Review & rating pusat konten Ademero

Ademero Content Central (yang dimulai dari $ 35 per pengguna per bulan) memiliki pengikut setia di pasar manajemen dokumen (DM) yang ramai dan kompleks. Itu dipuji karena memiliki berbagai pilihan penyesuaian dan solusi alur kerja untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan bisnis. Tetapi antarmuka pengguna Ademero Content Central (UI) tidak semulus yang ditawarkan beberapa pesaing. Dari semua alat DM yang kami uji, kami menemukan mereka mendapatkan nilai dengan adanya bidang metadata, jadi carilah yang ketika memilih produk di kelas ini.

Mengumpulkan metadata ini, dan kemudian menggunakannya untuk meningkatkan bisnis Anda, adalah tempat nilai Ademero Content Central berada. Meskipun dengan kemampuan ini, Ademero Content Central tertinggal di belakang pemenang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online dalam hal penetapan harga serta opsi berbagi dan penyimpanan.

Arsitektur di Tempat, Perasaan Berbasis Cloud

Bahkan di era solusi Software-as-a-Service (SaaS) saat ini, tidak jarang menemukan sistem bisnis yang dirancang untuk server perusahaan lokal, terutama dalam hal sistem DM, termasuk tidak hanya Ademero Content Central tetapi juga Computhink Contentverse. Itu karena banyak bisnis memiliki satu atau lebih file server lama dalam lemari data mereka yang seringkali berisi sejumlah besar file yang dikumpulkan selama beberapa tahun. Menemukan, menandai, dan mengatur penyimpanan file semacam itu adalah tempat sistem DM unggul dan sering kali mengandung banyak potensi laba atas investasi (ROI) mereka.

Ademero Content Central mengikuti standar yang lazim dalam hal arsitektur, menggunakan Internet Information Services (IIS) dan SQL Server dari Microsoft untuk meng-host aplikasi Ademero Content Central dan database back end. Kedua alat back-office ini akrab bagi banyak profesional TI perusahaan, tetapi mereka mungkin meminta banyak administrator paruh waktu yang dipekerjakan oleh banyak usaha kecil dan menengah (UKM), yang mungkin belum pernah menggunakannya sebelumnya - titik yang berpotensi penting untuk faktor sebelum membuat keputusan pembelian. Lebih sesuai dengan apa yang diharapkan para UKM saat ini, perusahaan juga membuat Ademero Content Central tersedia sebagai solusi yang di-host, menghilangkan kebutuhan akan banyak keahlian IT di sisi pelanggan.

Meskipun arsitektur utama Ademero Content Central adalah old-school, portal web pengguna lebih sejalan dengan aplikasi berbasis cloud sehingga pengguna menjadi lebih nyaman menggunakannya. Warna datar; tombol besar, ramah sentuhan; dan dasbor modular hanyalah beberapa fitur utama di UI Pusat Konten default. Ademero Content Central juga memungkinkan tema khusus untuk disesuaikan dengan budaya atau merek perusahaan Anda.

Mengkonfigurasi Katalog

Untuk membantu mempromosikan fokusnya pada proses, Ademero Content Central menggunakan konsep katalog untuk menangani struktur tingkat atas penyimpanan dokumen Anda. Katalog juga mengatur komponen administratif utama seperti izin, proses persetujuan dan alur kerja, jenis dokumen dan bidang khusus, serta kebijakan penyimpanan. Semua ini berarti manajemen katalog yang efektif adalah elemen penting untuk konfigurasi yang tepat dari Ademero Content Central.

Katalog berisi tipe dokumen, yang masing-masing dapat dikonfigurasi dengan bidangnya masing-masing. Bidang global yang berkaitan dengan semua katalog dan tipe dokumen juga dapat dikelola dalam panel kontrol admin. Kedua jenis bidang mendukung sejumlah opsi konfigurasi, termasuk jenis bidang, format, opsi daftar nilai, bahkan menarik daftar opsi yang valid dari sumber data eksternal. Nilai-nilai bidang juga dapat dimanfaatkan untuk membuat struktur folder dan untuk menangani penamaan file untuk berbagai jenis dokumen.

Paket adalah jenis data lain yang digunakan oleh Ademero Content Central, yang terdiri dari banyak dokumen dengan nilai bidang kunci bersama (pikirkan nomor kontrak atau ID karyawan). Templat paket dapat dikonfigurasi untuk memerlukan jenis dokumen tertentu, dan dapat meminta pengguna untuk menyediakan dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan paket.

Pengakuan zona adalah salah satu fitur keren yang ditawarkan oleh Ademero Content Central. Katakanlah organisasi Anda memiliki dokumen standar untuk pembelian atau onboarding karyawan, pengenalan zona dapat digunakan untuk menentukan area (zona) dalam tipe dokumen itu dan mengisi nilai-nilai bidang berdasarkan pada pengenalan karakter optik (OCR) atau nilai kode batang. Zona ditentukan dengan menentukan penempatan area dari sudut kiri atas halaman, serta tinggi dan lebar area. Beberapa zona dapat dengan mudah didefinisikan untuk jenis dokumen tertentu untuk menangkap beberapa titik data.

Pembuat alur kerja Ademero Content Central tidak seintuitif beberapa sistem lain yang telah saya ulas, terutama Microsoft SharePoint atau Fluix, tetapi sama kuatnya. Alur kerja dimulai menggunakan peristiwa pemicu, yang bisa berupa apa saja dari dokumen tipe tertentu yang ditangkap ke bidang yang cocok dengan nilai tertentu. Tindakan alur kerja menentukan langkah apa yang akan diambil pada dokumen yang dipicu, termasuk mengubah prioritas atau status, menyalin ke folder, mengirim email, atau bahkan menjalankan program eksternal. Akhirnya, aturan alur kerja dapat digunakan untuk menggabungkan pemicu dan tindakan, memberi Anda fleksibilitas untuk melakukan satu atau lebih tindakan berdasarkan satu atau lebih pemicu, bahkan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah satu pemicu menjalankan tindakan atau apakah semua pemicu harus terlebih dahulu dipenuhi. Pendekatan modular untuk alur kerja ini memungkinkan berbagai komponen untuk digunakan kembali sesuai kebutuhan untuk merampingkan proses bisnis Anda.

Pengetahuan adalah kekuatan

Seperti halnya basis data apa pun, salah satu aspek rumit untuk menerapkan solusi DM adalah memperoleh sebanyak mungkin data tanpa membuat proses pengumpulan terlalu membosankan bagi pengguna. Dalam banyak kasus, pengguna tidak memiliki pemahaman tentang mengapa informasi yang Anda kumpulkan pada formulir yang panjang, misalnya, bernilai bagi bisnis. Hasil dari proses pengambilan dokumen dengan overhead pengguna yang berat seperti ini sering kali adalah pengguna yang mengisi bidang dengan data sampah yang pada akhirnya akan menghasilkan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.

Untuk membantu dalam proses ini, Ademero Content Central memberi Anda berbagai metode penangkapan yang dapat merampingkan proses dan mengurangi langkah-langkah dalam mendapatkan dokumen ke Ademero Content Central. Anda juga mendapatkan informasi yang diperlukan yang diperlukan untuk memastikan fitur penting bisnis seperti pencarian, persetujuan, alur kerja, dan kebijakan penyimpanan file. Anda dapat menambahkan dokumen ke Pusat Konten Ademero melalui unggahan berbasis browser, folder yang dipantau, atau memasukkan QCard melalui mendengarkan email.

QCard, yang mirip dengan halaman sampul, dihasilkan dari dalam Ademero Content Central, dan menyertakan kode batang untuk mengidentifikasi jenis dokumen yang sedang dibuat serta data kunci yang dipopulasi oleh pengguna. Dalam skenario di mana admin membutuhkan informasi tambahan ditangkap, dokumen yang baru ditambahkan ditambahkan ke antrian pengkodean, yang memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengidentifikasi dokumen yang membutuhkan informasi tambahan. Ademero juga menawarkan perangkat lunak klien CapturePoint, yang menyediakan beberapa kemampuan serius untuk secara efisien menangkap dokumen dalam jumlah besar. Ini termasuk memfasilitasi penggunaan OCR untuk mengisi bidang-bidang utama, terutama berguna ketika memindai beberapa dokumen dengan format yang sama.

Alat untuk merampingkan penggunaan bidang data utama dengan dokumen Anda tidak berhenti setelah Anda memuat dokumen Anda ke Pusat Konten Ademero. Perusahaan mengakui bahwa mungkin ada nilai dalam menggunakan metadata dokumen yang dikumpulkan di Ademero Content Central untuk tujuan lain di luar solusi DM Anda. Untuk itu, Ademero Content Central menawarkan integrasi dengan Intuit QuickBooks, Pembayaran dan Hari Kerja, memungkinkan Anda menyinkronkan data yang berada di Ademero Content Central ke sistem bisnis lainnya. Anda juga memiliki kemampuan untuk membuat templat ekspor dari data Anda, memungkinkan Anda untuk melakukan ekspor data yang pas dengan parameter yang sama secara berkala.

Ademero Content Central memungkinkan Anda mempertahankan riwayat revisi penuh, yang terdiri dari pengeditan, persetujuan, dan pembaruan properti. Anda dapat mengakses dokumen versi lama kapan saja. Selain itu, perusahaan menawarkan dokumentasi bantuan kontekstual dan dukungan obrolan langsung 24 jam.

Harga

Ademero Content Central baru-baru ini menyederhanakan penetapan harganya, dengan tidak ada lagi penetapan harga per tingkatan modul. Bisnis yang menggunakan versi Ademero Content Central yang diinangi dapat mengharapkan untuk membayar $ 35 per bulan per pengguna dengan diskon volume yang tersedia. Mereka yang memilih solusi lokal sedang mencari biaya di muka sebesar $ 500 per pengguna untuk lisensi abadi. Fitur-fitur sebagian besar dapat dibandingkan antara kedua opsi, meskipun pilihan arsitektur Anda dapat menambah kompleksitas dalam hal opsi jaringan dan penyimpanan.

Pesaing yang solid di ruang DM, Ademero Content Central memiliki fitur yang cukup untuk menjadikannya pilihan yang layak untuk sebagian besar perusahaan dan beberapa kemampuan kuat yang bisa membuatnya sangat cocok untuk orang lain. Jika fitur seperti pengenalan zona atau opsi integrasi dengan Pembayaran Intuit QuickBooks dan Hari Kerja dapat memiliki dampak positif pada bisnis Anda, maka Anda harus melihat lebih dekat di Ademero Content Central.