6 Cara teknologi cetak modern dapat membantu bisnis Anda

Disampaikan oleh Epson- Jika Anda memindahkan printer ke status back-burner, maka Anda mungkin ingin kembali untuk tampilan yang lebih baru. Terima kasih atas pencetakan terkelola dan pencetakan hijau Anda bisnis akan dapat sepenuhnya mengubah cara karyawan Anda mendekati pencetakan serta cara Anda membayarnya. Berikut adalah enam contoh spesifik untuk membantu Anda memulai.

Pencetakan Terkelola

Ingat kapan terakhir kali Anda memasukkan toner ke printer laser kantor Anda? Dan terakhir kali Anda melihat tagihan lain untuk toner yang sama dan bertanya-tanya ke mana perginya? Itu hanya satu contoh dari apa yang dapat dilakukan layanan cetak terkelola untuk Anda. Jika Anda belum pernah mendengar istilah itu, maka anggap itu sebagai evolusi lain dari Software-as-a-Service (SaaS), kecuali ini adalah Printing-as-a-Service (PaaS). Fitur-fiturnya akan bervariasi tetapi mendaftar untuk layanan seperti itu dan Anda akan dapat memilih printer yang tepat untuk lingkungan Anda, membayar biaya berlangganan, dan mulai mencetak. Yang Anda butuhkan hanyalah kertas. Layanan berlangganan akan menangani persediaan toner, masalah printer, dan semua sakit kepala lainnya. Plus, sebagian besar layanan akan menyediakan tiga manfaat tambahan ini juga:

• Penilaian cetak: Sebagian besar organisasi tidak tahu apa sebenarnya proses pencetakan mereka - siapa yang mencetak, apa yang mereka cetak, dan berapa banyak yang mereka cetak. Itu karena sebagian besar kantor terdiri tidak hanya dari dua atau tiga printer kantor standar per lantai, misalnya, tetapi juga tak terhitung "printer bayangan" dalam bentuk perangkat pencetakan pribadi yang telah dipasang pengguna di meja mereka (baik sendiri atau untuk mendukung beberapa proses bisnis yang kurang dikenal). Yang serius dapat menaikkan tidak hanya biaya toner tetapi kertas, perangkat keras, dan biaya jam kerja IT juga. Saat memilih layanan pencetakan terkelola, cari yang akan mengirim spesialis di tempat untuk mengaudit jumlah printer yang telah Anda instal dan mempelajari bagaimana mereka digunakan. Kemudian, ubah pengetahuan itu menjadi rekomendasi jumlah dan jenis printer yang benar-benar dibutuhkan oleh organisasi Anda.
• Manajemen granular: Layanan pencetakan terkelola harus berat pada manajemen. Cari layanan yang tidak hanya mengelola konektivitas dan kesehatan printer tetapi juga melacak biaya dan penggunaan. Beberapa dapat memberikan detail hingga ke tingkat pengguna individu. Ini tidak hanya memberi Anda informasi terperinci tentang siapa yang mencetak paling banyak, mengapa, dan berapa biayanya, tetapi juga memungkinkan Anda menggunakan informasi itu (bersama dengan apa yang Anda pelajari selama penilaian pencetakan) untuk terus-menerus menyesuaikan dan mengoptimalkan proses pencetakan Anda, tanpa pernah membayar lebih dari langganan Anda.
• Kontrol biaya dengan pencetakan yang disederhanakan: Manfaat paling nyata dari penggunaan layanan pencetakan terkelola adalah menikmati kehidupan yang disederhanakan. Semua sakit kepala kecil yang membuat Anda bergegas ke lemari persediaan atau menelepon TI sekarang ditangani oleh penyedia layanan. Penyedia memanfaatkan biasanya perangkat lunak manajemen canggih dan eksklusif yang memberi mereka kontrol semacam itu sambil tetap mempertahankan keberadaan di luar lokasi dengan memanfaatkan cloud. Tetapi teknologi yang sama sering memiliki manfaat tambahan, dengan yang paling menonjol dalam hal ini adalah bahwa pengguna Anda kemungkinan akan memiliki kemampuan untuk mencetak ke printer apa pun dalam langganan Anda di mana pun mereka berada melalui internet. Bahkan untuk staf menengah pejuang jalan penjualan, yang tidak hanya menghemat uang daripada mengirim faks, tetapi juga memberikan fleksibilitas tambahan untuk mendapatkan dokumen kepada orang yang harus dijangkau, lebih cepat dan lebih andal.
• Keamanan yang didukung: Menerapkan pencetakan terkelola juga berarti meningkatkan keamanan, yang sangat penting ketika Anda berbicara tentang pencetakan yang terhubung. Pencetakan terkelola dapat membantu dengan otentikasi dan manajemen identitas serta lebih banyak fitur keamanan langsung, seperti kode PIN atau penyaringan IP.

Pencetakan Berkelanjutan

Pencetakan berkelanjutan terdengar seperti kata kunci pemasaran yang akan menghasilkan sedikit manfaat nyata bagi bisnis Anda. Namun dalam praktiknya, ini tidak hanya membantu lingkungan, tetapi juga dapat menghemat banyak uang. Satu solusi pencetakan "hijau" yang akan membantu sebagian besar bisnis tetapi tidak langsung terlintas dalam pikiran ketika Anda berpikir tentang fasilitas ramah lingkungan adalah printer multifungsi atau all-in-one. Dengan pindah ke perangkat seperti itu, Anda tidak hanya menghemat listrik (satu perangkat versus setidaknya dua dan sering tiga), tetapi Anda juga menghemat ruang dan penggunaan bahan habis pakai. Plus, jika Anda pindah ke perangkat seperti itu melalui layanan cetak terkelola (seperti yang dijelaskan di atas), maka Anda tidak hanya akan mendapatkan teknologi cetak terbaru tetapi juga teknologi hijau terbaru. Sejauh printer pergi, yang dipecah menjadi dua kategori umum manfaat potensial:

Pengurangan toner dan kartrid: Sebagian besar produsen printer besar-nama telah mengembangkan mesin cetak baru selama beberapa tahun terakhir yang bertujuan mengurangi penggunaan toner dan tinta serta mengurangi atau bahkan menghilangkan jumlah kartrid cetak bekas yang berakhir di tempat pembuangan sampah. Canon dan Epson sama-sama memiliki lini printer tanpa-kartrid, ramah lingkungan, sementara Brother, HP, dan Xerox semuanya memiliki program daur ulang kartrid yang dapat membantu Anda dengan mudah membuang kartrid bekas, untuk dampak yang lebih sedikit terhadap lingkungan.

Leverage perangkat lunak yang lebih cerdas: Ini sebenarnya manfaat sampingan dari strategi pencetakan yang dioptimalkan untuk cloud. Sebagian besar penyedia layanan cetak yang dikelola akan memberikan solusi semacam ini tetapi Anda dapat mengonfigurasinya sendiri juga, jika Anda memiliki beberapa potongan TI. Ini hanyalah masalah memetakan proses bisnis yang melibatkan printer ke perangkat lunak sebanyak mungkin daripada ke kertas. Misalnya, apakah Anda benar-benar perlu mencetak pesanan pembelian itu untuk akuntansi? Atau apakah akan sama efektifnya, jika bahkan tidak lebih efektif, dapat diandalkan, dan aman, agar printer hanya menghasilkan file yang muncul di folder penyimpanan cloud yang aksesnya dimiliki akuntansi? Mereka kemudian dapat membukanya dengan perangkat lunak apa pun yang mereka gunakan dan melanjutkan proses bisnis dari sana. Pergeseran semacam ini dapat mencakup tidak hanya penyimpanan awan tetapi aplikasi lain juga, termasuk manajemen dokumen, manajemen hubungan pelanggan (CRM), perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan bahkan email atau perangkat lunak kolaborasi online, untuk menyebutkan beberapa saja. Ini benar-benar dapat menghilangkan teknologi penuaan, terutama faks dan menyalin, dan memungkinkan Anda untuk menambahkan lapisan organisasi langsung dan keamanan data yang kertas tidak bisa sediakan. Ini juga dapat dengan mudah dan aman menyertakan perangkat seluler dan pekerja jarak jauh, yang biasanya sangat sulit dilakukan dengan perangkat yang lebih lama.

Pencetakan mungkin bukan teknologi IT yang paling sering kita dengar tetapi itu tidak berarti kategori tersebut telah berhenti berinovasi. Jika Anda masih menggunakan printer kantor raksasa yang menguapkan toner dan mengunyah hutan pohon, maka inilah saatnya untuk melihat lebih dekat apa yang tersedia saat ini. Duduklah bersama orang-orang di organisasi Anda yang paling sering menggunakan printer Anda dan dengan cermat memetakan mengapa dan bagaimana perangkat itu digunakan. Kemudian, sesuaikan dengan apa yang ditawarkan produsen printer hari ini bersama dengan layanan cloud dan aplikasi bisnis berbasis SaaS. Anda mungkin terkejut dengan betapa jauh lebih efisien bisnis Anda dapat berjalan, sambil secara bersamaan menghemat uang yang cukup besar.