Ulasan & peringkat bisnis Dropbox

Berbagi Dokumen dan Kolaborasi

Pengguna dapat berbagi dokumen dengan beberapa cara berbeda. Pertama, setiap file yang Anda tempatkan di folder tim akan secara otomatis tersedia untuk semua orang di akun Standar yang sama. Kedua, Anda dapat membagikan folder atau tautan dokumen, seperti yang Anda bisa dengan Google Drive, yang dapat Anda setel sebagai publik (siapa saja yang memiliki tautan dapat mengakses) atau Anda dapat membatasi dengan beberapa cara. Jika Anda tidak ingin file atau folder untuk publik, maka Anda dapat melindunginya dengan kata sandi, batasi hanya untuk anggota tim, dan / atau tetapkan tanggal kedaluwarsa. Anda juga dapat mengatur izin pengeditan untuk folder dan file.

Anda tidak dapat mengedit dokumen di dalam Dropbox; ketika Anda mengklik tombol Buka pada file, Anda dialihkan ke Microsoft Office 365 online di mana Anda harus menyiapkan akun Perusahaan atau masuk ke yang sudah ada. Ini tidak ideal terutama karena Box (untuk Bisnis) termasuk akses gratis ke aplikasi Office online Microsoft. (Akun Dropbox Basic dan Pro juga termasuk akses gratis.)

Atau, Anda dapat mendaftar ke Dropbox Paper, yang dalam versi beta tetapi terbuka untuk semua pengguna Dropbox. Dengan Dropbox Paper, Anda dapat membuat dan mengedit dokumen, berkomentar, dan menetapkan tugas terkait. Setelah Anda menautkan akun Standar Anda dengan Dropbox Paper, Anda dapat mengakses dokumen Dropbox Paper Anda dari dasbor Dropbox Anda. Anda dapat memasukkan dokumen Dropbox ke dalam dokumen Dropbox Paper tetapi tidak dapat diedit. Jika Anda ingin berkolaborasi dalam dokumen, sebaiknya Anda membuatnya di Dropbox Paper.

Kurangnya kemampuan mengedit dokumen yang sebenarnya tidak sebanding dengan Google Drive for Work, yang memiliki pengeditan online dan melacak perubahan. Sistem DM lainnya seperti Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online, dan Zoho Docs Standard juga menawarkan fungsi tersebut.

Jika Anda mengunduh aplikasi desktop Dropbox, maka Anda dapat menggunakan fitur yang disebut Dropbox Badge, yang memperluas beberapa fitur Dropbox ke file Microsoft Excel, PowerPoint, dan Word. Lencana muncul di salah satu dokumen yang disimpan di Dropbox Anda, sehingga Anda dapat melihat siapa yang melihat atau mengedit file, menambahkan komentar, berbagi file, dan melihat riwayat file. Dropbox juga merekomendasikan penggunaan aplikasi desktop untuk mengunggah seluruh folder dan file besar karena pengunggah situs web memiliki batas 10GB.

File apa pun yang Anda tandai sebagai favorit juga akan tersedia secara offline, meskipun Anda harus melakukannya satu per satu, sama seperti yang Anda lakukan di Citrix ShareFile. Ini adalah fitur yang bagus, meskipun Evernote for Business dan Google Drive for Work memungkinkan Anda mengakses semua file Anda secara offline.

Selain aplikasi desktop, Dropbox juga memiliki aplikasi seluler untuk Android dan iOS. Dropbox Business baru-baru ini menambahkan beberapa fitur seluler baru di iOS yang memungkinkan pengguna melihat aktivitas file dan umpan balik tim dalam pratinjau file. Perusahaan berencana untuk segera menambahkan fitur-fitur ini di Android. Semua aplikasi seluler ini disinkronkan dengan akun online Anda. Aplikasi seluler memungkinkan Anda membuat file dan folder dan membaginya. Ini juga mencakup kemampuan seluler penting lainnya, yaitu pemindaian dokumen menggunakan ponsel Anda, baik dari rol kamera yang ada atau dengan mengambil foto dan mengubahnya menjadi dokumen. Dropbox melakukan pekerjaan yang baik untuk menguraikan dokumen apa pun yang Anda coba pindai, baik sekecil kartu nama atau halaman berukuran penuh. Ini meluruskan gambar (bahkan dalam kasus tanda terima yang agak kusut yang kami berikan selama pengujian), dan memungkinkan Anda untuk menangkap hingga 10 halaman sekaligus, yang dapat Anda simpan ke folder Dropbox apa pun sebagai PDF atau file PNG. Seperti halnya dokumen lain di sistem Dropbox, Anda dapat menambahkan komentar atau @mention seseorang untuk memberi tahu dia bahwa dia harus melihatnya.

Dropbox Business sangat baik dalam hal berbagi atau mencatat dokumen dengan cara ini selama Anda masih bekerja dengan aplikasi seluler. Anda dapat menambahkan tanda tangan ke dokumen jika Anda menginstal Adobe Acrobat atau Anda dapat melakukannya langsung dari aplikasi. Anda juga dapat membuat anotasi gambar dengan tanggal atau teks khusus.

Satu-satunya rindu adalah dengan teks bantuan, yang hanya memiliki sedikit menyebutkan tentang bagaimana melakukan pengenalan teks, dan entri itu sebagian besar informasi yang tidak berguna. Kami bahkan menghubungi dukungan teknis untuk informasi lebih lanjut (tanpa memberi tahu mereka bahwa kami tekan), dan mereka hanya meminta informasi lebih lanjut dan kemudian tidak pernah menjawab setelah kami memberikannya kepada mereka. Alasan untuk kueri adalah bahwa aplikasi seluler memiliki bidang pencarian yang menyiratkan bahwa Anda dapat melakukan pencarian teks pada dokumen yang dipindai yang Anda simpan dalam PDF. Namun, mencari kata "cokelat" pada dokumen dua halaman yang secara spesifik berkaitan dengan cokelat menghasilkan hasil nol. Sejauh yang kami tahu, pengguna harus mempertimbangkan fitur pemindaian seluler lebih sebagai mekanisme pengambilan gambar daripada alat untuk pengenalan karakter optik (OCR). Jika setumpuk dokumen besar yang membutuhkan OCR ada di masa depan Anda, maka Anda akan lebih baik dengan salah satu pemenang Pilihan Editor dalam pengumpulan aplikasi pemindaian seluler kami, Abbyy FineScanner atau Evernote Scannable.

Kemampuan lain juga kacau, seperti berbagi. Anda dapat mengirim email dokumen yang dipindai ke seseorang atau membuat tautan yang dapat Anda bagikan di hampir semua hal, tetapi Anda akan menghabiskan beberapa menit dengan frustasi menemukan fitur-fitur ini di antarmuka. Namun, begitu Anda menemukannya, pemindaian seluler Dropbox adalah alat yang cukup layak, meskipun OCR penuh akan menjadi tambahan yang banyak dicari di versi mendatang.

Integrasi dan Keamanan

Dropbox telah berada di permainan penyimpanan cloud untuk waktu yang lama dan memiliki kehadiran API yang signifikan untuk integrasi khusus. Bahkan, dukungan Dropbox telah ada di mana-mana di antara beberapa aplikasi paling populer dari perusahaan seperti Adobe, Microsoft, Salesforce, dan Slack. Ini juga salah satu API yang paling mudah diakses, mendukung berbagai macam bahasa pemrograman yang dapat didekati. Ini diterjemahkan langsung untuk memenuhi persyaratan bisnis di masa depan selain proses dan kebutuhan kolaborasi saat ini. Selain itu, Platform Dropbox DBX menawarkan integrasi dengan beberapa alat dan menyediakan lokasi pusat untuk menghubungkan konten, perangkat, dan aplikasi.

Di sisi keamanan data, Dropbox mempertahankan sertifikasi ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, dan ISO 22301. Ia juga memelihara jaminan SOC1, SOC2, dan SOC3. Kepatuhan Asuransi Portabilitas dan Akuntabilitas Hukum (HIPAA) tidak aktif secara default dan mensyaratkan Perjanjian Rekanan Bisnis (BAA) dengan organisasi Anda sebelum mematuhinya. Log audit aktivitas juga tersedia untuk administrator, yang dapat membantu menjaga kepatuhan Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox memuji keberhasilan regulasi ini dan mengaitkannya dengan investasi di pusat data berpemilik. Tidak seperti Jungle Disk, misalnya, yang hanya menawarkan solusi perangkat lunaknya di atas infrastruktur penyimpanan Amazon Web Services (AWS) atau Rackspace Managed Cloud, Dropbox telah berinvestasi di pusat data sendiri. Itu memberinya kontrol lebih langsung terhadap keamanan data dan potensi masalah kepatuhan regulasi dibandingkan pesaing yang menyerahkannya kepada pihak ketiga.

Dropbox belum menghasilkan fitur manajemen kunci enkripsi pengguna sehingga semua kunci berada di bawah kendali Dropbox. Namun, mereka memiliki kontrol yang sangat ketat pada data apa yang tersedia untuk teknisi untuk tujuan pemecahan masalah dan hanya ketika itu benar-benar diperlukan. Ini bukan privasi lengkap tetapi mereka telah bekerja keras untuk memastikan bahwa kepercayaan mereka diperoleh. Meskipun ini mungkin tidak cukup untuk memenuhi syarat untuk FedRAMP, kemungkinan besar cukup baik untuk banyak kasus.

Dropbox juga mendukung beberapa strategi dua faktor dan otentikasi multifaktor (MFA) yang mencakup penggunaan pesan teks SMS yang mengirimkan kode terpisah ke perangkat seluler pengguna, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA, atau Windows Authenticator. Dropbox sangat menyarankan agar pengguna memanfaatkan fitur ini karena mereka menambahkan lapisan keamanan yang bagus di sekitar data sensitif.

Hampir One-Stop Shop

Dropbox menawarkan banyak bantuan jika Anda mengalami masalah, termasuk panduan PDF, dukungan mandiri, pusat bantuan yang dapat dicari dan dukungan melalui live chat, email, dan telepon (hari kerja, 8 pagi hingga 8 malam ET). Untuk dukungan telepon, Anda harus membuat kode pin, yang dapat Anda lakukan langsung dari halaman bantuan utama.

Dengan antarmuka pengguna yang sederhana (UI), penyimpanan tanpa batas dan pengambilan file, dan izin pengguna yang luas, Dropbox Business membantu tim Anda berkolaborasi secara lebih efisien. Faktanya, Dropbox membanggakan bahwa 300.000 tim menggunakan Dropbox Business. Untuk mengedit file online, Anda harus mendapatkan akun Microsoft 365 yang terpisah, yang dapat meningkatkan biaya, atau menggunakan Dropbox Paper, yang tidak sepenuhnya terintegrasi. Untuk perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, lihat Pilihan Editor Pilihan Zoho Docs. Tetapi untuk solusi penyimpanan awan kelas bisnis dan berbagi file serba guna, Dropbox Business adalah solusi yang sangat baik dan sepenuhnya layak untuk penunjukan Pilihan Editor PCMag.