Ulasan & peringkat standar dokumen cloud Adobe

Adobe adalah merek utama dalam hal penerbitan desktop dan konten kreatif. Pada saat yang sama, perusahaan adalah pemimpin dalam ruang file PDF juga dengan Acrobat. Dengan menggabungkan kedua bidang kekuatan ini, Adobe dapat menawarkan platform manajemen dokumen seperti Adobe Document Cloud (yang dimulai dengan $ 12, 99 per bulan).

Anda tidak akan terkejut bahwa, mengingat merek Acrobat dan kekuatannya, perusahaan memfokuskan sebagian besar alat Adobe Document Cloud pada penanganan file PDF serta area yang biasanya didominasi oleh stabilo, kertas, pena, dan kurir. Walaupun itu berarti Anda mungkin merasa lebih terbatas daripada manajer dokumen yang kurang spesifik format, seperti pemenang Pilihan Editor kami, Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud masih merupakan pilihan yang solid untuk bisnis kecil yang telah distandarisasi pada PDF atau hanya ingin mengumpulkan tanda tangan, dan berbagi serta melacak dokumen-dokumen penting.

Paket Cloud Dokumen Adobe

Anda dapat berlangganan Adobe Document Cloud sendiri atau sebagai bagian dari Creative Cloud, paket sembilan alat Adobe yang juga mencakup Adobe Illustrator dan Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud dibundel dengan Adobe Acrobat DC, produk desktop, meskipun masing-masing juga dapat berdiri sendiri. Itu juga dilengkapi dengan Adobe Sign untuk meminta tanda tangan digital dan melacak dokumen terkait. Tidak ada versi gratis atau uji coba gratis Adobe Document Cloud, tetapi ini termasuk dalam paket Creative Cloud Adobe, yang memang memiliki uji coba 30 hari gratis.

Adobe Document Cloud memiliki dua paket berbayar. Paket standar dikenakan biaya $ 12, 99 per bulan (yang kami ulas) dengan langganan selama setahun atau Anda bisa mendapatkan bulanan sebesar $ 22, 99 per bulan. Dengan paket ini, Anda dapat membuat, mengedit, dan mengekspor file PDF, dan mengirim dokumen untuk ditandatangani secara elektronik. Paket standar termasuk Acrobat Standard DC, yang hanya kompatibel dengan Windows 7, 8, dan 10.

Paket Pro berbiaya $ 14, 99 per bulan untuk berlangganan selama setahun atau $ 24, 99 per bulan untuk paket bulanan. Muncul dengan lisensi untuk Acrobat Pro DC, yang menambahkan kemampuan untuk memasukkan file audio dan video ke file PDF dan untuk mengedit dokumen yang dipindai. Acrobat Pro DC kompatibel dengan Windows dan Mac (OS X v10.9 dan v10.10). Ini juga mencakup akses 30 hari ke Adobe Photoshop, Lightroom, dan perangkat lunak Creative Cloud lainnya. Kedua paket berlangganan termasuk pembaruan gratis. Jika Anda memilih untuk membeli Creative Cloud, maka paket yang menyertakan Adobe Document Cloud mulai dari $ 49, 99 per bulan.

Memulai Dengan Cloud Dokumen Adobe

Untuk mendaftar dengan Adobe Document Cloud, Anda dapat masuk ke akun yang ada atau membuat akun dengan Adobe. Apakah Anda memutuskan untuk berlangganan Creative Cloud atau hanya Adobe Document Cloud, Anda perlu memberikan informasi kontak dan pembayaran Anda, dan memutuskan apakah Anda ingin paket bulanan atau tahunan.

Anda mungkin pernah menggunakan produk Adobe sebelumnya, bahkan jika hanya untuk melihat file PDF, sehingga antarmuka pengguna Adobe Document Cloud (UI) mungkin terlihat akrab. Fungsi dibagi antara layanan PDF dan layanan Adobe Sign. Dari dasbor Anda, Anda dapat mengakses file Anda, dan mengekspor, mengedit, dan membuat file PDF. Anda juga dapat menggabungkan file dan menggunakan tiga fungsi bisnis: Isi & Masuk, Kirim & Lacak, dan Kirim untuk Tanda Tangan. Adobe Document Cloud kompatibel dengan UI layar sentuh.

Berbagi Dokumen dan Kolaborasi

Adobe Document Cloud lebih sedikit tentang penyimpanan file dan lebih banyak tentang alur kerja kolaboratif dengan PDF, apakah Anda mengedit dan memperbaiki dokumen perusahaan, atau perlu mengirimkan kontrak untuk beberapa tanda tangan. Adobe Document Cloud mendukung penyimpanan beberapa jenis file, tetapi file-file ini harus dikonversi ke format PDF untuk memungkinkan pengeditan. Batasan ini dapat diterapkan untuk kasus penggunaan tertentu, seperti kolaborasi antar-kantor dengan rekan kerja dengan lisensi Acrobat mereka sendiri, tetapi ini bisa menjadi kelalaian penting bagi organisasi yang berkoordinasi dengan pengguna eksternal untuk pembuatan dokumen. File dapat diekspor sebagai Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, atau file lain setelah fakta. Di sisi lain, Adobe Acrobat DC (bukan Adobe Document Cloud tetapi aplikasi desktop Acrobat serta aplikasi seluler) dapat menjangkau penyedia penyimpanan cloud, seperti Microsoft OneDrive for Business dan DropBox Business untuk mengelola file PDF yang mungkin Anda miliki di salah satu lokasi tersebut.

Ada beberapa alat untuk menangani tugas umum dengan file PDF di Adobe Document Cloud, termasuk membuat PDF (sebenarnya, mengonversi dokumen menjadi PDF karena Anda tidak dapat membuatnya dari awal), menggabungkan beberapa file menjadi PDF, mengatur ulang halaman PDF, dan mengekspor file ke dalam PDF. Alat-alat ini tentu tidak eksklusif untuk Adobe Document Cloud UI karena pengguna yang berlisensi dapat melakukan tugas yang sama di Adobe Acrobat DC atau aplikasi seluler di Android atau iOS. Tetapi memiliki opsi berbasis cloud untuk pekerjaan ini tentu menawarkan beberapa manfaat bagi pengguna yang dapat melakukan pekerjaan dari banyak komputer. File PDF yang diedit di Adobe Document Cloud bahkan dapat memanfaatkan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengubah file PDF yang dipindai menjadi teks yang dapat diedit atau dicari. Ini adalah fitur yang sangat berguna untuk organisasi dengan perpustakaan dokumen kertas yang ada.

Di mana Adobe Document Cloud benar-benar muncul dengan sendirinya adalah kemampuannya untuk menangani tugas-tugas yang biasanya diperlukan setelah dokumen mencapai kondisi final atau hampir final. Bukan kebetulan bahwa ini adalah sweet spot yang sama dengan yang pernah didiami Adobe dengan Acrobat dan format PDF secara umum selama lebih dari satu dekade. Fitur-fitur yang diterima begitu saja oleh banyak pengguna, seperti kemampuan untuk menyematkan font, mengkompres gambar, dan menangani kemampuan form, menjadikan Acrobat pilihan yang solid untuk semuanya, mulai dari menerbitkan dokumen penjualan, manual produk, dokumen legal, dan semuanya.

Perusahaan yang menghabiskan banyak waktu untuk merutekan dokumen bolak-balik untuk peninjauan atau penandatanganan dapat memperoleh manfaat yang sangat besar dari Adobe Document Cloud. Penggunaan email untuk mengirim dokumen untuk dicetak, ditandatangani, dipindai, dan diemail kembali sangat tidak efisien jika dibandingkan dengan kemampuan Adobe Document Cloud untuk menangani perutean dokumen ke beberapa penandatangan. Opsi-opsi seperti perlindungan kata sandi, pengingat harian atau mingguan, dan kemampuan pelacakan, sejujurnya, adalah paku terakhir dalam peti mati argumen apa pun untuk manfaat biaya Adobe Document Cloud. Penting juga dicatat bahwa kemampuan tanda tangan yang diperoleh dengan Adobe Document Cloud mudah berada di tingkat teratas sistem manajemen dokumen yang telah kami ulas. Microsoft SharePoint Online membawa beberapa fungsi serupa ke permainan dan mendukung lebih banyak format file, tetapi tidak menangani file PDF sebaik Adobe Document Cloud.

Anda dapat dengan mudah mengisi formulir dengan menggunakan fitur Isi & Tanda. Dengan mudah, Anda dapat menyimpan bidang yang biasa digunakan, termasuk nama, alamat, email, dan telepon Anda, sehingga Anda tidak perlu berulang kali mengetik informasi ini. Setelah Anda mengisi formulir, Anda dapat menyimpannya sebagai file PDF atau mencetaknya. Anda dapat berbagi file dengan siapa saja (asalkan Anda memiliki alamat emailnya) menggunakan Kirim & Lacak dan pilih untuk menerima pemberitahuan ketika penerima melihat file. Fitur-fitur ini juga tersedia untuk file apa pun yang mungkin Anda simpan di akun Creative Cloud.

Setelah memilih file, Anda dapat menambahkan bidang tanda tangan, bidang awal, atau blok tanda tangan serta nama dan tanggal. Dokumen akhir kemudian dapat disimpan ke pustaka dokumen Anda untuk digunakan di masa mendatang, yang sangat membantu jika Anda mengirimkan kontrak yang sama secara konsisten. Penerima dapat memilih untuk mendelegasikan tanda tangan kepada orang lain. Jika tidak, mereka kemudian dapat mengisi bidang apa saja yang diperlukan dan membuat tanda tangan elektronik dengan mengetikkan nama mereka, menggambarnya, atau mengunggah file gambar. Opsi pengetikan menghasilkan beberapa pilihan tanda tangan. Setelah penerima mengirimkan file yang ditandatangani, mereka dapat mengunduh salinan atau mendaftar untuk uji coba Adobe Sign 14 hari gratis ($ 9, 99 per bulan ke atas).

Satu masalah dengan fitur ini adalah ia mengarahkan Anda ke Adobe Sign UI dan tidak segera jelas cara untuk kembali ke Adobe Document Cloud atau ke dasbor Creative Cloud Anda. Kami akan menghemat waktu Anda: Klik logo Adobe Sign di sisi kiri atas layar.

Adobe Document Cloud juga mendukung templat pustaka, yang merupakan objek yang dapat digunakan kembali (baik dokumen atau overlay formulir) yang dapat dimanfaatkan untuk melakukan tugas berulang lebih efisien. Template dokumen termasuk konten dan formulir dokumen ladang, dan sangat ideal untuk pengiriman sebuah dokumen lengkap untuk tanda tangan (pikirkan perjanjian pelanggan, perjanjian non-pengungkapan, dll). Hamparan formulir sedikit lebih tumpul tetapi memberi Anda opsi untuk menambahkan formulir pra-konfigurasi ke dokumen apa pun dengan tata letak yang sama. Ini berguna untuk hal-hal seperti blok tanda tangan surat bisnis, formulir yang memerlukan pencitraan merek yang berbeda, atau bertele-tele tergantung pada pelanggan, ditambah segudang kasus penggunaan lainnya.

Adobe memiliki beberapa aplikasi seluler untuk Android dan iOS yang memperluas fitur Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile mencerminkan apa yang Anda lihat di desktop dan online. Anda dapat melihat dan mengedit file PDF saat bepergian. Anda juga dapat mengakses file yang ada di Dropbox, OneDrive, atau penyedia penyimpanan cloud lainnya jika Anda telah menghubungkan akun Anda. Adobe Sign Mobile memungkinkan Anda menandatangani dokumen secara elektronik, meminta tanda tangan elektronik dari orang lain, dan melacak kemajuan. Anda juga dapat dengan mudah menangkap tanda tangan dengan menggunakan layar sentuh ponsel Anda, menyimpannya, dan menggunakannya di Adobe Document Cloud. Anda dapat masuk ke aplikasi dengan menggunakan ID Masuk atau ID Adobe Anda sehingga terhubung dengan akun Anda.

Isi & Masuk Seluler dapat digunakan untuk mengisi dan menandatangani formulir saat bepergian, meskipun aplikasi ini tidak terhubung dengan akun Adobe Anda. Bahkan, Anda tidak memerlukan Adobe ID sama sekali. Dengan itu, Anda bahkan dapat mengambil gambar formulir dan mengisinya di perangkat seluler Anda. Berbicara tentang memotret gambar, Adobe Scan mengubah kamera perangkat seluler Anda menjadi pemindai dokumen portabel, bahkan memungkinkan Anda mengunggah PDF ke dalam Adobe Document Cloud di mana OCR dapat mengubah dokumen Anda dari gambar sederhana menjadi teks yang dapat Anda edit atau salin.

Adobe menawarkan banyak bantuan jika Anda mengalami masalah. Anda dapat mencari di Adobe teliti dokumentasi dukungan online, meskipun kami menemukan beberapa pesan kesalahan saat melakukan pencarian sederhana. Anda juga dapat mengunjungi forum pengguna. Jika Anda perlu menghubungi Adobe, maka Anda dapat menggunakan obrolan langsung, yang tersedia 24/7 atau panggilan tim pendukung pada hari kerja antara jam 5 pagi - 7 malam (PST). Namun, sebelum Anda dapat menghubungi Adobe secara langsung, Anda harus terlebih dahulu mengisi formulir interaktif spesifik masalah Anda. Ini agak menjengkelkan (meskipun mencoba menawarkan solusi yang mungkin sebelum Anda menelepon atau memulai obrolan).

Layanan E-Signature dan Kolaborasi yang Solid

Pada bulan Oktober, Adobe memperkenalkan pembaruan ke Adobe Document Cloud yang mencakup pusat dokumen pusat dan dukungan untuk aplikasi seluler yang terhubung. Perusahaan juga mengatakan telah merampingkan ulasan dokumen dan menambahkan pengeditan dengan dukungan sentuh pada tablet. Selain itu, fitur kecerdasan buatan (A) yang disebut Adobe Sensei membantu mengotomatiskan tugas yang berulang saat menggunakan Adobe Scan dan Adobe DC.

Adobe Document Cloud tidak dimaksudkan untuk menjadi layanan manajemen dokumen yang lengkap, yang berarti tidak sebanding dengan Ascensio System OnlyOffice dan Microsoft SharePoint Online dalam hal dukungan jenis file yang lebar, sinkronisasi, keamanan yang kuat, dan kustomisasi. Agar adil, namun , Adobe Document Cloud unggul dalam menyediakan fungsionalitas utama di area fokus bagi pelanggannya. Plus, Adobe juga menawarkan integrasi ke sistem cloud perusahaan besar seperti Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce, dan beberapa lainnya. Integrasi ini berfungsi untuk membuat bisnis Anda lebih efisien dengan memanfaatkan kekuatan beberapa layanan cloud, memungkinkan Anda melakukan tugas kerja umum dalam konteks area fokus Anda - apakah itu memposting dokumen ke situs web SharePoint untuk memberikan komentar atau mengirim dokumen kontrak untuk tanda tangan untuk pelanggan dari dalam Salesforce.

Jika bisnis Anda perlu menjadi lebih efisien dalam berbagi dan melacak dokumen penting dan mengumpulkan tanda tangan, maka Adobe Document Cloud akan melakukannya. Ini terutama ketika dipasangkan dengan Acrobat DC, yang memiliki lebih banyak kompatibilitas file, integrasi, dan opsi pengeditan. Untuk kapabilitas manajemen dokumen lengkap, Anda mungkin ingin mencari di tempat lain, meskipun ada kemungkinan kuat bahwa Anda harus mempertimbangkan Adobe Document Cloud walaupun itu bukan pilihan Anda untuk sistem manajemen dokumen. Waktu adalah uang, dan tanda tangan digital serta kemampuan yang dimiliki saja dapat menjadikan Adobe Document Cloud investasi yang berharga dan bagian penting dari bisnis Anda.