Terorganisir: 5 langkah untuk hari kerja yang lebih produktif

Anda mungkin tahu Anda bisa memanfaatkan waktu Anda di tempat kerja dengan lebih baik. Tetapi bagaimana Anda melakukannya?

Ada beberapa trik untuk menjadi lebih produktif, dan lima langkah yang diuraikan di bawah ini akan menjelaskan cara menuju ke sana.

Ini tidak mudah. Untuk benar-benar menjadi orang yang lebih produktif, Anda harus memupuk kebiasaan, daripada mengandalkan perbaikan cepat. Tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu diri Anda mengambil kebiasaan baru itu. Anda juga akan menemukan banyak aplikasi seluler, program perangkat lunak, dan layanan teknologi yang dapat membantu memandu Anda menuju hari kerja yang lebih produktif.

1	Petakan Siklus Produktivitas Anda

Hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja adalah pertama-tama mengenal siklus produktivitas Anda. Setiap orang memiliki waktu di siang hari ketika mereka dapat fokus, dan di waktu lain ketika perhatian mereka berkurang. Meskipun setiap orang memiliki waktu terbaiknya sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan, "bagi kebanyakan orang, jam paling produktif adalah yang pertama dalam sehari - bukan ketika Anda pertama kali bangun, tetapi relatif lebih awal, " kata Dan Ariely, ekonom perilaku dan profesor di Duke Universitas. Ariely memiliki minat dalam mencari tahu bagaimana menggunakan aplikasi seluler untuk peningkatan diri pribadi. "Misalnya, " tambahnya, "melakukan email di pagi hari biasanya sia-sia karena menit di pagi hari lebih berharga." Tidak semua menit dibuat sama.

Mencari tahu periode produktivitas Anda tinggi dan rendah, atau kapasitas tinggi dan rendah, seperti Ariely lebih suka menyebutnya, adalah langkah pertama dalam memanfaatkan menit-menit berharga yang singkat itu.

Sementara banyak orang mengira mereka tahu di waktu mana mereka berada pada kondisi terbaik dan terburuknya, tidak ada salahnya untuk memeriksanya. Sejauh ini, RescueTime adalah alat terbaik yang saya temukan untuk mengetahui siklus produktivitas Anda. RescueTime adalah aplikasi desktop kecil yang merekam program mana yang Anda gunakan dan situs apa yang Anda kunjungi sepanjang hari, dan untuk berapa lama. Ini mengklasifikasikan aplikasi dan situs yang berbeda (sangat produktif, produktif, netral, mengganggu, atau sangat mengganggu) dan menghasilkan laporan tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Misalnya, situs jejaring sosial "sangat mengganggu" secara default. (Anda dapat mengklasifikasi ulang situs dan program apa pun jika defaultnya tidak akurat untuk Anda.) Anda juga dapat memberi tahu banyak tentang siklus produktivitas Anda dengan menonton seberapa sering Anda berganti tugas.

Saya sarankan menggunakan RescueTime setidaknya selama seminggu sebelum menganalisis laporan Anda. Cobalah untuk menggunakannya tanpa mengubah perilaku normal Anda. Intinya bukan menjadi karyawan teladan selama seminggu. Ini untuk mencari tahu kapan momen alami Anda untuk kapasitas tinggi dan rendah.

Ketika Anda memiliki beberapa data, lihatlah saat ketika Anda menghabiskan banyak waktu (40 menit atau lebih) untuk satu tugas yang sangat produktif. Sekarang perhatikan saat-saat ketika Anda kurang produktif, beralih dengan cepat di antara tugas yang berbeda atau menghabiskan waktu yang lama untuk gangguan.

Misalnya, saya paling fokus antara kira-kira jam 9 pagi dan 11 pagi. Kemudian produktivitas saya menurun. Saya biasanya sangat terganggu saat makan siang. Kadang-kadang, tetapi tidak selalu, saya memiliki periode produktivitas yang kuat di sore hari, tetapi itu tidak dapat diandalkan.

Langkah selanjutnya adalah mengetahui apa yang harus dilakukan dengan informasi itu.

2	Ubah Rutin Anda

Setelah Anda mengetahui siklus produktivitas Anda, Anda harus mengubah rutinitas Anda agar sesuai dengannya.

Misalnya, mulailah menjadwalkan rapat untuk saat-saat ketika Anda memiliki fokus yang lebih rendah. Rapat jarang mengharuskan kita untuk menjadi yang terbaik. Jadi, misalnya, biasakan untuk tidak pernah melakukan pertemuan pagi jika pagi hari adalah waktu produktif Anda.

Sebaliknya, selesaikan tugas Anda yang paling penting dan fokus tinggi pada saat-saat ketika pikiran Anda dalam kondisi terbaik. Seringkali, kita tidak menjadwalkan pekerjaan kita yang paling penting. Kami hanya mencapai itu ketika kami bisa. Tidak apa-apa, selama Anda membiasakan diri melakukannya pada saat-saat ketika Anda benar-benar bisa fokus.

Melihat sebagian besar orang dapat melakukan tugas-tugas fokus tinggi sebelumnya, biasakan meluncurkan hanya program yang Anda gunakan untuk tugas-tugas ini selama jam produktivitas puncak Anda. Misalnya, jika email tidak terlalu produktif untuk Anda, jangan buka. Hanya saja, jangan meluncurkan program. Jika Anda benar-benar perlu memeriksa email Anda, melirik melalui kotak masuk Anda di ponsel atau tablet Anda, dan kemudian menyimpannya sehingga Anda dapat kembali ke tugas-tugas yang benar-benar membutuhkan perhatian Anda.

Bagaimana jika banyak pekerjaan dengan produktivitas tinggi Anda terjadi di browser, tetapi pemboros waktu terbesar Anda juga ada di sana? Ada beberapa trik untuk meminimalkan gangguan seperti ini. Sebagai permulaan, Anda bisa menempatkan tab aktif ke mode layar penuh. Itu akan membantu Anda tetap dengan tugas yang ada. Anda juga dapat memasang plug-in dan ekstensi browser yang mengunci Anda dari situs web yang Anda tentukan. Favorit saya disebut StayFocusd untuk Chrome. Anda dapat menemukan lebih banyak rekomendasi di artikel saya tentang cara tetap fokus.

3	Tinjau Hari Anda, Setiap Hari

Perubahan lain yang dilakukan pada rutinitas Anda: Biasakan untuk selalu meninjau hari Anda sebelum dimulai. Lihat kalender dan daftar tugas Anda terlebih dahulu sehingga Anda tidak akan ketahuan karena rapat jam 3 sore yang Anda jadwalkan dua minggu lalu. Baik itu sambil minum kopi pertama atau saat bepergian, memiliki momen tunggal (dan itu harus menjadi momen yang sama setiap hari untuk menjadikannya kebiasaan) untuk meninjau rencana Anda sepanjang hari benar-benar membuat perbedaan.

Menciptakan kebiasaan baru meninjau hari Anda setiap hari lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Salah satu aplikasi seluler yang dapat mengingatkan Anda adalah Any.Do, yang memiliki fitur yang disebut Moment AnyDo. Momen AnyDo memainkan nada yang menyenangkan dan mendorong pemberitahuan pada waktu yang sama setiap hari kerja memberi tahu Anda saatnya untuk meninjau hari Anda. Aplikasi kemudian mencantumkan semua yang ada di kalender dan daftar yang harus dilakukan dan menanyakan apakah Anda ingin menyimpannya sesuai jadwal atau memindahkannya ke hari lain.

4	Jadwal Istirahat

Istirahatlah. Dan bukan hanya satu istirahat untuk makan siang. Pikiran Anda perlu menyegarkan dirinya sendiri jika Anda akan menjadi orang yang paling produktif.

Saya penggemar berat pelacak aktivitas untuk kebugaran, dan satu fitur di beberapa dari mereka yang saya sukai adalah alarm diam. Anda dapat mengatur alarm yang menyebabkan band kebugaran Anda bergetar pada waktu tertentu, secara diam-diam. Saya suka mengaturnya agar jam 4 sore, ketika saya tahu saya harus istirahat apakah saya pikir saya membutuhkannya atau tidak. Bahkan hanya keluar dari kursi saya untuk berjalan ke dapur dan mencuci cangkir kopi saya sudah cukup untuk mengalihkan pandangan saya dari layar komputer sebentar.

Beberapa pelacak aktivitas juga memiliki peringatan siaga. Alarm ini menyebabkan pelacak bergetar jika Anda telah duduk diam untuk jangka waktu tertentu, biasanya satu jam. Mereka dirancang untuk mengingatkan Anda untuk bangkit dan bergerak, tetapi saya pikir mereka sama berharganya sebagai pengingat untuk berhenti bekerja selama dua menit dan beristirahat. Anda mungkin juga ingin menginstal aplikasi istirahat, program ringan yang mengingatkan Anda untuk beristirahat dan bahkan dapat mengunci Anda dari komputer untuk waktu yang singkat untuk memaksa masalah ini. Favorit kami adalah aplikasi Mac bernama TimeOut Free.

Satu lagi yang bagus untuk Windows, Mac, dan browser disebut Focus Booster.

5	Menyusun Tugas Akhir Hari

Bayangkan hari Anda berjalan hanya dengan berenang. Lalu pukul 4:40 sore hits. Anda berusaha tetap sibuk. Rasanya seperti keabadian berlalu! Lalu Anda melirik jam lagi, dan… ini 16:42

Seberapa sering Anda membuang-buang 20 menit terakhir di akhir hari? Berapa jam yang sama dengan satu bulan? Berapa banyak waktu yang Anda habiskan di situs jejaring sosial atau mengirim SMS ke teman-teman Anda?

Hentikan kebiasaan itu dengan mengantre beberapa tugas akhir hari. Cobalah membuatnya menjadi sesuatu yang Anda sukai, tetapi itu mungkin dianggap pekerjaan yang sibuk. Beberapa contoh termasuk:

• pengarsipan kertas
• menindaklanjuti email lama
• membuang cache komputer Anda
• menghapus riwayat browser Anda
• membalas panggilan telepon
• menyeka debu dan remah-remah dari meja, keyboard, dan monitor Anda.

Jika Anda memiliki daftar opsi singkat sebelumnya untuk tugas-tugas yang dapat Anda lakukan di akhir hari, Anda kemungkinan besar akan melakukan salah satunya. Buat catatan di kalender Anda, atau bahkan tinggalkan catatan tempel di dekat meja Anda dengan beberapa ide untuk dijadikan pengingat. Datang jam 4:45 sore pada hari Jumat, mata Anda mungkin akan melihat mereka. Sumber daya tambahan