Ulasan & peringkat Fluix

Fluix (yang dimulai dengan $ 20 per pengguna per bulan untuk rencana Pemula) adalah alat manajemen dokumen (DM) yang dicatat untuk merampingkan tugas-tugas hafalan di sekitar dokumen perusahaan, meningkatkan efisiensi tenaga kerja, dan memungkinkan kepatuhan dengan proses bisnis dan persyaratan hukum. Meskipun menawarkan aplikasi web, ini terbatas dalam fitur dan fungsionalitas dibandingkan dengan aplikasi iPad, yang menawarkan set fitur lengkap. Namun, tidak ada versi Android, yang mungkin menjadi titik konflik bagi organisasi yang tidak fokus pada iPad Apple. Sementara fokus Fluix adalah pada tugas-tugas dokumen seperti pengisian formulir, perutean, persetujuan, dan tanda tangan, Fluix juga mendukung penyimpanan dokumen dengan izin berbasis peran serta koneksi ke beberapa penyedia penyimpanan cloud atau penyimpanan lokal yang ada melalui protokol standar. Namun, kekurangan dalam opsi perangkat dan bahkan kemampuan kolaborasi dasar menyimpannya di belakang pemenang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online dalam pengumpulan ulasan perangkat lunak DM kami.

Memulai Dengan Fluix

Untuk sepenuhnya memanfaatkan Fluix, ada beberapa tugas manajemen dasar yang ingin Anda lakukan di awal proses. Pengguna dapat ditambahkan satu per satu atau dengan mengimpor file CSV. Integrasi dengan Microsoft Active Directory (AD) ditawarkan hanya dengan paket layanan perusahaan, tetapi pelanggan yang memilih untuk tidak menggunakan tier perusahaan tidak boleh terlalu kehilangan fitur. Bagi mereka yang tidak memerlukan koneksi ke lingkungan AD perusahaan, langkah logis berikutnya setelah membuat pengguna Anda adalah membuat grup. Fluix menggunakan grup untuk menangani penugasan alur kerja serta memberikan lebih banyak rincian tentang beberapa item konfigurasi, termasuk alur kerja dan perilaku aplikasi seluler serta opsi berbagi.

Proses konfigurasi paling kompleks yang akan Anda temukan di Fluix, seperti pada kebanyakan sistem manajemen dokumen, akan membangun alur kerja Anda. Sebagian besar dari menciptakan alur kerja dalam sistem apa pun melibatkan pemahaman dan mendefinisikan proses bisnis yang didukung alur kerja. Setelah definisi ini diterapkan, Anda dapat mulai membuat aturan. Mengingat penekanan Fluix pada iPad Apple, jika proses Anda tidak melibatkan perangkat itu, maka Anda lebih baik memutuskan apakah itu bisa atau tidak, dan kemudian apakah perlu atau tidak. Jika jawaban untuk keduanya adalah ya, maka Anda dapat melanjutkan dengan Fluix.

Untuk membantu dengan alur kerja, Fluix memungkinkan Anda membuat aturan yang mengambil dokumen dari berbagai folder di penyimpanan cloud Fluix Anda serta penyimpanan jarak jauh apa pun yang digunakan bisnis Anda. Untuk membuatnya lebih mudah, Fluix memperluas dukungan langsung ke berbagai platform penyimpanan cloud pihak ketiga yang populer, termasuk Dropbox Business, Google Drive for Work, dan Microsoft OneDrive for Business, serta penyimpanan yang dihosting lainnya, asalkan dapat diakses menggunakan salah satu dari keduanya. File Transfer Protocol (FTP) atau protokol Webdav. Fleksibilitas menjangkau penyimpanan berbasis cloud atau sumber daya di lokasi adalah fitur yang sangat berguna dan memberikan fleksibilitas yang sangat dibutuhkan oleh Fluix mengingat fokus perangkatnya yang agak sempit.

Keamanan Fluix

Sebagian besar sistem manajemen dokumen menawarkan tingkat keamanan tertentu, baik dengan membatasi akses ke folder tertentu, membatasi fitur, atau menyediakan akses ke fungsi administratif. Fluix menangani ini melalui penggunaan peran, yang secara fungsional berbeda dari grup. Peran dapat dibuat dengan menggunakan templat yang dirancang untuk berbagai peran administratif atau pengguna, atau dari templat kosong yang dapat Anda sesuaikan sendiri. Peran diberikan kepada pengguna (bukan grup) dan mencakup berbagai kategori izin. Izin global melibatkan akses ke area di Fluix yang umumnya terbatas pada pengguna administratif atau manajemen, seperti penagihan, dasbor, penyimpanan jarak jauh, laporan, peran, dan pengaturan. Peran juga dapat digunakan untuk mengelola izin pengguna ketika melakukan tugas administratif pada folder penyimpanan, grup, dan alur kerja.

Anda dapat menggunakan berbagai pengaturan keamanan untuk mengontrol hal-hal seperti perilaku aplikasi iOS, otentikasi dua faktor (2FA) untuk portal admin, kompleksitas kata sandi, dan periode penyimpanan dokumen. Pengaturan lain yang melibatkan berbagi file, mengedit, dan menyinkronkan memiliki dampak keamanan juga dan dapat dikonfigurasi secara global atau di tingkat grup.

Aktifkan Tenaga Kerja Tanpa Kertas

Di mana Fluix unggul dalam menangani beberapa jenis kolaborasi dokumen. Mengingat fokus iPad-nya, tidak mengherankan bahwa kemampuan kolaborasinya khusus untuk yang umum di sebagian besar skenario ponsel, seperti pengisian formulir dan tanda tangan elektronik. Set alat di aplikasi seluler Fluix ideal untuk pekerja seluler dengan kebutuhan untuk mengisi formulir, mengumpulkan tanda tangan, dan mengirimkan formulir secara elektronik menggunakan perangkat seluler. Sekali lagi, Anda akan menemukan dukungan yang baik untuk semua ini di aplikasi Fluix iOS. Sayangnya, walaupun ada aplikasi browser web yang tersedia jika Anda ingin menggunakan desktop Anda, sebenarnya itu tidak selengkap fitur seperti versi iOS jadi evaluasi dengan hati-hati untuk memastikan fitur yang Anda butuhkan tersedia. Dan bagi mereka yang ingin menggunakan perangkat seluler berbasis Android, itu bisa berupa browser web atau tidak sama sekali. Fluix tidak memiliki versi Android dari aplikasinya yang tersedia pada saat penulisan ini.

Kelemahan lain dari konsentrasi iPad-nya adalah bahwa kebanyakan orang belum membuat dokumen di iPad, kecuali itu bentuk. Itu terbukti di Fluix, karena aplikasi tidak memberi Anda banyak dalam hal pembuatan dokumen, baik dalam hal kolaborasi atau alat pengeditan dokumen. Bahkan tugas-tugas dasar seperti mengubah gaya atau warna teks dokumen harus diselesaikan di luar Fluix, dan berbagi terbatas pada mengirim email dengan dokumen yang dilampirkan. Mengedit file PDF di Fluix terbatas pada hal-hal seperti anotasi dan mengubah urutan halaman. Kelalaian fitur ini tidak memengaruhi fokus inti yang diberikan Fluix untuk mengaktifkan proses bisnis tanpa kertas, tetapi mereka adalah kasus penggunaan umum bagi banyak bisnis yang mencari platform manajemen dokumen, dan mereka tidak didukung dengan Fluix. Itu bisa membuatnya sulit dijual dibandingkan dengan solusi berfitur lengkap, Microsoft SharePoint Online, atau bahkan Adobe Document Cloud Standard.

Harga

Fluix baru-baru ini mengubah rencana penetapan harganya. Paket Starter adalah tingkat terendah dan berjalan $ 20 per pengguna per bulan (dengan minimal 10 pengguna), dengan dukungan untuk kebijakan kata sandi dan berbagi dokumen. Tingkat Core sekarang berlaku untuk $ 30 per bulan tetapi menambahkan sejumlah fitur, termasuk alur kerja, izin, akses ke aplikasi web, kepatuhan dengan beberapa standar privasi, dan dimasukkannya dukungan telepon. Akhirnya, ada paket Advanced, yang harganya naik menjadi $ 50 per pengguna per bulan. Tetapi rencana ini menambahkan dasbor untuk pelaporan dan administrasi, perjanjian tingkat layanan khusus (SLA), log audit, integrasi dengan AD, dan dukungan untuk integrasi dengan layanan pihak ketiga.

Satu-satunya ketukan terhadap tingkat Starter Fluix adalah maksimum penyimpanannya hanya 5 GB dan tingkat ini juga tidak memiliki kemampuan penyimpanan dokumen khusus. Ini adalah bidang utama bagi bisnis yang ingin beralih ke manajemen dokumen elektronik, karena sering kali merupakan tindakan kunci terhadap konsekuensi hukum yang serius. Untungnya, tingkatan Core dan Advanced mendukung fitur ini.

Mengingat penekanan khusus pada hanya kemampuan manajemen dokumen tertentu serta ketergantungannya yang besar pada platform iOS, Fluix benar-benar hanya masuk akal untuk bisnis yang sangat terlibat dengan pemrosesan formulir seluler menggunakan iPad. Tantangannya adalah bahwa solusi manajemen dokumen lainnya juga dapat merampingkan tugas-tugas itu, mungkin dengan sedikit polesan dan sedikit lebih rumit, tetapi seringkali dengan harga yang lebih kompetitif dan tentunya dengan lebih banyak ruang untuk pertumbuhan proses jika kebutuhan bisnis berubah.