Ulasan & peringkat asisten kontrak perangkat lunak Blueridge

Mulai dari $ 899 untuk edisi Standar, Blueridge Software Contract Assistant adalah semacam entri sekolah lama di pasar manajemen kontrak. Di mana sebagian besar kompetitornya telah mengadopsi model penyebaran cloud, Blueridge tetap menggunakan metode instalasi unduh-dan-jalankan-lokal yang lebih kuno. Tetap saja ini adalah solusi yang kaya fitur yang telah digunakan selama lebih dari 15 tahun untuk pelanggan seperti serikat kredit, rumah sakit, perusahaan farmasi, dan organisasi lain yang perlu menyimpan data di balik firewall mereka.

Sejak tinjauan awal kami, Asisten Kontrak telah melalui fitur sederhana dan peningkatan kustomisasi. Tetapi tiga edisi produk (Standar, Pro, dan Perusahaan) masih serupa secara visual, dengan beragam menu dan fitur dibandingkan dengan antarmuka pengguna yang lebih jarang (UI) dari opsi berbasis cloud yang lebih baru. Blueridge Software mengatakan telah memilih untuk tetap berada di ruang perangkat lunak klien / server daripada bersaing dengan puluhan opsi berbasis cloud yang serupa.

Asisten Kontrak tidak menawarkan penulisan kontrak, negosiasi, atau kemampuan kolaborasi bawaan. Anda dapat beralih ke Pembaruan Pilihan Concord atau Editor untuk itu. Asisten Kontrak tidak dapat dikustomisasi atau dikemas tanpa henti dengan fitur manajemen siklus kontrak ujung ke ujung seperti Editor's Choice Agiloft. Namun, jika bisnis atau organisasi Anda lebih suka opsi yang dikerahkan secara lokal untuk penyimpanan kontrak yang aman (dengan opsi kategorisasi granular dan fitur manajemen), maka Asisten Kontrak adalah alat yang lengkap. Ini memberi Anda pelaporan dan peringatan yang kuat plus manual pengguna yang hebat untuk mempercepat Anda.

Harga dan Paket

Sebagaimana disebutkan, Asisten Kontrak hadir dalam tiga edisi berbeda: Standar, Pro, dan Perusahaan. Edisi yang berbeda menyediakan berbagai tingkat layanan berdasarkan ukuran bisnis Anda atau jumlah pengguna. Kisaran edisi harga dari $ 899 hingga $ 8.999. Kontrak Asisten dimulai dari $ 899 untuk edisi Standar, yang merupakan versi pengguna tunggal yang diinstal pada PC Anda. Versi ini sangat ideal untuk pemilik tunggal atau organisasi di mana hanya satu administrator diperlukan untuk mengawasi kontrak dalam sistem Anda.

Edisi entry-level ini dilengkapi dengan catatan elektronik lengkap, dukungan multi-database, bidang dasar dan dukungan file, dan "acara yang dapat dikuatirkan" atau peringatan per kontrak tanpa batas Anda juga mendapatkan pencarian, laporan, dan kustomisasi kategori dan bidang kontrak yang sederhana dan canggih. Untuk fungsionalitas laporan yang dibuat khusus tambahan, Anda dapat muncul untuk Standard edition Plus, dengan harga $ 1.198. Ini memberi Anda akses ke Desainer Laporan opsional. Tidak seperti penetapan harga Software-as-a-Service (SaaS) untuk produk berbasis cloud, penetapan harga dasar untuk setiap edisi adalah biaya satu kali saja dibandingkan dengan biaya berlangganan berulang dari setiap produk berbasis cloud yang diulas dalam Roundup ini.. Semua edisi juga dilengkapi dengan uji coba 30 hari gratis.

Salah satu perbedaan utama antara ketiga edisi ini adalah kemampuan untuk memasukkan kontrak atau dokumen langsung ke dalam basis data. Dengan edisi Standar dan Pro, pengguna dapat menautkan versi lokal dokumen ke profilnya di Asisten Kontrak. Dalam situasi ini, profil dokumen pada Asisten Kontrak dapat ditautkan ke lokasi pada drive atau server tetapi dokumen tidak pernah benar-benar diunggah ke database. Agaknya, untuk pengguna edisi Standar dan Pro, penyimpanan dalam basis data tidak diperlukan karena dokumen dapat dengan mudah disimpan di komputer pribadi pengguna atau di drive bersama untuk grup kecil. Namun, untuk perusahaan atau perusahaan besar, pengaturan semacam itu akan terbukti sangat sulit baik untuk kinerja maupun pertimbangan keamanan.

Edisi Pro adalah produk jaringan area lokal (LAN) yang dirancang untuk usaha kecil hingga menengah (UKM) atau kelompok kerja kecil dalam suatu organisasi. Harganya $ 3.499 untuk lisensi dasar (lima pengguna), meskipun kursi tambahan dapat ditambahkan dengan biaya tambahan. Dari segi fitur, edisi Pro mencakup integrasi manajemen dokumen dengan Laserfiche dan dukungan multi-pengguna dengan keamanan dan izin dasar.

Akhirnya, edisi Enterprise dihargai $ 8, 999 untuk lisensi dasar (lima pengguna). Ini adalah produk SQL Server / Klien LAN / WAN (jaringan area luas) yang dilengkapi dengan serangkaian penuh kategorisasi dokumen canggih dan fitur penyimpanan. Fitur-fitur ini termasuk kabinet dan subfolder, pencarian teks lengkap, peringatan berulang, kustomisasi lengkap, penyimpanan dokumen database, dan pelaporan kustom terkait dengan tingkat izin pengguna. Perawatan tahunan opsional adalah 18 persen dari total harga pembelian untuk semua paket. Ini membuat Anda ketersediaan pembaruan produk dan akses ke dukungan telepon (bukan hanya dukungan email gratis). Anda dapat meningkatkan ke versi lain kapan saja. Lisensi pengguna tambahan diberi harga pada skala kelulusan di mana harga per-lisensi turun karena volume naik untuk edisi Pro dan Perusahaan:

Edisi pro:

1-4 lisensi: $ 299

5-9 lisensi: $ 269

10+ lisensi: $ 229

Misalnya, jika hari ini Anda membeli dua lisensi tambahan, maka Anda akan membayar $ 299 masing-masing. Jika nanti Anda membeli tiga lisensi lagi, maka Anda akan membayar $ 269 untuk masing-masing lisensi tersebut.

Edisi perusahaan:

1-9 lisensi: $ 599

10-24 lisensi: $ 529

25-49 lisensi: $ 449

50-99 lisensi: $ 379

100+ lisensi: $ 299

Lisensi tidak terbatas: $ 59.999 (termasuk lisensi dasar)

Misalnya, jika hari ini Anda membeli tiga lisensi tambahan, maka Anda akan membayar $ 599 masing-masing. Jika nanti Anda membeli delapan lisensi lagi, maka Anda akan membayar $ 529 untuk masing-masing lisensi tersebut.

Persiapan

Kontrak Pro dan Perusahaan edisi Asisten dapat diinstal pada PC pengguna atau divirtualisasi (yaitu, diinstal pada server aplikasi yang menjalankan Layanan Citrix atau Terminal, atau sebagai aplikasi web yang di-host sendiri menggunakan Citrix XenApp.) Dengan kata lain, Asisten Kontrak adalah klien / server perangkat lunak yang dihosting di jaringan Anda, tanpa data yang berada di cloud. Untuk memungkinkan akses basis data di bisnis yang lebih besar, ini berarti Anda harus menginstal Microsoft SQL Server dengan edisi Enterprise. Pastikan untuk menghubungi Perangkat Lunak Blueridge untuk detail terperinci tentang apa persyaratan back-end untuk lingkungan Anda. Cari tahu versi SQL Server dan Windows Server apa yang diperlukan dan apakah sumber daya ini dapat dijalankan secara virtual atau memerlukan server fisik mereka sendiri.

Untuk menguji edisi Standar untuk ulasan kami yang diperbarui, saya membuat percobaan gratis dan mengunduh perangkat lunak ke PC Windows 10 saya. Perangkat Lunak Blueridge tidak menyediakan unduhan Mac. Perusahaan mengatakan mendukung Windows 7, 8, dan 10 tetapi, setelah mengunduh paket perangkat lunak, saya diminta untuk mengunduh versi.NET Framework sebelum instalasi dilanjutkan. Ini adalah hangup kompatibilitas kecil. Tapi, setelah mengunduh.NET Framework 3.5 SP1 (sebagai lawan dari versi 4.7 saat ini), instalasi cepat selesai dan saya sudah bangun dan berjalan.

Setelah terbuka, Asisten Kontrak melempar banyak fitur dan opsi kepada Anda. Tetapi ia melakukannya dalam tata letak yang lebih teratur daripada pilihan menu yang luar biasa dalam Keunggulan Kontrak Perangkat Lunak Great Minds dan Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa. Asisten Kontrak menawarkan sumber daya dan dokumentasi Bantuan yang hebat untuk membantu pengaturan, navigasi, dan penggunaan. Saya langsung diberi pop-up untuk "Memulai dalam 10 Langkah Mudah" melalui peta jalan produk dan panduan QuickStart. Bab diindeks dan dicari sehingga Anda dapat membuat favorit Anda sendiri dalam panduan ini dan semua sumber daya Bantuan Perangkat Lunak Blueridge. Dokumentasi Bantuan dan kemudahan umum penggunaan sumber daya membuatnya mudah dan cepat bagi saya untuk merasa nyaman dengan UI.

Di atas dasbor terdapat tab untuk Manajemen Kontrak, Basis Data dan Pelaporan, Opsi dan Alat, Pembaruan Massal (mengedit beberapa kategori, merekam, atau entri pengguna), dan Bantuan. Ada juga bilah alat seperti Microsoft Word dengan tombol untuk membuat dan menyimpan entri kontrak baru, plus tombol Hapus, Batalkan, dan Cari. Di sebelah kiri adalah indeks kontrak alfabet untuk pencarian cepat basis data Anda, yang dipecah menjadi beberapa kategori dan folder kasus. Alarm kontrak yang "berdering" (artinya dengan menekan tenggat waktu kontrak untuk diselesaikan) ditampilkan dengan warna merah.

Di bawah bilah menu duduk ruang kerja, yang dipecah menjadi jendela dengan ukuran yang dapat disesuaikan. Jendela dikelompokkan berdasarkan jenis informasi, tab penawaran untuk Indeks Kontrak, Informasi Kontrak, Tanggal Kunci, Kategori, Elemen / Klausa Kunci, Tinjauan Umum, Tautan File, dan Catatan & Komentar (yang merupakan perluasan fitur kolaborasi Asisten Kontrak). Pustaka klausa mirip dengan apa yang akan Anda temukan di Agiloft dan struktur pemberian tag khusus mirip dengan yang ada di ContractWorks.

Mengelola Siklus Hidup Kontrak

Setelah menyelesaikan Panduan QuickStart, ada Panduan Pengguna yang sama bermanfaatnya dengan instruksi untuk entri dan konfigurasi lebih lanjut. Panduan Pengguna memberikan instruksi yang sangat tepat untuk membuat basis data dan mengonfigurasi berbagai bidang data.

Proses manajemen kontrak itu sendiri mudah dan sangat dapat disesuaikan. Saat menambahkan entri kontrak baru atau mengedit file kontrak, Anda dapat mengganti nama atau menyembunyikan bidang, menambahkan teks pengguna (di tab Opsi dan Alat), dan mengelola tanggal dan peringatan utama. Anda juga dapat menambah dan mengelola kategori, dan mengekstraksi klausa dengan menggunakan jendela di sisi kanan halaman detail kontrak. Dalam edisi Pro dan Perusahaan, Anda melakukan ini melalui modul admin. Seperti di Agiloft dan ContractSafe, admin dapat menambahkan pengguna dan mengatur izin untuk melihat kontrak atau elemen tertentu dari UI. Meskipun, tidak seperti pada alat-alat itu, Anda tidak perlu masuk ke panel admin untuk melakukannya. Semua bidang dapat diedit dari halaman utama. Edisi Pro hanya memberi Anda opsi hak baca-saja atau penuh. Tetapi edisi Enterprise memiliki keamanan lebih terperinci untuk catatan spesifik dan basis data berbeda yang dimiliki pengguna. Edisi Contract Assistant Enterprise juga dapat membuat apa yang disebut "Tampilan" untuk menyembunyikan bidang tertentu untuk grup pengguna atau perusahaan yang berbeda, atau untuk memperlihatkan kabinet atau folder tertentu. Menambahkan catatan baru semudah mengklik tombol Baru dan membuat salinan dari templat catatan yang ada.

Karena Anda hanya mengelompokkan kontrak yang ada dan yang tertunda, Anda sebenarnya tidak membuat kontrak baru, hanya entri basis data untuknya. Dalam hal pencarian, Anda dapat menjalankan kueri berdasarkan teks, kata kunci, tanggal, atau bidang seperti mata uang atau jenis kontrak. Semua bidang dapat dicari dan dapat ditarik ke dalam laporan standar atau khusus. Namun, tidak ada pencarian optical character recognition (OCR) karena penampil kontrak mengharuskan dokumen untuk menjadi teks yang dapat diedit atau kontrak PDF sebelum database mengindeksnya.

Organisasi itu penting karena cara Asisten Kontrak diatur berputar di sekitar banyak basis data. Tidak ada batasan jumlah basis data yang bisa dibuat pengguna, meskipun Anda hanya bisa membuka satu basis data pada satu waktu. Untuk admin perusahaan, ini adalah cara yang berguna untuk mengelola kontrak sensitif yang organisasi Anda lebih suka pisahkan untuk izin atau alasan keamanan.

Laporan dapat dijalankan dalam berbagai cara termasuk pada profil kontrak individu, pada indeks database, atau hanya pada sebagian kontrak yang memenuhi kriteria tertentu. Laporan dapat dengan cepat dihasilkan pada kontrak yang dipilih atau pada semua kontrak dalam database tertentu, yang dapat dipesan dan diatur dalam berbagai cara.

Pengguna juga dapat menjalankan laporan dengan menggunakan hasil pencarian tertentu, yang memungkinkan mereka untuk membatasi kontrak yang dilaporkan berdasarkan kriteria yang diinginkan. Seperti hampir semua layanan, semakin besar jumlah kustomisasi, semakin rumit. Ada filter dasar dan lanjutan. Fitur Pencarian Dasar sepenuhnya mendukung keinginan pengguna tetapi melakukannya dengan larik kotak centang dan kotak filter. Pencarian Dasar dapat difilter oleh bidang filter standar atau bidang yang ditentukan pengguna. Lebih banyak pengguna yang cerdas dapat beralih ke Pencarian Lanjutan, yang merupakan spreadsheet yang merespons logika Boolean. Asisten Kontrak adalah satu-satunya alat yang kami uji untuk mendukung pencarian Boolean.

Edisi Enterprise memiliki kemampuan pencarian tambahan, yang memungkinkan untuk dokumen, catatan, dan catatan elemen kunci yang dilampirkan. Parameter pencarian yang akan digunakan berulang kali dapat disimpan untuk digunakan di masa mendatang. Saya menjalankan pencarian untuk kontrak aktif dan tertunda dan menambahkan filter tanggal lebih lanjut. Ketika laporan dibuat, itu ditampilkan di jendela terpisah. Ini adalah fitur sambutan karena berfungsi sebagai pratinjau instan laporan. Setelah pengguna puas dengan laporannya, ia dapat diekspor dalam berbagai format termasuk HTML, PDF, Rich-Text, Plain Text, TIF, atau Microsoft Excel. Butuh beberapa bolak-balik tapi saya akhirnya bisa membuat laporan saya untuk ditampilkan sesuai keinginan. Namun, ini bisa menyusahkan bagi organisasi yang lebih besar atau orang yang mencoba mengimpor file yang lebih besar.

Manajemen Kontrak Sekolah Lama Selesai

Asisten Kontrak adalah opsi untuk bisnis dan organisasi yang tidak menginginkan produk cloud yang dikelola sepenuhnya. Platform veteran ini memberi Anda kendali penuh di belakang firewall atas data dan basis data kontrak Anda. Muncul dengan sumber daya Bantuan komprehensif untuk membantu Anda menavigasi UI yang dirancang secara tradisional dan menyesuaikan segala sesuatu yang terlihat. Tidak ada alur kerja otomatis, tidak ada integrasi langsung, dan tidak ada cara penulisan kontrak asli, kolaborasi, negosiasi, atau penandatanganan elektronik. Agiloft dan Concord adalah opsi yang lebih baik jika Anda menginginkan platform berbasis cloud untuk mengelola siklus hidup kontrak penuh dan bekerja dengan pihak eksternal. Tetapi, jika aman, manajemen kontrak lokal adalah yang Anda cari, maka Asisten Kontrak adalah opsi yang telah dicoba dan diuji yang akan memberi Anda apa yang Anda butuhkan.