Ulasan & peringkat Meeteor

Terlalu sering kita tidak sepenuhnya mengeksploitasi potensi pertemuan bisnis kita sehari-hari, sehingga menjadi mudah untuk merasa seperti mereka membuang-buang waktu kita. Ketika tidak ada yang yakin dengan tujuan rapat, tujuan dan hasil yang diharapkan, atau keputusan apa yang benar-benar perlu dibuat, kolaborasi menjadi sulit. Orang akhirnya menghabiskan satu jam berbicara tentang rencana besar, setelah itu tidak ada yang benar-benar terjadi. Meeteor, yang dimulai dari $ 9 per pengguna per bulan, bertujuan untuk membantu dengan masalah itu.

Meeteor membantu anggota tim mengatur tujuan dan bahan sebelum mereka berkumpul, membuat catatan dan menetapkan item tindakan selama acara, dan menindaklanjuti tugas bahkan setelah semua orang meninggalkan ruangan. Idenya adalah untuk menangkap kesimpulan dan ide yang keluar dari diskusi tertentu, dan kemudian mendorong dan melacak tindak lanjut atas keputusan yang dibuat.

Premis yang bagus, eksekusi "rapuh". Walaupun perangkat lunak ini memiliki beberapa ide bagus, namun implementasinya lemah. Jika fitur-fiturnya dapat dikelompokkan secara massal, maka Meeteor dapat berubah menjadi alat yang sangat berguna setara dengan beberapa produk Pilihan Editor kami untuk kolaborasi online, termasuk Podio dan Slack.

Suruh Orang Anda Memanggil Orang Saya

Proses pendaftarannya sederhana. Meeteor gratis untuk tim dengan hingga lima anggota, yang membuat tendangan ban menjadi mudah. Untuk organisasi yang lebih besar, aplikasi web mengenakan biaya $ 9 per pengguna per bulan, dengan lisensi perusahaan tersedia dengan harga khusus yang hanya tersedia dari penjualan Meeteor. Bertemu tamu (di luar organisasi Anda) tidak dihitung dalam persyaratan lisensi, jadi Anda tidak perlu membayar biaya untuk pengunjung satu kali. Perangkat lunak ini terintegrasi dengan Microsoft Outlook dan Atlassian HipChat, dengan dukungan untuk Kalender Google segera hadir, menurut Meeteor.

Pengaturan awal menetapkan keanggotaan tim dan konfigurasi sistem. Misalnya, administrator mengontrol siapa yang dapat bergabung dengan tim dan berapa banyak tim yang ada. Karyawan dengan ID email di domain perusahaan dapat diizinkan untuk bergabung secara otomatis atau mungkin perlu meminta izin; tim dan ruang kerja bisa bersifat pribadi kecuali anggota diundang.

Anda mungkin ingin menyelidiki koneksi opsional Meeteor ke Microsoft Outlook karena tanpanya pengaturan tim mungkin menyusahkan, terutama untuk organisasi yang lebih besar. Membuat organisasi - terutama organisasi ad hoc seperti komite industri - berarti menyalin dan menempelkan ID email ke dalam bidang Undangan. Tidak apa-apa untuk beberapa peserta tetapi ini menjadi cepat tua. Jadi, admin TI dengan pohon Microsoft Windows Server Active Directory (AD) yang berisi ratusan atau ribuan pengguna akan dengan cepat ingin memanfaatkan semacam kemampuan ekspor massal. Minimal, Meeteor harus meminta izin untuk mengakses aplikasi kontak atau mengaktifkan unggahan file CSV. Idealnya, itu harus diintegrasikan dengan aplikasi manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang ada atau toko manajemen identitas, karena daftar keanggotaan Meeteor hanya menyimpan nama dan ID email. Seringkali, itu tidak cukup untuk membantu Anda menemukan orang yang tepat.

Ruang kerja membantu Anda mengatur pertemuan terkait berdasarkan proyek, tim, atau struktur lain yang berfungsi untuk Anda. Ini pada dasarnya direktori bersama sehingga Anda dapat menjadi granular atau umum yang Anda inginkan.

Sebelum Pertemuan: Dapatkan Undangan, Terorganisir

Seringkali, organisasi pra-pertemuan terdiri dari badai salju email dengan berbagai lampiran di mana setidaknya satu penerima penting mau tidak mau ditinggalkan dari daftar distribusi. Di sinilah Meeteor bersinar paling terang: Meeteor memberi semua orang tempat untuk berbagi informasi terkait yang dapat diakses saat semua orang memikirkan topik rapat. Jika tidak ada yang lain, itu mendesak penyelenggara pertemuan untuk menetapkan tujuan yang jelas dan agenda yang jelas.

Anda membuat rapat dengan menentukan tujuannya (misalnya, "Tentukan konferensi mana yang harus kita hadiri tahun ini" atau "Pilih penerima penghargaan") dan tetapkan ke ruang kerja. Anda diminta memilih peserta, tanggal dan waktu rapat, serta lokasi dan logistik. Ini adalah area lain di mana integrasi Microsoft Outlook sangat membantu jika admin TI Anda telah menambahkan ruang konferensi ke Daftar Alamat Global. Pengisian formulir tidak akan mengejutkan Anda. Jika ya, maka Anda tidak akan lama bingung. Teks Bantuan dirancang dengan baik.

Meeteor kemudian memandu Anda melalui proses membuat agenda terstruktur, mendorong Anda untuk memberikan hasil yang diinginkan, item agenda spesifik, dan instruksi "pra-kerja" untuk membantu peserta mempersiapkan pertemuan. Anda dapat mengunggah dokumen untuk membantu upaya itu. Anda juga dapat memberikan materi pertemuan, aturan dasar, dan menetapkan peran seperti fasilitator dan notulen. Tak satu pun dari ini adalah bidang wajib, yang merupakan plus dan minus. Di satu sisi, itu memudahkan kesederhanaan pertemuan ad hoc. Di sisi lain, ini memihak perhatian yang ingin didorong oleh alat ini.

Sangat mudah untuk mengundang peserta rapat dari daftar anggota tim, tetapi Anda dapat mengundang siapa saja ke rapat melalui email. Semua orang mendapatkan agenda sebelumnya bersama dengan undangan kalender, serta ringkasan setelah kesimpulan pertemuan. Hanya pengguna Meeteor yang dapat berkontribusi untuk rapat agenda dan catatan, mengelola tugas, atau mengelola ruang kerja. Itu bagus karena meminta seseorang untuk mendaftar ke Meeteor (atau layanan lain) untuk pertemuan satu kali adalah masalah, belum lagi mengacaukan daftar kontak organisasi.

Di situlah masalahnya dimulai, karena penjadwalan rapat dimulai dengan Anda mengetik hari, waktu, dan lokasi (virtual atau fisik). Jika Anda tidak menggunakan sistem kalender grup Microsoft Outlook, maka Anda harus mencari jadwal kolega Anda secara terpisah. Itu berarti, untuk organisasi yang lebih kecil atau pertemuan yang dilakukan dengan orang-orang dari organisasi yang berbeda, Anda perlu melakukan percakapan terpisah (seperti "Kapan Anda tersedia? Apakah hari Selasa baik?"). Itu membuat saya berharap untuk semacam "Tolong tunjukkan kapan akan bekerja untuk Anda", seperti yang disediakan oleh Doodle atau Calendly. Jika saya perlu melakukan lima atau 10 percakapan email untuk mengatur waktu rapat yang dapat diterima, maka itu cukup bagi saya untuk mulai bertanya-tanya mengapa saya membutuhkan Meeteor.

Juga, setelah rapat dijadwalkan, itu ada di daftar mandiri di dalam aplikasi. Saya harus ingat untuk menambahkannya ke iCal saya (atau aplikasi apa pun) secara manual begitu undangan tiba, lagi, kecuali Anda sudah mengintegrasikannya dengan Microsoft Outlook. Bahkan di dalam Meeteor, rapat tidak disajikan dengan kalender visual; ini membuat sulit untuk melihat bahwa seseorang mengundang Anda ke pertemuan 7:30 pagi atau memetakan hari Anda. Intinya: Nilai Meeteor lebih diarahkan untuk melakukan dan mengoptimalkan potensi rapat daripada penjadwalan dan logistik.

Menyimpan Catatan Rapat

Peserta dapat membuat catatan dengan Meeteor selama pertemuan, yang merupakan perubahan proses yang kuat dan berguna untuk sebagian besar pertemuan. Fitur catatan membuat Meeteor menarik, terutama bagi orang-orang yang menghadiri banyak pertemuan. Sebagian besar dari kita menulis catatan untuk diri kita sendiri tetapi tidak dibagikan dalam "Sekarang, apa yang akan kita lakukan?" cara, terutama pasca pertemuan.

Catatan-catatan ini dapat berupa teks biasa atau ditandai sebagai tugas, keputusan, atau "pembelajaran." Anda dapat menemani keputusan atau pembelajaran dengan teks yang menjelaskan alasan dan dampaknya, tetapi pada dasarnya, ini hanya catatan yang disorot. Itu bukan hal yang buruk karena mendorong para peserta untuk bertanya, "Jadi, apa yang diputuskan di sini?"

Anda juga dapat menetapkan tugas kepada peserta rapat atau orang lain di organisasi. Masing-masing dapat diberi tanggal jatuh tempo dan disimpan berdasarkan kategori yang dapat disesuaikan (seperti "langkah selanjutnya" atau "pembakar kembali"). Pada level paling sederhana, itulah tujuan Anda berbelanja. Namun, kami ingin melihat tugas memiliki pengaturan prioritas atau bidang waktu, yang tidak ada di versi saat ini. Kekurangan itu bisa menjadi masalah bagi orang-orang yang berpartisipasi dalam berbagai proyek atau di banyak tim - persis seperti pelanggan kelas berat yang tertarik pada Meeteor.

Selain itu, Anda tidak dapat menetapkan tugas kepada seseorang yang tidak ada di organisasi, yang merupakan pengawasan lain. Bayangkan item tindakan: "Pastikan konsultan desain web memberi kita mock-up baru pada hari Selasa." Perancang tidak akan mendapatkan penugasan tugas atau pemberitahuan itu secara langsung kecuali jika dia adalah peserta rapat atau pengguna Meeteor. Itu bukan pengawasan kritis karena siapa pun yang mengelola desainer web mungkin di pertemuan itu. Tetapi tentu akan lebih mudah dan efektif jika tugas dapat dialihkan ke personel luar secara langsung.

Menindaklanjuti

Saat rapat selesai, Anda dapat mengirim ringkasan ke peserta sehingga mereka dapat mengintegrasikan item tugas mereka dengan kalender mereka sendiri, yang sekali lagi, tergantung pada fitur aplikasi email Anda. Ringkasan tidak menunjukkan siapa yang diundang, siapa yang hadir, dan siapa yang tidak hadir. Itu fitur lain yang ingin kami lihat karena seringkali menerima ringkasan itu bisa membantu.

Tugas yang ditugaskan untuk peserta rapat muncul dalam daftar tugas, tetapi manajemen tugas Meeteor minimal. Anda mungkin masih lebih baik dengan manajemen proyek atau aplikasi manajemen tugas berfitur lebih lengkap, seperti Asana. Meeteor memungkinkan Anda mengklik item untuk mengatakan Anda telah melakukannya; hanya itu saja. Tidak ada fungsi yang lebih maju, seperti cara untuk merekam apakah semua tugas yang ditugaskan selesai, ketika mereka selesai, atau bahkan cara untuk secara resmi menyerahkannya kepada orang lain ("Bill akan melakukan ini sebagai gantinya").

Opsi integrasi Meeteor yang relatif sedikit merusak layanan, terutama bila dibandingkan dengan banyak aplikasi Software-as-a-Service (SaaS) lainnya, yang umumnya mencoba untuk menyajikan sebanyak mungkin opsi integrasi ke perangkat lunak bagian ketiga dan layanan lainnya sebanyak mungkin. Secara khusus, kurangnya dukungan Meeteor untuk REST API, yang akan memungkinkan pengembang in-house pelanggan untuk membangun integrasi mereka sendiri, adalah sebuah pengawasan yang harus ditangani oleh perusahaan. Rapat bisnis berpotensi memengaruhi proses bisnis apa pun, dan dengan demikian, banyak platform perangkat lunak bisnis yang berbeda. Bahkan beberapa integrasi lagi untuk kandidat yang jelas seperti kalender dan manajer kontak akan menjadi hebat. Agar adil, Meeteor mengatakan lebih banyak fitur seperti itu akan datang. Mempercepat peningkatan itu dan menambahkan dukungan untuk pengembangan integrasi independen tentu akan membantu, alih-alih perusahaan menjaga semuanya tetap di rumah (seperti yang tampaknya menjadi strategi Meeteor saat ini).

Secara praktis, saya harus mengadakan pertemuan di Meeteor setelah berkonsultasi dengan orang lain tentang hari dan waktu apa yang cocok untuk mereka. Kemudian, saya harus menangkap item tugas yang ditugaskan selama rapat (dan menambahkannya secara manual ke kalender saya). Saya kemudian harus menindaklanjuti hal-hal yang harus dilakukan secara manual atau dengan bantuan beberapa aplikasi manajemen proyek lainnya. Dengan lebih banyak cara untuk menghubungkan Meeteor ke aplikasi lain, perangkat lunak memiliki potensi untuk menjadi salep pada rasa sakit yang berkelanjutan yang dialami oleh banyak orang dalam bisnis. Tetapi, dalam bentuk saat ini, ini memaksa informasi yang cukup untuk dinegosiasikan secara manual atau dimasukkan dua kali sehingga Anda ingin menguji drive Meeteor dengan hati-hati sebelum membeli.