Daftar Isi:
Video: 5 HAL PENTING SEBELUM MEMULAI BISNIS (Oktober 2024)
Disampaikan oleh Epson- Bisnis modern menggunakan aplikasi berbasis cloud untuk semua jenis komunikasi dan tugas harian, mulai dari kolaborasi online hingga perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Tidak hanya itu tetapi administrator dan karyawan saat ini berinteraksi dengan layanan ini melalui smartphone dan perangkat lain yang terhubung terkadang lebih sering daripada yang mereka lakukan melalui desktop mereka. Jadi, ketika datang ke proses bisnis sehari-hari yang sama mendasarnya dengan pencetakan, mengapa organisasi Anda harus tetap terperosok dalam era analog pekerjaan cetak lokal dan kabel yang kusut?
Printer apa pun dengan koneksi jaringan dapat terhubung ke web. Untuk artikel ini, kami berfokus pada printer nirkabel yang diaktifkan untuk pencetakan berbasis cloud, yang dapat menyinkronkan komputer, perangkat seluler, atau bahkan browser Anda ke printer yang terhubung cloud melalui koneksi internet. Untuk mempelajari cara melakukan ini, ada beberapa cara berbeda untuk menghubungkan dan mengirim file aman dari perangkat Anda ke printer yang terhubung ke cloud. Printer nirkabel terbaik di pasaran cenderung menggunakan kombinasi Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC), dan koneksi jaringan virtual aman termasuk layanan seperti Google Cloud Print untuk mengirim dan mencetak file melalui web dari mana saja.
Pengalaman cetak yang terhubung dengan mulus memberikan sejumlah manfaat bagi bisnis dan karyawan mereka. Di bawah ini, kami menyoroti lima cara paling signifikan yang dapat dimanfaatkan organisasi Anda dari membuang clunker kantor lama demi printer modern yang terhubung ke cloud.
1. Kenyamanan
Hal pertama yang akan Anda perhatikan ketika menyiapkan printer yang terhubung ke Google Cloud Print atau layanan cloud lain yang ditawarkan oleh vendor printer utama adalah tidak ada driver untuk diinstal dan dikonfigurasikan. Printer sudah "siap-cloud", dan banyak layanan juga datang dengan aplikasi Android dan iOS untuk mencetak langsung dari smartphone atau tablet Anda. Printer yang terhubung ke web juga menghilangkan kebutuhan untuk pembaruan manual, secara otomatis memperbarui driver dan firmware tanpa campur tangan manusia.
Semua file yang Anda cetak dikirim melalui web melalui layanan pencetakan berbasis cloud, sehingga komputer Anda bahkan tidak perlu berkomunikasi dengan printer secara langsung. Cukup masuk ke mesin atau perangkat seluler dengan koneksi internet, masuk ke akun Anda pada layanan pencetakan berbasis cloud yang diberikan, dan mulai mencetak.
Ini juga memfasilitasi konten cetak dan berbagi dokumen yang lebih nyaman. Sebagian besar layanan pencetakan berbasis cloud memungkinkan Anda "berbagi" akses ke printer yang terhubung ke cloud dengan pihak tepercaya lainnya semudah berbagi dokumen online dengannya, termasuk kemampuan untuk mengelola hak berbagi. Jadi, jika karyawan atau klien luar kota sedang bekerja di luar kantor Anda dan perlu dengan cepat mencetak boarding pass mereka untuk penerbangan pulang, maka Anda dapat berbagi akses pencetak cloud dengan mereka dan mereka dapat mencetak langsung dari smartphone atau laptop mereka.
2. Aksesibilitas Jarak Jauh
Selain dari printer yang siap-cloud, layanan pencetakan berbasis cloud juga dapat disinkronkan dengan printer yang terhubung ke jaringan yang ada di rumah atau kantor Anda. Setelah perangkat Anda disinkronkan dengan server cloud, tidak masalah dari mana Anda mencetak atau bahkan jika printer berada ratusan atau lebih mil jauhnya.
Ini adalah anugerah utama bagi pekerja rumah kantor dan telecommuter. Jika Anda memberikan presentasi virtual selama rapat menggunakan layanan konferensi video dan ingin semua orang yang duduk di sekitar meja konferensi memiliki laporan di tangan mereka, maka Anda dapat mencetak salinan laporan dari kantor pusat Anda langsung ke printer di sudut ruang konferensi. Seorang karyawan yang meja kerjanya tepat di sebelah printer tidak berbeda dari pengguna yang mencetak ke mesin itu dari negara lain.
3. Efisiensi Biaya dan Energi
Pencetakan yang terhubung juga merupakan cara mudah untuk memusatkan dan merampingkan operasi pencetakan perusahaan Anda, terutama untuk pemula dan usaha kecil dan menengah (UKM). Daripada memasang dan memelihara beberapa printer yang terhubung ke jaringan di seluruh tata letak kantor Anda, menggunakan printer yang terhubung dan layanan cloud dapat mengurangi biaya perawatan, tinta, dan toner secara signifikan jika semua mesin di kantor mencetak ke satu atau dua yang terhubung ke cloud printer (daripada memiliki satu printer untuk setiap komputer atau kelompok workstation di kantor).
Bergantung pada ukuran dan denah lantai organisasi Anda, Anda mungkin masih memerlukan beberapa printer. Tetapi printer siap-cloud nirkabel khususnya memberi Anda lebih banyak fleksibilitas. Semakin baru printer yang terhubung tempat Anda berinvestasi, semakin baik fitur hemat energinya juga. Sebagian besar printer nirkabel kini hadir dengan satu atau lebih mode hemat daya atau eko-mode yang mengurangi keseluruhan biaya pencetakan dan penggunaan energi saat printer tidak aktif digunakan.
4. Keamanan
Keberatan pertama yang akan diajukan administrator TI Anda ketika mempertimbangkan beralih ke pencetakan cloud adalah keamanan. Orang-orang secara alami lebih nyaman dengan koneksi kabel daripada berbagi file nirkabel dan menyinkronkan ketika datang ke persepsi keamanan, terutama ketika mengirim dan mencetak informasi bisnis rahasia melalui internet.
Cloud printing telah mencakup hal ini dari ujung ke ujung dengan koneksi web HTTPS, mengamankan dokumen dan file dengan enkripsi SSL dari saat mereka dikirim hingga saat mereka mencetak. File-file tersebut juga tidak ada di server. Setelah pekerjaan diproses dan diselesaikan, dokumen terkait dihapus dari server layanan pencetakan berbasis cloud.
5. Skalabilitas
Printer yang terhubung memungkinkan operasi pencetakan perusahaan Anda untuk berkembang secepat bisnis Anda tumbuh, dari startup atau SMB hingga organisasi perusahaan besar. Google bahkan menggunakan layanan pencetakan berbasis cloud di rumah. Ketika operasi Anda meningkat dan Anda mempekerjakan lebih banyak karyawan atau membuka kantor baru, berinvestasi dalam infrastruktur pencetakan terhubung berbasis cloud dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.
Ini juga menghilangkan rasa sakit dari perluasan tenaga kerja Anda. Printer yang terkoneksi membuat admin TI tidak perlu khawatir ketika mengatur desktop atau laptop perusahaan karyawan baru, menyediakan perangkat seluler mereka dengan perangkat lunak manajemen perangkat seluler (MDM), atau daftar tugas lainnya yang memastikan bahwa titik akhir pengguna aman dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Ketika saatnya untuk mengatur akses printer karyawan itu, itu hanya berfungsi.
