Daftar Isi:
Video: How to Achieve Inbox Zero - 4 Email Productivity Hacks (Oktober 2024)
Isi
- Push for Zero Email
- Email Komunikasi Sans
Pada 2011, Thierry Breton, CEO dan ketua Atos yang berbasis di Prancis, membuat pernyataan berani bahwa ia berencana untuk menghapus email perusahaan dalam waktu tiga tahun. Gagasan itu memicu kontroversi sebanyak penghargaan. Sekarang, tiga tahun sudah habis. Jadi bagaimana yang dilakukan perusahaan?
Saya bertemu dengan Marc Bovens, Manajer Program Global Zero Email di Atos, melalui telepon untuk mengetahui apakah perusahaan tersebut mencapai sasarannya. Bovens menjelaskan bahwa dorongan menuju nol email sebenarnya adalah bagian dari fokus yang lebih besar pada kesehatan karyawan. Orang-orang di Atos (seperti hampir semua orang yang duduk di depan terminal komputer sepanjang hari) merasa kewalahan oleh email, atau lebih tepatnya, oleh informasi yang berlebihan yang disebabkan oleh email.
Atos bukanlah startup kecil. Perusahaan ini mempekerjakan lebih dari 76.000 orang di 52 negara. Atos adalah perusahaan layanan TI internasional, yang bekerja dengan berbagai bisnis yang luas - mulai dari industri perbankan hingga pertahanan dan keamanan. Bagaimana Anda mendapatkan semua orang itu, dengan sejumlah besar pekerjaan yang mereka lakukan, jauh dari berkomunikasi satu sama lain melalui email?
Jill Duffy: Saat itu tahun 2011 ketika Atos mengumumkan tujuan untuk menyingkirkan semua email internal dalam waktu tiga tahun. Tanda tiga tahun itu telah berlalu, dan saya bertanya-tanya: Bagaimana kabarnya?
Marc Bovens: Periode tiga tahun berakhir awal tahun ini di bulan Februari. Kami benar-benar mencapai beberapa tonggak penting untuk program ini, yang terpenting mengatasi kelebihan informasi.
Kami sudah menerbitkan dan berkomunikasi bahwa kami telah mencapai penurunan 60 persen dalam email. Dan tentu saja, ini dikompensasi dengan bekerja dengan cara yang berbeda dan menggunakan seperangkat alat baru di sebelah Outlook untuk email.
JD: Bisakah Anda memberi tahu saya tentang beberapa alat yang Anda gunakan?
Jelas, ketiganya terintegrasi dengan baik. Dari dalam platform ZEN-BlueKiwi, misalnya, kami telah mengintegrasikan Lync untuk kehadiran. Orang-orang dapat mengklik gambar apa saja dan mulai mengirim pesan instan atau memulai panggilan melalui internet. Kami memiliki integrasi yang baik antara komunitas dan situs SharePoint sehingga orang dapat dengan mudah terhubung ke komunitas kolaborasi BlueKiwi.
Untuk menjawab sedikit pertanyaan tentang apa fase [peluncuran untuk rencana nol-email], pada tahun pertama, kami menghabiskan banyak waktu untuk apa yang kami sebut "etiket email." Kami juga mulai melatih tim manajemen kami.
JD: Ketika Anda mengatakan "etiket email, " maksud Anda saat ini tepat versus kapan tidak pantas menggunakan email untuk komunikasi?
MB: Benar. Dengan cara yang positif, kami ingin memotivasi orang untuk berbicara langsung, misalnya, ketika itu yang paling cocok. Kami mengalami peningkatan tajam dalam adopsi Lync. Orang-orang benar-benar mulai menggunakan pesan instan, tetapi juga berbagi aplikasi dan konferensi video melalui Lync. Sungguh, itu adalah perubahan perilaku dengan menggunakan alat yang tepat untuk aplikasi yang tepat.
JD: Bagaimana menurut Anda yang telah mengubah budaya perusahaan?
MB: Lebih mudah menjadi lebih berorientasi pada pelanggan. Atos, seperti yang Anda tahu, adalah perusahaan yang sangat besar. Kami telah tumbuh banyak selama bertahun-tahun dengan akuisisi. Kami fokus pada apa yang kami sebut pendapatan berulang, jadi kontak jangka panjang. Ini [pindah ke menggunakan alat komunikasi lain] telah benar-benar membawa tingkat baru ke fokus pelanggan. Mengapa? Karena sekarang sangat mudah bagi orang-orang untuk membentuk komunitas pelanggan dan memiliki kerja tim lintas-dunia untuk mengatasi tantangan pelanggan di komunitas. Di masa lalu, melalui email, Anda akan menerima jumlah surat yang tidak perlu, misalnya, disebabkan oleh orang-orang yang tidak sepenuhnya bekerja sama. Jadi itu adalah salah satu hasil utama dari program ini.
Yang lain adalah bahwa kita telah membuat Atos kecil lagi. Fakta sederhana bahwa Anda memiliki daftar profil yang dikelola orang-orang di jejaring sosial perusahaan, dikombinasikan tentu saja dengan kehadiran Lync, membuatnya jauh lebih mudah untuk menemukan teman sebaya Anda untuk memulai diskusi, atau bergabung dengan komunitas yang menurut Anda adalah menarik. Jadi itu membuat Atos kecil, dan itu membangun kepercayaan.
Kami memiliki banyak pakar di berbagai domain, tetapi mereka tersebar di seluruh dunia. Lebih mudah bagi orang untuk bekerja bersama ketika Anda memiliki sedikit kepercayaan pada hubungan, sedikit memahami keahlian satu sama lain, dan mampu bekerja bersama lebih mudah. Itu telah mengembalikan hal ini - dan mungkin saya terlalu melankolis - tetapi itu telah mengembalikan perasaan nyaman perusahaan di mana orang dapat bekerja bersama. Itu bukan sesuatu yang bisa Anda lakukan hanya dengan email atau hanya SharePoint.
Ini benar-benar hasil dari cara kami melakukannya, yang masih cukup unik. Banyak perusahaan telah memulai inisiatif kolaborasi sosial. Mereka melakukan uji coba. Kemudian mereka melakukan uji coba lain, dan mereka mencoba memperluasnya hingga akhirnya berakhir dengan adopsi seluruh perusahaan. Tetapi kami telah melakukannya secara berbeda. Kami benar-benar menghabiskan banyak waktu di awal menjelaskan kepada orang-orang bahwa kami perlu mengubah perilaku kolaboratif kami, yang kami butuhkan, misalnya, bagi para manajer untuk mengubah gaya manajemen mereka.
Kami memiliki program pelatihan besar bagi para manajer untuk memahami manfaat kolaborasi, dan bagi mereka untuk juga bekerja lebih cerdas dalam konteks bekerja bersama dalam komunitas di jejaring sosial perusahaan.
JD: Ketika Anda memutuskan untuk mengurangi email internal - dan saya senang mendengar 60 persen; itu angka yang sangat mengesankan - apa dorongan awal untuk melakukan ini?
MB: Itu yang kami sebut program. Salah satu ambisi Atos adalah naik peringkat sebagai tempat yang bagus untuk bekerja dengan menghabiskan waktu dan perhatian pada apa yang perlu ditingkatkan berdasarkan masukan dan umpan balik yang kami dapatkan dari karyawan kami.
Pada saat itu, kami benar-benar mendapat sinyal kuat bahwa email menjadi masalah - atau mungkin bukan "email" tetapi kelebihan beban yang disebabkan oleh email.
Semua penyalahgunaan email ini menghasilkan fakta bahwa orang-orang sangat tidak nyaman. Jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk email semakin dekat, di beberapa tim kami, 30 atau bahkan 40 persen dari waktu perusahaan!
Dikombinasikan dengan fakta bahwa kami mulai menanyakan semua jenis pertanyaan seperti, "Apakah menurut Anda ini waktu yang baik?" karena mungkin itu bukan masalah bahwa kita menghabiskan 40 persen waktu kita bekerja dengan email, dan menyortir email, dan bereaksi terhadap email. Tetapi secara umum, ini dianggap sebagai sebagian besar tidak produktif.
Jadi di sinilah kita, manajemen perusahaan besar, dan karyawan Anda menjelaskan bahwa 40 persen dari apa yang mereka lakukan dipertanyakan dalam hal nilai bagi perusahaan.
