Google drive untuk ulasan & peringkat kerja

Google Drive for Work dimulai dari $ 5 per pengguna per bulan untuk paket Dasarnya dan merupakan opsi yang kuat untuk pelanggan bisnis kecil dan menengah (SMB) yang mencari solusi penyimpanan cloud bisnis atau alat manajemen dokumen berfitur lengkap. Di sisi layanan penyimpanan, Google Drive for Work memiliki set fitur yang sangat baik tetapi dorongan yang kuat, kadang-kadang tidak dapat dihindari, ke Google G Suite akan menambah beberapa beban yang tidak perlu untuk organisasi tertentu, sehingga mendapatkan peringkat sedikit di belakang pemenang Pilihan Editor Dropbox Business dan Bisnis Egnyte.

Anda dapat mencobanya secara gratis melalui uji coba 30 hari tanpa kartu kredit. Setelah periode uji coba berakhir, ada dua paket yang dapat Anda pilih: G Suite Basic dan G Suite Business. G Suite Basic memberi Anda 30 GB penyimpanan, kalender terintegrasi, alamat email bisnis, dan admin dasar dan kontrol keamanan. G Suite Business ($ 10 per pengguna per bulan) memberi Anda segalanya yang dilakukan oleh rencana Dasar dan menambahkan kontrol admin canggih, pengarsipan aman untuk dokumen bisnis penting, dan penyimpanan tidak terbatas (atau 1 TB per pengguna jika Anda memiliki kurang dari lima pengguna). Paket Basic dan Business memberi Anda email 24/7 dan dukungan telepon. Google Drive for Work adalah alat yang luar biasa untuk kolaborasi dan pengeditan dokumen.

Di sisi manajemen dokumen, produk juga bekerja dengan baik tetapi jika Anda memerlukan manajemen tugas dan alur kerja, maka Pilihan Editor kami Pilihan Zoho Docs adalah pilihan yang lebih baik.

Memulai Dengan Google Drive

Untuk mendaftar, Anda harus memberikan informasi kontak, nama bisnis Anda, jumlah karyawan Anda, dan pilih nama domain Anda. Jika Anda tidak memilikinya, maka Anda dapat membeli domain melalui Google atau layanan hosting web lainnya. Terakhir, Anda mengatur kata sandi dan kemudian membuktikan bahwa Anda bukan robot dengan mengidentifikasi serangkaian gambar. Sebelum melangkah lebih jauh, Anda harus memverifikasi domain Anda, yang dapat Anda lakukan dengan berbagai cara, termasuk menambahkan beberapa kode HTML ke situs web Anda dan mengunggah file teks ke layanan hosting Anda. Kami mencoba beberapa metode berbeda dan hanya berhasil dengan opsi HTML. Berita baiknya adalah, jika Anda tidak berhasil, maka Anda (menjadi admin akun) dapat mencapai dukungan Google melalui telepon, email, atau obrolan.

Antarmuka pengguna Google Drive for Work (UI) sederhana. Sebagai admin, Anda memiliki dasbor Anda sendiri di mana Anda dapat mengatur profil perusahaan, melihat laporan penggunaan, mengelola perangkat, memilih aplikasi Google mana yang akan digunakan perusahaan Anda, mengatur jaringan, dan menambah dan mengelola pengguna. Anda juga dapat memigrasikan data email, kontak, dan kalender ke akun Anda.

Google Drive untuk Bisnis terlihat seperti Google Drive. Satu perbedaannya adalah, pertama kali Anda masuk, Anda diberi tahu kenyataan bahwa Anda memiliki penyimpanan tanpa batas, tidak seperti produk konsumen yang membatasi Anda hingga 15 GB. Namun, Anda dapat meningkatkan ke 100 GB ($ 1, 99 per bulan) atau 1 TB ($ 9, 99 per bulan).

Berbagi Dokumen dan Kolaborasi

Berbagi berfungsi dengan cara yang sama seperti di Google Drive yang menghadap konsumen. Anda dapat berbagi file satu per satu atau seluruh folder sekaligus. Anda dapat mengedit file Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, dan Microsoft Word tanpa mengonversinya. Ini merupakan peningkatan yang bagus, meskipun Anda hanya dapat mengomentari file Google. Untuk setiap folder dan file, Anda dapat mengubah pengaturan berbagi, baik membuatnya publik, terlihat oleh pengguna tertentu, atau kepada siapa saja yang memiliki tautan. Tidak ada cara yang jelas untuk berbagi file dan folder baru. Karena itu, taruhan terbaik Anda adalah membuat satu folder untuk menampung semua file dan subfolder yang ingin Anda bagikan. Jika Anda memiliki banyak karyawan, maka Anda dapat membuat grup untuk mempermudah berbagi. Bahkan, Anda harus membuat grup atau Anda harus mengingat alamat email semua orang dan berisiko meninggalkan seseorang.

Anda dapat mengundang pengguna untuk membuat akun atau menambah pengguna, dalam hal ini Anda akan menetapkan mereka kata sandi sementara. Anda juga dapat menambahkan pengguna secara massal dengan mengunggah file CSV. Dari konsol admin, Anda dapat mengatur ulang kata sandi pengguna dan mengganti nama, menghapus, atau menangguhkan pengguna. Saat Anda mengundang pengguna baru, mereka menerima alamat email dengan domain Anda. Semua pengguna dapat mengakses drive mereka, yang menampung file-file mereka dan folder yang disebut "Dibagikan dengan Saya, " yang cukup jelas. Anda juga dapat melihat file yang baru dibuka dan file yang berkilau bintangnya (yang telah Anda tandai sebagai favorit).

Jika Anda adalah pengguna Google Drive yang sering, maka Anda mungkin memperhatikan bahwa Anda tidak selalu memiliki kendali penuh atas dokumen dan folder yang telah dibagikan dengan Anda. Google telah menghaluskan kerutan ini dan sekarang pengguna dapat memindahkan file bersama ke folder berbeda dan menambahkan file ke folder bersama. Sebelumnya, kami sering mengalami kesulitan menemukan file bersama karena mereka tidak mengatur cara kami menyukainya.

Selain Google Drive, Google App for Work termasuk email, kalender, dan perangkat lunak Google lainnya. Namun, Google saat ini tidak memiliki alat manajemen proyek atau cara untuk mengelola tugas sebagai tim. Untuk itu, Anda lebih baik melihat Zoho Docs Standard, Pilihan Editor kami dalam manajemen dokumen dan rekannya Proyek Zoho, yang juga mendapatkan Pilihan Editor kami.

Google Drive for Work memiliki aplikasi untuk Android dan iOS, tempat Anda dapat melihat, mengedit, dan berbagi file seperti yang Anda lakukan di komputer. Pemilik akun juga dapat mengunduh aplikasi Google Admin untuk Android dan iOS. Pengguna Android sekarang dapat memanfaatkan add-on untuk Documents dan Spreadsheet, seperti DocuSign untuk tanda tangan elektronik dan Scanbot untuk pemindaian seluler. Selain itu, untuk pemilik Google Pixel, ada opsi cadangan yang patut dicermati.

Namun, Google Drive for Work juga memiliki pemindaian dokumen ke dalam versi selulernya. Dengan menggunakan telepon Anda, Anda dapat memindai foto dan kemudian menafsirkan teks dengan menggunakan optical character recognition (OCR). Kemampuan ini juga berfungsi pada semua file PDF yang mungkin Anda simpan di Google Drive. Secara keseluruhan, fungsi pemindaian ini juga memiliki UI yang nyaman dan tidak mengintimidasi. Memindai gambar semudah memilih "gunakan kamera" dalam dialog "tambahkan dokumen baru".

Namun, sementara Google memuji OCR sebagai terintegrasi dengan kemampuan pemindaian ini, pengujian kami tidak menghasilkan hasil yang sangat akurat. Pencarian teks diturunkan ke file PDF dan, jika Anda membuka PDF post-OCR, maka itu dapat menampilkan beberapa teks yang cukup kasar. Misalnya, kami tidak ingin mencoba memasak dari upaya tebakan terbaik ini:

Anda tidak dapat memberi tahu aplikasi Google Drive seluler untuk menyimpan resep ini sebagai file PDF atau bahkan mengubahnya menjadi yang lebih baru menggunakan UI web. Anda mungkin dapat menemukan pengaya pihak ketiga yang akan melakukannya di Chrome, tetapi kami hanya menguji kemampuan aplikasi seluler untuk ulasan ini. Secara realistis, pikirkan fitur pemindaian seluler di Google Drive sebagai cara untuk mengimpor gambar daripada melakukan operasi OCR, terutama pada tumpukan dokumen yang besar. Jika itu adalah misi Anda, maka lebih baik Anda menggunakan salah satu dari pemenang pemilihan aplikasi pemindaian aplikasi kami Abbyy FineScanner atau Evernote Scannable.

Saat Anda membutuhkan bantuan, Anda dapat mengakses basis pengetahuan menyeluruh dan forum komunitas Google. Karena Google menawarkan perangkat lunak konsumen dan bisnis dengan nama yang sama, kadang-kadang sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Admin juga bisa mendapatkan dukungan 24/7 melalui telepon, email, atau obrolan.

Keamanan dan Integrasi

Google Drive mengikuti pedoman industri dalam hal keamanan, yang berarti sesuai dengan ISO 27001, SOC2, dan SOC3. Selain itu, Google akan menandatangani perjanjian kepatuhan Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas (HIPAA), yang merupakan persyaratan minimum untuk menggunakan produk penyimpanan cloud apa pun di industri perawatan kesehatan. Data dienkripsi dengan diam-diam dengan Standar Enkripsi Lanjutan (AES) 256-bit yang berkelas militer, dan informasi yang ditransfer ke dan dari Google selalu dilindungi dengan Secure Socket Layer (SSL). Satu-satunya downside adalah bahwa tidak ada mekanisme saat ini untuk kunci enkripsi yang dikelola pelanggan. Google Drive juga menawarkan dukungan penuh untuk otentikasi multifaktor (MFA) untuk mencegah penyerang keluar. Dikombinasikan dengan solusi pengauditan file yang sangat baik, mudah untuk merasa aman dengan produk ini.

Semua teknologi Google dibangun di atas serangkaian sendiri pemrograman pemrograman aplikasi (API). Google Drive tidak terkecuali untuk ini. Penyinkronan kata sandi Active Directory (AD) tersedia untuk pengguna perusahaan melalui Sinkronisasi Sandi G Suite (GSPS) untuk membuat mengelola akun G Suite sedikit lebih mudah. Ini bukan integrasi langsung dengan manajemen akun penuh tetapi berfungsi dengan cukup baik. Ada juga berbagai macam konektor aplikasi pihak ketiga yang tersedia bagi mereka yang membutuhkannya. Untuk organisasi yang membutuhkan lebih banyak, Anda dapat mengakses API publik setelah proses pendaftaran singkat, dan kemudian meminta pengembang Anda menggunakannya untuk lebih mengintegrasikan dan menyesuaikan pengalaman Google Drive for Work Anda.

Berbagi Dokumen Teladan dan Akses Offline

Secara keseluruhan, Google Drive for Work menyediakan solusi kolaborasi dan penyimpanan data yang komprehensif di atas platform aplikasi G Suite yang sudah aman dan berkinerja tinggi. Bagian terbaik dari Google Drive for Work adalah alat pengeditan dan berbagi serta akses luring yang tidak terkekang, yang bagus untuk mereka yang perlu bekerja di jalan saat koneksi internet tidak dapat diandalkan. Sangat bagus juga bahwa, tidak seperti kebanyakan produk Google lainnya, admin dapat mengakses dukungan langsung melalui telepon, email, dan obrolan daripada mengandalkan artikel dan forum Bantuan. Semua komponen G Suite berkualitas tinggi dan dapat diakses, jadi ini merupakan opsi yang menarik bagi pelanggan di pasar untuk platform produktivitas baru selain manajemen dokumen atau penyimpanan cloud. Dan bagi mereka yang sudah menggunakan aplikasi Google G Suite, ini benar-benar cerdas.

Namun, menggunakannya untuk keuntungan penuhnya memerlukan pembelian ke setidaknya sebagian besar tumpukan produk Google, yang tidak cocok untuk setiap bisnis karena banyak yang telah distandarisasi pada solusi lain untuk masalah-masalah tersebut dan tidak perlu bermigrasi. Jadi, jika Anda hanya mencari solusi manajemen dokumen khusus atau platform penyimpanan cloud bisnis sederhana, maka Google Drive for Work dapat kesulitan bersaing dengan Pilihan Editor, Zoho Docs Standard atau Dropbox Business dan Egnyte Business, masing-masing, bahkan dengan daya tariknya yang menarik. harga dan set fitur.