Ulasan & peringkat manajemen kontrak Gimmal

Manajemen Kontrak Gimmal adalah sistem manajemen kontrak kaya fitur yang sangat dapat disesuaikan lainnya yang segera dibedakan dengan label harganya: $ 20.000 per tahun. Tapi jangan biarkan kejutan stiker membuat Anda lebih baik; Manajemen Kontrak Gimmal (sebelumnya dikenal sebagai Prodagio sebelum perusahaan diakuisisi awal tahun ini) adalah solusi fleksibel yang menawarkan semua fungsi manajemen kontrak inti, sambil menawarkan berbagai fitur tambahan seperti otomatisasi alur kerja, pembuatan kontrak berbasis template, dan Tugas pengguna yang mungkin membuatnya bernilai uang bagi sebagian orang. Namun, pemenang Pilihan Editor kami Agiloft menawarkan tingkat penyesuaian yang setara dengan kompleksitas yang lebih rendah dan harga yang lebih rendah.

Jika Anda mempertimbangkan Gimmal, kompleksitas kemungkinan akan menjadi rintangan terbesar Anda. Setelah Anda mengonfigurasi Gimmal seperti yang Anda butuhkan, ini adalah sistem yang sangat baik, tetapi penting untuk dicatat bahwa jumlah penyesuaian yang diperlukan sistem akan menyulitkan kehidupan administrator yang bertanggung jawab atas implementasi. Yang lebih disayangkan, tidak ada pilihan untuk mencoba sebelum Anda membeli. Agiloft memiliki tingkat penyesuaian yang setara tetapi mengelola menjadi kurang kompleks karena memilih konfigurasi berbasis penyihir, yang harus dipertimbangkan oleh Gimmal.

Secara keseluruhan, harga awal untuk Gimmal tentu sangat mahal untuk organisasi yang lebih kecil. Perusahaan semacam itu harus memastikan bahwa lisensi per pengguna tidak akan melayani mereka dengan lebih baik, dan harus melihat lebih dekat pada Getting Contracts Done, pemenang Pilihan Editor PCMag lainnya. Manajemen Kontrak Gimmal secara langsung ditujukan pada organisasi skala perusahaan menengah dan besar, yang perlu mengevaluasi perangkat lunak berdasarkan kustomisasi versus kompleksitas dan pemeliharaan.

Opsi dan Paket Harga

Gimmal menawarkan tiga edisi berbeda yang sebagian besar dibedakan oleh jumlah maksimum pengguna tetapi juga oleh berbagai tingkat kemampuan versus kompleksitas.

Ironisnya, edisi Essentials dengan harga terendah memungkinkan jumlah pengguna yang tidak terbatas. Itu karena edisi Essentials diarahkan untuk mereka yang sebagian besar mencari repositori kontrak dan tidak perlu berintegrasi dengan sistem lain atau memiliki kontrak atau alur kerja yang tidak standar. Edisi Advanced ditujukan untuk masing-masing departemen di perusahaan yang sangat besar atau organisasi menengah dengan kurang dari 25 pengguna yang kebutuhannya lebih khusus dan yang mungkin membutuhkan integrasi dengan sistem yang ada. Akhirnya, edisi Enterprise untuk perusahaan dengan lebih dari 25 pengguna dan kebutuhan khusus di luar edisi Advanced.

Pada saat penulisan ini, Gimmal masih belum sepenuhnya memasukkan Prodagio ke dalam properti webnya. Dan dengan harga awal $ 20.000 dapat dimengerti bahwa informasi harga terperinci tidak akan tersedia melalui Internet melainkan berdasarkan pelanggan-oleh-pelanggan melalui kontak langsung dengan perwakilan penjualan Gimmal. Gimmal juga tidak menawarkan uji coba gratis untuk diunduh atau diakses, jadi Anda akan mengandalkan tenaga penjualan untuk pengujian pra-pembelian juga.

Ikon-Antarmuka Berat

Antarmuka Gimmal adalah ikon-berat dan karena itu cukup mudah dinavigasi. Ikon besar di sudut kanan layar mencakup semua area penting untuk manajemen kontrak termasuk Dokumen, Tugas Saya, Laporan, Pencarian, dan Admin (untuk yang ditunjuk sebagai administrator). Setelah ikon dipilih, tab di atas ruang kerja berubah untuk mencerminkan kategori informasi yang tersedia.

Format area Dokumen Gimmal akan langsung akrab bagi siapa saja yang telah menggunakan komputer Windows. Ikon untuk melakukan fungsi dasar dijalankan di bagian atas ruang kerja (misalnya, folder baru, dokumen impor, dan salin), dengan indeks mirip kabinet file yang berjalan di sebelah kiri yang, dengan tepat, dinamai Kabinet. Gimmal memilih desain yang coba-dan-benar yang membuat memulai menjadi intuitif.

Tab Dokumen sangat membantu karena memiliki metode yang diatur perusahaan untuk menyimpan kontrak (Kabinet) tetapi juga memberikan tab akses cepat kepada pengguna ke dokumen terbaru mereka ditambah daftar di mana mereka dapat menyimpan kontrak "favorit" mereka. Selain tampilan kolom data kontrak yang sepenuhnya dapat disesuaikan saat melihat daftar kontrak, ikon muncul di sebelah kontrak untuk menunjukkan ketika ada pengingat, kewajiban, dokumen terkait, atau catatan yang terlampir. Saya menemukan ini sebagai fitur yang membantu jadi saya segera mengenali kontrak mana yang memiliki jenis informasi tambahan ini.

Dokumen dapat dihasilkan melalui templat atau langsung diimpor ke sistem. Setiap dokumen dilengkapi dengan dashboard pop-up di mana semua informasi kontrak dapat dengan mudah diakses. Semua bidang yang diharapkan ada di sana termasuk dokumen, catatan, pengingat, dan jejak audit terkait. Namun Gimmal juga dilengkapi dengan banyak bidang lain termasuk kewajiban kontrak yang dapat ditambahkan, daftar periksa proses bisnis yang dibuat admin yang dapat ditugaskan, alur kerja kontrak yang dapat dilihat, dan kontak yang terlampir yang dapat dikelola.

Laporan dibuat sederhana. Cukup pilih jenis laporan dari daftar, masukkan data laporan (misalnya, membatasi tanggal atau nama dokumen, jenis, atau ID), dan hasilkan. Seluruh proses hanya membutuhkan beberapa detik. Gimmal hadir dengan sejumlah laporan standar yang telah ditetapkan tetapi laporan baru juga dapat dihasilkan oleh administrator melalui proses sederhana. Laporan dapat dicetak atau diekspor ke CSV (setelah opsi untuk menambah, menghapus, atau menyusun ulang kolom data) dan dapat dibuka di Excel.

Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia melalui laporan, komponen Pencarian yang kuat tersedia. Pengguna memiliki opsi antara pencarian cepat dan yang lebih maju. Pencarian cepat memindai data yang dimasukkan pengguna serta dokumen yang dilampirkan. Fitur keren di Gimmal adalah ia hadir dengan kemampuan optical character recognition (OCR) yang mengubah PDF gambar menjadi dokumen yang bisa dicari. Hasil pencarian sangat membantu dan termasuk persentase peringkat dan konteks untuk pertandingan. Saya menemukan fitur ini sangat berguna untuk membantu menyaring sejumlah besar hasil pencarian dan menghindari macet dengan membuka dan memeriksa hasil pertandingan tunggal.

Untuk pengguna yang mencari informasi yang lebih spesifik, fitur pencarian yang lebih canggih menyediakan alat dengan pengguna untuk menemukan hampir semua kontrak. Pengguna dapat mencari kata atau frasa tertentu, tipe dokumen, konten bidang apa pun, atau bahkan ukuran file, dalam kombinasi yang memungkinkan. Setelah hasil yang diinginkan ditemukan, pengguna dapat menyorot entri yang diinginkan dan klik kanan untuk mengekspor ke CSV, secara efektif membuat pencarian atau daftar dapat dilaporkan. Jika pengguna cenderung menggunakan pencarian lagi, itu dapat disimpan dan bahkan dipublikasikan untuk semua pengguna untuk mempercepat proses di masa depan.

Persiapan

Gimmal menawarkan kedua layanan yang tersedia di luar kotak yang dapat dibuat dalam satu hari, dan juga integrasi dan spesialisasi yang lebih kompleks. Versi out-of-the-box dari perangkat lunak kemungkinan akan memberikan kemampuan yang diperlukan bagi mereka yang mencari fungsi inti dari manajemen kontrak termasuk Store, Track and Alert, Search, and Report.

Fitur yang lebih canggih dapat dibuat untuk mereka yang ingin mengotomatisasi proses bisnis mereka. Administrator yang lebih cerdas dapat membuat alur kerja yang mengotomatiskan proses persetujuan untuk kontrak baru, daftar hal-hal yang harus dilakukan yang dilampirkan pada kontrak, dan templat yang dapat diisi dengan data yang dimasukkan pengguna.

Gimmal menawarkan beragam sumber daya bermanfaat dan seluruh tab Referensi di bawah bagian Dokumen. Bagian ini berisi panduan untuk membuat template, panduan referensi cepat, video pelatihan, dan panduan pengguna. Dan, jika masalah tertentu tidak dicakup oleh sumber daya ini, Panduan Pengguna lengkap dengan lebih dari 250 halaman kemungkinan akan memiliki jawabannya. Selain itu, dukungan pelanggan tersedia melalui perjanjian dukungan tahunan.

Manajemen Kontrak Gimmal menawarkan sistem yang sangat dapat disesuaikan yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan tertentu. Terlepas dari banyaknya layanan yang ditawarkan Gimmal, Gimmal telah menciptakan antarmuka yang mudah dinavigasi dan intuitif. Ini menawarkan banyak fitur yang melampaui fungsi manajemen kontrak inti untuk lebih lanjut mengotomatiskan praktik bisnis dan menghemat waktu berharga karyawan. Namun, kustomisasi itu bisa menakutkan dan sulit untuk diambil, dan harganya mungkin tinggi untuk organisasi yang lebih kecil.