Ulasan & peringkat perusahaan desktop Quickbooks

Siapa pun yang bahkan jauh terlibat dalam akuntansi bisnis kecil tahu nama Intuit dan platform QuickBooks yang dimuliakan. Meskipun mulai memfokuskan pemasarannya pada versi berorientasi cloud, dijuluki Intuit QuickBooks Online, di mana ia menghadapi persaingan ketat, Intuit tetap menjadi merek yang sangat kuat dan bahkan olahraga dengan mitra menengah yang kami tinjau di sini, yang disebut QuickBooks Desktop Enterprise edition. Versi perangkat lunak ini mencakup akuntansi menengah, termasuk buku besar, dan manajemen inventaris, dan dilisensikan per kursi, dengan harga mulai dari $ 1.100 per tahun untuk berlangganan tahunan satu kursi. Dengan langganan yang berbeda tersedia untuk mengakses berbagai tingkat fungsionalitas, termasuk Pelaporan Lanjutan, Payroll Lanjutan, dan berbagai tingkat dukungan, pelanggan QuickBooks Desktop Enterprise dapat merancang solusi yang ditargetkan dengan cukup baik untuk kebutuhan spesifik. Namun, database eksklusif, batas maksimum pengguna yang rendah, dan ketergantungan pada komunitas penggunanya untuk dokumentasi bantuan menjaga sistem ini sedikit di belakang Acumatica dan Intacct, pemenang Pilihan Editor saat ini dalam kategori ini.

Anda juga dapat membayar langganan secara bulanan, mulai dari $ 75, 60 per bulan untuk lisensi satu kursi. Sebagian besar aplikasi bisnis kecil dan menengah (SMB) yang ditinjau dalam roundup ini dijalankan di atas basis data tugas berat seperti Microsoft SQL Server, Oracle, atau SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise menggunakan database Intuit-proprietary dan skalabilitas terbatas hanya untuk 30 pengguna simultan. Ini adalah batasan serius ketika aplikasi vendor lain ditinjau dapat ditingkatkan menjadi ratusan atau bahkan ribuan pengguna. Di sisi lain, banyak dari pesaing tersebut, termasuk Intacct dan NetSuite OneWorld pada akhirnya dimaksudkan untuk menumbuhkan pelanggan menjadi memperluas platform ke lingkungan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang sebenarnya. QuickBooks Desktop Enterprise tidak memiliki tujuan seperti itu dirancang khusus untuk akuntansi.

Selain itu, QuickBooks Desktop Enterprise dan Microsoft Dynamics GP adalah satu-satunya dua produk yang benar-benar harus saya instal di tempat, meskipun keduanya tersedia sebagai platform yang di-hosting cloud (melalui berbagai layanan hosting yang bertindak sebagai mitra penambah nilai untuk produsen masing-masing). Intuit juga menawarkan QuickBooks Desktop Enterprise versi cloud yang di-host sendiri, dengan harga sedikit lebih tinggi daripada versi di tempat.

Instalasi berjalan dengan cepat, tanpa masalah. Jenis entitas default seperti konstruksi, nirlaba, layanan profesional, konsultasi, dan lainnya tersedia selama proses instalasi dan perlu dipilih untuk mengkonfigurasi sistem dengan benar. Memilih jenis bisnis memengaruhi Bagan Akun default, dan proses ini persis sama dengan versi QuickBooks lainnya, sehingga akan akrab bagi pelanggan sebelumnya. Tidak seperti kebanyakan perangkat lunak lain dalam putaran ini, Anda dapat membeli QuickBooks Desktop Enterprise langsung dari Intuit atau melalui jaringan penjual yang luas dari vendor. Meskipun sepenuhnya mungkin untuk mengkonfigurasi dan mengkustomisasi QuickBooks Desktop Enterprise sendiri, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan Pro Advisor Bersertifikat jika Anda merasa Anda akan membutuhkan penyesuaian yang luas atau jika Anda berpikir bahwa pengaturan Anda mungkin memerlukan konfigurasi non-standar. Sangat mungkin juga bahwa akuntan Anda adalah Penasihat Bersertifikat atau bekerja sama dengan itu, mengingat penggunaannya secara luas oleh aplikasi, jadi mengembangkan hubungan di sepanjang jalur itu bisa bermanfaat jika Anda berpikir Anda akan menggunakan platform untuk waktu yang lama.

Jika Anda tidak melihat dengan seksama, maka QuickBooks Desktop Enterprise menggunakan Chart of Accounts yang benar-benar bernama, kehilangan nomor yang dikenal oleh sistem akuntansi lain. Pada kenyataannya, nomor akun ada di sana, tidak ditampilkan secara default. Di bawah menu Edit Preferensi, ada kotak centang untuk "Gunakan Angka." QuickBooks Desktop Enterprise menggunakan sistem penomoran empat digit yang sama (seri 1000 untuk aset, 2000 untuk kewajiban, 3000 untuk akun ekuitas, 4000 untuk pendapatan, dan 5000 untuk pengeluaran) yang digunakan versi QuickBooks lain. Dan, seperti versi QuickBooks lainnya, Anda dapat memiliki beberapa lapisan sub-akun untuk menyediakan pelacakan granular lebih banyak dari akun utama, atau untuk mengatur divisi atau lokasi. Di sisi minusnya, QuickBooks Desktop Enterprise tidak menyediakan fitur multi-perusahaan yang sebenarnya, meskipun Anda mungkin bisa mencurangi Bagan Akun untuk mengurangi ini. Namun, ia memiliki kemampuan menangani banyak mata uang.

Semua Tugas di Dek

Meluncurkan QuickBooks Desktop Enterprise menempatkan Anda di halaman Beranda, yang merupakan sekumpulan diagram alur proses. QuickBooks adalah salah satu vendor pertama yang menggabungkan antarmuka pengguna ini (UI), dan itu menjadi sesuatu yang standar karena sangat membantu dalam membantu pengguna melalui serangkaian tugas khusus proses. Apa yang ditampilkan pada bagan alur halaman Beranda ditentukan oleh bagaimana Anda menjawab serangkaian pertanyaan selama pengaturan. Perusahaan uji yang saya gunakan untuk ulasan ini termasuk tiga tingkatan horisontal: Vendor di atas, tugas Karyawan di bawah, dan tugas Pelanggan di lapisan tengah. Tugas spesifik disertakan atau dikecualikan tergantung pada apakah Anda menggunakan fitur. Misalnya, jika Anda tidak menggunakan pernyataan pelanggan, maka ikon untuk melakukan tugas khusus ini tidak akan ditampilkan (meskipun Anda dapat menambahkannya di lain waktu). Dua panel vertikal tambahan di sebelah kanan berisi tugas-tugas Perusahaan dan Perbankan. Navigasi tambahan disediakan oleh bilah pita atas, dan bilah menu vertikal di tepi layar paling kiri, yang dapat disembunyikan jika diinginkan.

Semua aplikasi akuntansi yang saya ulas menawarkan semacam dasbor. QuickBooks Desktop Enterprise juga melakukannya, dan ini disebut Insights. Dasbor diaktifkan oleh tab di sudut kiri atas layar Beranda. Seperti halnya banyak dasbor, mengarahkan kursor ke suatu titik data memunculkan nilai numerik dari titik tersebut, dan Anda dapat menelusuri beberapa lapisan ke dalam transaksi individual langsung dari layar Wawasan. Juga tersedia sesuatu yang disebut Intuit Snapshots, dapat dijangkau dari menu sebelah kiri. Ini menyajikan apa yang oleh sebagian besar vendor lain disebut indikator kinerja utama (KPI).

Tweak Di Sini, Tweak Di Sini

Beberapa program yang saya ulas, termasuk SAP Business One Professional dan NetSuite, memungkinkan Anda menyesuaikan hampir setiap aspek aplikasi. Kelebihan dari fleksibilitas adalah Anda dapat menyempurnakan perangkat lunak agar sesuai dengan alur kerja perusahaan Anda. Kelemahannya adalah mencari tahu bagaimana melakukannya adalah binatang buas, itulah sebabnya mengapa pelanggan umumnya mengandalkan mitra nilai tambah untuk proyek-proyek semacam itu.

QuickBooks Desktop Enterprise tidak menawarkan tingkat penyesuaian seperti itu. Namun, Anda bisa menambah dan menghapus kolom dan bidang data dalam formulir dan laporan. Membuat tweak semacam ini mudah dan, sebagian besar, intuitif. Filter laporan juga memberi Anda cukup banyak kontrol atas apa yang terjadi dalam laporan. Filter QuickBooks Desktop Enterprise mudah digunakan tetapi kemungkinan Anda tidak akan membutuhkannya. Bagi banyak perusahaan yang menganggap QuickBooks Desktop Enterprise cocok, sejumlah besar laporan standar akan berfungsi dengan baik. Bahkan ada laporan untuk mengikat akun ke baris tertentu pada pengembalian pajak dan Saldo Neraca Disesuaikan (yaitu, Bekerja). Keduanya bagus pada penutupan akhir tahun.

Banyak pelanggan tidak perlu menyesuaikan laporan atau templat entri data sama sekali. Komunitas pengguna QuickBooks yang luas tidak hanya berfungsi sebagai sumber dukungan bantuan yang sangat baik, tetapi juga menawarkan sejumlah besar laporan dan templat khusus yang dibuat oleh pengguna lain dan membuatnya online untuk diunduh gratis. Mereka di sana untuk diambil. Dan, karena QuickBooks telah ada sejak lama, ada juga add-on pihak ketiga yang tersedia untuk memperluas kemampuan QuickBooks Desktop Enterprise, tetapi periksa gratisnya terlebih dahulu.

Pada sisi negatifnya, QuickBooks Desktop Enterprise tidak menyediakan fungsi ekspor yang sebenarnya. Anda dapat mengekspor beberapa daftar, seperti Pelanggan dan Vendor, ke dalam format CSV. Tetapi untuk mendapatkan akses ke basis data yang mendasarinya, Anda memerlukan utilitas pihak ketiga. Apa yang dimiliki QuickBooks Desktop Enterprise adalah kemampuan untuk mengekspor salinan datanya ke akuntan Anda, yang dapat membuat entri jurnal dan penyesuaian dari jarak jauh ke dalam "Salinan Akuntan" dan menggabungkan perubahan ini ke dalam data yang ada. Namun, Anda dapat mengimpor file Microsoft Excel ke dalam sistem, dan mengunduh laporan bank dan kartu kredit dari sejumlah besar bank dan perusahaan kartu kredit yang mendukung platform QuickBooks.

Mengambil Stok Manajemen Persediaan

Edisi Quickbook Enterprise yang Intuit berikan kepada saya untuk pengujian mencakup Pelaporan Lanjutan yang disebutkan di atas, Peningkatan Penggajian, Dukungan Lapangan, dan elemen Perlindungan Data, tetapi juga termasuk Inventaris Lanjutan. Modul ini generik dalam arti bahwa Intuit menginginkannya untuk sebagian besar semua jenis entitas, tetapi memecahnya menjadi opsi-opsi berikut yang Anda harus pilih ketika mengatur modul: Konstruksi, Nirlaba, Ritel, dan Pabrikan dan Grosir, yang merupakan tipe entitas I yang dipilih.

Mengaktifkan modul Inventaris Tingkat Lanjut menyediakan fitur-fitur, serangkaian fitur manajemen inventaris yang layak, termasuk penetapan biaya Masuk Pertama Masuk Pertama (FIFO) sebagai tambahan dari Penentuan Biaya Rata-rata tertimbang yang diberikan dalam edisi dasar, pengkodean batang, pelacakan nomor bin dan nomor seri, serta dukungan untuk beberapa pergudangan. Tidak seperti sistem seperti Acumatica, Persediaan Lanjutan QuickBook bukan aplikasi jenis produksi yang sebenarnya karena tidak menyediakan fitur seperti pekerjaan yang sedang berlangsung dan melacak inventaris di seluruh lantai produksi. Kemudian lagi, itu jauh lebih murah daripada kebanyakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang menyediakan fitur-fitur ini.

Memasuki modul Inventaris mudah. Ada tab Inventaris di bilah pita atas serta ikon Aktivitas Inventaris di layar Luncurkan / Beranda di bagian Perusahaan. Keduanya membawa Anda ke Pusat Inventaris, yang mencantumkan item inventaris yang tersedia dan statusnya. Inventory Center dapat disesuaikan dan Anda dapat dengan mudah menambahkan laporan dan indikator kinerja utama (KPI) lainnya.

Persediaan juga sangat terintegrasi dengan Penjualan dan Pembelian, sebagaimana seharusnya, dengan Persediaan diperbarui ketika penjualan dilakukan atau ketika persediaan baru dibeli. Inventaris QuickBooks tidak memungkinkan inventori negatif, tetapi menyediakan backorder dan flag ketika Anda tidak memiliki cukup komponen untuk menyelesaikan pembuatan produk pengiriman. Akan menyenangkan untuk memiliki semacam perkiraan inventaris, seperti Economic Order Quantity (EOQ), tetapi itulah fitur yang biasanya ditemukan dalam sistem inventaris ERP yang lebih maju. Apa yang Anda dapatkan di QuickBooks Inventory adalah kemampuan Bill of Material (BOM) di mana Anda dapat membangun rakitan komponen item. Kekurangan, bagaimanapun, adalah fungsi kitting yang lebih granular, yang bahkan didukung oleh aplikasi manajemen inventaris kelas bawah seperti Cougar Mountain Denali Summit.

QuickBooks juga agak terbatas dalam hal metode penetapan biaya. Kurangnya biaya Last-In First-Out (LIFO) tidak akan signifikan bagi sebagian besar pengguna karena jarang digunakan saat ini. Namun, yang lebih memprihatinkan adalah kurangnya Standar dan Biaya Khusus. QuickBooks sebagian besar bergantung pada Penghitungan Biaya Rata-Rata sebagai metode dasar untuk menghitung biaya inventaris, meskipun Advanced Inventory I yang diuji menambahkan FIFO, yang sangat populer.

Pelaporan adalah tas campuran. Hanya ada beberapa laporan inventaris standar, meskipun yang tersedia berguna. Di sisi positifnya, mudah untuk menyesuaikan laporan ini, dan Pelaporan Lanjutan memungkinkan Anda untuk menghasilkan laporan ad hoc sesuai kebutuhan Anda. Tweak yang bagus di sini adalah di mana pemain kelas bawah seperti Cougar Mountain atau Zoho Inventory mengandalkan engine terpisah seperti SAP Crystal Reports atau Zoho Reports untuk melakukan pelaporan khusus atau ad hoc, QuickBooks menyertakan kapabilti ini dalam paket dasar. Laporan-laporan ini dapat disimpan untuk digunakan di masa depan.

Mengingat pasar yang ditargetkan oleh Intuit dengan QuickBooks Enterprise, fitur-fitur yang dikandungnya, termasuk Advanced Reporting, kemampuan pemformatan laporan kustom, dan sejumlah besar laporan kontribusi pengguna harus memenuhi persyaratan banyak pengguna dengan harga terjangkau. Itu sebenarnya memunculkan satu fitur yang diinginkan Intuit menawarkan yang tidak terkandung dalam perangkat lunak, yaitu basis besar pengguna QuickBooks dan konsultan profesional. Jika Anda memiliki masalah atau kebutuhan penyesuaian, maka kemungkinan jaringan luas ini memiliki solusi untuk Anda di suatu tempat dan kemungkinan salah satu yang tidak akan merusak bank.

Namun, ada beberapa pemecah kesepakatan potensial. Jika Anda perlu penetapan harga di luar yang ditawarkan, seperti penetapan harga standar atau penetapan harga barang tertentu, maka Anda kurang beruntung. Perangkat lunak ini juga tidak menawarkan pelacakan di lantai dasar, yang cukup standar dalam inventaris produksi / manufaktur yang sebenarnya. Juga hilang adalah kemampuan Kuantitas Pesanan Ekonomi, selalu fitur bagus untuk dimiliki dalam sistem inventaris. Jika Anda membutuhkan (atau menginginkan) fitur-fitur ini, kemungkinan Anda harus naik ke sistem ERP yang benar untuk menemukannya. Tetapi bagi banyak pengguna QuickBooks di luar sana, meningkatkan ke Inventaris Lanjutan dan Pelaporan Lanjutan akan sesuai dengan tagihan dengan cukup baik.

Lebih Baik dari Level Awal Tapi Tidak Cukup ERP

QuickBooks Enterprise tentu saja merupakan opsi yang layak untuk pengguna QuickBooks yang ada yang merasa bahwa mereka melebihi versi yang saat ini mereka gunakan. Ini adalah transisi tanpa rasa sakit, dengan menu yang akrab dan jalur peningkatan yang mudah. Namun, dibandingkan dengan aplikasi lain yang saya ulas, ini lebih merupakan sistem akuntansi bisnis kecil daripada aplikasi akuntansi sejati untuk perusahaan yang lebih kecil dengan kebutuhan fungsi multi-perusahaan atau multi-negara yang luas. Agar adil, Intuit tidak benar-benar menargetkan Solusi Perusahaan pada pengguna tersebut.

Saya juga kecewa dengan dokumentasi Intuit, yang sebagian besar merupakan file Bantuan. Untuk beberapa hal, ini dibuat oleh komunitas pengguna yang besar dan vokal, dan kemungkinan bahwa setiap pertanyaan yang tidak dapat dijawab menggunakan kunci Bantuan sudah dijawab dengan posting online di suatu tempat. Jika Anda berniat berinvestasi di QuickBooks Desktop Enterprise (atau edisi QuickBooks lainnya), maka belanjakan sedikit uang ekstra dan ambil salinan QuickBooks 2016, Manual yang Hilang oleh Bonnie Biafore. Ini praktis merupakan sumber daya yang diperlukan untuk administrator QuickBooks, dan biayanya kurang dari $ 30.

Terakhir, jika Anda ingin dapat mengakses QuickBooks Desktop Enterprise dari perangkat seluler, maka Anda harus menggunakan versi yang di-host. Versi internal yang saya ulas tidak mendukung akses jarak jauh dari ponsel cerdas atau tablet; itu hanya menyediakan layanan tambahan.

Semua itu dikatakan, jika Anda adalah pelanggan QuickBooks saat ini yang hanya perlu menambah lebih banyak pengguna, maka Anda akan menemukan bahwa QuickBooks Desktop Enterprise adalah upgrade tanpa rasa sakit dengan persyaratan pelatihan ulang yang minimal. Tapi pastikan akuntansi dan manajemen inventaris umum adalah semua yang Anda inginkan. Jika Anda berpikir ERP suatu hari nanti mungkin ada di masa depan perusahaan Anda, maka Anda akan menginginkan platform yang dapat tumbuh menjadi sistem seperti itu tanpa memerlukan migrasi forklift, dan Intuit tidak membangun QuickBooks Desktop Enterprise dengan mempertimbangkan jalur pertumbuhan itu.