Ulasan & peringkat Dokmee

Dokmee dari Office Gemini tentu saja tidak memiliki pengakuan merek terhadap Microsoft SharePoint Online atau Adobe Document Cloud Standard. Namun, menilai produk semata-mata dengan nama mereknya jarang merupakan hal yang ideal untuk dilakukan. Ditargetkan terutama pada usaha kecil dan menengah (UKM), Dokmee (yang dimulai dengan $ 29 per pengguna per bulan) terlihat menawarkan fitur-fitur utama untuk manajemen dokumen, tanpa menjadi begitu rumit sehingga pengguna tidak dapat memperoleh manfaat dari alat ini. Meskipun dikemas dengan fitur-fitur menarik, itu tidak mengalahkan pemenang dua Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online, dalam kategori manajemen dokumen.

Instal Opsi dan Harga

Beberapa opsi tersedia dalam hal di mana Dokmee dapat diinstal dan digunakan, meskipun pertimbangan yang signifikan perlu dibuat mengenai bagaimana hal ini berdampak pada ketersediaan dan harga fitur. Solusi entry-level, Dokmee Desktop, ditujukan untuk satu pengguna dan menyediakan fungsionalitas dasar seperti pengindeksan file, pembuatan catatan, pelacakan metadata melalui bidang utama, dan beberapa kemampuan pemindaian. Dokmee Desktop dapat dibeli seharga $ 249 dari perusahaan.

Untuk perusahaan yang ingin meminimalkan proses pengaturan, Dokmee Cloud menawarkan harga berdasarkan persyaratan penyimpanan (dari $ 29 per bulan atau $ 313 per tahun untuk 10 gigabytes (GB), semuanya hingga $ 99 per bulan atau $ 1.069 per tahun untuk 100 GB). Lisensi Dokmee Cloud mendukung satu pengguna, dengan kursi tambahan menetapkan Anda mengembalikan $ 15 per bulan atau $ 162 per tahun. Ini dapat mulai bertambah dengan terburu-buru jika Anda tidak berhati-hati karena layanan 10 GB ($ 313 per tahun) dan empat pengguna tambahan ($ 162 per tahun kali 4) akan membuat Anda mengembalikan $ 961 per tahun. Tingkat harga ini sangat sulit untuk ditelan mengingat rencana SharePoint Online entry-level Microsoft untuk lima pengguna yang sama akan menelan biaya $ 300 per tahun ($ 5 per pengguna per bulan) sambil menawarkan 1 terabyte (TB) penyimpanan per pengguna.

Opsi lokal Dokmee, Dokmee Professional and Enterprise, lebih tradisional, aplikasi berbasis server yang memungkinkan banyak pengguna mengelola dan melacak dokumen. Manfaat fitur terbesar dari memilih salah satu solusi Dokmee di tempat adalah Anda memperoleh kemampuan untuk menggunakan beberapa lemari file. Kemampuan ini memberikan lapisan manajemen tambahan untuk hal-hal seperti keamanan, penyimpanan, dan kemampuan pencarian. Fleksibilitas tambahan ini disertai dengan biaya tambahan karena harus melakukan tugas-tugas instalasi dan manajemen server, termasuk prasyarat seperti Microsoft SQL Server dan Layanan Informasi Internet. Edisi Profesional Dokmee menawarkan fitur yang serupa dengan Dokmee Cloud, menambahkan akses Perangkat Pengembangan Kit (SDK) dan kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor dokumen dengan metadata (dalam format XML) tetapi kehilangan kontrol versi saat mengedit dokumen.

Dokmee Enterprise menambahkan kemampuan untuk mengelola keamanan di tingkat file dan folder di samping lemari file, cadangan otomatis, integrasi dengan Microsoft Active Directory (AD), dan Pengenalan Karakter Optik (OCR) otomatis untuk dokumen yang dipindai.

Dokmee Professional dan Enterprise juga menawarkan kemampuan seperti portal baca-saja dan impor file otomatis menggunakan Dokmee Sync, meskipun fitur-fitur ini adalah modul tambahan yang harus dibeli secara terpisah. Bahkan fitur yang kami anggap sebagai inti dokumen fungsionalitas manajemen, seperti alur kerja dan penyimpanan file, dikenakan biaya tambahan. Sebagian besar modul Dokmee biaya $ 1.500 untuk membuka, meskipun alur kerja sedikit lebih curam di $ 3.700.

Harga untuk Dokmee Professional berjalan di lingkungan $ 1.500 per server, sementara Dokmee Enterprise akan membuat Anda lebih dekat ke $ 4.500. Dalam kedua kasus tersebut, Anda juga harus membeli lisensi pengguna, yang biayanya $ 800 per pengguna bersamaan dan berkurang seiring dengan meningkatnya basis pengguna Anda. Penting untuk dicatat bahwa ini adalah biaya satu kali, yang berarti Anda tidak perlu membayar biaya bulanan atau tahunan untuk penggunaan. Namun, pemeliharaan dan dukungan (yaitu, telepon, email, dan akses ke pembaruan perangkat lunak) setelah tahun pertama akan dikenakan biaya tambahan 20 persen dari pembelian lisensi awal Anda secara tahunan. Dokmee juga menawarkan solusi cloud pribadi, mulai dari $ 250 per bulan, yang menempatkan Dokmee Professional atau Enterprise dalam instance server berbasis cloud yang didedikasikan untuk penggunaan perusahaan Anda sambil meningkatkan Dokmee untuk pengelolaan aplikasi dan server.

Memulai Dengan Dokmee

Instalasi Dokmee Enterprise melibatkan penetapan prasyarat seperti menginstal Microsoft SQL Server (Edisi Express gratis sudah cukup) dan peran Layanan Informasi Internet. Prasyarat ini jelas terinci dalam panduan instalasi Dokmee. Setelah prasyarat dipenuhi dan installer Dokmee telah berjalan, aplikasi server Dokmee dapat diinisialisasi.

Aplikasi server Dokmee memungkinkan Anda memasukkan informasi lisensi, mengkonfigurasi pengaturan aplikasi seperti SQL Server atau kredensial AD, dan mengelola lokasi penyimpanan file. Tugas Dokmee, seperti membuat lemari file, mengedit bidang indeks, dan mengelola keamanan, juga dilakukan dari dalam aplikasi server Dokmee.

Alat Manajemen Dokumen

Alat manajemen dokumen yang tidak melampaui struktur file dan folder dasar tidak layak menghabiskan waktu Anda dan Dokmee memang menawarkan beberapa fitur yang akan membuat hidup Anda lebih mudah. Dokmee dapat dikonfigurasi untuk menonton folder yang ada untuk dokumen baru, yang kemudian dapat secara otomatis diimpor ke dalam kabinet file Dokmee untuk manajemen. Agar unggahan otomatis ini berfungsi, hubungan 1-ke-1 antara folder file dan folder Dokmee harus dibuat dan jadwal harus dikonfigurasi. Sayangnya, itu tentang tingkat fungsionalitas karena Anda tidak memiliki kendali atas jenis file apa yang bisa dihisap melalui fitur ini, meskipun Anda memang memiliki kemampuan untuk mengaktifkan OCR untuk file yang diimpor.

Penyimpanan file adalah fitur penting untuk bisnis yang berurusan dengan kepatuhan terhadap peraturan atau hukum, seperti Sarbanes-Oxley Act, dan Dokmee mendukung kemampuan ini melalui salah satu jika modul tambahannya. Retensi file dapat dikonfigurasi per kabinet file, dan Anda memiliki kemampuan untuk menentukan periode retensi serta dari bidang indeks mana periode retensi dihitung. Opsi pembuangan juga dapat dikonfigurasi, yang berarti Anda dapat memilih bagaimana file kadaluwarsa ditangani, apakah itu dipindahkan atau diekspor, dan apakah mereka dikirim ke antrian file kadaluarsa atau bahkan dihapus secara permanen. Opsi pemberitahuan juga dapat dikonfigurasi, yang memungkinkan administrator untuk menerima pemberitahuan lanjut bahwa file-file tertentu akan kedaluwarsa.

Alur kerja adalah alat penting untuk sistem manajemen dokumen karena mereka dapat membantu menegakkan dan merampingkan proses yang membuat bisnis Anda berjalan. Memiliki sistem yang dapat membuat keputusan berdasarkan metadata dokumen daripada mengharuskan pengguna melakukan tindakan ini akan membuat bisnis Anda lebih efisien, meminimalkan kesalahan manusia, dan memungkinkan Anda menjalankan proses ini saat pengguna tidak tersedia. Tentu saja, akan ada beberapa perakitan yang diperlukan untuk membangun alur kerja yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda (dengan proses multi-langkah besar yang membutuhkan konfigurasi yang lebih kompleks). Alur kerja sederhana akan melibatkan beberapa pernyataan if / then diikuti dengan tindakan yang akan dilakukan, seperti memindahkan dokumen ke tempat lain, mengirim email, melakukan pembaruan ke bidang indeks, atau menghentikan alur kerja dalam dokumen.

Opsi On-Premises yang layak untuk UKM

Sulit untuk merekomendasikan Dokmee daripada Microsoft SharePoint Online atau Ascensio System OnlyOffice karena tidak dapat membandingkan harga atau fitur. Di mana Dokmee mungkin dapat memenuhi kebutuhan Anda berada dalam situasi di tempat bagi SMB yang ragu untuk menggunakan solusi berbasis cloud. Dokmee Professional dan Enterprise memang memerlukan bantuan langsung dari admin untuk instalasi dan konfigurasi awal, tetapi sebagai platform, Dokmee cukup sederhana bagi pengguna akhir untuk mengelola tugas sehari-hari.