Ulasan & peringkat cloud Docuware

Sejauh sistem manajemen dokumen berjalan, DocuWare Cloud telah lama dianggap sebagai pesaing kuat dalam ruang, sejak Microsoft Windows 3.0 hari ketika manajemen dokumen menjadi suatu hal. DocuWare Cloud dihargai $ 300 per bulan untuk ukuran contoh untuk bisnis kecil dengan hingga empat pengguna dan penyimpanan 20 GB. Platform ini memiliki serangkaian fitur perusahaan yang kuat, termasuk impor dokumen yang sangat baik dan kemampuan penanganan formulir. Meskipun seorang veteran industri, ia tidak memiliki fungsi integrasi dan berbagi yang ditemukan dalam pemenang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online, tetapi ini adalah penawaran solid yang masih layak dipertimbangkan.

Dasar

Sama seperti Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud jatuh tepat di kategori perusahaan untuk sistem manajemen dokumen dengan lonceng dan peluit yang tersisa. Namun, itu sejalan dengan antarmuka penggunanya (UI), memberikan pengguna alat yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas-tugas umum, sambil menyelipkan opsi yang lebih canggih untuk pengguna atau administrator. Tampilan utama yang dilihat sebagian besar pengguna dengan DocuWare Cloud dibagi menjadi dua tampilan inti. Panel navigasi di sebelah kiri memberi Anda akses ke kotak masuk, pencarian dokumen, daftar yang tersedia untuk Anda, dan tugas. Di sisi kanan, ada opsi tambahan yang menawarkan penampil dokumen bersama dengan alat penjelasan. Ketika dokumen dipilih, panel kiri juga memberi Anda pilihan untuk mengedit bidang indeks, baik dengan tangan atau dengan mengklik teks di dalam dokumen, mengisi bidang indeks secara otomatis.

Daftar adalah wadah dokumen utama yang terlihat oleh pengguna, dan ditentukan oleh admin. Tampilan daftar menyediakan opsi yang bermanfaat bagi pengguna untuk membuat pintasan langsung ke daftar tanpa harus mendekonstruksi URL. Daftar tidak hanya menampilkan dokumen yang tersedia dalam wadah tertentu, tetapi juga memungkinkan Anda untuk melihat, mengekspor, dan berbagi bidang indeks ke dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk file CSV.

Panel navigasi kiri menawarkan beberapa opsi menarik untuk menghubungkan dokumen bersama: staples dan klip. Pokok dan klip menggabungkan dokumen untuk digunakan nanti, dan dapat dibalik. Fitur pokok hanya berlaku untuk file PDF, dan akan menggabungkan beberapa PDF ke dalam satu PDF, atau memecah dokumen PDF multi-halaman menjadi satu halaman. Kliping memungkinkan beberapa jenis dokumen untuk ditautkan dengan tetap mempertahankan dokumen yang berbeda.

Mengimpor Dokumen

Ada beberapa opsi untuk memasukkan dokumen ke DocuWare Cloud, melintasi berbagai skenario penggunaan. Dokumen dapat diimpor melalui klien web atau Aplikasi Scan Cloud DocuWare dapat diinstal untuk memindai dokumen langsung ke DocuWare Cloud. Atau, admin dapat mengonfigurasi driver printer khusus sehingga pengguna dapat merampingkan beberapa tugas impor, seperti pengindeksan dan penanganan formulir. Admin juga memiliki kemampuan untuk mengonfigurasi folder FTP sehingga dokumen segera disimpan ke area spesifik di DocuWare Cloud, memungkinkan beberapa skenario seperti unggahan massal, impor terprogram atau terjadwal, atau integrasi dengan perangkat lunak pihak ketiga.

Bidang lain yang menjadi keunggulan DocuWare Cloud adalah pengenalan karakter optik (OCR). Sebagian besar sistem manajemen dokumen mendukung OCR, tetapi kemampuan untuk menyesuaikan mesin adalah fitur yang jarang terlihat. DocuWare Cloud memungkinkan admin mengoptimalkan engine OCR untuk kinerja atau akurasi berdasarkan kebutuhan bisnis saat ini. Mesin OCR juga dapat diajarkan, seperti kamus periksa ejaan, mengunggah daftar kata yang mungkin biasa digunakan dalam bisnis Anda untuk mengoptimalkan proses OCR.

Penanganan Formulir

DocuWare Cloud melakukan pekerjaan yang baik untuk memungkinkan formulir elektronik untuk penggunaan internal atau untuk skenario yang dihadapi pelanggan. Proses dimulai dengan admin membuat Templat formulir menggunakan alat desainer formulir. Ada dua tipe formulir di DocuWare Cloud. Formulir web cukup mendasar, karena produk akhir mengambil tampilan dan nuansa template yang dirancang oleh admin. Formulir yang digabungkan, di sisi lain, mengambil data yang dikumpulkan melalui Templat formulir, dan kemudian overlay data itu pada dokumen yang ada berdasarkan preferensi admin. Kedua tipe formulir juga digunakan untuk mengisi bidang indeks, dan dapat dimanfaatkan untuk tugas dan integrasi terkait data lainnya.

Menggunakan desainer formulir DocuWare Cloud, Anda bisa menyeret berbagai elemen ke formulir dan dengan cepat menempatkannya di tempat yang Anda inginkan. Anda bisa memberi label pada bidang dan menandainya sesuai kebutuhan, dan Anda dapat dengan cepat menempatkan instruksi di tempat yang Anda perlukan juga. Menggabungkan formulir mengharuskan templat keluaran diunggah, bidang dari Templat formulir harus diintegrasikan ke dalam templat keluaran, dan opsi pemformatan teks dasar harus dikonfigurasi untuk setiap bidang. Kedua tipe formulir pada akhirnya menghasilkan formulir yang baru diisi yang ditempatkan di penyimpanan dokumen pilihan Anda, serta bidang indeks yang diisi dengan data formulir atau nilai statis. Terakhir, Anda bisa mengonfigurasi izin selama proses ini, membiarkan pengguna individu mengelola atau menggunakan formulir. Anda juga memiliki kemampuan untuk membuat formulir publik, membiarkan pengguna eksternal untuk mengisi dan mengirimkan formulir.

Fitur Administrasi

Admin perusahaan akan menjadi kemampuan keamanan yang sangat DocuWare Cloud. Izin dapat dikonfigurasi pada sejumlah tingkatan, tetapi, mirip dengan Dokmee, paling lazim di lemari arsip. Ini dapat berisi beberapa dialog, yang merupakan elemen yang memungkinkan pengguna mengakses atau menyimpan dokumen. Dialog daftar adalah kumpulan dokumen berbasis kueri yang dikonfigurasi menggunakan editor grafis atau menggunakan pernyataan SQL. Dialog Store digunakan untuk mengidentifikasi bidang indeks yang digunakan ketika dokumen ditempatkan di penyimpanan, sementara dialog daftar hasil menentukan bidang yang digunakan untuk tampilan daftar dokumen dan formulir pengeditan bidang indeks. Akhirnya, dialog folder digunakan untuk mengidentifikasi struktur folder yang digunakan untuk penyimpanan dan navigasi dokumen. Struktur folder dibuat dengan menempatkan bidang indeks atau nilai statis pada level folder yang berbeda untuk membangun hierarki sesuai keinginan Anda.

Untuk admin yang ingin mempermudah pengguna mereka, DocuWare Cloud juga menawarkan bantuan. Dua contoh adalah menegakkan opsi bidang indeks dan mengotomatisasi proses bisnis. Bidang untuk berbagai jenis dokumen dapat dikonfigurasi untuk menggunakan daftar nilai untuk keperluan pencarian dan validasi, baik dari daftar statis, yang dihasilkan dari data dalam DocuWare Cloud, atau bahkan nilai dari sumber data eksternal. Hubungan dokumen dapat didefinisikan, baik dalam satu kabinet atau antara dua kabinet, dengan membandingkan bidang-bidang utama.

Pertimbangkan Biaya

Satu kelemahan dengan DocuWare Cloud adalah harganya yang agak samar. Tidak seperti kebanyakan pesaingnya, Anda harus menghubungi perusahaan untuk harga yang tepat karena DocuWare Cloud diberi harga untuk ukuran instance daripada per pengguna. Seperti yang disebutkan sebelumnya, mesin virtual DocuWare Cloud berukuran untuk bisnis kecil, dengan hingga empat pengguna dan penyimpanan 20 GB akan membuat Anda $ 300 per bulan. Mesin virtual yang lebih besar mendukung 40 pengguna dan biaya penyimpanan 100 GB lebih dekat dengan $ 1.500 per bulan. Terlepas dari kebutuhan pengguna dan penyimpanan Anda, Anda ingin menghubungi tim penjualan DocuWare Cloud untuk membahas persyaratan bisnis Anda dan bagaimana hal ini akan memengaruhi tarif bulanan Anda.

Secara keseluruhan, DocuWare Cloud menawarkan fitur yang cukup untuk menjadikannya pilihan yang menarik di ruang manajemen dokumen. Kemampuan di sekitar bentuk elektronik sangat berguna untuk banyak bisnis, dan beberapa fitur administrasi juga menarik. Meskipun sedikit tertinggal di belakang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online dalam hal integrasi dan kemudahan penggunaan, lag tidak terlalu banyak. Karena itu, DocuWare Cloud tetap menjadi opsi manajemen dokumen yang layak diselidiki.