Ulasan & peringkat Agiloft

Fitur Antarmuka dan Inti

Agiloft mengkustomisasi setiap implementasi berdasarkan kebutuhan bisnis individu, jadi apa yang Anda lihat di Agiloft sepenuhnya terkait dengan peran pengguna Anda dan alur kerja manajemen kontrak khusus yang dirancang untuk organisasi Anda. Berbeda dengan platform seperti Coupa Contract Lifecycle Management, yang memfokuskan manajemen kontraknya semata-mata pada manajemen pengeluaran dan skenario pengadaan, Agiloft adalah batu tulis kosong yang dapat Anda sesuaikan dengan kasus penggunaan bisnis apa pun.

Antarmuka pengguna vanili (UI) dapat terlihat agak tanggal jika digunakan tanpa menerapkan penyesuaian apa pun. Tetapi Agiloft memungkinkan Anda menyesuaikan warna, pencitraan merek, dan tata letak sesuai keinginan Anda atau untuk mencocokkan situs web perusahaan Anda. Untuk menguji platform yang diperbarui, saya masuk ke empat portal berbeda yang disesuaikan untuk peran tertentu. Bergantung pada apakah saya masuk sebagai administrator, manajer kontrak, pemberi persetujuan kontrak, atau pengguna kontrak, saya melihat pengaturan fitur dan bidang yang berbeda.

Di semua dasbor yang ditentukan pengguna, hal pertama yang Anda lihat adalah dasbor yang disesuaikan dengan bagan dan widget serta menu navigasi sebelah kiri yang menunjukkan "tabel" platform, catatan dan kontrak yang baru dibuka, dan tugas apa pun yang Anda lakukan. telah ditugaskan. Ada juga bilah pencarian universal di bagian atas UI yang dapat menjalankan kueri pada setiap kontrak, file, halaman, dan catatan dalam database. Untuk keperluan ulasan ini, kami menguji dari perspektif manajer kontrak, pemberi persetujuan, dan pengguna dari berbagai UI yang disesuaikan.

Masuk ke portal manajer kontrak, saya segera diberi grafik kontrak berdasarkan kontrak yang sedang berjalan dan masa kadaluwarsa dan perpanjangan kontrak yang akan datang. Saya juga diberi daftar catatan untuk mengelola kontrak aktif. Ikon Mail di sebelah setiap kontrak memberi saya opsi untuk mengatur pemberitahuan atau tindakan otomatis pada tindakan kontrak tertentu atau untuk menetapkan tugas kepada pengguna lain. Dari halaman ini, saya juga dapat mengimpor dan mengekspor kontrak, memeriksa kontrak yang ingin saya sunting secara massal, dll. Sebagai manajer kontrak, saya kemudian memiliki sejumlah opsi di menu sebelah kiri. Saya dapat melihat daftar direktori semua orang dan perusahaan yang terkait dengan kontrak di dalam dan di luar organisasi saya, serta semua kontrak dalam sistem dengan ikon pohon. Ini biarkan saya melihat diagram hubungan pengguna dan perusahaan yang terkait dengan kontrak itu. Seperti dengan Administrasi Kontrak Onit dan Tinjauan & Persetujuan Kontrak, ada juga alur kerja persetujuan untuk melacak kontrak, serta jenis kontrak dan kemampuan untuk membuat templat yang berbeda. Agiloft juga memungkinkan Anda mencari berdasarkan klausa spesifik dalam kontrak dan mencari perpustakaan khusus klausa. Untuk menggambarkan perbedaan dalam peran pengguna, portal pemberi persetujuan kontrak hanya memperlihatkan direktori dasar dan tabel persetujuan kontrak tanpa fungsi yang lebih dalam; pengguna kontrak tidak akan melihat opsi persetujuan.

Untuk menguji bagaimana Agiloft menangani siklus hidup kontrak, saya membuat kontrak baru, mengatur alur kerja persetujuan, dan melacak kontrak dari awal hingga tanda tangan. Ketika Anda mengklik tombol Kontrak Baru, Agiloft membuka jendela terperinci dengan berbagai opsi yang memusingkan. Setiap catatan baru mendapatkan nomor ID secara default, dan kemudian saya memiliki pilihan untuk memilih apakah catatan ini adalah kontrak, subkontrak, perjanjian induk, atau amandemen kontrak yang ada. Ada juga Jenis Kontrak, yang memberi Anda semua jenis dan templat khusus yang telah dibuat oleh bisnis Anda untuk dipilih. Jenis dan templat ini termasuk kontrak layanan pelanggan, perjanjian non-pengungkapan, perjanjian kerja, vendor, dan kontrak mitra.

Saya memilih kontrak layanan pelanggan dan menugaskannya ke Tim Pelanggan Internal (Agiloft memungkinkan Anda membuat grup, tim, dan departemen khusus). Dari sana, saya mengonfigurasikan Kontrak Tes PCMag saya untuk diperpanjang secara otomatis setiap 12 bulan, dan kemudian memasukkan tanggal mulai, tanggal berakhir, jumlah, dan informasi perusahaan yang terkait dengan kontrak. Anda bisa mendapatkan rincian sedalam yang Anda inginkan dengan panduan kontrak. Panduan ini memungkinkan Anda mengaitkan dokumen dan aset terlampir, mengonfigurasi email dan tugas, dan, tentu saja, mengatur alur kerja dan tanda tangan persetujuan dengan riwayat lengkap dan jejak audit yang terkait dengan catatan. Lampiran dan aset terkait bahkan dapat mencakup sertifikat asuransi yang terkait dengan perusahaan atau kontrak.

Bergantung pada izin pengguna Anda, setelah Anda selesai, manajer kontrak atau admin dapat menyimpan perubahan mereka ke kontrak atau mengklik tombol "Kirim untuk Tinjauan" untuk mengirimkannya ke langkah berikutnya dalam proses. Secara keseluruhan, proses pembuatan kontrak terasa agak luar biasa dibandingkan dengan pengalaman platform yang lebih ramping seperti Concord dan ContractWorks. Tapi ini hanya karena Agiloft memberi Anda lebih banyak opsi granular dan bidang daripada solusi lain yang kami uji. Kemampuan penyesuaian memungkinkan Anda membuat alur kerja manajemen kontrak sesederhana atau serumit yang Anda inginkan.

Alur Kerja, Laporan, dan Integrasi Lanjutan

Agiloft bersinar ketika datang ke fitur manajemen kontrak canggih dan otomatisasi alur kerja. Dari portal admin, Anda dapat melihat berbagai fungsionalitas yang terdapat dalam platform jika Anda memutuskan untuk menyesuaikannya hingga tingkat itu. Ini dimulai dengan pencarian lanjutan dan kemampuan editing asli yang lebih dinamis.

Bilah Pencarian Cepat yang baru default untuk pencarian teks, sehingga Anda dapat mengetikkan kata kunci apa pun dan Agiloft akan memindai semua tabel dalam database bersama dengan setiap dokumen dan file PDF dalam sistem menggunakan OCR. Anda juga dapat mengonfigurasi menu tarik-turun pencarian untuk mencari bidang tertentu, seperti menemukan setiap kontrak yang memiliki status Tertunda. Admin memilih bidang apa yang muncul di menu tarik-turun pencarian, dan Anda juga dapat menyimpan pencarian untuk kueri pengulangan cepat. Jika Anda telah mencari catatan tertentu dan ingin membuat perubahan dengan cepat, maka fitur pengeditan dalam-tabel dan pengeditan file langsung yang baru memungkinkan Anda memeriksa dan mengedit dokumen dalam Microsoft Word. Anda kemudian dapat menyimpannya kembali setelah selesai, dengan log perubahan penuh tetapi tanpa perlu menyimpan salinan dokumen lokal.

Pelaporan juga ekstensif. Di antarmuka admin, setiap tab di menu sebelah kiri menyertakan opsi Bagan / Laporan yang memungkinkan Anda mengekstrak analitik pada segala aspek siklus hidup manajemen kontrak Anda. Dalam Tugas, misalnya, Anda dapat melihat waktu rata-rata yang dibutuhkan karyawan untuk menutup tugas, atau Anda dapat membagi informasi oleh tim atau departemen. Laporan persetujuan dapat membantu Anda mengidentifikasi kemacetan untuk kontrak yang tertunda. Laporan yang dijalankan pada seluruh basis data kontrak Anda dapat membantu Anda memprioritaskan berdasarkan nilai moneter, kedaluwarsa, kemajuan, atau sejumlah faktor lainnya. Saat membuat laporan baru, saya dapat memilih dari 10 jenis bagan yang berbeda (garis, bilah, banyak sumbu, pengukur, pai, corong, dll.), Tambahkan filter tanggal dan rekam, tambahkan pemformatan dan penyesuaian tambahan, jadwalkan laporan untuk diulang dasar apa pun, dan kirimkan laporan melalui email kepada pengguna, departemen, atau tim tertentu. Grafik dan laporan yang sudah selesai bukanlah yang tercantik dibandingkan dengan Manajemen Siklus Hidup Concord atau Coupa, tetapi Agiloft sejauh ini menawarkan kustomisasi laporan paling canggih yang kami uji.

Jika Anda menggunakan kemampuan BPM Alur Kerja Agiloft (tanpa biaya tambahan jika Anda memiliki paket berbayar), maka Anda dapat melapisi otomatisasi alur kerja yang kuat di atas siklus hidup manajemen kontrak Anda. Editor alur kerja grafis yang ditingkatkan memberi Anda gambaran dari semua negara di mana catatan dapat, dan semua transaksi yang terjadi dalam proses kontrak. Dari sana, mudah untuk menambahkan tindakan dan memicu ke setiap langkah dari siklus hidup kontrak, yang dipicu oleh perubahan dalam catatan. Jadi, jika kontrak mencapai 60 hari sebelum kontrak diperpanjang, maka Anda dapat mengatur pemicu email untuk mematikan email pada langkah alur kerja itu.

Akhirnya, Agiloft menawarkan daftar integrasi dan aplikasi antarmuka pemrograman (API) yang kuat. Platform tidak menawarkan fitur eSigning eksklusif, melainkan memilih untuk menyesuaikan pengalaman dengan Adobe Sign dan integrasi DocuSign tergantung pada kebutuhan atau preferensi bisnis. Agiloft juga menawarkan integrasi bawaan dengan Salesforce bagi tenaga penjualan untuk menyinkronkan kontak, perusahaan, dan catatan kontrak secara langsung dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda. Agiloft juga menawarkan integrasi kalender dengan Apple iCal, Google Kalender, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, dan Penyelamatan oleh LogMeIn. Di bagian depan API dan keamanan, Agiloft menyinkronkan dengan OAuth 2 dan SAML 2. Ia juga terintegrasi dengan protokol LDAP dan Active Directory (AD). Jika Anda berlangganan paket Enterprise, maka Anda juga mendapatkan akses ke REST API Agiloft, API web, skrip Python dan Perl, dan integrasi JSON.

Di mana Kustomisasi Memenuhi Kesederhanaan

Agiloft adalah sistem manajemen kontrak yang paling dapat disesuaikan di pasar. Pendekatan berbasis penyihir untuk penyesuaian membuatnya lebih mudah untuk dikonfigurasikan daripada banyak sistem lainnya. Dapat siap untuk keluar dari kotak dan tingkat layanan gratis membuatnya layak untuk bisnis kecil karena kuat untuk perusahaan besar. Agiloft sudah menjadi alat Pilihan Editor di masa lalu, dan peningkatannya untuk kegunaan, pengeditan dinamis, dan otomatisasi alur kerja hanya memperkuat posisinya di atas ruang manajemen kontrak.