Ketika saya mengerjakan review & rating

Smartphone telah menjadi perpanjangan dari kehidupan masyarakat, baik di rumah maupun di tempat kerja. Ini memiliki efek mendalam pada bagaimana insinyur membangun perangkat lunak, terutama penjadwalan karyawan dan perangkat lunak perencanaan shift seperti When I Work. Mulai dari $ 9 per bulan untuk satu lokasi dan hingga lima pengguna, When I Work adalah alat yang sadar seluler yang terlihat dan bekerja sangat baik di ponsel, memiliki antarmuka yang modern dan intuitif (UI); dan bermain baik dengan perangkat lunak manajemen sumber daya manusia (SDM) lainnya melalui antarmuka pemrograman aplikasi terbuka (API). Ini bukan opsi penjadwalan termurah dan tidak memiliki beberapa fitur yang berpotensi penting seperti perkiraan, yang membuatnya berada di belakang Wakil pemenang Pilihan Editor. Namun, beberapa fitur hemat waktu dan banyak pelatihan serta dukungan akan membuatnya sepadan dengan harga untuk beberapa organisasi.

Siapa pun yang pernah harus merencanakan shift untuk sebuah toko, restoran, atau pabrik tahu itu bisa memakan banyak waktu. Platform seperti When I Work bertujuan untuk meminimalkan itu, termasuk waktu yang dibutuhkan untuk mengatur. Platform ini menawarkan banyak cara untuk menambah karyawan dan berbagai opsi untuk membuat jadwal harian, mingguan, dan bulanan.

Masuklah pada tingkat Administrator Sistem atau Manajer dan Anda akan melihat Dasbor utama platform, yang menampilkan beberapa widget yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang menunjukkan jadwal hari itu, pemberitahuan kehadiran, dan tindakan lain yang memerlukan perhatian; periode pembayaran saat ini, dan bagaimana perkiraan biaya tenaga kerja dibandingkan dengan total jam kerja. Ikon untuk fungsi utama layanan berjalan dari kiri ke kanan melintasi bagian atas, termasuk ikon Bell untuk pemberitahuan.

Untuk menambah karyawan baru, dari ikon Alat pada bilah navigasi utama pilih Karyawan> Tambahkan Karyawan dan isi informasi kontak minimum. Kemudian, klik tombol hijau "Tambahkan Karyawan" di bagian bawah untuk mengirim orang itu undangan untuk mendaftar. Ketika karyawan masuk untuk pertama kalinya, mereka akan diperintahkan untuk mengisi informasi yang hilang, termasuk foto, total jam kerja yang mereka inginkan dalam seminggu, dan apakah mereka ingin menerima penjadwalan dan peringatan lainnya melalui email atau melalui aplikasi seluler platform. Manajer juga dapat menambahkan karyawan baru dengan mengklik tombol hijau "Undang Karyawan" pada bilah navigasi utama, mengetikkan alamat email atau nomor telepon pekerja baru, dan mengklik "Tambah" untuk mengirimi mereka undangan untuk menginstal aplikasi dan mengisi mereka informasi. Akun baru juga dapat mengunggah informasi untuk personel yang ada dari spreadsheet Microsoft Excel atau mengeluarkan data karyawan dari Square, prosesor kartu kredit, dan layanan Point-of-Sale (POS).

Memberi Karyawan Power Over Jadwal

Agar tetap kompetitif, perusahaan di beberapa industri memberi karyawan lebih banyak kendali atas jadwal mereka, dan When I Work melakukan pekerjaan yang baik untuk membantu hal itu, bahkan memungkinkan karyawan menggunakan smartphone mereka untuk melakukannya. Di aplikasi, pekerja memilih Input Ketersediaan Anda> Atur Ketersediaan, dan gunakan kisi kalender untuk menunjukkan kapan mereka bisa bekerja - menyeret dan menjatuhkan ikon "Thumbs Up" berwarna hijau di seluruh hari dan jam yang tersedia dan "Thumbs Down" berwarna merah. ikon di kali mereka tidak. Mereka bahkan dapat menunjukkan kapan mereka biasanya tidur di malam hari sehingga sistem akan membisukan peringatan selama jam-jam itu, yang merupakan sentuhan yang bijaksana.

Admin sistem dapat mengonfigurasikan pengaturan When I Work sehingga karyawan dapat mengambil shift terbuka untuk mana mereka memenuhi syarat untuk bekerja, drop shift, atau bertukar shift dengan karyawan lain - semua dengan atau tanpa persetujuan manajer. Untuk bertukar shift, karyawan memilih "Jadwal Saya, " klik shift yang ingin mereka swap, dan kemudian pilih Shift Details> Swap Shift. Layar kemudian menunjukkan semua rekan kerja dengan siapa mereka dapat beralih berdasarkan kualifikasi dan ketersediaan mereka, dan bahkan memungkinkan orang tersebut untuk mengeklik siapa pun dari siapa mereka tidak ingin menawarkan swap; mereka kemudian dapat menambahkan pesan dan menekan "Kirim." Tukar penawaran muncul sebagai pemberitahuan push di ponsel yang diundang. Karyawan juga dapat membagi shift mereka, menawarkan bagian dari shift yang dijadwalkan ke karyawan lain. Perusahaan juga baru-baru ini menambahkan fungsionalitas obrolan ke perangkat lunak, yang memungkinkan pengguna berkomunikasi secara waktu nyata sebelum mengirim permintaan perubahan shift.

Penjadwalan

Akun baru terlebih dahulu harus mengklik Pengaturan> Posisi untuk memasukkan nama setiap jenis pekerjaan di perusahaan, yang dapat diberi kode warna untuk membuatnya lebih mudah dilacak pada kisi jadwal. Gunakan Pengaturan> Lokasi untuk memasukkan lokasi, yang dapat memisahkan lokasi fisik atau area kerja atau departemen yang berbeda di dalam satu perusahaan; ini adalah fitur praktis untuk perusahaan yang menggunakan penjadwal berbeda untuk departemen yang berbeda. Setelah informasi karyawan, pekerjaan, dan lokasi ditetapkan, saatnya untuk membuat jadwal.

Modul Penjadwal platform dapat dikonfigurasi untuk menampilkan kalender bulanan harian, mingguan, dan (tergantung pada tingkat layanan yang dibeli) untuk lokasi tertentu. Semua karyawan yang melekat pada lokasi itu muncul di sebelah kiri, dan hari atau waktu dalam sehari berjalan di atas, menciptakan kisi-kisi sel terbuka yang mewakili kemungkinan jam kerja seseorang. Buat shift dengan mengklik dua kali di sel terbuka, yang membuka kotak informasi pop-up untuk karyawan itu, menunjukkan perubahan apa selama jangka waktu yang memenuhi syarat untuk diisi dan jika tersedia. Jika karyawan bekerja di beberapa lokasi, maka sistem akan mengenali jika mereka telah ditugaskan ke shift di lokasi yang berbeda. Klik kiri setiap shift yang ditampilkan dan shift tersebut secara otomatis dimuat ke dalam kalender, di mana ia muncul di bawah layar abu-abu diagonal untuk mengindikasikan belum dipublikasikan.

Di jendela sembulan, Anda juga dapat membuat shift khusus, menambahkan jeda dibayar atau tidak, dan meninggalkan catatan (mis., "Bersihkan toilet sebelum shift Anda selesai."). Setelah jadwal ditetapkan, klik "Terbitkan & Beritahu" untuk mempublikasikan jadwal dan pilih siapa yang akan diberitahu. Jika jadwal berisi shift terbuka, maka karyawan yang diidentifikasi memenuhi syarat dan tersedia untuk bekerja akan mendapat peringatan. Bergantung pada bagaimana Anda mengatur sistem, jika lebih dari satu orang tertarik, Anda dapat memilih siapa yang mendapat giliran berdasarkan senioritas atau berdasarkan siapa yang datang pertama, yang dilayani pertama kali.

Setelah membuat shift, Anda dapat menyimpannya sebagai Shift Template, jalan pintas yang bagus untuk perusahaan yang mengisi shift yang sama secara teratur. Ada dua cara untuk mengakses shift yang disimpan. Salah satu caranya adalah dengan memilih Settings> Shift Templates, yang memunculkan semua shift tersimpan yang dapat ditambahkan ke jadwal. Cara kedua adalah dengan mengklik ikon Kunci Inggris di sudut kanan atas modul Penjadwal, yang memunculkan menu tarik-turun di mana satu opsi adalah "Salin Minggu Sebelumnya." Opsi ini akan menyalin seluruh jadwal minggu sebelumnya. Pengguna sekarang dapat mengurutkan shift berdasarkan karyawan atau posisi, yang sangat membantu bagi manajer dengan tenaga kerja besar di berbagai wilayah.

Banyak bisnis memperhatikan bagaimana shift berhubungan dengan penjualan. Untuk membantu dengan itu, When I Work membuat total jam berjalan terjadwal per hari di bagian bawah halaman Scheduler. Klik tab Anggaran di bagian atas halaman dan "Proyeksi Penjualan, Biaya Tenaga Kerja, dan% Tenaga Kerja" (yaitu, tenaga kerja sebagai persentase dari penjualan) yang muncul di bagian bawah halaman. Namun, ini adalah angka yang berubah secara real time karena orang ditambahkan atau dihapus dari jadwal. Saat ini, pengguna harus memasukkan angka penjualan yang diproyeksikan sendiri, tidak seperti apa yang harus mereka lakukan dalam Humanity pesaing, yang menarik data itu dari vendor SDM lain yang mereka integrasikan.

Dukungan dan Harga

Perusahaan yang berbasis di Minnesota ini menawarkan dukungan obrolan dan email mulai pukul 07:00 hingga 20:00 Waktu Tengah, dan akan mengunggah jadwal pelanggan baru, templat jadwal, dan karyawan baru ke platformnya tanpa biaya. Pelanggan dapat menonton video Bantuan, masuk ke artikel di Pusat Bantuan, mendaftar untuk satu dari beberapa sesi pelatihan langsung yang diadakan online setiap minggu, atau membayar sedikit biaya untuk instruksi satu-satu.

Harga untuk penjadwalan dimulai dari $ 9 per bulan untuk satu lokasi untuk hingga lima pengguna (termasuk penjadwal dan karyawan) dan fitur paling dasar, termasuk tampilan kalender bulanan. Untuk $ 29 per bulan, layanan ini dapat digunakan untuk menjadwalkan hingga 20 pengguna dan mencakup beberapa lokasi, situs pekerjaan, pemberitahuan bergeser, anotasi, dan tampilan kalender bulanan. Perusahaan dengan 100 karyawan atau lebih membayar tarif dinegosiasikan, tingkat perusahaan. Fitur pesan TeamTxt (pesan teks khusus) memungkinkan manajer mengirim pesan SMS grup ke satu, beberapa, atau semua karyawan dan biaya sekitar 3 sen per pesan. When I Work menawarkan penawaran paket untuk mendaftar untuk penjadwalan dan waktu serta kehadiran yang dimulai dari $ 17 per bulan untuk hingga lima pengguna.

Ketika I Work memiliki beberapa fitur yang muncul, termasuk WorkChat, alat komunikasi dalam aplikasi untuk pesan grup atau satu lawan satu. WorkChat saat ini hanya tersedia untuk akun dengan kurang dari 20 karyawan. Perusahaan ini juga menawarkan versi bahasa Spanyol dari aplikasi iOS-nya dan mengatakan berencana untuk memperluas dukungan bahasa Spanyol ke platform lainnya pada pertengahan 2018. Ketika I Work terintegrasi langsung dengan Square, Intuit QuickBooks Online Plus, dan ADP (melalui CSV flat file), dan seorang pejabat perusahaan mengatakan integrasi dengan sistem POS lain akan datang.

Ketika alat penjadwalan I Work layak dipertimbangkan untuk mengelola pekerja harian yang lebih suka menggunakan ponsel mereka untuk melakukan hampir semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan mereka, termasuk mencari jadwal, mengambil shift, meminta waktu istirahat, dan berkomunikasi dengan bos atau rekan kerja. Harga awal tidak semurah Deputi atau ZoomShift, tetapi When I Work menawarkan lebih banyak fitur bawaan untuk harga daripada ZoomShift. Ini adalah harga yang Anda bayarkan untuk alat dengan beberapa fitur hemat waktu yang sesuai dengan bagaimana Anda dan karyawan Anda ingin bekerja.