuk dalam anggaran. Untuk seorang manajer proyek yang menggunakan otak manusia normal tanpa ingatan yang eidetik dan daya ingat yang sempurna, menggunakan peta pikiran adalah cara yang bagus untuk memahami kesibukan informasi ini.
Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek online real-time masih merupakan cara terbaik untuk melacak semua bagian yang bergerak, tetapi menggunakan mind map berarti membiarkan manajer proyek memetakan ide inti sebuah proyek. Ia dapat melakukan ini untuk benar-benar berpikir tentang cara yang paling efisien untuk menyelesaikan proyek daripada sekadar memfasilitasi itu di sepanjang jalur tradisional.
Apa itu Peta Pikiran?
Peta pikiran adalah sarana visual untuk mengatur informasi, biasanya melalui diagram seperti Web. Mereka jauh dari konsep baru. Anda mungkin menggambar mereka di sekolah dasar dengan kertas berwarna dan krayon, dan konsep intinya tidak berubah. Apa yang Anda lakukan adalah memecah subjek atau ide untuk diri sendiri dengan cara yang hanya Anda yang tahu caranya. Peta pikiran dimulai dengan konsep atau ide utama di tengah dan bekerja keluar dari sana. Anda dapat menggunakan kombinasi kata, warna, gambar, dan simbol dan menghubungkannya dengan garis dan panah warna berbeda sesuai dengan bagaimana otak Anda memutuskan untuk meletakkannya. Tidak ada template peta pikiran universal.
Dalam bukunya tahun 1996, "The Mind Map Book: Cara Menggunakan Radiant Thinking untuk Memaksimalkan Potensi Otak Anda yang Belum Tersentuh, " co-penulis Tony Buzan menggambarkan peta pikiran sebagai sedang dibangun dengan cara yang penuh warna, seperti pohon. Pemetaan pikiran adalah yang paling mendalam ketika dilakukan di atas kertas atau papan tulis dengan pena atau spidol tetapi ada juga banyak perangkat lunak pemetaan pikiran yang baik tersedia.
Lifehacker melakukan survei pada tahun 2013 untuk mengetahui penawaran perangkat lunak pemetaan pikiran mana yang paling populer dan lima yang mereka miliki adalah Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode, dan XMind. Coggle dan Freemind gratis, MindNode dioptimalkan untuk seluler untuk iOS, dan Mindjet memiliki rangkaian aplikasi dan alat yang paling komprehensif, termasuk kemampuan manajemen proyek yang signifikan. Di masing-masing, Anda mencolokkan konsep, data, dan kata kunci proyek Anda, dan perangkat lunak menghasilkan peta pikiran yang dapat disesuaikan, dengan berbagai tingkat grafik minimalis atau jelas.
Eight Ways Mind Map Dapat Membantu Manajemen Proyek
Baik Anda menggunakan perangkat lunak atau mengubahnya menjadi analog, membuat peta pikiran adalah cara yang menyenangkan untuk mengeluarkan ide dari kepala (atau manajer proyek Anda) dan ke format yang lebih mudah diatur untuk mendorong inovasi bisnis. Berikut adalah delapan cara peta pikiran dapat digunakan untuk mengelola proyek.
1. Corat-coret profesional
Dalam sebuah rapat, ketika mata Anda mulai berkaca-kaca saat karyawan hadir dan kemudian mendiskusikan rencana untuk menyelesaikan fase tertentu dari suatu proyek, parit paragraf atau catatan berpoin untuk peta pikiran. Ini akan membantu Anda melacak ide-ide utama dan perkembangan diskusi, dan akan membuat pikiran Anda terlibat dalam detail-detail kecil dengan mengubahnya menjadi orang dewasa yang bisa diterima setara dengan mencorat-coret saat guru sedang mengajar.
2. Alat Presentasi
Ambil anggota proyek di dalam kepala Anda dengan menghadirkan peta pikiran, baik di papan tulis atau dengan melemparkan peta yang dihasilkan perangkat lunak di layar. Ini akan membuat tim Anda memikirkan pertanyaan terkait proyek dengan cara berpikir bebas yang sama, dan alat presentasi seperti Prezi siap pakai untuk menghadirkan konsep yang dipetakan dengan pikiran untuk hidup dengan animasi dan grafik.
3. Sesi Brainstorming
Setelah mencoba peta pikiran sebagai alat pencatat pribadi dan memperkenalkan metode ini ke tim proyek, salah satu manfaat utamanya adalah membantu membuat tim berpikir di luar kotak. Misalnya, jika pelanggan mengajukan permintaan baru kepada Anda dan, sebagai manajer, Anda mengalami kesulitan mencari tahu bagaimana mengintegrasikan permintaan ke dalam produk jadi, menempatkan tim di ruangan dengan peta pikiran, papan tulis, dan spidol. membuat jalan yang lebih terbuka dan kolaboratif menuju solusi.
4. Delegasi Tugas
Dedikasikan seluruh peta pikiran atau hanya beberapa cabang dari satu untuk mewakili anggota tim mana yang bertanggung jawab untuk apa dalam suatu proyek, siapa yang melapor kepada siapa, proyeksi yang jelas tentang alur kerja proyek, dan siapa yang perlu dimasukkan dalam berbagai tahap proses.
5. Repositori Master Idea
Sesi brainstorming sering menghasilkan ide tangensial yang berguna, sehingga tim harus menyimpan peta pemikiran yang berjalan yang mungkin berguna untuk proyek yang akan datang.
6. Simbol Singkatan
Salah satu keuntungan terbesar dari menggunakan peta pikiran adalah dapat digunakan untuk membuat dan melestarikan kosakata visual dari berbagai gambar dan simbol yang mewakili berbagai keadaan kemajuan proyek, departemen tertentu, atau komponen lain dalam manajemen proyek.
7. Alur Kerja yang Hidup
Peta pikiran adalah representasi visual dari suatu proyek dan semua bagian yang bergerak, sehingga menciptakan kemajuan tujuan secara kronologis, lengkap dengan tonggak dan tahapan yang berbeda, adalah cara yang bagus untuk menjaga agar seluruh tim tetap mengikuti perkembangan proyek.
8. Mengintegrasikan Solusi Anda
Jika Anda bisa membuat tim bisnis kecil menengah Anda (SMB) atau departemen Anda dalam organisasi perusahaan yang lebih besar dengan pemetaan pikiran, lihat apakah perangkat lunak manajemen proyek perusahaan Anda berisi fungsionalitas yang menyerupai pemetaan pikiran atau jika dapat diintegrasikan dengan solusi pemetaan pikiran. Mengimpor tugas proyek, tim, status, dan sumber daya lainnya dan data perencanaan langsung ke peta pikiran adalah cara yang baik untuk secara visual mewakili kemajuan dan produktivitas bagi seluruh tim. Kemudian biarkan setiap anggota menyesuaikan peta pikiran mereka sendiri dari sana untuk menumbuhkan pemikiran kreatif dari dalam solusi manajemen proyek Anda yang ada.
