Sistem terbuka meninjau ulasan & peringkat

Open Systems dan platform finansial Traverse mungkin bukan "nama rumah tangga" di antara operator bisnis kecil dan menengah (SMB), tetapi sebenarnya sudah ada sejak lama. Didirikan pada tahun 1976, Open Systems awalnya menawarkan sistem akuntansi buku besar turnkey berbasis komputer mini yang ditulis dalam Business Basic. Selama bertahun-tahun, perusahaan mendivestasikan divisi perangkat kerasnya dan menawarkan versi terbaru dari Open Systems Accounting Software (OSAS), yang masih ditawarkan untuk sistem operasi (OS) selain Windows, termasuk Linux, Mac OS X, dan Unix.

Open System Traverse yang kami ulas di sini (yang dimulai dari $ 175 per pengguna per bulan) adalah modular, akuntansi berbasis Windows dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), akuntansi umum, dan sistem manajemen inventaris yang tersedia di tempat atau sebagai paket software-as-a-service (SaaS). Tidak seperti banyak sistem akuntansi usaha kecil dan menengah lainnya (SME), Open Systems Traverse tersedia tidak hanya melalui jaringan reseller Open Systems, tetapi juga langsung dari vendor. Meski fleksibilitas pembelian dan penyebarannya luar biasa, kompleksitas Open Systems Traverse pada tingkat manipulasi data membuatnya sedikit di belakang pemenang Pilihan Editor, Intacct dalam putaran ini.

Bergerak

Alih-alih bagan alur atau bagan proses, seperti apa yang dapat Anda bangun dengan Intacct atau Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse menggunakan antarmuka tipe Windows File Explorer, dengan kategori fungsional yang dapat diperluas yang ditampilkan di panel yang menempati sisi kiri layar. Tampilan dasbor yang dapat disesuaikan menempati sebagian besar real estat layar yang tersisa. Sisi kiri itu, panel seperti Explorer terbagi, dengan bagian bawah menampilkan ikon folder file yang dilabeli dengan modul aplikasi yang tersedia di sistem yang diinstal. Klik salah satu dari ini dan aplikasi meluas ke bagian atas panel, menunjukkan fungsi dan laporan yang tersedia di sub-ledger itu. Bagian yang sama dari keseluruhan sistem dapat dijangkau melalui menu drop-down di pita bar yang membentang secara horizontal di bagian atas layar.

Untuk penelusuran granular lebih lanjut, klik titik data pada grafik dasbor (melayang kursor menunjukkan detail titik data itu). Pencarian lebih lanjut tersedia, tetapi hanya melalui sebagian besar laporan.

Agak membingungkan

Untuk mendapatkan nilai penuh dari semua sistem akuntansi atau ERP, pelatihan adalah suatu keharusan. Sementara pengecer dapat menginstal dan melakukan konfigurasi awal, sebagian besar sistem akuntansi atau ERP UKM masih cukup kompleks untuk memerlukan orang (atau departemen) in-house yang terlatih untuk membantu tugas sehari-hari, seperti mengonfigurasi entri data yang disesuaikan dan layar laporan. Ini khususnya benar dengan Open Systems Traverse. Dengan entri data, transaksi disimpan dalam tabel Transaksi yang sesuai sampai kumpulan diposting. Ada tabel Transaksi yang berbeda untuk berbagai jenis transaksi (A / R, A / P, G / L), dan memahami hubungan antara tabel penyimpanan data sangat penting untuk mengonfigurasi layar dan laporan dengan benar. Itu karena sebagai pengaturan default, Open Systems Traverse melakukan batch daripada memposting dan memproses secara waktu nyata.

Untungnya, Open Systems Traverse menyertakan Studio Desain, alat utilitas administrator visual yang digunakan untuk mengatur dan menyesuaikan formulir dan layar. Ini adalah sesuatu yang mungkin harus bisa dikuasai oleh administrator sistem Traverse Anda dengan cepat. Menggunakan Design Studio, seorang administrator dapat membuat layar khusus untuk memasukkan data proses bisnis tertentu, dan kemudian membuat laporan individual.

Terlalu banyak hal yang baik?

Seperti disebutkan sebelumnya, Open Systems Traverse adalah salah satu dari sedikit sistem akuntansi dan ERP UKM yang dapat Anda beli langsung dari vendor. Tetapi, kecuali Anda memiliki departemen TI yang sangat kuat yang dapat bekerja sama dengan staf akuntansi Anda, Anda hampir pasti akan lebih baik berurusan dengan mitra Sistem Terbuka yang dapat membantu Anda dengan cepat dan efisien menyesuaikan dan menginstal sistem. Tanpa bantuan seperti ini, penyebaran awal, konfigurasi dan kustomisasi, dan bahkan banyak operasi sehari-hari tidak hanya menantang tetapi juga memakan waktu dan mahal.

Di mana Anda mungkin juga membutuhkan beberapa saran adalah menyusun modul yang tepat untuk membentuk sistem Anda. Modul Sistem Terbuka Traverse yang tersedia meliputi CRM, aset tetap, manajemen gudang, dan inventaris produksi, di antara banyak lainnya. Anda akan memerlukan bantuan ahli dalam memetakan proses bisnis perusahaan Anda dan mencocokkannya dengan fitur yang tersedia di semua modul tersebut, tidak hanya untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan, tetapi juga untuk menghindari redundansi, tumpang tindih, dan biaya yang tidak perlu.

Anda juga ingin memperhatikan apa yang dilihat pengguna Anda, terutama menggunakan versi berbasis cloud yang saya uji karena ini adalah versi yang paling mudah diakses oleh berbagai perangkat seluler. Saya menguji akses seluler menggunakan browser Chrome (browser yang sama dengan yang saya gunakan pada PC untuk sisa pengujian) menggunakan tablet Android Lenovo, Apple iPad Air 2, dan tablet Microsoft Surface 3 yang menjalankan Windows 10. Ketiganya membiarkan saya mengakses dan bergerak di dalam aplikasi, tetapi terasa lebih mudah pada dua tablet (iPad dan Surface 3), yang memiliki keyboard opsional bersama dengan touchpad. Saya pasti akan merekomendasikan pengguna ponsel memiliki keyboard opsional atau mungkin mouse Bluetooth jika mereka perlu mengakses sistem Open Systems Traverse saat bepergian.

Beberapa Pelaporan Cerdas

Tempat lain di mana Open System Traverse menunjukkan kematangannya adalah melaporkan; Open Systems mencantumkan lebih dari 800 laporan yang tersedia. Untungnya, itu tidak semua untuk pengguna buku besar tetapi untuk sistem ERP yang lengkap. Namun, modul buku besar yang saya kaji mencakup semua laporan standar yang Anda inginkan, dengan satu-satunya kelalaian yang terlihat adalah Pernyataan Penghasilan Tersendiri yang terpisah. Namun, dengan filter laporan Open Systems Traverse dan Studio Desain, membangun laporan ini adalah pekerjaan sederhana; beberapa keadaan sebenarnya memerlukan laporan keuangan keempat yang terpisah pula.

Satu laporan yang saya perhatikan adalah Saldo Saldo Percobaan Kerja (kadang-kadang disebut Saldo Saldo Tersesuaikan), sesuatu yang cukup langka akhir-akhir ini (tetapi dimasukkan dalam Edisi QuickBooks Desktop Enterprise milik Akuntan. Laporan ini digunakan selama periode atau penutupan akhir tahun, dan terdiri dari daftar saldo akun yang tidak disesuaikan, penyesuaian penutupan, dan saldo akun yang disesuaikan.Sebuah Saldo Percobaan Kerja sangat mudah untuk dibangun di Microsoft Excel, tetapi senang melihatnya dimasukkan dalam laporan yang tersedia.

Membangun Sistem

Jika Anda memutuskan untuk mengembangkan Open System Traverse dari akuntansi menengah ke ERP penuh, maka Anda akan senang mengetahui bahwa ini adalah proses yang mudah untuk diselesaikan. Tetapi pastikan set fitur ERP-nya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Seperti halnya banyak sistem ERP yang ditinjau di sini, Open Systems Traverse lebih kuat di beberapa bidang daripada di yang lain. Sementara peralatan tambahan dapat menyediakan penjadwalan titik penjualan, penjualan, dan layanan bisnis serta fungsi pengiriman dan perutean, kekuatan terbesar Open Systems Traverse terletak pada distribusi dan manufaktur.

Namun, beberapa subsistem berlaku untuk berbagai jenis bisnis, termasuk manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan manajemen aset tetap. CRM adalah fungsi ERP yang umum, hampir mendasar, dan Open Systems Traverse melakukannya dengan baik. Selain informasi kontak pelanggan standar, yang dikembangkan dalam modul penjualan dan piutang, Open System Traverse's CRM memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan Microsoft Outlook dan Microsoft Office untuk mengembangkan dan melacak kampanye penjualan dan materi kampanye serta email.

Sebagian besar modul dalam Open Systems Traverse memungkinkan Anda untuk menentukan bidang Anda sendiri, dan CRM juga mendukung kemampuan ini, sehingga Anda dapat menambahkan aktivitas Anda sendiri dan informasi lain yang Anda rasa akan berguna jika dikaitkan dengan catatan pelanggan. Anda juga dapat menjalin hubungan antara kontak di organisasi yang sama, seperti menunjukkan bagan organisasi top-down, misalnya. Ini berguna ketika Anda berurusan dengan orang yang berbeda di perusahaan yang sama untuk produk atau layanan yang berbeda, atau untuk membuat catatan kontak yang tepat untuk masalah atau kegiatan tertentu.

Menjaga Depresiasi

Sistem Terbuka Manajemen aset tetap Traverse tidak diperlukan secara universal diaplikasikan sebagai CRM, tetapi dekat. Tidak setiap bisnis perlu melacak aset tetap, tetapi banyak yang memiliki aset yang IRS perlu disusutkan selama beberapa tahun daripada hanya dilaporkan sebagai pengeluaran saat dibeli. Modul Open System Traverse "Fixed Asset" membuatnya mudah karena modul ini secara otomatis menghitung penyusutan aset tertentu menggunakan metode penyusutan yang ditentukan. Ini juga menyediakan hingga empat set buku untuk situasi di mana pelaporan perlu dihitung secara berbeda. Sebagai contoh, IRS mungkin memerlukan metode depresiasi yang berbeda dari cara Anda ingin aset dicerminkan dalam pembukuan dan laporan keuangan Anda. Dalam hal ini, Anda bisa menyimpan dua atau mungkin tiga set catatan penyusutan.

Modul Aset Tetap memiliki beberapa fitur bermanfaat lainnya. Kemampuan analisis "Sewa vs. Beli" adalah contoh praktis seperti fungsi "Percobaan Penyusutan" yang memungkinkan Anda menguji berbagai skenario sebelum melakukan akuisisi. Juga, laporan Ringkasan Pajak akhir tahun mencerminkan Formulir IRS 4562, yang nyaman. Dan, sementara banyak sistem Aset Tetap mengabaikan amortisasi karena sebenarnya tidak berlaku untuk aset yang dapat didepresiasi, Open Systems Traverse memiliki kalkulator Amortisasi Pinjaman, yang berguna untuk membuat jadwal amortisasi untuk hal-hal seperti pinjaman dan biaya dibayar di muka.

Manajemen persediaan

Tidak mungkin untuk meninjau ERP tanpa mencatat bahwa akuntansi keuangan adalah bagian besar dari pie. Misalnya, ketika berbicara tentang kemampuan distribusi, kami tidak hanya melihat satu aplikasi saja, tetapi, itu adalah sistem yang saling terkait fungsi diskrit. Distribusi dan manufaktur keduanya sangat erat kaitannya dengan inventaris, entri pesanan penjualan, dan pembelian, misalnya - belum lagi integrasi penting dengan modul non-akuntansi seperti manajemen gudang dan perencanaan persyaratan manufaktur (MRP).

Terkait erat dengan itu adalah manajemen inventaris lengkap, di mana Open Systems melakukan pekerjaan yang solid. Ini jelas bagi saya karena sistem pengujian yang saya gunakan untuk ulasan ini dikonfigurasikan dengan apa yang disebut Open Systems sebagai Distribution Suite. Itu termasuk Persediaan, Bill of Material (BoM) dengan kitting, Manajemen Gudang, dan Perencanaan Kebutuhan selain aplikasi Penjualan dan Pesanan Pembelian. Semua ini terintegrasi penuh tetapi tersedia sebagai modul aplikasi terpisah atau dalam kombinasi yang berbeda juga. Semua modul mendukung operasi multi mata uang.

Modul Traverse Inventory mendukung banyak gudang, dan item dapat ada di beberapa gudang jika diperlukan. Barang-barang juga mudah ditransfer antar gudang untuk memenuhi perubahan permintaan yang tiba-tiba. Transfer gudang dapat mencakup biaya transfer dalam menghitung biaya item. Anda juga dapat melacak pergerakan item dalam gudang.

Traverse menyediakan dukungan untuk semua metode penetapan biaya umum, dan mencakup nampan atau penetapan biaya bersambung serta penetapan biaya item tertentu. Dalam menggunakan modul Inventaris untuk memenuhi pesanan, Anda dapat menentukan item alternatif yang akan dikirim ketika tingkat stok rendah, dengan asumsi bahwa item tersebut setara. Open Systems mendukung pemindaian perangkat seluler dan kode bar, tetapi sebagian besar kemampuan di area ini terletak di aplikasi Sales Order tempat item dapat dipindai atau dimasukkan ke dalam order penjualan dari suatu perangkat. Impor untuk penghitungan fisik juga didukung, sehingga Anda dapat melakukan penghitungan inventaris baik dengan menggunakan lembar kerja yang dihasilkan oleh sistem, atau dengan mengimpornya dari spreadsheet jika penghitungan inventaris fisik dicatat menggunakan pendekatan ini. Layar laporan inventaris memiliki kapasitas penelusuran yang sangat baik, dan meskipun tidak ada laporan inventaris yang melimpah, laporan yang disediakan relevan dan bermanfaat.

Bill of Material (BoM) cukup standar, dan termasuk kitting untuk memberikan pendekatan yang lebih rinci ketika BoM Anda memiliki sub-rakitan. Anda dapat menggunakan BoM untuk membuat item non-serial yang berisi subassembli dan kit berseri, dan secara terpisah melacak biaya komponen tetapi menetapkan harga keseluruhan untuk kit. Anda juga dapat membuat batch untuk pemrosesan inventaris berdasarkan klasifikasi ABC (di mana item "A" memberikan pendapatan terbaik dan item "C" adalah yang paling tidak menguntungkan). Inventaris silang juga memungkinkan Anda menentukan warna peringatan berbeda untuk tingkat stok, sehingga kondisi rendah atau kehabisan lebih terlihat.

Perencanaan kebutuhan dilakukan dalam satu modul daripada memerlukan operasi Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) dan Perencanaan Kebutuhan Distribusi (DRP) yang terintegrasi, seperti yang lebih umum. Laporan peramalan fleksibel, dan Anda dapat menunjukkan persyaratan yang diperkirakan dalam format bucket atau tanpa ember dan dalam berbagai tampilan seperti grafik atau tabel. Ramalan dilakukan dengan menggunakan data historis, dan tampaknya tidak secanggih beberapa metode yang tersedia di SAP Business One Professional. Mereka harus mencukupi bagi banyak pengguna, namun.

Dalam banyak hal, Traverse Inventory adalah modul aplikasi yang cukup umum, bahkan dalam konfigurasi Distribution Suite yang saya uji. Ini memiliki persyaratan dasar dan harus mampu menangani operasi sehari-hari bagi sebagian besar perusahaan. Ada Studio Desain yang memungkinkan Anda membuat laporan khusus, dan inventaris mendukung bidang yang ditentukan pengguna untuk yang membutuhkan sedikit penyesuaian. Meskipun ada modul Inventaris yang lebih komprehensif dan canggih dari vendor ERP lainnya, seperti Pilihan Editor kami, Syspro dan Acumatica, modul modul pilihan Open Systems yang beragam menjadikannya pilihan yang baik bagi perusahaan yang ingin membangun sistem yang dirancang lebih dekat. untuk kebutuhannya.

Ini Semua Tentang Produk

Sementara beberapa sistem ERP yang saya ulas, seperti Epicor ERP dan NetSuite OneWorld, mencakup kemampuan manajemen proyek (hingga dan termasuk grafik Gantt dan penentuan jalur kritis) sebagai bagian dari kemampuan ERP out-of-box mereka, Open Systems Traverse berkonsentrasi pada manajemen produksi. Kedengarannya mirip tetapi, dalam praktiknya, sebenarnya lebih pada urutan MRP. Fungsi ini menyatukan data pesanan penjualan serta inventaris dan daftar gaji untuk memungkinkan Anda menentukan apa yang perlu dilakukan di seluruh organisasi untuk memenuhi pesanan penjualan. Manajemen produksi berasumsi bahwa Anda benar-benar memproduksi barang yang Anda jual (yaitu, manufaktur) daripada membelinya untuk didistribusikan. Produk akhirnya adalah Pesanan Produksi, yang merinci item dan bahan yang Anda perlukan dari inventaris untuk membangun produk yang ditunjukkan pada pesanan penjualan. Jika itu cocok dengan proses bisnis Anda, maka itu adalah modul yang mampu. Ini adalah yang mampu dengan baik karena memungkinkan Anda menelusuri jauh di bawah inventaris manufaktur sederhana ketika merinci apa yang diperlukan untuk mengisi pesanan penjualan (termasuk analisis biaya tenaga kerja yang diperlukan, perkakas, dan banyak lagi).

Secara keseluruhan, saya suka Open Systems Traverse dari perspektif ERP. Dengan orientasi modularnya, ia dapat dengan cepat dikonfigurasikan agar sesuai untuk banyak bisnis kecil yang membutuhkan fungsionalitas kelas perusahaan. Itu dapat mengakomodasi perusahaan-perusahaan dengan banyak lokasi dan anak perusahaan, dan bahkan mendukung kebutuhan multicurrency. Sistem Terbuka Traverse terjangkau dan tidak sulit digunakan setelah Anda menguasainya. Namun, banyak pengguna yang masih ingin bekerja dengan konsultan atau pengecer - setidaknya melalui pemasangan dan konfigurasi awal - hanya untuk membantu menyempurnakan sistem. Perangkat lunak ini memperoleh peringkat Sangat Baik dalam ulasan kami tentang kemampuan General Ledger dan mempertahankan peringkat yang sama dari perspektif ERP.

Harga untuk Bersaing

Sebagian besar vendor menolak memberikan kami harga spesifik, tetapi Open Systems sangat terbuka tentang mereka. Open Systems Traverse mencakup lisensi abadi di tempat, dengan harga berdasarkan jumlah pengguna bersamaan dan aplikasi mana yang dibeli. Sebagai contoh, pembelian enam aplikasi, enam-pengguna akan menjadi $ 11.000 ditambah pemeliharaan, dukungan, pelatihan, implementasi, dan biaya nilai tambah serupa. Harga cloud berjalan $ 175 per pengguna per bulan, yang mencakup langganan Open Systems Traverse dan lingkungan virtual Microsoft Azure yang menjalankan server cloud sistem.

Traverse memiliki semua lonceng dan peluit yang Anda inginkan dalam sistem akuntansi UKM, dan dapat berkembang menjadi ERP penuh jika perlu. Seperti halnya sistem akuntansi dan ERP lainnya di segmen pasar ini, memberikan fleksibilitas ekstrem juga menghasilkan sejumlah kompleksitas, terutama ketika menyangkut manipulasi dan penyesuaian data. Tetapi dengan pengalaman dan Studio Desain, Open Systems Traverse dapat disesuaikan secara khusus dengan kebutuhan operasi Anda dan, setelah sepenuhnya disesuaikan, memberikan solusi yang kuat yang dimiliki sendiri oleh pesaing.