Maksimalkan review & peringkat

Grab Expense Management Data From Anywhere

Expensify mencoba yang terbaik untuk membuatnya sesederhana mungkin untuk masuk dan mengatur akun. Ketika Anda mendaftar untuk uji coba gratis, misalnya, bot concierge menuntun Anda melalui langkah-langkah pengaturan.

Untuk sebagian besar, jika Anda memiliki secarik kertas dengan nomor di atasnya, maka Expensify memiliki cara untuk menyerap data itu. Expensify memungkinkan Anda untuk menambahkan pengeluaran menggunakan aplikasi selulernya (tersedia untuk Android dan iOS), yang menggunakan OCR SmartScan. Atau Anda dapat memilih untuk mengunggah situs web, kuitansi yang dikirim ke alamat email khusus, dan akun kartu kredit tertentu (baik pribadi maupun perusahaan). Anda juga dapat menangkap gambar tanda terima dari browser web dengan menggunakan ekstensi Google Chrome, atau mengimpornya menggunakan Dropbox atau Evernote. Situs web memiliki layar tempat Anda dapat memasukkan beberapa pengeluaran sekaligus, mengisi formulir seperti spreadsheet, lalu mengunggah atau melampirkan tanda terima terkait. Pilihan pertama untuk pengambilan data adalah aplikasi seluler. Anda mengambil foto kwitansi pada titik penjualan, menugaskannya ke laporan, dan kemudian membiarkan perangkat lunak melakukan pengangkatan berat. Expensify melakukan pekerjaan dengan baik pada hal ini (meskipun tidak semudah point-and-shoot dari Receipt Bank).

Namun, yang lebih penting daripada antarmuka pengguna yang menyenangkan (UI) adalah akurasi. Kemampuan Expensify untuk menginterpretasikan teks pada tanda terima yang dipindai patut dicontoh. Itu mengidentifikasi dengan benar total yang ditulis dan nama vendor tanpa dorongan (Screenshot di bawah ini menunjukkannya dalam keadaan "mentah" tanpa membuat perkiraan tentang kategori). Pengguna atau pemberi persetujuan dapat membagi biaya, seperti memisahkan biaya menginap di hotel dari biaya makan tertentu; dan ia melakukannya menggunakan proses yang sederhana dan cukup intuitif untuk membuat kemampuan pemisahan biaya di ExpensePoint tampak canggung.

Selain kategori akuntansi (misalnya, hotel atau makanan), Anda dapat menandai pengeluaran dengan teks apa pun yang Anda anggap bermakna (seperti nama proyek atau "kandidat pekerjaan wawancara"). Dasbor web pengguna memberikan laporan sederhana tentang jumlah yang Anda habiskan berdasarkan kategori, tag, dan periode waktu.

Tidak semuanya bergantung pada pengambilan foto kwitansi. Biaya jarak tempuh dapat dilacak dengan mengetik dalam jarak atau pembacaan odometer, atau dengan menggunakan GPS. Beri tahu aplikasi bahwa tidak apa-apa untuk melacak perjalanan Anda di awal perjalanan Anda, dan Maksimalkan angka seberapa jauh Anda berkendara. Sementara aplikasi lain mencari tahu jarak yang ditempuh menggunakan Google Maps, kadang-kadang Anda tidak beralih dari Titik A ke Titik B (belum lagi kerusakan jalan raya yang harus Anda hindari).

Antarmuka pengguna web sebersih dan mudah dipahami sebagai aplikasi seluler. Baru-baru ini ditingkatkan, dan sekarang menawarkan empat pilihan: Kotak masuk, Beban, Laporan, dan Pengaturan di sisi kiri layar. Setiap biaya ditugaskan untuk laporan dan kemudian dapat diajukan untuk persetujuan dari layar Laporan. Expensify memungkinkan manajer memutuskan seberapa sering penerimaan karyawan harus "dikumpulkan" sehingga manajer tidak terus-menerus terganggu oleh penerimaan yang masuk.

Expensify mengambil beberapa tugas akuntansi bisnis kecil juga. Misalnya, Anda dapat menagih klien selama satu jam waktu perjalanan. Dengan fitur fakturnya (mengandalkan Stripe), Anda dapat membuat dan mengirim faktur kepada siapa pun, bahkan jika mereka tidak memiliki akun Expensify. Anda dapat memulai faktur dari awal atau menggunakan laporan pengeluaran yang ada, dan jika alat yang disertakan dengan Expensify tidak cukup, perangkat lunak membuatnya mudah untuk diintegrasikan dengan sebagian besar sistem penagihan dan penagihan pihak ketiga.

Perangkat lunak ini menunjukkan pemikiran yang baik tentang biaya perjalanan, berintegrasi dengan aplikasi lain untuk mempermudahnya. Misalnya, ketika Anda melakukan pemesanan perjalanan menggunakan NexTravel, Egencia, Locomote atau salah satu dari sejumlah layanan lain, informasi penerimaan dan perjalanan secara otomatis terisi dalam Expensify. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengisi beberapa detail. Dan bahkan kemudian, banyak pekerjaan dapat dilakukan untuk Anda sebagai fitur pengkategorian otomatis yang secara otomatis mendeteksi jenis pedagang kartu kredit, mengaitkan biaya penerbangan dengan kategori biaya transportasi.

Ini adalah kemenangan atas integrasi di bidang lain juga, seperti layanan mobil dan parkir, layanan pengiriman makanan, perusahaan katering, dan sistem sistem point-of-sale (POS). Meskipun jumlah fungsinya, itu tidak pernah luar biasa, dan video bagaimana-nya yang berguna memandu Anda melalui setiap opsi.

Otomatiskan sebanyak yang Anda inginkan

Otomasi adalah fitur utama dalam hal pelacakan biaya. Layanan pembukuan seperti Strategi Pendukung memanfaatkan fitur pelaporan pengeluaran otomatis Expensify.

Seperti halnya aplikasi lain, administrator menetapkan kebijakan perusahaan dan menetapkan beberapa pengguna sebagai pemberi persetujuan. Di antara banyak pengaturan yang dapat disesuaikan adalah tarif jarak tempuh standar, tarif standar per jam, biaya per diem, batasan kategori (misalnya, maksimum $ 2.000 untuk biaya hotel), dan mata uang.

Maksimalkan pengeluaran tanda terima ke dalam laporan, secara nominal. Karyawan tidak peduli dengan ide laporan. Mereka hanya ingin menyerahkan kwitansi dan mendapatkan kembali uang mereka. Jadi, Expensify secara opsional dapat membuat laporan secara otomatis setiap hari, minggu, atau bulan, ketika "Konferensi di Las Vegas" tidak masuk akal. Ketika karyawan mengirim tanda terima ke ID email atau melalui aplikasi seluler, itu secara otomatis ditambahkan ke laporan terbuka. Dengan opsi panen otomatisnya dihidupkan, Expensify memeriksa laporan terbuka setiap malam (atau sesuai jadwal yang dapat Anda tetapkan) dan menyetujui yang sesuai dengan kebijakan perusahaan (menahan mereka yang melanggar, yang kemudian pindah ke laporan berikutnya agar menjadi ditujukan).

Approvers tidak perlu mengunjungi situs web untuk meninjau laporan karyawan; mereka dapat menyetujui langsung dari kotak masuk email mereka, termasuk menolak satu pengeluaran. Pelanggaran kebijakan secara jelas ditandai dan diidentifikasi, sehingga Akuntansi dapat memutuskan apakah akan memarahi karyawan tersebut karena menyerahkan kwitansi lebih dari 90 hari terlambat atau menetapkan dia yang bertanggung jawab atas hal itu.

Tetapi sebagian besar pengeluaran adalah kebijakan dan sepele. Expensify memungkinkan Anda untuk mengaktifkan fitur persetujuan otomatis, yang secara otomatis menyetujui dan mengganti laporan apa pun tanpa pelanggaran kebijakan. Yang memungkinkan akuntan dan administrator memperhatikan pengeluaran yang dipertanyakan alih-alih menghabiskan waktu mereka melihat $ 5 tanda terima parkir. Selain itu, fitur sinkronisasi otomatis memungkinkan administrator untuk secara langsung menyinkronkan dengan alat akuntansi perusahaan.

Kami benar-benar menyukai kedalaman fitur di Expensify, tetapi kadang-kadang kesederhanaannya menghalangi penggunaan perangkat lunak, seperti mencari tahu apa artinya dengan laporan yang "ditutup" daripada "diproses". Sebagian besar dari ini adalah kurva belajar yang tidak akan bertahan lama, tetapi menghasilkan beberapa "Hah?" momen. Either way, alat ini cukup kaya untuk mendapatkan kehormatan tertinggi PCMag sebagai pemenang Pilihan Editor.