Tanda terima ulasan & peringkat bank

Ingat masa lalu proses pembuatan kertas? Paket perangkat lunak pelacakan pengeluaran hari ini tampaknya meniru teknik ini. Itu adalah saat ketika kami akan memasukkan amplop penuh dengan kuitansi dan menggabungkannya dengan laporan gaya spreadsheet yang merinci bagaimana kami menghabiskan uang perusahaan. Setelah manajer departemen menandatangani, departemen akuntansi dibiarkan memeriksa bahwa setiap kwitansi memiliki penjelasan yang memuaskan, dan sebaliknya. Receipt Bank (yang dimulai pada $ 14, 99 per bulan untuk pengguna solo) menggunakan pendekatan yang sedikit berbeda, yang mungkin cocok untuk beberapa bisnis kecil. Ia bekerja dengan sangat baik - dan berhasil - untuk merespons setiap kwitansi daripada "laporan" formal. Itu mengizinkan siapa pun yang diberikan status "menyetujui" untuk memberikan OK untuk penggantian. Dan itu sangat bergantung pada integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, terutama aplikasi akuntansi berbasis cloud, untuk melakukan pengangkatan back-end yang berat. Meskipun jika Anda mencari manajemen pengeluaran top-line yang lebih tradisional, lihat Pilihan Editor kami, Beri Sertifikasi Sekarang, Rydoo, dan Expensify.

Menghitung Transaksi, Bukan Pengguna

Alih-alih membebankan biaya per pengguna aktif, seperti halnya Expensify, skema pembayaran Bank Penerimaan didasarkan pada jumlah item yang diproses per bulan. Pengusaha solo yang ingin melacak pengeluaran dapat memulai untuk $ 14, 99 per bulan untuk 50 item yang diproses, $ 29, 99 untuk 100 item yang diproses, atau $ 44, 99 untuk 150 item dan melanjutkan hingga $ 202, 49 untuk 675 item. Bisnis dengan lebih dari satu pengguna membayar $ 25 per bulan untuk 50 item yang diproses, $ 40 untuk 100 item, $ 55 untuk 150 item, dan hingga $ 220 untuk 675 item.

Akan tetapi, penghitungan tersebut berjalan rata-rata selama tiga bulan, jadi Anda dapat memiliki jadwal perjalanan yang padat di bulan September yang diikuti oleh dua bulan waktu menganggur, tanpa harus meningkatkan karena satu konferensi tahunan, misalnya. Semua langganan ini termasuk pemindaian penerimaan karakter optik otomatis (OCR), 256-bit Secure Sockets Layer (SSL) keamanan (yang berarti pengguna mungkin dapat melepaskan penggunaan jaringan pribadi virtual (VPN) jika mengirimkan tanda terima dari jalan), integrasi dengan aplikasi akuntansi online (termasuk Intuit QuickBooks), dan berbagi data dengan organisasi terpisah, biasanya akuntan bisnis kecil atau pemegang buku.

Dan sesuatu yang tidak ditawarkan oleh salah satu layanan lain: Layanan untuk pekerja wiraswasta yang gratis jika terbatas pada 10 kwitansi scan sebulan. Kalau tidak, biayanya $ 24, 99 untuk 50 pindaian sebulan, dan $ 49, 99 setahun untuk lebih dari 50 pindaian. Sayangnya, tidak ada keanggotaan gratis, tetapi ada uji coba gratis 14 hari untuk paket pengguna tunggal. Karena saya ingin menguji proses persetujuan, saya meminta dan menerima uji coba gratis dari versi multiuser.

Ambil Gambar, Tangkap Data

Seperti aplikasi pengeluaran lainnya, Anda memasukkan data ke dalam Bank Penerimaan menggunakan aplikasi seluler, unggahan browser web, dengan meneruskan email ke ID khusus untuk setiap karyawan, atau melalui sinkronisasi kartu kredit perusahaan atau pribadi. Ini memiliki beberapa cara mandiri untuk memasukkan data ke dalam sistem juga. Bank Penerimaan dapat mengimpor tanda terima dan faktur dari PayPal atau Dropbox. Yang terakhir ini sangat keren: Staf dapat memasukkan kwitansi mereka ke folder Dropbox khusus, tempat Bank Penerimaan mengekstrak file setiap 24 jam. Setelah memprosesnya, ia memindahkan kwitansi ke folder khusus lainnya.

Aplikasi seluler Receipt Bank adalah pemenang yang jelas dalam departemen kemudahan penggunaan, benar-benar meminimalkan waktu yang dihabiskan seorang karyawan yang sibuk dengan entri data. Anda mengambil foto kwitansi, klik "kirim untuk diproses, " dan beberapa saat kemudian data yang diuraikan muncul untuk Anda periksa ulang dan kirim ke pemberi persetujuan. Penghemat waktu yang sangat bagus yang kami lihat di tempat lain: Anda dapat mengatur kamera untuk memotret beberapa kwitansi, satu demi satu, atau satu kwitansi yang memiliki lebih dari satu halaman. Bank Penerimaan melakukan yang terbaik untuk mengidentifikasi tanggal transaksi, mata uang, pajak, pemasok, dan kategori. Jika mengenali kartu kredit yang digunakan untuk transaksi, itu menyinkronkan catatan dengan aplikasi akuntansi Anda, jadi Anda tidak perlu memasukkan item dua kali.

Di sisi lain, tidak ada cara untuk secara manual memasukkan biaya tanpa semacam tanda terima? yang bisa menjadi masalah untuk pengeluaran, katakanlah, tip yang Anda tinggalkan untuk pembantu rumah tangga kamar hotel Anda. Ketika ditanya, perwakilan perusahaan menyarankan untuk menambahkan catatan tulisan tangan.

Proses OCR membutuhkan waktu sedikit lebih lama daripada yang kami inginkan. Dalam tes sepertinya butuh sekitar satu jam, meskipun kami tidak menggunakan timer. Namun, Receipt Bank membuatnya layak untuk ditunggu. Ia melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk mengubah coretan tulisan tangan yang sengaja menjadi ceroboh menjadi teks yang akurat. Ketika kami meneruskan tanda terima Uber dari perjalanan Budapest ke alamat email pribadi, Bank Penerimaan dengan benar memindai biaya Forint Hongaria, melakukan transaksi mata uang, dan mencatat dolar AS di bidang pengeluaran. Kelebihan lainnya: Anda dapat, jika perlu, dengan mudah membagi faktur kombinasi, tagihan hotel, menjadi item baris terpisah.

Banyak informasi lagi yang dapat ditangkap dan dikelola juga. Diantaranya: Anda dapat membuat aturan untuk vendor tertentu, selalu menetapkan transaksi untuk kategori atau klien tertentu. Anda dapat membagi biaya. Dan Anda dapat mengekspor data pengeluaran pribadi Anda ke PDF atau spreadsheet, seperti Microsoft Excel. Dasbor situs web menampilkan item dan ringkasan penggunaan. Kotak masuk menunjukkan tanda terima luar biasa, opsional termasuk kategori, klien, atau nama proyek. Pada satu layar Anda dapat mengedit beberapa item secara bersamaan sebelum Anda menambahkannya ke laporan dan mengirimkan untuk persetujuan.

Alat untuk Membuat Akuntan Bahagia

Bank Penerimaan memiliki tiga tingkat pengguna: administrator, penerima biaya, dan pengguna dasar. Administrator menetapkan aturan dan kebijakan perusahaan, dan memiliki akses ke seluruh kotak masuk. Approvers memiliki peran yang sedikit berbeda: Mereka tidak dapat mengubah pengaturan akun, tetapi setiap pemberi persetujuan dapat keluar dari laporan pengirim mana pun, tanpa hierarki formal. Perusahaan berencana untuk membawa beberapa persetujuan pada musim gugur ini.

Tiga level ini juga berarti bahwa metode persetujuan Bank Penerimaan berbeda dari yang lain yang telah kami kerjakan. Approber disarankan berapa banyak item yang menunggu perhatian mereka. Sebagai pemberi persetujuan, Anda dapat mengklik item itu sendiri untuk melihat detail lebih lanjut, termasuk foto tanda terima. Menyetujui sepenuhnya manual. Jika Anda melihat sesuatu yang tidak Anda sukai, Anda dapat mengklik ikon bendera kecil di depan item; Anda juga dapat meninggalkan catatan. Tetapi tidak ada cara untuk secara otomatis menandai pelanggaran kebijakan, dan satu-satunya cara untuk mengirim kembali entri yang bermasalah kepada karyawan adalah dengan mengirim salinan CSV atau PDF dari entri kembali menggunakan fitur email yang agak tidak jelas.

Juga, Bank Penerimaan tidak mengharuskan pengguna untuk bergantung pada laporan pengeluaran. Pengguna tidak harus mengirim atau membuat koleksi "perjalanan ke New York"; seorang admin kantor dapat menetapkan tanda terima pada laporan atas nama mereka. Anda juga dapat memberikan akses ke akuntan atau pemegang buku Anda untuk menambahkan item baru, mengedit item, mengekstrak, atau mendorong data dari akun Anda.

Menyiapkannya mudah: Area Preferensi memungkinkan Anda mempertahankan pengaturan pribadi dan pengaturan pengguna Anda. Menariknya, ketika Anda menambahkan pengguna, Anda (bukan pengguna) memberikan kata sandi (disarankan untuk Anda), yang kemudian diemailkan ke pengguna.

Receipt Bank benar-benar bersinar dalam integrasinya dengan program akuntansi - dimulai dengan jumlah mereka yang didukungnya: Xero, Intuit QuickBooks, dan FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One, dan Sage 50. Anda dapat menghubungkan Receipt Bank hanya dengan satu program akuntansi pada suatu waktu. Ketika saya mengintegrasikan sistem dengan akun FreshBooks saya, itu membawa semua kategori yang digunakan, serta nama proyek dan klien. Setelah itu bergantung pada aplikasi eksternal untuk semuanya, mulai dari penggantian biaya hingga hutang ke tren pelaporan. Anda tidak dapat menambahkan kategori atau proyek baru dengan cepat. Sebagai gantinya, Anda harus pergi ke FreshBooks (atau sistem apa pun yang Anda gunakan), menambahkannya di sana, dan kemudian menyinkronkan kembali.

Meskipun kami menyukai kenyataan bahwa Receipt Bank masuk dalam kategori akuntansi, kami memang berdalih dengan cara menyajikannya. Kami yakin bahwa pro akuntansi menghargai kategori daftar perangkat lunak berdasarkan nomor GL (0030 - Makanan dan Hiburan) tetapi, dari perspektif pengguna, kami lebih suka organisasi alfabet (alih-alih menelusuri semua angka) atau cara lain untuk temukan opsi (seperti "Kategori apa yang dapat saya pilih pada perjalanan?").

Ada beberapa masalah lain yang membedakan Receipt Bank dari yang lain. Misalnya, sementara perangkat lunak menandai beberapa masalah, seperti pengiriman yang tidak lengkap, itu tidak secara otomatis menandai pelanggaran kebijakan. Selain itu, ada asumsi bahwa persetujuan (atau penolakan) akan berasal dari akuntansi daripada pemberi persetujuan awal. Salah satu hal pertama yang diminta Anda lakukan ketika mulai bekerja adalah mengintegrasikan Bank Penerimaan dengan program akuntansi.

Banyak yang dilakukan untuk membuat hidup lebih mudah bagi perusahaan akuntansi yang mendukung usaha kecil. Anda dapat mengimpor data melalui Dropbox, dan MyFirmsApp (untuk perusahaan akuntansi). Ada juga integrasi penggajian dengan KeyPay dan PaySuite, dan lebih banyak lagi integrasi dengan layanan penagihan dan faktur, termasuk Gusto dan Bill.com.

Fungsi bantuan Bank Penerimaan sangat baik. Jika Anda mengklik tombol Bantuan di sudut kanan bawah setiap halaman, itu akan menampilkan beberapa topik terkait atau membiarkan Anda mengetik pertanyaan Anda. Pusat bantuan umum memiliki beragam jawaban dan petunjuk. Ada juga berbagai kursus pelatihan berbasis video.

Bank Penerimaan tidak melakukan segalanya dengan cara yang diharapkan. Bisnis dengan kuat "Kami melakukannya dengan cara ini!" pola pikir mungkin tertunda oleh beberapa hal, seperti flatnya dan kadang-kadang hierarki persetujuannya membingungkan. Selain itu, keanehan seperti ketidakmampuan untuk membuat pengeluaran tanpa tanda terima atau mengembalikan biaya yang bermasalah untuk koreksi dapat membuat hal-hal lebih canggung daripada yang diperlukan. Jika tidak, ini dekat dengan sistem paling top, seperti alat pemenang Penghargaan Editor dan Rydoo kami.