Ulasan & peringkat manajemen siklus hidup kontrak Coupa

Jika Anda mencari platform manajemen kontrak yang dengan sepenuh hati mengadopsi model perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), maka Manajemen Siklus Kontrak Coupa tidak sesuai dengan yang Anda cari. Namun, ini adalah produk yang sangat fungsional jika Anda adalah audiens yang dituju. Itu karena Coupa adalah platform khusus yang ditujukan khusus untuk mereka yang berfokus pada manajemen pengeluaran dan pengadaan perusahaan. Sementara Coupa telah memperkenalkan fungsionalitas canggih ke dalam proses alur kerja manajemen pengeluaran, termasuk perutean alur kerja dan pemicu otomatis, peninjauan kembali dan perubahan, dan operasionalisasi kontrak yang lebih luas dalam sistem. Tetapi itu juga membuat manajemen kontrak hanya satu komponen dari kerangka kerja aplikasi perusahaan yang jauh lebih besar ini.

Semua itu bergabung untuk membuat Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa tidak dapat disesuaikan untuk berbagai kasus penggunaan seperti pemenang Pilihan Editor, Agiloft atau Updraft. Juga tidak sehebat alat negosiasi kontrak dan kolaborasi seperti Manajemen Kontrak Onit, meskipun serupa dengan Onit sebagai bagian dari kerangka kerja aplikasi yang lebih besar. Namun, tidak satu pun platform manajemen kontrak lain yang kami uji menawarkan nilai bisnis terpadu dan analitik yang digerakkan oleh perdagangan untuk sepenuhnya mengintegrasikan siklus hidup kontrak ke dalam rantai pasokan.

Struktur Harga Perusahaan

Coupa memfokuskan kembali apa yang dulu merupakan Kontrak dari layanan cloud dasar menjadi solusi manajemen kontrak yang ditargetkan yang dilebur dengan pembelian, penjualan, dan pemrosesan transaksi perusahaan. Menurut Coupa, perusahaan ini terutama berfokus pada bisnis dengan pendapatan tahunan mulai dari $ 75 juta atau lebih tinggi. Ini bukan platform untuk usaha kecil dan menengah (UKM) dan tidak menawarkan langganan Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) tingkat gratis atau entry-level seperti apa yang akan Anda temukan di Agiloft atau Concord. Ini adalah solusi untuk organisasi perusahaan global yang besar.

Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa termasuk sebagai bagian dari langganan Manajemen Belanja Coupa. Ini termasuk kontrak tanpa batas, pengguna, peringatan, dan konsumsi pengeluaran otomatis dan pelacakan. Kerja sama kontrak adalah biaya tambahan dan dihargai sebagai persentase dari langganan Manajemen Belanja Coupa. Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa mencakup kemampuan untuk membuat kontrak tanpa batas termasuk pembuatan, pengeditan, dan eSignature dengan semua pihak, ditambah redlining dan kontrol versi.

Manajemen Kontrak Berbasis Perdagangan

Karena ini adalah tinjauan sistem manajemen kontrak, kami memfokuskan pengujian kami terutama pada Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa dan aspek Kolaborasi Kontrak Coupa dari keseluruhan platform Manajemen Belanja Coupa secara keseluruhan. Dasbor Coupa memperjelas bahwa setiap aspek pengalaman mengalir kembali ke manajemen pengeluaran dan pengadaan. Di seluruh bilah navigasi atas terdapat tab untuk Pengeluaran, Permintaan, Pesanan, Faktur, Inventaris, Sumber, Pemasok, Kontrak, dan Laporan, bersama dengan panel pengaturan yang sangat terperinci yang memungkinkan Anda menyesuaikan setiap aspek platform modular - dari konten dan pemasok hingga alat pembelian, pemicu otomatisasi alur kerja, integrasi, dan banyak lagi. Secara keseluruhan, Coupa menawarkan keluasan fungsionalitas yang mirip dengan solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang lengkap.

Dasbor utama juga memberi Anda bilah pencarian universal dinamis untuk pertanyaan bahasa alami untuk menavigasi langsung ke apa yang Anda butuhkan di platform padat. Ini juga memberi Anda filter untuk menelusuri berdasarkan departemen atau item tertentu. Ini adalah sistem yang dirancang untuk menyaring operasi pasokan perusahaan yang rumit ke data yang ditargetkan dan tampilan yang disesuaikan, dan yang dapat Anda akses dari browser apa pun.

Saya mulai pada tab Kontrak, yang merupakan repositori terintegrasi tunggal dari semua kontrak pemasok dalam sistem. Itu diletakkan dalam tampilan daftar yang mirip dengan apa yang akan Anda temukan di Concord atau ContractWorks. Ini menunjukkan rincian seperti tanggal mulai dan kedaluwarsa, status kontrak, dan grup konten selain ikon untuk mengedit dan menghapus entri. Bilah filter atas memberi Anda opsi untuk membuat entri kontrak baru, mengunggah massal kontrak dari file, kontrak ekspor ke file CSV atau Microsoft Excel, dan sejumlah filter untuk mengurutkan kontrak Anda berdasarkan bahasa, tanggal, jangka waktu kedaluwarsa, dan lanjutan filter yang memungkinkan Anda menelusuri berdasarkan nomor kontrak atau kata kunci. Bilah pencarian dapat menjalankan optical character recognition (OCR) pada dokumen kontrak dan file PDF untuk mengidentifikasi kata dan klausa tertentu.

Semua ini cukup standar di seluruh solusi manajemen kontrak yang kami uji. Yang unik tentang Coupa adalah bahwa dasbor Kontrak juga memberi Anda bagan barang dan komoditas yang dibeli paling tinggi dalam sistem. Ini membantu Anda memprioritaskan kontrak berdasarkan manajemen pengeluaran. Semuanya juga dikendalikan oleh izin. Jadi, berdasarkan grup pengguna, peran akses, dan grup konten dari kontrak berbeda yang dikonfigurasi oleh administrator di tab pengaturan, setiap pengguna akan melihat sesuatu yang berbeda. Setiap kontrak dapat memiliki satu atau lebih kelompok kontrak yang mengaitkannya dengan departemen atau kelompok pengguna tertentu, akun strategis tertentu, negara atau bahasa tertentu, atau atribut lainnya.

Saat membuat kontrak baru, saya memasukkan detail kontrak dasar seperti pemasok dan ketentuan. Saya menyertakan opsi untuk memilih jenis dokumen dan layanan, mengunggah dokumen kontrak terkait, dan menghubungkan kontrak dengan perjanjian induk jika berlaku. Coupa memberi saya satu set templat yang telah ditentukan untuk memilih ketika menugaskan pemasok. Biarkan saya memilih dari vendor yang saat ini tercantum dalam sistem.

Setelah Anda membuat kontrak, atau menemukan kontrak yang Anda searced, Anda dapat mengklik ke halaman Detail. Coupa memberi Anda tidak hanya rincian kontrak, seperti jenis dokumen dan nomor versi, tetapi juga mencakup bagian tentang informasi faktur, daftar permintaan, grup konten, harga dan ketentuan, peringatan, dan item atau produk tertentu dalam sistem e-commerce yang terkait dengan kontrak itu. Bagian penetapan harga dan ketentuan sangat bagus, memungkinkan Anda menentukan nomor tabungan pada kontrak dengan cara apa pun yang Anda suka, baik persentase diskon dari harga daftar atau berdasarkan parameter pengeluaran minimum / maksimum. Ini sejalan dengan fitur "Source This", yang merupakan tombol yang memunculkan penawaran harga relatif untuk barang dan jasa pada kontrak pemasok ketika muncul untuk negosiasi ulang.

Ada kemampuan pra-terintegrasi dengan modul lain juga, jadi Anda hanya perlu satu klik untuk melihat pesanan pembelian berdasarkan departemen atau komoditas, faktur, atau bagian lain dari platform. Coupa memang memiliki kotak masuk pemberitahuan dan dasbor pemberitahuannya sendiri, tetapi perusahaan mengatakan lebih memilih untuk berintegrasi dengan layanan pihak ketiga seperti Gmail atau Slack untuk mengirim pemberitahuan kepada pengguna (dalam aplikasi atau antarmuka apa pun yang sudah mereka gunakan).

Di Coupa, Anda tidak mendapatkan modul kolaborasi dan negosiasi kontrak di halaman ini, yang Anda lakukan di Onit. Untuk itu, Anda menekan tombol "Kontrak Penulisan" pada halaman detail kontrak mana saja untuk membawa Anda ke lingkungan Kolaborasi Kontrak Coupa. Di sinilah Anda akan menemukan pengeditan dan pengurangan kontrak lanjutan, yang memungkinkan banyak pihak menerima, menolak, dan mengomentari pengeditan yang dilakukan oleh pihak lain. Ini semua dilakukan dalam ruang kolaboratif bersama yang dimaksudkan untuk meniru Google Doc. Muncul dengan kontrol versi yang memungkinkan Anda memutar kembali perubahan, ditambah jejak audit untuk semua pengeditan dan interaksi di lingkungan. Anda bahkan dapat mengatur perjanjian tingkat layanan internal (SLA), mengatur jendela yang dialokasikan untuk berapa lama kelompok yang berbeda dalam perusahaan harus bernegosiasi. Ini dirancang untuk meningkatkan waktu siklus untuk kontrak.

Pengeditan kontrak itu sendiri terjadi dalam editor WYSIWYG dasar, dengan log audit di sisi kanan untuk membantu Anda menggunakan bahasa kontrak yang sudah disetujui, angka-angka dari sumber lain, atau klausul tertentu. Saat Anda menyimpan perubahan, Coupa memberi Anda opsi untuk melihat perbandingan versi berdampingan, dengan perubahan yang ditandai kejujuran dan kode warna. Jika Anda mengundang pengguna tambahan, maka mereka hanya akan melihat perubahan dari titik waktu mereka mulai dengan perjanjian. Pengguna baru akan melihat jendela sembulan otomatis dengan siapa pemilik kontrak utama. Dari sana, pemilik dapat mengontrol izin, menambah dan menghapus pengguna, atau menetapkan tugas tertentu dalam lingkungan kolaborasi. Kolaborasi kontrak dan proses negosiasi lebih tersentralisasi dan terpadu di Onit. Namun, Coupa memberikan tingkat kontrol granular ke dalam proses pengeditan yang cocok dalam pengujian kami hanya dengan perubahan trek dan opsi pemformatan yang kaya dari Concord.

Akhirnya, Coupa menyertakan integrasi DocuSign langsung pada akhir proses siklus hidup kontrak untuk menyelesaikan proses eSignature dan melaksanakan kontrak. Coupa secara otomatis mengunggah dokumen yang dihasilkan ke DocuSign dengan pengalaman klik-dan-masuk yang sederhana untuk pengguna internal dan pemasok eksternal atau vendor yang masuk ke dalam perjanjian. Di Coupa, Anda cukup mengetik nama penandatangan, klik Masuk, dan Coupa menangkap alamat IP penandatangan. Ini merekam jejak digital unik untuk audit keamanan. Pemasok dan semua pihak terkait kemudian secara otomatis menerima email dengan salinan PDF perjanjian.

Pelaporan Granular

Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa juga menawarkan beberapa pelaporan dan analitik paling rinci dari semua platform manajemen kontrak yang saya uji. Tab Laporan menampilkan metrik khusus yang disebut Perfect Fit Insights, yang melihat persentase pengeluaran Anda terhadap volume kontrak, jumlah dolar, atau faktor-faktor lain untuk menentukan "metrik keberhasilan" yang ditargetkan dan rekomendasi untuk mengoptimalkan laba. Pelaporan penjualan yang berorientasi pada tujuan ini tidak seperti alat lain yang saya uji, yang menghasilkan analitik berdasarkan kontrak berlabel hijau, merah, atau kuning untuk menetapkan sasaran penghematan pada kontrak pemasok tertentu. Coupa juga memberi saya penghematan, efisiensi, dan rekomendasi penggunaan tentang cara mengoptimalkan katalog, faktur, dan sumber untuk laba atas investasi (ROI) yang lebih besar. Rekomendasi cerdas ini tidak ada dalam ruang hampa; Anda dapat menetapkan tugas langsung dari halaman rekomendasi untuk mulai mengambil tindakan pada wawasan data.

Ada sejumlah laporan dan metrik lainnya, yang dapat dikustomisasi untuk grup atau departemen konten tertentu atau diiris oleh industri. Misalnya, membuat grafik persentase pengeluaran dari pemasok industri teknologi versus pemasok industri manufaktur. Coupa mengatakan rekomendasi intelijen berasal dari data empiris nyata yang dianonimkan dari ratusan pelanggan perusahaan dan transaksi mereka. Metrik pelaporan ini, tentu saja, terkait dengan skenario manajemen pengeluaran dan pengadaan yang sempit sebagai layanan platform. Tetapi analitik menyelami lebih dalam wawasan kontrak yang berfokus pada bottom line daripada Agiloft, Onit, atau platform manajemen kontrak lainnya yang diulas dalam Roundup ini.

Berfokus pada Garis Bawah

Manajemen Siklus Hidup Kontrak Coupa bukanlah platform manajemen kontrak yang serba bisa untuk semua jenis kontrak dan bisnis dalam bentuk dan ukuran apa pun. Alih-alih, ini merupakan platform manajemen pengeluaran dan pengadaan perusahaan, dengan manajemen kontrak dan fitur pelaporan yang khusus untuk kasus penggunaan itu. Hasilnya jauh lebih maju. Untuk pembuatan kontrak yang fleksibel, negosiasi, dan manajemen siklus hidup, Agiloft dan Concord lebih murah, lebih ramah pengguna, dan jauh lebih dapat disesuaikan dalam hal tata letak dan antarmuka pengguna. Ini bukan solusi untuk manajemen kontrak SMB. Namun, untuk organisasi perusahaan besar yang mengelola banjir kontrak pemasok dan inventaris produk business-to-business (B2B) yang padat, Coupa menawarkan tingkat manajemen siklus hidup kontrak yang kuat dan khusus dengan metrik intelijen yang berfokus pada ROI yang Anda menangkan ' t menemukan tempat lain.