Ulasan & peringkat Papertracer

Dibangun untuk memenuhi kebutuhan manajemen dokumen (DM) bisnis, PaperTracer (yang dimulai dari $ 15 per pengguna per bulan) adalah solusi yang masuk akal dan sangat dapat disesuaikan yang dibangun di seputar persiapan, penangkapan, dan pengelolaan dokumen. Kontrol granular dan fleksibilitas dalam menangani metadata dokumen menjadikannya solusi manajemen dokumen yang mumpuni. PaperTracer melampaui penyimpanan dokumen, dan memberi pengguna alat untuk mengumpulkan dan melacak data. Fitur kolaborasi dan berbagi memang gagal dan penetapan harganya dapat dengan cepat meningkat jika kemampuan penyimpanan meningkat. PaperTracer berada tepat di belakang pemenang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online dalam pengumpulan ulasan perangkat lunak DM kami karena kekurangannya di bidang-bidang tersebut.

Pengguna, Peran, dan Keamanan

Dari sudut pandang administrator TI, mengevaluasi sistem DM berarti memperhatikan keamanan, karena keamanan yang lemah dapat menyebabkan tidak hanya data yang hilang tetapi juga dapat membuat organisasi mengalami pelanggaran ketika menyangkut regulasi, standar industri, atau kebijakan perusahaan. Sebagian besar sistem DM yang berfokus pada perusahaan yang kami ulas dalam putaran ini, termasuk tidak hanya pemenang Pilihan Editor kami tetapi juga Adobe Document Cloud Standard, memperhatikan keamanan karena alasan-alasan ini.

PaperTracer akan memenuhi persyaratan keamanan sebagian besar bisnis karena berbagai kontrol keamanan. Yang paling diinginkan di antaranya adalah manajemen pengguna dan grup, batas waktu sesi, dan penegakan panjang kata sandi (tetapi kompleksitas kata sandi tidak dapat dikonfigurasi). Sistem PaperTracer sesuai dengan Hukum Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas (HIPAA), dengan catatan permanen dari semua akses data. Sistem ini memiliki lingkungan enkripsi 2048-bit, menggunakan otentikasi pengguna yang aman, dan memiliki kemampuan untuk menghasilkan jejak audit penuh dari semua akses data, pembaruan, dan perutean.

Izin dalam PaperTracer juga kuat. Admin memiliki kemampuan untuk mengontrol akses pengguna atau grup ke departemen, atau menurut bidang data individual. Pengguna mendapat akses dan dapat melihat atau menambah / mengedit hak pada level granular. Dimungkinkan juga untuk mengelola izin untuk catatan tertentu, yang secara efektif mengesampingkan izin yang ditugaskan untuk catatan itu sebelumnya menggunakan metode lain.

Selain kemampuan izin komprehensif, PaperTracer menawarkan pelaporan yang diarahkan untuk memastikan postur keamanan yang tepat. Laporan akses mengidentifikasi izin yang ditetapkan untuk berbagai sumber daya, serta akses yang tersedia untuk pengguna dan grup individu. Fungsi log audit dapat digunakan untuk melacak berbagai tindakan yang dilakukan dalam periode waktu tertentu dan / atau oleh pengguna tertentu. Catatan yang berkaitan dengan melihat atau merutekan dokumen dapat disembunyikan untuk mengurangi jumlah data yang harus disaring. Idealnya, data audit ini dapat diekspor ke file PDF atau Microsoft Excel, tetapi kemampuan ini tidak tersedia.

Semuanya Tentang Data

Fitur penting lainnya dari PaperTracer adalah kemampuan untuk menyesuaikan bidang metadata ke tingkat yang sangat tinggi. Di mana sistem manajemen dokumen lain akan memungkinkan Anda menyesuaikan bidang-bidang ini, PaperTracer menangani bidang-bidang ini seperti sistem basis data tradisional, memungkinkan Anda menentukan jenis bidang, nilai-nilai otomatis (berdasarkan parameter, cap waktu, atau pengguna yang melakukan suatu tindakan), nilai-nilai potensial dalam bentuk dari daftar nilai, dan bahkan mengonfigurasi bidang sesuai kebutuhan atau hanya baca. Kolom juga dapat dikelompokkan untuk menyajikan tampilan entri data tab, dan dapat dikonfigurasikan dengan hierarki kepada mereka, sehingga jika nilai tertentu dipilih, bidang tambahan tersedia.

PaperTracer juga memiliki kemampuan manajemen data yang melampaui mengkonfigurasi bidang kustom. Pertama, kemampuan pelaporan sesuai dengan apa yang Anda harapkan dari utilitas manajemen data, menawarkan sedikit penyesuaian dalam hal bidang apa yang digunakan untuk tampilan, pemfilteran, pengurutan, dan pengelompokan. Lebih lanjut, manajer dapat melakukan impor massal menggunakan Microsoft Excel atau perubahan massal menggunakan alat edit massal, yang memungkinkan Anda menemukan catatan yang berisi bidang dengan nilai tertentu, dan memperbarui bidang-bidang tersebut secara individual atau sekaligus. Tambahkan kemampuan platform data ini bersama-sama dan banyak bisnis dapat menggunakan PaperTracer, tidak hanya untuk mengelola dokumen tetapi untuk mengelola semua operasi pengumpulan data mereka.

Fokus pada Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak secara inheren memiliki konsekuensi hukum yang serius, dan biasanya merupakan proses bisnis yang diawasi ketat dalam hal tidak hanya keamanan tetapi juga integritas alur kerja dan integrasi. PaperTracer mencakup kemampuan pembuatan kontrak untuk merampingkan hubungan antara kontrak dan manajemen dokumen.

Fitur pembuat kontrak PaperTracer dapat diaktifkan oleh admin, dan menggunakan templat yang ditentukan admin menggunakan bagian dan klausul kontrak, yang masing-masing dapat diisi sebelumnya dengan bahasa umum yang disediakan oleh tim hukum perusahaan. Setelah bagian dan klausa ini dibuat, mereka terkait dengan satu atau lebih jenis kontrak. Templat kontrak ini dapat dibuat dengan menggunakan bidang input pengguna, yang memungkinkan pengguna dengan cepat mengisi kontrak dengan informasi yang relevan, baik dari bidang di PaperTracer atau melalui input manual.

Pengguna dengan izin yang sesuai dapat memulai kontrak, mengisi bidang data yang memberi makan bahasa kontrak, memasukkan bagian dan klausa yang berlaku, serta bertele-tele khusus untuk maksud kontrak. Setelah kontrak dibuat dalam PaperTracer, maka kontrak itu dapat dialihkan untuk persetujuan dan tanda tangan seperti dokumen lainnya. Ini bisa berupa proses manual, dipicu oleh pengguna, atau alur kerja dapat dimasukkan, berkoordinasi dengan pengguna baik internal ke organisasi atau eksternal.

Harga dan Kemampuan

PaperTracer hadir dalam dua edisi: Express dan Enterprise. Edisi Express ditargetkan untuk usaha kecil dan menengah (UKM), dan diberi harga berdasarkan pemilihan templat alur kerja, pengguna, dan penyimpanan. Setiap templat alur kerja memiliki biaya $ 30 per bulan, dan termasuk opsi industri seperti manajemen aset, manajemen klinik, onboarding karyawan, manajemen kontrak, dan manajemen kantor hukum. Pengguna adalah tambahan $ 15 setiap bulan per pengguna, dan penyimpanan adalah $ 25 per gigabyte (GB) setiap bulan.

Edisi Enterprise melibatkan pendekatan yang lebih praktis untuk implementasi, dengan PaperTracer membantu bisnis Anda dengan menyesuaikan alur kerja, mengimpor data, dan membuat sistem siap untuk dijalankan. Harga untuk edisi ini tergantung pada persyaratan bisnis Anda, tetapi kutipan sampel yang kami sediakan termasuk biaya pengaturan $ 2.000 untuk pengaturan awal dan lisensi, $ 1.000 untuk pelatihan admin dan 30 hari dukungan yang diperlukan, serta $ 300 per bulan untuk 3 GB penyimpanan yang di-host, lima pengguna internal, dan pengguna eksternal yang tidak terbatas.

Pasti ada pasar untuk PaperTracer, terutama di antara bisnis yang mencari sistem untuk menangkap data, bukan hanya dokumen. Namun, biaya PaperTracer jelas merupakan sesuatu yang perlu dipertimbangkan, terutama jika persyaratan penyimpanan Anda akan menjadi faktor yang signifikan. Intinya: Pastikan untuk memetakan secara dekat kebutuhan Anda pada kemampuan PaperTracer sebelum membeli. Jika mereka berbaris, maka ini adalah solusi yang solid. Tetapi jika kebutuhan Anda lebih utama, maka Anda mungkin ingin terus mencari.