Ulasan & peringkat tinjauan kontrak sistem batu bulat

CobbleStone Systems Contract Insight (yang dimulai dari $ 59 per pengguna per bulan) adalah sistem manajemen kontrak yang sangat dapat disesuaikan yang menawarkan banyak fitur berbeda untuk memfasilitasi proses kontrak. Perusahaan, yang telah berdiri selama 20 tahun, melayani berbagai macam klien - dari pemerintah hingga kelompok kecil hingga organisasi besar. Catatan penting adalah bahwa Contract Insight adalah salah satu dari sedikit sistem manajemen kontrak yang menawarkan versi uji coba yang dapat diakses secara bebas langsung dari situs webnya. Namun, sementara banyak dari Kontrak Insight dapat dikonfigurasi, Agiloft, salah satu pemenang Pilihan Editor PCMag kami, bahkan memiliki opsi penyesuaian yang lebih besar. Plus itu menawarkan tingkat layanan gratis, yang berarti Anda akan dapat mengevaluasinya sesuka hati Anda tanpa batas waktu.

Harga dan Paket

Ada tiga edisi berbeda yang menawarkan berbagai tingkat layanan: Enterprise, Express, dan Work Group. Cobblestone menawarkan bagan perbandingan berbagai edisi di situs webnya, tetapi pada dasarnya, edisi Enterprise hadir dengan kemampuan alur kerja tambahan, pengindeksan teks lengkap, impor massal, perancang laporan online, dan sistem penilaian kontrak vendor-klien. Semua edisi datang dengan penyimpanan tidak terbatas untuk kontrak dan data.

Solusi Cobblestone dapat digunakan di tempat bersama pelanggan atau dihosting oleh perusahaan dalam model Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), dan harga berbeda tergantung pada opsi mana yang Anda ambil. Opsi berbasis web diberi harga dengan tingkat berulang yang lebih rendah sedangkan di tempat lebih tinggi dan satu kali. Edisi Kelompok Kerja tidak tersedia karena SaaS dan edisi Express tidak tersedia di tempat. Edisi Express mulai dari $ 59 per bulan per pengguna. Edisi Enterprise mulai dari $ 5.000 per tahun untuk lima pengguna. Seperti beberapa produk lainnya dalam putaran ini, termasuk Blueridge Software Contract Assistant dan Great Contracts Software Advantage, Contract Insight memerlukan turunan Microsoft SQL Server 2005 atau lebih baru untuk menjalankan edisi Enterprise.

Antarmuka Sederhana

Antarmuka memiliki desain sederhana: latar belakang putih dengan beragam nuansa biru untuk menunjukkan bilah dan tombol. Ada ikon di sebelah menu dropdown yang tampaknya "imut" teks. Opsi menu tampaknya mengenai semua kategori tindakan utama yang diperlukan oleh manajer kontrak, termasuk Kontrak, Karyawan, Perusahaan, Laporan & Pencarian, dan Kelola & Pengaturan.

Saat pengguna pertama kali log on, tampilan default adalah kalender kontrak tempat pengguna ditugaskan. Ini dapat dikonfigurasi untuk juga menyertakan, atau diganti dengan, "dasbor" dan "dok, " yang pada dasarnya adalah laporan yang dipersonalisasi yang secara otomatis akan diperbarui. Misalnya, pengguna dapat mengonfigurasi dok yang menunjukkan semua kontrak aktif yang ditetapkan atau yang menunjukkan semua kontrak yang akan kedaluwarsa dalam 30, 60, atau 90 hari berikutnya. Fitur ini memberi pengguna informasi yang paling berkaitan dengan haknya saat masuk.

Mirip dengan Editor Pilihan Agiloft kami, salah satu fitur yang paling mencolok dari sistem ini adalah kedalaman penyesuaian. Contract Insight berada di tingkat atas sistem manajemen kontrak yang memungkinkan administrator untuk membuat dan mengubah bidang data kontrak, mengotomatisasi dan mengarahkan proses persetujuan, dan membatasi akses pengguna pada tingkat granular, termasuk menurut jenis kontrak, kontrak tertentu, atau bidang tertentu.

Mulai

Contract Insight dilengkapi dengan video instruksional yang memandu pengguna baru melalui pengaturan sistem dan melakukan tugas-tugas umum. Video menunjukkan kepada pengguna cara melakukan fungsi-fungsi ini dan mengatur Contract Insight persis sesuai dengan keinginan mereka. Tetapi sementara saya menemukan videonya sangat mudah dicerna, Help Wiki sistem, di sisi lain, agak sulit dinavigasi. Luasnya fitur produk membuat bahkan pencarian cerdas wiki sedikit tugas. Namun, begitu ditemukan, dokumentasi bantuan disajikan dengan jelas lengkap dengan ilustrasi.

Menambahkan kontrak baru dalam sistem itu mudah: Cukup klik "Tambah Kontrak." Namun, Contract Insight menambahkan lapisan profiel kontrak di sini. Ini adalah informasi basis data dan alur kerja yang dibutuhkan sistem untuk memproses dokumen dan mengelola daur hidupnya. Profil kontrak dapat dibuat bersama dengan mengunggah file kontrak atau dapat dibuat berdasarkan informasi vendor atau klien. Proses input sebenarnya melibatkan pengisian formulir yang berlaku, yang dapat dikustomisasi dalam kombinasi yang nyaris tanpa batas oleh administrator sistem Anda atau Cobblestone jika Anda menggunakan perangkat lunak dalam model SaaS. Bidang dapat ditambahkan atau dihapus berdasarkan jenis kontrak, dibatasi berdasarkan ID pengguna atau kelas pengguna, dan dikonfigurasikan untuk hanya menerima jenis informasi tertentu seperti bilangan bulat, tanggal, mata uang, atau item dari daftar dropdown.

Setelah memasukkan semua data, pengguna dapat menyesuaikan profil dokumen kontrak. Ada daftar di sisi kanan dari profil kontrak yang memberikan pengguna dengan berbagai pilihan termasuk Tugas & Email, Tugaskan Karyawan, Cetak, Refresh, Kontrak Tautan, Lihat Riwayat, dan Email. Selain itu, pengguna dapat melampirkan file dalam jumlah tak terbatas ke profil kontrak.

Menambahkan profil karyawan dan perusahaan cepat dan tidak menyakitkan menggunakan bilah Menu Utama. Dengan mengisi formulir sederhana untuk menambahkan karyawan atau perusahaan ke sistem, pengguna dapat menjaga terhadap ketidakakuratan dalam mencari dan melaporkan. Misalnya, jika tidak ada profil perusahaan yang sudah ada sebelumnya, satu pengguna dapat menulis di "XYZ Corp." dan yang lainnya dapat menulis di "XYZ Corporation, " yang dapat menyebabkan kontrak dihilangkan dari hasil pencarian dan laporan.

Pencarian juga urusan yang sangat dapat disesuaikan. Pencarian dapat dilakukan pada bidang apa pun, dan kemudian dipersempit berdasarkan kategori informasi terkait. Kolom data dapat dengan mudah diubah dan dikonfigurasi sesuai dengan keinginan pengguna. Setelah pencarian dikonfigurasi dengan benar, laporan dapat dicetak atau diekspor ke Word, Excel, atau PDF. Selain kemampuannya yang dapat disesuaikan, sistem ini dilengkapi dengan sejumlah pencarian dan laporan yang telah ditetapkan, dan pengguna dapat membuat pencarian ad hoc mereka sendiri untuk penggunaan di masa mendatang.

Melampaui Dasar

Fitur yang bermanfaat adalah Permintaan, yang kemungkinan akan lebih bermanfaat bagi perusahaan besar. Seperti yang Anda harapkan, fitur Permintaan memungkinkan pengguna untuk meminta kontrak baru dari orang yang tepat. Pengguna mengklik "Tambahkan Permintaan Baru" dan menambahkan informasi yang relevan. Administrator dapat mengatur siapa yang akan diberitahu tentang permintaan berdasarkan informasi yang diberikan.

Untuk pengguna yang lebih mahir, Contract Insight memiliki fitur yang sangat berguna bagi mereka yang sering menggunakan kontrak berbasis templat. Menggunakan fitur Paket, administrator dapat mengatur template yang menarik metadata dari kontrak atau profil perusahaan. Administrator juga dapat mengatur perpustakaan klausa untuk membantu dalam pembuatan kontrak.

Cobblestone memungkinkan Contract Insight untuk dikustomisasi lebih lanjut melalui berbagai modul tambahan. Salah satu add-on yang paling membantu adalah Dokumen Kolaborasi dan Modul eSign, yang pada dasarnya adalah versi Cobblestone System dari sistem tanda tangan online. Modul ini memungkinkan kontrak dieksekusi sepenuhnya secara online, baik oleh anggota organisasi dan rekanan. Itu mengotentikasi identitas penandatangan. Jika organisasi Anda lebih suka menggunakan DocuSign, Cobblestone juga dapat memasukkan program itu ke dalam siklus hidup kontrak.

Ada modul lain yang tersedia untuk berbagai keadaan lain dan umumnya difokuskan pada industri atau jenis pekerjaan tertentu. Misalnya, salah satu modul yang tersedia adalah Portal Akses Publik yang memungkinkan kontrak tertentu dibuat publik di web. Fitur ini terutama akan digunakan untuk entitas publik yang akan tunduk pada undang-undang kebebasan informasi. Ada juga modul untuk manajemen pesanan pembelian, hubungan vendor-klien, dan konektor Salesforce. Pengaya ini memungkinkan kustomisasi yang lebih besar berdasarkan kebutuhan pengguna.

Contract Insight adalah solusi yang sangat dapat disesuaikan tetapi akan membingungkan dan menakutkan bagi sebagian orang. Sistem serupa seperti Agiloft, telah meringankan beberapa masalah kompleksitas penyesuaian tersebut melalui pendekatan wizard yang diimplementasikan dengan hati-hati. Namun, Contract Insight menawarkan banyak modul dan add-on untuk membantu menyesuaikan produk dengan kebutuhan pelanggan, sehingga sangat layak untuk dilihat oleh perusahaan dengan alur kerja multi-segi dan persyaratan pembuatan kontrak yang kompleks.