Ulasan & peringkat Expensepoint

Setiap perangkat lunak yang dimaksudkan untuk bermain di ruang pelaporan pengeluaran harus melayani dua komunitas pengguna: administrator dan akuntan yang mengelola uang perusahaan dan karyawan yang ingin dibayar untuk uang yang mereka keluarkan atas nama perusahaan. Idealnya, kedua tipe pengguna senang tetapi, ketika membutuhkan konflik, administrator biasanya menang. Bagaimanapun, mereka adalah orang-orang yang memilih perangkat lunak. Ini adalah cara bertele-tele untuk mengatakan bahwa ExpensePoint (yang dimulai dengan $ 7, 50 per bulan) dapat membuat penghitung kacang menggeliat seperti anak anjing yang senang perutnya digosok.

Namun, dari sudut pandang pengguna, yang berarti para pejuang jalanan yang malang itu mencoba untuk mengikis berbagai kwitansi makan malam mereka bersama-sama dan menempatkan mereka melalui proses OCR, ExpensePoint bukan aplikasi ramah yang kami lihat dalam kumpulan ini. Itu membuatnya tertinggal di belakang Pemenang Pilihan Editor kami dan Certified dan Rydoo.

Harga yang masuk akal

ExpensePoint memberi Anda banyak manfaat. Biayanya $ 7, 50 per pengguna per bulan, tanpa tingkat berlangganan yang kompleks diperlukan untuk fitur tambahan. Semua langganan memungkinkan Anda menangkap tanda terima dan pengeluaran lain dengan menggunakan aplikasi seluler, impor kartu kredit, dan gambar yang dipindai, serta dengan menggunakan alur kerja persetujuan penuh (pengguna, pemberi persetujuan, dan administrator).

Sangat mudah untuk bereksperimen dengan menggunakan percobaan gratis 15 hari; ini menuntun Anda melalui fungsi dasar dengan tutorial yang mudah diikuti. Namun, begitu Anda terlibat lebih banyak, harapkan lebih banyak interaksi satu-satu dari perusahaan. Sementara aplikasi dimaksudkan untuk bersifat universal, staf ExpensePoint menyesuaikan kode dan kategori buku besar setiap klien dan juga klien onboard dengan pelatihan administrator; yang membuatnya sangat mirip dengan aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) di mana layanan purna jual dan nilai tambah akhirnya dapat menjadi persyaratan yang dapat menaikkan total biaya kepemilikan Anda.

Entri Data, Gaya Sekolah Tua

Seperti sebagian besar aplikasi dalam putaran ini, Anda memiliki beberapa cara untuk memasukkan tanda terima ke ExpensePoint, dimulai dengan aplikasi seluler, antarmuka browser web, dan aliran data kartu kredit perusahaan. ExpensePoint juga memiliki aplikasi desktop Windows yang dapat Anda akses luring (seperti dalam perjalanan pesawat) dan kemudian menyinkronkan data dengan cloud nanti. Dan ExpensePoint bahkan memungkinkan Anda untuk mengirim tanda terima faks dengan menggunakan lembar sampul khusus yang dilengkapi dengan kode batang. Itu fungsionalitas yang sangat baik, meskipun antarmuka agak sulit dikuasai, bahkan lebih dari Expensify, yang memiliki masalah sendiri.

Tidak seperti kebanyakan pesaingnya, simpan ExpensePath, ExpensePoint tidak menggunakan optical character recognition (OCR) untuk membaca tanda terima. Alih-alih, ia menggunakan fitur yang disebut Pembaca Tanda Terima yang menggunakan Pengenalan Karakter Manusia Langsung - dengan kata lain, vendor, tanggal dan total pada tanda terima ditransmisikan, dibaca oleh orang-orang nyata, dan kemudian diisi dalam bidang yang sesuai. Anehnya, ini tidak memakan waktu lebih lama dari beberapa produk yang menggunakan OCR seperti Certify, meskipun prosesnya bisa terasa agak canggung dan berpotensi invasif. Setelah Anda diberitahu bahwa kwitansi Anda telah dibaca, Anda kemudian menugaskannya untuk laporan dan mengisi semua bidang lain yang diperlukan, yang dapat mencakup kode GL, proyek yang secara membingungkan dapat merujuk baik ke klien atau ke tindakan. Dari sana, Anda dapat mengirimkan laporan.

Ada banyak hal yang saya sukai tentang ExpensePoint, cukup bahwa mereka pasti membuat solusi yang layak untuk dicermati. Misalnya, saat Anda membuat biaya jarak tempuh, Anda dapat memasukkan alamat awal dan akhir. ExpensePoint menghitung jarak tempuh berdasarkan Google Maps, menampilkan gambar peta sebagai dokumentasi. Ini dapat menerapkan biaya per mil yang berbeda (karena gas lebih mahal di Prancis daripada di AS). Ini juga melakukan pekerjaan yang sangat baik mengingat pengaturan yang Anda gunakan untuk pengeluaran sebelumnya, jadi Anda tidak perlu memberi tahu perangkat lunak lagi bahwa Marriott harus dikategorikan dalam perjalanan hotel. Biaya dapat dikaitkan dengan proyek atau klien. Anda juga dapat membagi biaya untuk mengeluarkan biaya layanan kamar dari biaya hotel. Dan lebih mudah dari biasanya untuk mencocokkan penerimaan pengeluaran dengan informasi yang ditarik dari kartu kredit perusahaan menggunakan aplikasi seluler.

Selain itu, pemberi persetujuan dapat keluar dari laporan pengeluaran baik dari desktop atau klien seluler tanpa harus mengunjungi situs web. Jika bos ada di jalan, itu bisa mempercepat penggantian. Dasbor menunjukkan laporan pengeluaran yang tertunda serta tren pengeluaran berdasarkan bulan dan kategori. Administrator dapat memilih video bagaimana yang benar-benar berguna untuk ditampilkan di dasbor pengguna, yang dapat meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mencari tahu bagaimana, katakanlah, membagi pengeluaran.

Segalanya Yang Ingin Diinginkan Akuntansi - Hampir

Sementara aplikasi lain menawarkan beberapa tingkat kontrol atas jumlah yang dapat dihabiskan seorang karyawan untuk sewa mobil, ExpensePoint melangkah lebih jauh. Setiap kategori dapat memiliki label bidang unik yang terkait dengannya (seperti membutuhkan nama proyek atau daftar peserta); juga dapat mengidentifikasi vendor yang disetujui sebelumnya (memaksa karyawan untuk menjelaskan mengapa ia memilih Sixt daripada Hertz) atau membatasi kelompok karyawan mana yang dapat mengambil biaya seperti itu (mengapa petugas kebersihan menyewa mobil?). Dan, seperti semua aplikasi lain, bidang mungkin ditandai sebagai wajib, sehingga laporan pengeluaran tidak dapat dikirimkan kecuali diisi.

Ada banyak rincian dalam jenis pembayaran, juga: kartu kredit perusahaan (perusahaan membayar tagihan atau karyawan melakukan dan mendapat penggantian), karyawan dibayar, karyawan untuk mengganti perusahaan, pembayaran dari penarikan uang tunai, atau per diem. ExpensePoint juga sangat peka terhadap masalah internasional seperti struktur pajak regional dan terjemahan mata uang. Ada lebih banyak kontrol keamanan daripada di aplikasi lain, seperti kemampuan untuk memaksa kata sandi berubah setiap "n" hari atau untuk menolak penggunaan kembali kata sandi.

Semua perangkat lunak manajemen laporan pengeluaran yang saya ulas dapat menyimpan atau mengekspor data ke file CSV, tetapi sulit membayangkan cara yang lebih kuat untuk menyesuaikan ekspor data daripada bagaimana ExpensePoint melakukannya. Misalnya, untuk setiap templat yang Anda buat, Anda bisa memberi tahu ExpensePoint untuk mengganti nama bidang atau mengontrol urutan data yang disajikan, yang semuanya akan membuatnya lebih mudah untuk mengimpor ke dalam sistem akuntansi pilihan Anda.

ExpensePoint tidak memiliki integrasi standar ke Intuit QuickBooks atau program akuntansi standar lainnya. Sebagai gantinya, perusahaan menggunakan Manajer Otomatisasi yang dapat mengotomatisasi ekspor data ke sistem akuntansi perusahaan, yang hampir sama baiknya. Dan bahkan tanpa jembatan integrasi khusus, Anda dapat mengganti uang karyawan dari dalam perangkat lunak dengan menggunakan prosesor batch Automated Clearing House (ACH), yang akan mengirim uang dari akun perusahaan dan menyimpannya di akun karyawan (biasanya dalam tiga hari, menurut ke ExpensePoint). Meski demikian, meskipun itu berarti penggantian akan terjadi dengan cepat, ia masih meninggalkan staf akuntansi Anda dengan proses manual untuk impor data back-end.

Namun, Anda dapat memaafkan kelemahan-kelemahan itu ketika Anda menjelajahi 30-aneh laporan yang dapat disesuaikan yang dibangun di dalam ExpensePoint, lengkap dengan grafik dan filter, dari laporan penuaan yang disetujui hingga analisis pembayaran kartu kredit. Mereka cukup mengesankan.

ExpensePoint dibangun terutama untuk departemen akuntansi, dan meskipun telah diubah sejak ulasan terakhir kami untuk menjadikannya lebih ramah bagi pengguna akhir, itu masih bisa sedikit menakutkan. Ini memiliki jumlah informasi yang luar biasa bagi mereka yang perlu melacak pengeluaran, antara penyesuaian terperinci dan kontrol berdasarkan kategori dan laporan analisis, namun ExpensePoint tidak lebih mahal daripada pesaing fitur-dasarnya. Proses pengenalan karakter manusia itu menarik jika agak canggung; setelah itu diperhalus, dan antarmuka dibuat lebih sederhana untuk pengguna sehari-hari, itu akan menjadi pesaing serius untuk bersaing dengan alat Pilihan Editor Mengesahkan dan Membiayakan.