Kiat untuk berbagi kata sandi

"Jangan pernah membagikan kata sandi Anda!" adalah saran usang yang tidak mempertimbangkan kebutuhan hari itu. Banyak dari kita perlu membagikan kombinasi nama pengguna dan kata sandi dengan keluarga, rekan kerja, dan lainnya.

Ada cara yang aman dan aman untuk membagikan kata sandi, dan selama Anda melakukannya dengan benar, ini adalah praktik yang bisa diterima.

Skenario Berbagi Kata Sandi

Ada beberapa skenario umum di mana Anda mungkin ingin membagikan kata sandi.

Pertama, anggota keluarga terkadang berbagi akun. Tagihan rumah tangga dapat dikelola oleh lebih dari satu orang, dan setiap orang yang berwenang harus memiliki akses online. Atau Anda mungkin memiliki ruang penyimpanan online untuk dokumen keluarga, dan Anda ingin anak-anak usia kuliah Anda dapat login dan mengambil sendiri formulir imunisasi mereka tanpa harus merepotkan Anda. Beberapa keluarga juga berbagi akun hiburan, seperti Netflix dan iTunes. Anda mengerti maksud saya.

Kedua, karyawan dalam berbagai situasi bisnis terkadang menggunakan satu login akun untuk banyak orang. Ambil contoh akun media sosial. Dalam bisnis kecil yang tidak menggunakan beberapa alat manajemen media sosial yang kompleks (seperti Hootsuite), Anda mungkin ingin memberikan akses ke Twitter, Facebook, dan akun kepada banyak orang.

Contoh ketiga adalah kasus darurat. Jika terjadi sesuatu yang membuat Anda tidak dapat masuk ke akun (koma, kematian, penahanan, karantina - siapa tahu bisa terjadi!), Apakah Anda dapat meneruskan kata sandi Anda ke orang lain?

Untuk setiap situasi atau peristiwa ini, ada cara untuk berbagi kata sandi dengan aman, aman, dan cerdas dengan orang yang Anda percayai.

Berbagi Kata Sandi Dengan Pengelola Kata Sandi

Cara terbaik untuk mengelola kata sandi Anda - dan itu termasuk mengelola berbagi kata sandi - adalah dengan pengelola kata sandi. Apakah itu bukan hanya hal yang paling jelas yang pernah Anda dengar?

Mungkin terdengar cukup sederhana, tetapi begitu banyak orang tidak menggunakan pengelola kata sandi. Dugaan saya adalah bahwa orang tidak menggunakan pengelola kata sandi karena mereka tidak mengerti cara kerjanya, jadi izinkan saya memberikan primer saja.

Pengelola kata sandi adalah program kecil, beberapa di antaranya gratis, yang Anda pasang di komputer. Anda menetapkan satu nama pengguna dan kata sandi untuk masuk ke program ini, dan itu segera menjadi satu-satunya kata sandi yang harus Anda ingat. Perhatikan bahwa satu kata sandi harus sangat kuat! Program pengelola kata sandi biasanya memerlukan plugin untuk peramban Anda (juga biasanya gratis).

Setelah plugin itu berada di tempatnya, pengelola kata sandi mengawasi saat Anda masuk ke situs, dan itu menangkap kredensial login Anda. Dan begitu ia menangkap nama pengguna dan kata sandi Anda, ia akan menggunakannya untuk memasukkan Anda ke situs-situs tersebut secara otomatis. Banyak manajer kata sandi juga menganalisis semua login yang harus Anda beri tahu jika Anda memiliki terlalu banyak kata sandi yang digunakan kembali atau yang mana yang lemah. Sebagian besar dari mereka juga menghasilkan kata sandi yang kuat - dan tidak masalah jika kata sandi itu omong kosong bagi Anda karena ingat, pengelola kata sandi akan mengetikkannya untuk Anda.

Sekarang, tentang berbagi yang saya sebutkan…

Sekelompok pengelola kata sandi menyertakan fitur yang memungkinkan Anda berbagi nama pengguna dan kata sandi dengan orang lain, terkadang tanpa orang lain itu dapat melihat informasi tersebut. Dengan kata lain, jika saya berbagi login dengan Lulu melalui manajer kata sandi saya, Lulu mungkin perlu menginstal manajer kata sandi yang sama, tetapi itu akan memberinya akses untuk masuk ke situs secara otomatis, tanpa dia melihat atau harus mengetikkan kata sandi jika Saya ingin merahasiakannya. Dan, saya juga bisa mencabut hak sandinya.

Berikut adalah beberapa pengelola kata sandi yang memiliki fitur berbagi:

• Pass Terakhir
• Dashlane
• Kata Sandi Intuitif
• Penjaga
• Kotak Kata Sandi.

Untuk bisnis khususnya, saya benar-benar tidak bisa membayangkan cara yang lebih baik untuk mengelola kata sandi bersama daripada menggunakan manajer kata sandi.

Opsi Dropbox

Saya pernah mendengar tim bisnis membagikan kata sandi dengan menyimpannya di file bersama di Dropbox, Google Drive, atau layanan penyimpanan berbasis cloud lainnya. Ini bukan sistem yang cair seperti menggunakan pengelola kata sandi, tapi mungkin itu bisa bekerja. Namun, sesuatu tentang hal itu membuat saya khawatir, jadi saya hanya bertanya kepada perwakilan Dropbox apakah itu ide yang bagus. Balasan:

"Cara yang baik untuk mengamankan data sensitif seperti kata sandi adalah dengan menggunakan pengelola kata sandi yang terintegrasi dengan Dropbox API. Misalnya, 1Password terintegrasi dengan Dropbox sehingga jika file 1Password Anda ada di Dropbox, kata sandi Anda secara otomatis disinkronkan dan Anda dapat mendekripsi dan menggunakannya dari perangkat apa pun dengan koneksi Internet."

Tandai itu sebagai dua dukungan untuk pengelola kata sandi. Jawabannya berlanjut:

"Dropbox for Business (untuk tim orang-orang dalam suatu organisasi) dan Dropbox Pro (produk berbayar kami untuk perorangan) juga memberikan izin dan kontrol tambahan pada tautan dan folder bersama. Pengguna kedua produk dapat mengirim konten melalui tautan bersama yang kedaluwarsa dan dilindungi kata sandi, atau menempatkan izin tampilan saja pada folder bersama, untuk meningkatkan kontrol mereka terhadap konten yang dibagikan. Selain itu, Dropbox dilindungi dengan enkripsi data pengguna baik dalam perjalanan maupun saat istirahat. Kami juga mendukung transfer data yang aman, konfigurasi jaringan, dan kontrol tingkat aplikasi yang didistribusikan di seluruh infrastruktur yang dapat diskalakan dan aman. Untuk bisnis, kami merekomendasikan enkripsi disk penuh pada komputer lokal sebagai praktik terbaik keamanan tambahan."

Jadi begitulah. Sudah pasti mungkin dan cukup aman, tetapi tidak semulus dan sepraktis menggunakan pengelola kata sandi.

Berbagi Kata Sandi dengan Cepat dan Kotor

Katakanlah sekarang bahwa Anda benar-benar terikat dan harus memberi seseorang nama pengguna dan kata sandi Anda sekarang . Anda tidak pernah mengatur berbagi kata sandi yang tepat, dan Anda panik. Putar kembali kepala Anda selama satu menit dan gunakan satu ons akal sehat sebelum Anda menumpahkan kata sandi Anda.

Perhatikan bahwa metode yang akan saya uraikan ini bukan kasus yang ideal, tetapi adalah apa yang dapat Anda lakukan jika Anda benar-benar kekurangan waktu dan perlu membagikan kata sandi.

Kirimkan nama pengguna dan kata sandi dengan cara yang menyulitkan peretas (atau orang lain yang mungkin mengancam) untuk melakukan apa saja dengan informasi yang Anda bagikan. Dengan kata lain, jangan mengirim pesan email yang berisi nama akun, nama pengguna, dan kata sandi secara bersamaan. Hancurkan. Kirim nama pengguna melalui email dan kata sandi sebagai pesan teks atau IM. Atau bahkan lebih baik: Membagi kata sandi menjadi dua pesan yang disampaikan oleh saluran komunikasi yang berbeda. Melakukan hal itu menghilangkan konteks dan menyulitkan siapa pun yang mencegat salah satu informasi untuk melakukan apa pun dengannya.

Sekali lagi, ini tidak ideal, tetapi lebih merupakan pilihan terakhir.

'Death Death Do You Part

Cara terakhir untuk membagikan kata sandi adalah dengan memberikannya kepada orang lain jika dan hanya jika Anda mati atau menjadi lumpuh. Ini protokol rumit "jika-maka" untuk mengelola, pasti, tetapi itu bisa dilakukan.

Google memiliki fitur yang disebut Manajer Akun Tidak Aktif. Saat Anda mengaktifkannya, Anda menetapkan orang yang berdedikasi untuk mewarisi akun Google Anda - sebanyak mungkin aplikasi dan potongan yang Anda pilih - dan memilih waktu yang lama agar akun Anda tidak aktif sebelum pendelegasian itu terjadi. Misalnya, jika saya memiliki nol aktivitas di akun Google saya selama tiga bulan, Google memberi tahu orang penting saya yang lain dan memberikan informasi masuk ke Gmail saya.

Bergantung pada bagaimana Anda mengelola akun Anda, orang yang ditunjuk secara teoritis dapat melakukan pencarian kata sandi di akun mana pun yang Anda gunakan alamat Gmail untuk masuk.

Pengelola Akun Google Tidak Aktif, yang terletak di pengaturan akun Google, memang memiliki beberapa pengaturan dan pilihan yang lebih dalam, dan saya mendorong Anda untuk menjelajahinya.

Baik untuk diketahui: Google mengirimi Anda pesan otomatis setiap beberapa bulan untuk mengingatkan Anda bahwa Anda telah memilih ke dalam layanan Manajer Akun Tidak Aktif, jadi jangan khawatir bahwa Anda dapat mengaktifkannya dan melupakannya sama sekali lama setelah Anda memiliki orang penting yang baru. Google akan mengingatkan Anda.

PasswordBox dan Dashlane juga memiliki opsi untuk mengatur kontak darurat, atau seseorang untuk mewarisi semua atau beberapa kata sandi Anda jika akun Anda menjadi tidak aktif. Dengan PasswordBox, orang yang mewarisi akun tersebut harus benar-benar memberikan sertifikat kematian sebelum dia dapat mengaktifkan "warisan digital." Dashlane, di sisi lain, memungkinkan Anda menentukan periode tunggu (24 jam hingga 60 hari), dan Anda dapat memilih subset kata sandi yang akan diteruskan jika Anda tidak ingin membagikan semuanya setelah kematian Anda. Ketika "kontak darurat" Anda meminta data Anda di Dashlane, Anda mendapat pemberitahuan. Jika Anda menolak permintaan sebelum waktu tunggu habis, pewaris menjadi nihil. Saya juga suka bahwa Anda dapat mengatur beberapa kontak darurat (hal yang sama berlaku dengan Pengelola Akun Google Tidak Aktif), dengan periode menunggu dan himpunan bagian yang berbeda, misalnya, "berikan email pekerjaan saya kepada Bill setelah dua minggu, tetapi berikan kata sandi pribadi saya kepada saya istri setelah satu minggu."

Saya telah menulis sebelumnya tentang beberapa cara lain untuk menyampaikan kata sandi Anda jika Anda meninggal dunia atau tidak mampu. Dan dalam buku saya (lihat di bawah), itulah subjek bab terakhir, bukan akhir yang bahagia, tetapi cara yang tepat untuk menutup.