Ulasan & penilaian yang merugikan konten dari Computhink

Banyak sistem manajemen dokumen yang telah kami ulas, seperti sebagian besar sistem TI secara keseluruhan, sedang melakukan transisi dari aplikasi server-klien di lokasi ke aplikasi Cloud-as-a-Service (SaaS) yang dikirimkan secara cloud. Dalam kebanyakan kasus, ini menawarkan manfaat bagi pelanggan dan vendor. Bersamaan dengan transisi cloud ini adalah gerakan menuju antarmuka pengguna yang lebih disederhanakan (UI) yang diarahkan pada generasi yang dibesarkan dengan Apple iPads.

Computhink Contentverse (yang dimulai dari $ 15 per pengguna per bulan untuk paket Professional) membuat tren ini lebih buruk, memilih arsitektur server klien di lingkungan lokal atau di-host. Itu dekat dengan aplikasi SaaS tetapi tidak persis sama. Dan, sementara beberapa elemen desain yang digunakan dalam UI-nya akan familier bagi pengguna Windows 10, seperti pita alat Microsoft Office di bagian atas layar, satu kata sifat yang tidak dapat Anda gunakan untuk menggambarkannya "sederhana. " Dengan kekhasan ini membebani itu, meskipun ia menawarkan beberapa fitur manajemen dokumen kelas perusahaan yang kuat, kami menemukannya tertinggal jauh di belakang pemenang Pilihan Editor kami Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online.

Kekayaan Fitur Perusahaan

Ada sedikit keraguan bahwa Computhink Contentverse diarahkan untuk perusahaan yang ingin membawa konsistensi dan kepatuhan pada proses manajemen dokumen mereka. Computhink Contentverse menawarkan kemampuan untuk membuat struktur organisasi berorientasi folder dengan menggunakan metafora kabinet / laci / folder. Ini digunakan untuk menangani keamanan dan mengelola jenis dokumen sedemikian rupa sehingga metadata file harus diisi dengan tepat. Metadata file ini, dikenal dalam Computhink Contentverse sebagai "bidang indeks, " membantu menggambarkan dokumen, tujuan, atau informasi kepemilikan, dan mendorong fitur yang lebih canggih seperti penyimpanan file, pencarian, dan alur kerja. Catatan penting untuk administrator TI: Banyak fitur perusahaan yang lebih kompleks dikonfigurasikan dengan menggunakan aplikasi admin terpisah, seperti mengonfigurasi jenis dokumen, pengguna, kebijakan penyimpanan, dan banyak lagi.

Kebijakan retensi adalah persyaratan utama bagi perusahaan yang beroperasi di bisnis yang beratnya litigasi. Mencegah hilangnya dokumen bisnis penting adalah fitur penting bagi toko TI yang ingin mempertahankan kepatuhan dan membatasi paparan hukum. Computhink Contentverse menyediakan perangkat untuk mengelola kebijakan retensi melalui admin admin. Itu melibatkan mengkonfigurasi folder, tipe dokumen, kondisi, dan tindakan yang berlaku. Kebijakan berbasis kondisi ini memungkinkan Anda menandai file yang memenuhi aturan tertentu sebagai hanya baca, untuk mencegah modifikasi atau untuk menegakkan arsip atau penghapusan setelah jangka waktu tertentu. Secara opsional, Anda dapat mengirim pemberitahuan email sebelum tindakan dilakukan. Setiap kebijakan berlaku untuk satu folder dan hanya dapat memiliki satu tindakan, yang membuat pengelolaannya cukup tidak efisien. Idealnya, Anda dapat menerapkan beberapa kondisi dan tindakan untuk satu kebijakan tunggal, dan kemudian menegakkan kebijakan itu secara global atau di beberapa folder; ini adalah sesuatu yang kami harap dapat dilihat dalam edisi mendatang.

Fitur manajemen dokumen lain yang ingin diterapkan oleh sebagian besar perusahaan adalah alur kerja, sesuatu yang dilakukan Microsoft SharePoint dengan baik bersama dengan pemain yang kurang dikenal, Ademero Content Central. Ketika diimplementasikan dengan benar, alur kerja manajemen dokumen dapat meningkatkan efisiensi dan kepatuhan melalui otomatisasi, dipicu pada bidang indeks atau folder. Alur kerja sedikit lebih rumit untuk dikonfigurasikan daripada kebijakan penyimpanan, tetapi Computhink Contentverse menyediakan modul konfigurasi alur kerja di aplikasi admin. Dimulai dengan simpul awal, yang dipicu pada dokumen baru di folder, nilai indeks yang ditetapkan, atau pengguna yang secara manual memilih alur kerja, dokumen dapat ditangani dengan tepat berdasarkan kriteria apa pun yang telah dipilih oleh admin TI Anda. Alur kerja dapat sesederhana merutekan dokumen ke satu pengguna untuk persetujuan, atau cukup kompleks untuk menangani keputusan bersyarat dan merutekan ke beberapa penandatangan untuk persetujuan berlapis.

Memiliki kemampuan untuk merevisi dokumen, memblokir informasi sensitif, adalah persyaratan lain yang populer bagi banyak perusahaan yang perlu mengontrol informasi apa yang disediakan untuk pengguna, pelanggan, mitra, dan klasifikasi lain yang berbeda. Redaksi dokumen di Computhink Contentverse dikelola oleh pengguna, dan melibatkan menggunakan alat penjelasan dokumen untuk memilih konten dokumen yang akan disembunyikan. Versi dokumen yang sudah dihapus dapat dilihat oleh pengguna dengan izin yang sesuai, sementara hanya pengguna dengan kata sandi redaksi yang dapat melihat dokumen secara keseluruhan.

Izin folder adalah salah satu fitur admin yang tidak ada di aplikasi admin. Pengguna (dengan asumsi mereka memiliki izin yang tepat) dapat mengelola izin pada struktur folder Computhink Contentverse. Proses ini melibatkan pemilihan grup atau pengguna, dan menerapkan izin seperti pembuatan dokumen, mengedit, dan berbagi (melalui email, pencetakan, dll.). Izin folder dapat dikonfigurasi untuk mewarisi dari folder induk, yang memungkinkan aplikasi izin yang efisien.

Selain solusi kepatuhan dan kontrol dokumen, banyak bisnis mencari opsi untuk merampingkan berbagi dan kolaborasi dokumen. Computhink Contentverse tidak memberikan banyak nilai di bidang ini, terutama karena metode berbagi utama adalah melalui email, faks, atau mencetak salinan dokumen.

UI Perlu Bekerja

Intinya: Kami bukan penggemar UI yang ditawarkan oleh Computhink Contentverse dan kami memiliki daftar alasan mengapa. Panel yang dapat dikustomisasi memiliki kegunaannya tetapi separuh waktu mereka hanya membuang-buang ruang, karena mereka tidak benar-benar menampilkan informasi apa pun sampai dokumen dipilih atau diedit. Selain itu, cukup sulit untuk menemukan tombol untuk melakukan fungsi tertentu. Salah satu alasan utama Microsoft menerapkan pita UI adalah untuk menyediakan area pusat (konteks-sensitif) untuk alat. Sebagian besar fungsi di Computhink Contentverse hanya tersedia melalui menu konteks atau klik kanan. Sementara menu konteks adalah alat yang ampuh dalam dirinya sendiri, itu tidak efisien dan sulit untuk mempelajari ini sebagai metode navigasi utama.

Ironisnya, mengingat kesukaan Computhink untuk standar Microsoft UI, kontras sempurna dengan Computhink Contentverse UI adalah pemenang Pilihan Editor, Microsoft SharePoint Online. Sudah lama difitnah karena kompleksitas yang terlalu tinggi dan kurangnya kegunaan, Microsoft berupaya keras meringankan rasa sakit karena memulai dengan sistem manajemen dokumen mereka. Pengguna dan admin yang bertenaga masih memiliki kemampuan untuk memanfaatkan fitur-fitur canggih, tetapi mereka memiliki lapisan yang tepat di belakang desain yang menampilkan alat paling umum yang dibutuhkan pengguna dan berupaya membuat bekerja dengan dokumen perusahaan lebih mudah, bukan lebih keras. Computhink memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan untuk meniru kemampuan ini dengan Computhink Contentverse.

Secara keseluruhan, di luar fitur berbagi dokumen dan kolaborasi, yang merupakan penghilangan yang signifikan, rangkaian fitur Computhink Contentverse bersaing dengan solusi manajemen dokumen teratas yang telah kami ulas. Jika itu cukup bagi Anda, ketahuilah bahwa tingkat Profesional Computhink Contentverse biaya $ 15 per pengguna per bulan dalam konfigurasi yang dihosting, meskipun sedikit terbatas pada fitur. Versi Enterprise (yang kami uji) mencakup hal-hal seperti anotasi dan retraksi, dan lebih banyak dukungan untuk format output, dan itu akan membuat Anda $ 33 per pengguna per bulan. Jika Anda memilih arsitektur penyebaran hibrid di tempat, maka Anda harus menghubungi perusahaan untuk informasi harga.

Sayangnya, UI cacat serius dan harus dipertimbangkan dalam hal biaya karena kehilangan efisiensi atau bahkan persyaratan pelatihan bila dibandingkan dengan dirancang lebih baik penawaran seperti Microsoft SharePoint Online dan Ascensio System OnlyOffice. Kecuali Anda bisa melewati kekurangan berbagi dokumen yang sebenarnya dan pengguna Anda dapat menangani UI yang kurang intuitif, sebagian besar akan ingin menghindari Computhink Contentverse sampai perusahaan mengerjakan ulang ujung depannya.