Terorganisir: 10 proyek pembersihan digital untuk tahun baru

Jika Anda telah menekankan kebutuhan abadi untuk mengatur ulang semua foto digital Anda, atau karena Anda telah menggunakan kata sandi yang sama untuk semua akun online Anda dan tahu itu adalah ide yang buruk, mengapa tidak menyisihkan waktu Baru Hari Tahun untuk mendapatkan bebek Anda berturut-turut?

Resolusi Tahun Baru secara tradisional adalah tentang menghentikan kebiasaan buruk atau memulai kebiasaan baru yang positif, tetapi saya percaya Hari Tahun Baru adalah waktu yang ideal untuk menangani proyek-proyek organisasi. Dalam beberapa budaya, Hari Tahun Baru adalah waktu untuk melakukan "pembersihan musim semi" penuh, membersihkan sampah, menarik sofa dari dinding ke ruang hampa, menyeka alas tiang. Anda mungkin tidak banyak berkeringat membersihkan kehidupan digital Anda, tetapi itu bisa sama bermanfaatnya.

Berikut adalah sepuluh proyek pembersihan digital populer yang mungkin ingin Anda atasi pada Hari Tahun Baru dan beberapa tips untuk menyelesaikannya.

1. Raih Kotak Masuk Nol

Jika Anda bermimpi melakukan sprint pembersihan email sepanjang hari, 1 Januari bisa menjadi hari keberuntungan Anda.

Tergantung pada berapa banyak ratusan atau ribuan email yang perlu Anda proses, saya sarankan beberapa taktik yang berbeda.

Salah satunya adalah melakukan "sweep." Ini adalah cara termudah dan paling efisien untuk memproses kekacauan dalam jumlah besar dan menemukan tempat awal yang bahagia untuk benar-benar berurusan dengan surat Anda. Ikuti petunjuk saya tentang cara menyapu kotak masuk Anda di sini. (Dan jika "kotak masuk nol" terdengar seperti angka yang tidak dapat dicapai, potret hanya untuk satu halaman pesan. Ini adalah tujuan yang lebih waras.)

Opsi lain yang saya rekomendasikan untuk siapa saja yang menerima banyak surat tanpa diminta yang tidak perlu mereka lihat adalah menggunakan SaneBox, yang biayanya sekitar $ 6 per bulan. Saat Anda menjalankan uji coba gratis selama 14 hari di SaneBox (tidak memerlukan kartu kredit - woo hoo!), Anda akan melihat seberapa cepat ia mem-parsing email yang tidak penting dari kotak masuk Anda untuk membantu Anda fokus pada apa yang penting. SaneBox bukan solusi yang baik untuk orang-orang yang berharap menerima banyak surat yang tidak diminta dari, katakanlah, calon klien baru atau pelamar pekerjaan.

2. Berhenti Berlangganan Dari Daftar Email

Jika Anda menjinakkan kotak masuk email Anda, Anda ingin tetap seperti itu.

Tekan tombol "berhenti berlangganan" itu, buat filter untuk buletin dan email pemasaran, dan pelajari cara mundur dari utas rekan kerja (ini adalah tombol "abaikan" di Outlook, dan pastikan untuk membaca apa yang dilakukannya dan belajar menggunakannya dengan bijak).

Namun Anda mengurangi email yang tidak diinginkan, ingat bahwa pekerjaan yang Anda lakukan sekarang akan bertahan hingga masa depan.

Jika Anda menetapkan aturan sendiri untuk memfilter pesan, Anda akan mempertahankan kontrol penuh, tetapi bisa juga memakan waktu lama, kecuali Anda menggunakan layanan email dengan alat bawaan yang sangat membantu untuk memfilter Outlook.com dan Hotmail. fitur yang sangat membantu.

Jika Anda lebih suka mendapatkan bantuan, RemoveMe untuk webmail berfungsi dengan meletakkan tombol "berhenti berlangganan" langsung ke tampilan pratinjau pesan Anda, jadi Anda tidak perlu membukanya untuk keluar dari milis.

Opsi yang lebih otomatis untuk mengurangi email berlangganan adalah menggunakan Unroll.me, layanan yang membantu Anda berhenti berlangganan atau menggabungkan email pemasaran menjadi satu intisari.

3. Konsolidasi Foto Digital

Mungkin Anda bermimpi melakukan perubahan total organisasi foto. Anda akan ingin mengkonsolidasikan foto Anda ke satu layanan (misalnya, mengunduh semua foto Facebook atau gambar Instagram Anda dan menambahkannya ke, katakanlah, Flickr atau Dropbox atau hard drive eksternal) serta menambahkan tag dan keterangan yang sesuai untuk membuat gambar Anda lebih mudah untuk menemukan dan membagikannya nanti.

Lebih penting lagi, pastikan untuk menempatkan alur kerja baru untuk masa depan. Tetapkan aturan untuk bagaimana Anda akan menambahkan foto ke lokasi pusat secara tepat waktu setiap kali Anda mengambil foto baru, dan melakukan beberapa pengeditan (memotong, menghapus foto buruk, menambahkan tag dan keterangan) selama proses pengunggahan yang sama.

4. Pantau Pekerjaan Anda di Tempat Kerja

Kebanyakan orang ingin menjadi lebih produktif dan lebih baik dalam pekerjaan mereka daripada saat ini. Saya tetap produktif dan mengendalikan pekerjaan saya dengan mencatat apa yang telah saya lakukan dan apa yang akan saya lakukan. Saya menggunakan spreadsheet yang sangat sederhana untuk melacak, meskipun ada banyak alat bagus untuk pekerjaan solo dan kolaborasi, Asana menjadi hanya satu.

Ketika Anda mencatat tugas Anda, baik yang tertunda dan selesai, itu memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang harus Anda lakukan serta apa yang telah Anda lakukan, yang berguna ketika Anda perlu membenarkan sesuatu di tempat kerja, seperti permintaan untuk tambahan sumber daya atau promosi.

5. Perbarui Kata Sandi Anda

Dalam waktu saya menulis untuk PCMag.com, nasihat nomor satu tentang teknologi yang saya miliki untuk semua orang adalah "Dapatkan pengelola kata sandi!" Mereka akan membuat hidup Anda lebih mudah dan membantu menjaga identitas Anda aman. Plus, banyak pengelola kata sandi terbaik gratis.

Setelah Anda memiliki pengelola kata sandi, Anda dapat memperbarui semua kata sandi Anda dan menjadikannya unik dan sulit bagi siapa pun untuk memecahkannya. Saya baru-baru ini membersihkan hampir 200 kata sandi dalam lima sesi 30 menit. Biarkan saya memberi tahu Anda, ketenangan pikiran yang saya dapatkan darinya membuatnya sepadan dengan usaha.

6. Bersihkan Sistem Komputer Anda

Jika Anda tidak tahu cara membersihkan komputer, jangan khawatir. Anda tidak harus melakukannya. Yang harus Anda lakukan adalah menginstal sepotong kecil perangkat lunak (dan beberapa yang sangat bagus gratis) dan biarkan ia melakukan pekerjaan merapikan sistem Anda untuk Anda. Utilitas tuneup terbaik akan secara otomatis, dan kadang-kadang dalam hitungan menit, membuat mesin Anda dan program-programnya berjalan lebih cepat lagi.

Ambil 10 menit Hari Tahun Baru untuk memilih utilitas penyetelan, dan Anda akan berterima kasih pada diri sendiri sepanjang tahun.

7. Perbarui Gambar Profil Anda

Saya memiliki teori bahwa menggunakan satu gambar profil secara konsisten di seluruh situs media sosial dan akun online lainnya dapat membantu memperkuat merek pribadi Anda. Tentu, tidak semua orang peduli dengan hal-hal semacam ini, tetapi pemilik usaha kecil, profesional media dan hiburan, dan siapa pun yang tertarik untuk mendorong kehidupan profesional mereka bersama dapat memperoleh manfaat darinya.

Saya suka memperbarui foto profil daring saya setahun sekali (saya juga melakukannya). Awal atau akhir tahun membuat waktu yang jelas dan mudah diingat untuk melakukan tugas ini.

8. Mengatur Ulang Aplikasi Smartphone atau Windows 8 Tiles

Pekerjaan pembersihan digital ini sangat sederhana sehingga Anda dapat melakukannya di tempat tidur saat Anda digantung di Hari Tahun Baru: mengatur ulang ponsel cerdas atau aplikasi Windows 8 Anda.

Sebagian besar orang tahu apa yang mereka inginkan dari organisasi aplikasi mereka, tetapi jangan terlalu terjebak dalam pengelompokan aplikasi dengan tepat sehingga Anda lupa trik mudah, seperti memprioritaskan "hotspot" (area di mana jari-jari Anda melayang paling mudah) melalui urutan berturut-turut.

Lihat tips saya untuk mengatur aplikasi iPhone dan tips untuk mengatur ubin Windows 8 untuk lebih lanjut.

9. Digitalisasi Pajak Lama dan Dokumen

Menjadi tanpa kertas dan memindai semua dokumen Anda bisa menjadi tugas beberapa hari, tetapi Anda dapat membuatnya lebih dapat dicapai dengan berfokus hanya pada satu jenis dokumen, seperti pengembalian pajak atau faktur lama.

Jika Anda masih memiliki pengembalian pajak kertas, ambil 45 menit hingga satu jam untuk mengurutkan dan memindai ke PDF senilai beberapa tahun terakhir, dalam urutan kronologis terbalik. Jika Anda perlu merujuk mereka, Anda mungkin akan membutuhkan yang terbaru, bukan yang lama.

10. Berkomitmen pada Kalender atau Aplikasi yang Harus Dilakukan

Proyek kosong besar untuk Hari Tahun Baru adalah untuk mengadopsi satu kalender atau aplikasi manajemen tugas yang akan Anda komit untuk digunakan. Jika Anda kesulitan menepati janji yang Anda buat, Anda adalah kandidat yang ideal. Pilih satu kalender atau aplikasi yang harus dilakukan, dan tetap menggunakannya. Tahun Baru menandai waktu yang tepat untuk memulai dengan aplikasi baru, jadi jangan khawatir tentang migrasi semua janji lama Anda dan tugas ke layanan baru. Cukup berkomitmen untuk yang baru sepenuhnya.

Saya suka Google Kalender karena mudah disinkronkan dengan hampir semua klien kalender lainnya. Dan untuk manajemen tugas, saya pribadi menggunakan Awesome Note, tetapi ada banyak aplikasi yang harus dilakukan dengan kekuatan dan kelemahan yang berbeda.