Sap bisnis satu ulasan & peringkat profesional

SAP SE adalah pembuat perangkat lunak terhormat Jerman yang melayani terutama untuk 1.000 perusahaan Global dan mengkhususkan diri dalam database mutakhir, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan perangkat lunak keuangan, termasuk akuntansi buku besar. SAP ERP (sebelumnya SAP R3) adalah salah satu aplikasi ERP yang paling banyak diimplementasikan di pasar global, dan berpegang pada jalur implementasi tradisional yang biasanya membutuhkan penyesuaian ekstensif, jalur implementasi multi-tahun, dan ratusan ribu dolar dalam biaya konsultasi.

Yang mengatakan, untuk ulasan ini, kami melihat SAP Business One (yang dimulai dari $ 82 per pengguna per bulan untuk edisi Profesional yang di-host); itu mewakili penawaran perusahaan kecil hingga menengah (SME) perusahaan. Kami mengujinya dari kedua akuntansi keuangan umum dan perspektif ERP. Versi yang saya uji adalah SAP Business One untuk database HANA dan mesin analitik SAP sendiri; namun, Business One juga tersedia dalam versi Microsoft SQL Server (jika Anda lebih nyaman dengan itu). Namun, hanya Business One untuk HANA yang menawarkan kemampuan multicurrency sementara versi Microsoft SQL Server dirancang untuk digunakan hanya di AS.

Sebagian besar sistem akuntansi dan ERP UKM masih menggunakan pendekatan modular, memungkinkan Anda untuk menyatukan akuntansi keuangan, manajemen hubungan pelanggan, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan manajemen inventaris yang kompleks. SAP Business One Professional (yang juga tersedia dengan harga $ 3, 145 untuk lisensi pengguna Profesional di tempat) memiliki inti akuntansi yang solid, tetapi mengintegrasikan fungsionalitas di semua bidang lain ini secara mulus di berbagai modul (yang berarti Anda dapat membeli lebih banyak daripada Anda sebenarnya bermaksud untuk menggunakan), seperti modul administrasi manfaatnya (BA) yang dirinci nanti dalam ulasan.

Sifat itu saja meningkatkan meter kompleksitas Business One tetapi fokus perangkat lunak pada mendukung persyaratan bisnis dan operasi yang rumit dan sangat dapat disesuaikan membuatnya semakin rumit. Jika bisnis Anda dapat mengambil manfaat dari tingkat penyesuaian ini dan Anda tidak keberatan dengan pembelajaran di muka dan kurva implementasi yang berat, maka SAP Business One sangat sepadan dengan usaha yang dilakukan. Bisnis yang mencari sesuatu yang sedikit lebih sederhana dan dirancang untuk cloud akan lebih baik dengan pemenang Pilihan Editor Intacct (di sisi akuntansi keuangan) dan NetSuite OneWorld (untuk sistem ERP menyeluruh).

Jangan menganggapnya sebagai Dasbor

Saya menguji Business One menggunakan Remote Desktop Connection (RDP) ke server SAP yang menjalankan versi HANA. Sementara akun pengujian ini dikelola pada server SAP sendiri, penting untuk dicatat bahwa saya bekerja dengan versi perangkat lunak di tempat, yang diinstal pada server virtual dan di-host di cloud. Versi SAP Business One Cloud adalah hewan yang berbeda, yang dirancang khusus untuk akses berbasis browser dan berbasis cloud yang menjalankan lapisan layanan yang dikelola sepenuhnya oleh SAP.

Itu mungkin salah satu alasan saya mengalami kesulitan mengakses contoh pengujian saya menggunakan browser. SAP mempertahankannya juga dapat diakses menggunakan browser web Firefox, yang saat ini (dan secara mengejutkan) satu-satunya browser web yang didukung. Itu tidak pernah berhasil untuk saya, tetapi SAP meyakinkan saya bahwa mereka sedang mengerjakannya. Terlepas dari bagaimana Anda mengakses sistem, layar pertama yang akan Anda lihat adalah dasbor "Cockpit" SAP. Cockpit sangat dapat disesuaikan, menampilkan data tingkat pengguna yang bersangkutan, dan berfungsi sebagai portal yang berguna untuk menavigasi sistem secara keseluruhan.

Sistem navigasi ini terdiri dari tiga bagian - bar pita di bagian atas Cockpit, bilah menu vertikal di sisi kiri layar, dan widget yang ditampilkan di dasbor. Pita pita atas adalah cara mudah untuk mengurai catatan. Misalnya, jika Anda berada di file Purchase Orders, ada panah di bilah alat untuk bergerak maju dan mundur.

Menu sidebar kiri dapat membawa Anda ke transaksi, layar entri data, atau laporan dalam sistem. Ini dibagi menjadi beberapa bidang Fungsional seperti Administrasi, Keuangan, Penjualan, Pembelian, Peluang (pada dasarnya CRM), dan lainnya termasuk bagian yang diberi label Laporan. Persediaan dan Penggajian juga ada di menu utama. Mengklik judul membuka sublevel. Anda dapat memasukkan atau melihat transaksi, atau menghasilkan laporan termasuk laporan keuangan dasar. SAP Business One menyediakan tiga dari empat laporan keuangan dasar. Pernyataan terpisah tentang Perubahan dalam Saldo Laba bukan salah satu dari laporan, tetapi cukup mudah untuk menghasilkan di Microsoft Excel jika Anda benar-benar membutuhkannya.

Cockpit juga menyediakan cara lain untuk memasukkan, mengakses, dan melaporkan data. Widget pada layar dapat dipindah, yang berarti Anda dapat menambah dan menghapusnya tergantung pada kebutuhan masing-masing pengguna, dan ada cukup banyak widget prebuilt yang tersedia. Anda juga dapat mengedit widget yang ada atau membuat informasi Anda sendiri yang mengandung yang Anda butuhkan untuk posisi tertentu Anda. Melayang pada titik data dalam widget menampilkan layar kecil dengan lebih detail pada titik data itu. Ini didefinisikan dalam widget, dan seperti kebanyakan aspek dari sistem dapat diedit dan disesuaikan. Secara keseluruhan, gaya representasi data widget ini tipikal dalam aplikasi akuntansi dan ERP yang lebih besar, dan Anda akan menemukannya di sebagian besar kompetisi, termasuk bahkan aplikasi cloud-centric seperti Intacct atau NetSuite OneWorld. Anda dapat membuat widget baru menggunakan pilihan Pervasive Analytics di menu sidebar.

Dua widget sangat terkenal. Widget Fungsi Umum adalah tabel pintasan ke operasi yang paling sering Anda lakukan. Saya menemukan ini cara yang nyaman untuk mengatur seperangkat pintasan khusus untuk orang tertentu, meskipun itu juga akan berlaku di tingkat departemen. Widget lain yang berharga adalah Workbench. Workbench terdiri dari semua dokumen dan laporan yang berkaitan dengan alur kerja tertentu. Di perusahaan pengujian yang saya buat untuk pengujian, widget ini disiapkan untuk Proses Penjualan dan pada dasarnya adalah diagram alur melalui seluruh proses, dari menghasilkan estimasi melalui sistem Piutang Usaha. Ada gelembung panah bawah kecil di sebelah ikon untuk sub-proses dan mengkliknya memunculkan laporan yang berkaitan dengan bagian dari alur kerja. Empat meja kerja disediakan - penjualan, pembelian, inventaris, dan keuangan.

Ada dua alat bantu navigasi lain yang sering saya gunakan selama pengujian. Ketika jendela bagan terbuka, mengklik kanan atau mengklik ganda pada nomor baris menampilkan semua detail pada transaksi baris. Seringkali ada lebih banyak detail data daripada yang ditunjukkan pada jendela yang terbuka. Beberapa entri baris juga akan memiliki panah oranye yang menunjuk pada satu atau lebih item yang ditampilkan di baris. Ini menunjukkan bahwa Anda dapat menelusuri bagian data itu. Misalnya, pada laporan yang menunjukkan item inventaris, mengklik panah oranye akan memunculkan deskripsi, lokasi, dan biaya item serta nomor dalam stok atau jika item tersebut berada di pesanan kembali.

Terlepas dari struktur organisasi Anda, sistem penomoran akun cukup fleksibel untuk menanganinya. SAP Business One menyediakan empat segmen akun default (keseluruhan akun, divisi, wilayah, dan departemen) dan Anda dapat menetapkan hingga 10 segmen untuk memberikan rincian akun yang lebih banyak.

Untuk pengujian akuntansi buku besar saya, saya terutama melihat bagian Buku Besar dari keseluruhan sistem, tetapi SAP Business One Professional memiliki Hutang dan Piutang, Hutang, Aktiva Tetap, dan Persediaan yang sama kuatnya. Inventarisasi khususnya adalah ketika sistem akuntansi entry-level sering gagal. Sistem Inventaris Business One menyediakan kemampuan untuk menggunakan metode penetapan biaya yang berbeda pada berbagai jenis item inventaris, dan menyediakan pemrosesan kiting dan BOM (bill of material).

Kemampuan multicurrency dalam versi aplikasi HANA kuat, dan Anda dapat menjaga divisi mata uang di wilayah geografis lainnya, mengonversi menjadi mata uang AS pada penutupan periode. Business One hanya melakukan konversi waktu nyata ini pada penutupan periode, tetapi dapat mensimulasikan perkiraan konversi untuk laporan pertengahan periode. Bergantung pada kebutuhan Anda, ketidakmampuan untuk konversi mata uang real-time yang sebenarnya pada setiap hari atau waktu dapat menimbulkan masalah, meskipun bagi sebagian besar pengguna konversi akhir periode menggunakan penilaian hari penutupan akan cukup.

Baik untuk pergi?

Ada kabar baik dan buruk bagi pengguna ponsel. Berita buruknya: pada saat tulisan ini dibuat, versi SAP Business One Professional versi web hanya mendukung satu browser - Mozilla Firefox. Berita baiknya adalah Firefox tersedia untuk sistem operasi iOS, Android, Windows, dan Mac. Namun, SAP masih memperbaiki kemampuan akses ini. Dalam pengujian saya, saya tidak dapat mengakses sistem SAP Business One menggunakan Firefox, bahkan dari PC saya.

SAP mengetahui masalah ini, memiliki sumber daya untuk dibawa, dan tahu nilai akses seluler dan BYOD (bawa perangkat Anda sendiri), jadi saya sedikit ragu bahwa akses seluler akan aktif dan berjalan dalam waktu singkat. Namun saya sarankan, jika fitur ini penting untuk bisnis Anda, pastikan penjual yang bekerja sama dengan Anda dapat menunjukkan akses Firefox yang berfungsi di perangkat Anda.

Administrasi Manfaat

Dalam pandangan kami yang lebih dalam pada modul dan kemampuan opsional SAP Business One lainnya, kami mulai dengan akuntansi dan kemudian pindah alfabet ke administrasi manfaat. Seperti dengan semua modul tambahan lainnya yang dapat dimasukkan oleh bisnis Anda ke dalam platform SAP, modul Benefit Management sangat dapat dikonfigurasi untuk paket dan paket manfaat yang kompleks dan granular di seluruh perusahaan. Sebagai subkomponen dari modul HR mySAP, modul BA terintegrasi dengan modul Payroll SAP dan bergantung pada kerangka kerja yang fleksibel dan alur kerja otomatis untuk merampingkan administrasi SDM.

Modul ini dipecah menjadi beberapa komponen utama. Untuk administrator manfaat, SAP menawarkan serangkaian alat yang mencakup panduan pendaftaran untuk mengonfigurasi paket dan manfaat khusus di seluruh cakupan medis, gigi, dan penglihatan. Ini juga termasuk alat pemeriksa kelayakan dan terintegrasi dengan penyedia paket besar untuk menarik detail cakupan. Seperti perangkat lunak BA seperti BambooHR dan Yaitu, modul ini juga mencakup fitur pelaporan manfaat untuk mengumpulkan dan merangkum data manfaat di seluruh karyawan dan rencana, bersama dengan kemampuan untuk membangun laporan manfaat khusus.

Di sisi karyawan, modul BA menampilkan portal Layanan Mandiri Pegawai di mana pengguna dapat melihat paket manfaat dan cakupannya, dan membuat perubahan pada pilihan tunjangan mereka. Modul ini tidak masuk terlalu jauh ke dalam manfaat dan tunjangan premium, tetapi ia mencakup rencana kesehatan dasar, rencana asuransi, Akun Pengeluaran Fleksibel (FSA), dan rencana tabungan seperti 401k.

Pengalaman pengguna (UX) konsisten dengan prinsip-prinsip desain SAP, yang berarti ia memiliki desain barebone yang kuno, mirip dengan Fairsail HRMS. Ini menawarkan penyesuaian granular yang mendalam menggunakan skema tampilan milik SAP dan parameter infotipe. Modul ini secara keseluruhan merupakan tambahan yang berharga untuk kemampuan ERP all-in-one organisasi, meskipun nilai dan eksekusi BA standalone jauh dari fitur, fungsionalitas, dan UX intuitif Zenefits Pilihan Editor.

Hubungan Baik Adalah Penting

CRM adalah komponen kunci dari setiap organisasi penjualan perusahaan modern - sedemikian rupa sehingga SAP memutuskan untuk tidak melabeli fungsi-fungsi CRM-nya "CRM" tetapi sebaliknya menamai mereka "Peluang Penjualan." Pelanggan (dan pelanggan potensial) diatur di bagian Pesanan Penjualan sistem, diimpor dari Microsoft Outlook, atau dimasukkan melalui layar Peluang Penjualan. Layar Peluang Penjualan memungkinkan Anda mengimpor pelanggan atau prospek dengan mengklik di bidang "Kode Mitra Bisnis", yang kemudian menampilkan daftar mitra bisnis. Bidang lain dalam catatan ini memungkinkan Anda memasuki peluang (yaitu, item atau layanan apa yang ingin Anda lempar), tanggal penutupan yang diantisipasi, dan tahap dari proses penjualan itu.

Tahap penjualan diambil dari tabel yang Anda buat yang tahap proses penjualan dari memimpin melalui pertemuan dan kutipan atau tonggak lainnya, dan (mudah-mudahan) akhirnya berakhir dengan pesanan. Anda juga memasukkan estimasi Persentase Penutupan pada setiap tahap. Anda tidak harus melalui setiap tahap dengan setiap petunjuk, tetapi persentase penutupan digunakan untuk memperkirakan kemungkinan benar-benar mendapatkan pesanan. Seberapa bermanfaat hal ini sangat tergantung pada metrik perkiraan Anda sendiri tetapi pendekatan Business One tentu saja menarik.

Dokumentasi SAP Business One "To Go", yang merupakan panduan pengguna dasar, menjelaskan proses ini (dan lainnya) secara terperinci, dan merupakan dokumen yang harus dibaca untuk bisnis apa pun yang mempertimbangkan sistem perangkat lunak. Seperti halnya aplikasi CRM, SAP Business One memiliki kemampuan untuk membuat dan mengelola kampanye, terutama melalui panduan Manajemen Kampanye, yang menurut saya mudah digunakan. Juga termasuk sebagai bagian dari proses penjualan adalah kemampuan untuk membuat dan memelihara kontrak layanan, kartu peralatan pelanggan, dan membuat panggilan layanan.

Manajemen Persediaan Yang Kuat

SAP Business One Professional jelas pandai mengelola berbagai organisasi penjualan, tetapi juga pandai mengelola produksi ringan dan entitas pergudangan - meskipun kemampuannya agak sedikit kurang dari mereka yang berspesialisasi dalam vertikal ini, seperti Epicor.

Persediaan SAP Business One Professional sangat cocok untuk pasar usaha kecil hingga menengah (UKM). Namun, meskipun memiliki beberapa fitur yang dibutuhkan dalam rantai inventaris produksi, ia tidak menyediakan cukup untuk mendukung operasi lantai pabrik yang sebenarnya. Namun, bahkan dalam modul Inventaris, sistem SAP Business One Professional memiliki kemampuan analisis dan prediksi yang luas.

Modul Material Resource Planning (MRP), yang hilang di beberapa sistem entry-level seperti Cougar Mountain Denali Summit, memungkinkan Anda untuk melakukan sejumlah analisis dan peramalan yang adil, dan kemampuan itu kemudian diperkuat lebih lanjut dalam fungsi Prakiraan Cerdas. Fungsi ini menggunakan "Triple Exponential Smoothing" atau "Regresi Linier dengan Tren Basah dan Penyesuaian Musiman" untuk menghasilkan prakiraan akurat tentang penjualan dan kebutuhan inventaris masa depan Anda, dengan aplikasi memilih metode yang paling tepat mengingat jumlah dan jenis data yang Anda masukkan. Hasil perkiraan ini dapat digunakan sebagai input ke MRP Wizard yang memandu Anda melalui proses memasukkan parameter yang diperlukan untuk menghasilkan perkiraan pada pesanan dan persediaan yang diperlukan untuk memenuhinya (yaitu, pesanan pembelian). Atau, jika Anda menggunakannya dengan modul Produksi, maka pada pesanan produksi yang diperlukan untuk menghasilkan persediaan yang kemudian memenuhi persyaratan penjualan. Anda dapat mengatur level stok minimum dan maksimum, dan melakukan analisis Economic Order Quantity (EOQ) untuk mempertahankan level stok optimal untuk memenuhi perkiraan penjualan, sambil meminimalkan biaya keseluruhan dan kemungkinan kondisi kehabisan stok.

Untuk menghitung biaya inventaris Anda, SAP Business One Professional menyediakan fungsionalitas untuk keempat metode penetapan biaya utama, termasuk First-In First-Out (FIFO), Moving Average, Stand Cost, dan Serial / Batch costing. Metode Serial / Batch costing memungkinkan Anda menetapkan biaya untuk setiap item dalam inventaris, yang pada dasarnya adalah Item Costing Costing. Apa yang tidak akan Anda temukan adalah dukungan untuk metode Last-In First-Out (LIFO), tetapi cara melakukan hal-hal ini tidak disukai sehingga tidak mungkin operasi yang lebih baru dan lebih kecil akan membutuhkannya.

Fitur Inventaris di SAP Business One Professional berorientasi di sekitar gudang. Anda dapat menentukan gudang sebagai gudang pengiriman, sebagai gudang sampah, atau hanya sebagai "gudang." Namun, setelah ditetapkan sebagai gudang bin, setiap item harus ditetapkan ke tempat sampah, meskipun Anda dapat memiliki tempat sampah "umum" yang dapat berisi beberapa item berbeda. Setelah gudang diatur dengan tempat sampah, setiap transaksi (kwitansi, pengiriman, transfer, pesanan produksi, atau pembelian) harus memiliki nomor nampan yang terkait dengannya. Nomor nampan dapat diberi kode batang dan sistem dapat mempertahankan Bill of Material (BoMs), kitting, dan memilih daftar menggunakan penugasan nampan tersebut. BoM dibuat dan dipelihara dalam modul Produksi, meskipun Persediaan, Penjualan, Pembelian, MRP, dan Produksi semuanya terintegrasi erat dan fitur-fitur ini mengalir di antara modul-modul tergantung pada item dan transaksi spesifik yang diakses pengguna.

SAP Business One Professional tidak menyediakan laporan kalengan dalam jumlah besar, meskipun laporan itu berisi laporan yang paling sering Anda gunakan. Dan Anda dapat menentukan indikator kinerja utama terkait-inventaris (KPI) yang Anda inginkan ditampilkan pada halaman pendaratan Inventaris, yang juga berguna. Jika Anda memerlukan pelaporan khusus, maka ingatlah bahwa mesin pelaporan untuk sebagian besar produk SAP, termasuk Business One Professional adalah Crystal Reports, yang sebenarnya merupakan produk SAP. Meskipun ini adalah alat pelaporan yang hebat, itu tidak terlalu mudah digunakan. Jadi memiliki seseorang di rumah atau konsultan berpengalaman dalam aplikasi pelaporan ini mungkin merupakan ide yang baik.

Secara keseluruhan, seperti komponen-komponen lain dari SAP Business One Professional, saya menemukan modul Persediaan agak sulit digunakan pada waktu-waktu tertentu. Beberapa layar data bisa tumpul dan tidak intuitif, dan tidak selalu jelas apa yang harus dimasukkan dalam bidang atau di mana menemukan data yang diperlukan. Namun, mengimbangi ini adalah sistem Bantuan yang sangat komprehensif dan dokumentasi yang sangat baik bagi mereka yang mau berupaya.

Di atas dan di luar

SAP Business One menyediakan sistem keuangan yang komprehensif dan canggih yang juga dengan mudah diperluas untuk menambahkan fungsi sistem ERP yang sebenarnya, termasuk modul untuk produksi, SDM, CRM, dan MRP. Bahkan ada kemampuan untuk melacak proyek dan melakukan analisis bisnis prediktif dengan menggunakan fitur canggih dari basis data SAP HANA.

Kelemahan dari semua kemampuan ini adalah bahwa keseluruhan sistem cukup kompleks. Mendapatkan ke fungsi tertentu itu mudah. Biasanya ada beberapa cara untuk sampai ke transaksi atau laporan tertentu, dan beberapa lapis penelusuran, yang berarti Anda bisa mendapatkan rincian seperti yang diinginkan atau dibutuhkan oleh sebagian besar pengguna. Grafik perbandingan menunjukkan sekitar 150 laporan standar yang tersedia, meskipun angka ini agak menipu. Seperti dengan semua opsi laporan yang tersedia, Anda bisa mendapatkan cukup banyak jenis laporan yang Anda inginkan atau butuhkan.

Namun, dalam banyak kasus memiliki semua opsi laporan yang tersedia di beberapa tingkatan dapat membuat menghasilkan laporan yang tidak standar menjadi tugas yang cukup besar. Untungnya, sangat mudah untuk mengekspor laporan ke Microsoft Excel dan memanipulasinya di sana. Crystal Reports juga tersedia, dan jika Anda memiliki seseorang di bisnis Anda yang berpengalaman dalam aplikasi ini, mungkin lebih mudah untuk menghasilkan beberapa laporan Anda dengan itu. Basis data yang mendasari Microsoft SQL Server dan HANA dapat diakses melalui Studio Manager sistem, yang memungkinkan Anda untuk membentuk kueri yang kompleks serta menghasilkan layar bentuk dan membuat widget.

Garis bawah

Kelimpahan kekayaan yang tidak biasa dalam sistem SME, dan SAP Business One menderita "penyakit" ini seperti halnya banyak sistem ERP UKM lainnya yang termasuk dalam pengumpulan ini. Dan dengan semua itu, solusinya adalah masuk ke implementasi dengan gagasan yang jelas tentang peran apa yang akan dimainkan staf Anda dan pengecer / mitra dalam menginstal dan mengkonfigurasi sistem.

Akhirnya, salah satu faktor terpenting dalam pindah ke sistem seperti SAP Business One adalah menyadari bahwa bangun dan berjalan dengan lancar tidak akan cepat. Dengan aplikasi akuntansi yang lebih kecil seperti QuickBooks dan banyak sistem akuntansi berbasis cloud midrange yang lebih baru, Anda dapat menginstal sistem sendiri atau dengan bantuan akuntan Anda dalam beberapa hari, dan melatih seseorang untuk menggunakannya hanya dalam satu atau dua hari. Jangan berharap hal itu terjadi pada SAP Business One atau aplikasi menengah lainnya yang diuji dalam roundup ini, terutama jika mereka dibuat berdasarkan kerangka kerja gaya ERP yang lebih tradisional, seperti Open Systems Traverse.

Secara realistis, Anda harus merencanakan implementasi, konfigurasi, dan pengujian untuk beberapa minggu. Anda juga harus mendapatkan penawaran yang jelas dari mitra SAP Anda atau VAR mengenai berapa banyak layanan ini akan menambah biaya keseluruhan sistem. Untuk mengetahui apa yang terlibat dalam menggunakan dan memodifikasi aplikasi, buka YouTube. Ada puluhan demo dan tutorial, yang seharusnya memberi Anda ide yang layak tentang apa yang dapat Anda harapkan.

SAP Business One adalah sistem yang tangguh, dan dengan pengecer / mitra yang tepat akan menjadi pilihan yang sangat baik bagi banyak UKM. Perlu diingat, bagaimanapun, bisnis Anda akan membutuhkan keahlian akuntansi dan TI untuk benar-benar memanfaatkan sistem secara produktif.