Video: Saat Dua Tokoh Dunia Ini Menyadari Semuanya (Oktober 2024)
Munculnya layanan akuntansi cloud yang lebih kuat mengubah cara akuntan dan klien yang mereka layani mengelola keuangan bisnis. Perangkat lunak berbasis web memengaruhi bisnis dari semua ukuran tetapi memberikan nilai yang lebih besar untuk usaha kecil hingga menengah (SMBs) dan pemilik tunggal yang mendapatkan akses lebih besar ke perangkat akuntansi dan keuangan daripada sebelumnya untuk merampingkan bisnis mereka.
Penyedia layanan akuntansi berbasis cloud AccountantsWorld memanfaatkan pergeseran teknologi ini untuk meningkatkan produktivitas bisnis di seluruh hutang dan piutang, pembukuan, inventaris, pelaporan, dan penggajian, dengan filosofi menempatkan daya kembali ke tangan akuntan dan membiarkan pemilik usaha kecil khawatir tentang bisnis saja. Pada tahun 2003, AccountantsWorld menjual bisnis perangkat lunak pajaknya ke Thomson Reuters dan mengalihkan fokusnya secara eksklusif untuk menciptakan solusi berbasis cloud untuk akuntan. Perusahaan sekarang memproses 30.000 gaji perusahaan setiap tahun menggunakan perangkat lunaknya, menurut Dr. Chandra Bhansali, salah satu pendiri dan CEO dari AccountantsWorld.
PCMag berbicara kepada Bhansali tentang bagaimana solusi berbasis cloud mengubah cara akuntan dan UKM melakukan bisnis, tren teknologi yang memengaruhi industri, dan bagaimana evolusi kemampuan seluler dan masalah keamanan membentuk masa depan akuntansi.
PCMag: Apa masalah akuntansi yang ingin Anda atasi dengan menggunakan teknologi cloud dan Internet?
Chandra Bhansali: Kami bertanya pada diri sendiri, masalah apa yang bisa kami selesaikan dengan menggunakan kekuatan Internet? Kami menyadari itu menawarkan kemampuan luar biasa yang tidak dimiliki desktop. Satu hal yang kami perhatikan adalah bahwa gaji pada dasarnya adalah fungsi akuntansi karena berkaitan dengan pajak tetapi, pada saat itu, sangat sedikit akuntan yang menawarkan layanan penggajian. Anda harus 100 persen akurat dan memenuhi persyaratan tepat waktu jika tidak ada penalti yang berat. Akuntan tidak memiliki alat untuk melakukan itu sehingga mereka digunakan untuk mengarahkan semua gaji klien mereka ke layanan seperti ADP dan Paychex Accounting Online.
Kami mengatakan itu tidak masuk akal. Kami menyadari bahwa kami harus dapat membuat pusat pemrosesan yang kuat dan menggunakan server dengan sedikit biaya dari penggunaan mainframe. Jadi kami menciptakan pusat pemrosesan penggajian berbasis cloud pertama untuk akuntan, dan memberi pelanggan kami akses internet ke sana pada tahun 2004 lalu. Sekarang mereka dapat menggunakannya untuk menawarkan layanan penggajian yang sangat menguntungkan bagi klien mereka, dengan perangkat lunak melakukan segalanya di belakang adegan untuk mereka: setoran langsung, setoran pajak, dan formulir pajak pengarsipan dan formulir W2, W3, dan 1099 secara akurat dan tepat waktu. Semua akuntan dan klien harus lakukan adalah memasukkan data. Bagi banyak akuntan, itu telah menjadi salah satu layanan mereka yang paling menguntungkan. Jadi, kami telah mengubah paradigma pemrosesan penggajian dengan menggunakan cloud; penyedia solusi penggajian telah mengikutinya sekarang menawarkan beberapa jenis alat akuntan.
Di luar kasus-kasus penggunaan langsung ini, apa saja tren teknologi lainnya yang mempengaruhi industri?
Bhansali: Tren menuju integrasi di cloud untuk semua bisnis jasa dan akuntan ini digunakan setiap hari. Akuntan juga sekarang memiliki alat untuk mengambil alih banyak fungsi back-office ini untuk membantu UKM melakukan yang terbaik, dan untuk menjalankan dan mengelola bisnis mereka lebih efisien. Ini kombinasi dari faktor-faktor ini. Saya melihat peningkatan produktivitas paling signifikan di segmen usaha kecil.
Teknologi ini cenderung memberikan akuntan kemampuan untuk menawarkan layanan lengkap kepada klien mereka. Ini tentang mengisi semua tautan atau komponen yang hilang dalam rantai itu. Saat ini, manajemen proses bisnis (BPM) adalah area pertumbuhan. Seberapa efektif akuntan dapat mengelolanya? Jadi, untuk bisnis kecil, sebagian besar akuntansi hingga sekarang telah dilakukan sendiri (DIY). Klien akan melakukan sesuatu pada akhirnya dan akuntan akan membersihkannya. Ada perubahan besar yang terjadi ke arah "jangan lakukan sendiri" (DDIY). Sebaliknya, bekerja dengan akuntan Anda. Kami sudah melihat daftar gaji, yang diambil dari akuntan, kembali melalui perangkat lunak cloud. Tidak hanya untuk akuntan tetapi untuk semua penyedia layanan lainnya, jumlah waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan back-office untuk pemilik usaha kecil dan karyawan menyusut secara drastis karena mereka mendapatkan kemampuan untuk menurunkan pekerjaan ke akuntan.
Dari perspektif akuntan dan klien, bagaimana solusi berbasis cloud mengubah cara mereka melakukan bisnis?
Bhansali: Biro layanan penggajian besar tidak memberi akuntan tingkat efisiensi dan produktivitas yang sama, dan mereka membebani klien banyak. Sekarang akuntan yang paling mereka percayai dan dengan siapa mereka memiliki hubungan dapat menawarkan kepada klien bisnis kecil mereka layanan penggajian yang dapat disesuaikan dengan biaya yang sangat efektif, dan dengan integrasi antara sistem akuntansi dan penggajian untuk memastikan aliran data yang langsung dan aman.
Dengan sistem akuntansi, satu masalah utama adalah pembukuan klien. Saya berbicara dengan seorang teman CPA saya beberapa tahun yang lalu yang marah pada salah satu kliennya, yang dia bilang untuk tidak memasukkan apa pun setelah dia menutup buku. Klien menambahkan entri lain dan itu membuat semuanya tidak seimbang. Dia mengatakan dia menghabiskan 20 hingga 30 persen waktunya untuk memperbaiki kekacauan yang dibuat oleh usaha kecil ini ketika mereka tidak memiliki petunjuk tentang akuntansi dan seharusnya tidak memiliki akses. Kami mulai bertanya kepada akuntan dan mendapati pembukuan klien semacam ini merupakan hambatan besar. Jika Anda menghadiri konferensi akuntansi atau CPA, salah satu sesi yang paling banyak dihadiri adalah pembukuan. Untuk mengatasi ini, kami menggunakan cloud untuk memungkinkan perubahan untuk memberikan akuntan kontrol yang lebih besar daripada sistem yang dirancang untuk digunakan oleh klien bisnis kecil itu sendiri. Kami memberi akuntan kekuatan untuk menyesuaikan sistem dan izin untuk setiap klien.
Akuntan seharusnya menjadi penasihat bisnis yang penting untuk klien mereka, tetapi sampai sekarang mereka tidak dapat memenuhi peran itu secara efektif untuk bisnis kecil. Jadi, untuk tukang ledeng yang tidak tahu apa-apa tentang akuntansi, akuntan akan memberi mereka akses hanya untuk menulis cek dan memasukkan tanda terima uang tunai; hanya itu yang harus mereka khawatirkan. Jika klien adalah seorang pembukuan, mereka dapat memberi mereka akses ke hutang dan piutang, dan banyak lagi. Selama bertahun-tahun ini telah berkembang karena akuntansi sisi klien adalah kejahatan yang tidak perlu untuk bisnis kecil. Dengan sistem berbasis cloud ini, akuntan dapat mengambil alih pekerjaan akuntansi yang lengkap.
Sekitar setahun yang lalu, kami memperkenalkan aplikasi yang memungkinkan klien untuk mengambil gambar faktur, yang masuk langsung ke sistem untuk dibayar. Integrasi sangat penting di sini karena mereka juga dapat menghubungkan ini ke portal Web klien dan sistem manajemen dokumen. Jadi faktur masuk langsung ke folder yang benar dalam sistem manajemen dokumen dan, pada saat yang sama, setiap pembayaran dan transaksi kartu kredit dapat dipindai dan diidentifikasi. Ketika akuntan masuk untuk mencatat pembayaran, semua transaksi terdaftar. Ada juga integrasi dengan sistem pembayaran tagihan yang lebih canggih, sistem waktu dan penagihan, sistem waktu dan kehadiran, dan penyedia 401k. Kami juga membuat API terbuka untuk diintegrasikan dengan hampir segalanya.
Pengguna perangkat lunak akuntansi cloud dapat berupa bisnis kecil dan perusahaan akuntansi yang melayani mereka, atau bisnis perusahaan yang lebih besar dengan departemen akuntansi internal. Bagaimana perbedaan kasus yang digunakan, atau mereka?
Bhansali: Apa yang terjadi dengan solusi ini adalah ada banyak alat analitis yang dibangun. Usaha kecil memang membutuhkan nasihat tingkat CFO, tetapi usaha menengah dan besar memiliki departemen akuntansi sendiri dan kemampuan dalam sistem mereka untuk melakukan jenis analisis ini, dengan CFO dan eksekutif untuk memberikan masukan. Usaha kecil tidak memilikinya. Jadi, dalam solusi cloud di mana akuntan bekerja dengan data langsung dan memiliki alat untuk menganalisisnya, akuntan dapat melakukan fungsi CFO semacam ini untuk bisnis yang lebih kecil. Ini semua tentang membantu akuntan memanfaatkan cloud, dan perangkat lunak memberikan kemampuan akuntan (dan, dengan usaha kecil) yang tidak mampu mereka dapatkan sebelumnya.
Apa dampak pertumbuhan komputasi seluler pada cloud accounting?
Bhansali: Smartphone jelas mengubah cara kita menjalankan bisnis. Khususnya untuk perusahaan akuntansi praktisi tunggal, salah satu alasan mereka tidak pernah melakukan penggajian sebelumnya adalah karena, jika mereka sedang berlibur, katakanlah, tidak ada cara bagi mereka untuk mengaksesnya. Sekarang, melalui aplikasi seluler akuntansi dan penggajian, mereka dapat melakukannya dari mana saja. Aplikasi kami memiliki layar yang sangat sederhana untuk entri data seluler. Ada juga kemampuan untuk memindai faktur dan cek, dan aplikasi seluler lain yang sedang kami kerjakan adalah pengeluaran karyawan sehingga mereka dapat mengambil gambar kwitansi mereka untuk akun pengeluaran.
Aspek penting seluler lainnya untuk akuntan dan klien adalah peringatan. Untuk setiap bisnis, ada batasannya. Beberapa mungkin menetapkan bahwa, jika piutang lebih dari $ 50.000, itu masalah. Untuk bisnis yang lebih besar, mungkin itu $ 300.000 dan hal yang sama untuk hutang atau uang tunai di bank. Akuntan dapat menetapkan ambang batas untuk semua penggerak bisnis penting ini untuk klien mereka dan, ketika ambang batas terlampaui, akuntan dapat mengatur lansiran untuk pertama menerima teks dan kemudian memanggil klien untuk membahas secara rinci, atau mengatur lansiran untuk keluar untuk mereka dan klien pada saat yang sama. Portal akuntan juga memiliki layar di mana mereka dapat melihat pandangan mata burung tentang status ambang setiap klien.
Saat pindah ke solusi berbasis cloud ini dan menangani data keuangan sensitif, bagaimana Anda menangani aspek keamanan untuk memastikan transmisi, transfer file, dan penyimpanan yang aman?
Bhansali: Ini sangat kritis. Bagi kami, kami pindah lima tahun lalu ke Amazon Web Services (AWS), yang merupakan langkah untuk menempatkan data pelanggan kami dalam infrastruktur dengan tingkat keamanan yang sangat tinggi. Selain itu, kami melakukan enkripsi semua data sensitif, dari nomor jaminan sosial dan nomor identifikasi karyawan hingga informasi bank. Kami juga melapisi banyak teknologi teknologi informasi dan keamanan (ITS) untuk mengurangi risiko, dan membuat sistem dan data klien kami seaman mungkin.
