Microsoft sharepoint ulasan & peringkat online

Memulai dengan SharePoint Online

Sangat mudah untuk mendaftar dengan Microsoft SharePoint Online. Pilih saja rencana dan berikan nama, email, nomor telepon, perusahaan, dan alamat Anda. Kemudian, buat ID pengguna, kata sandi, dan URL unik (mis., NamaAnda.onmicrosoft.com). Setelah itu, verifikasi bahwa Anda bukan robot dengan memasukkan kode yang akan dikirimkan kepada Anda melalui SMS atau panggilan telepon. Terakhir, masukkan informasi pembayaran Anda dan pilih apakah akan membayar bulanan atau tahunan. Informasi pembayaran tidak diperlukan jika Anda memilih uji coba gratis.

Jika ini adalah pengalaman pertama Anda dengan Office 365, maka Anda mungkin mengalami sedikit informasi yang berlebihan saat pertama kali masuk. Jika Anda telah mendaftar untuk uji coba gratis Microsoft Office 365 Enterprise E3, maka dasbor Anda akan menyertakan lebih dari selusin ubin yang ditautkan ke berbagai program dan fitur Microsoft yang termasuk dalam tingkat Enterprise E3. Salah satu ubin ini adalah Microsoft SharePoint Online. Selain itu, Anda dapat mengakses aspek administratif Microsoft SharePoint Online di bawah modul Admin dengan menggunakan menu Pusat Admin di sebelah kiri.

Microsoft SharePoint Online memungkinkan pengguna membuat situs individual sebagai organisasi dan entitas manajemen. Setiap situs SharePoint dapat memiliki pustaka dokumen, buku catatan, keamanan, dan desainnya sendiri. Selain itu, situs dapat diatur sebagai situs mandiri atau dalam hierarki melalui penggunaan subsitus. Saat membuat situs, Anda diminta untuk memilih antara situs Tim atau situs Komunikasi. Situs tim adalah situs SharePoint tradisional, yang dimaksudkan untuk kolaborasi dalam suatu organisasi, terutama di mana persentase signifikan dari pengguna akan terlibat dalam manajemen dokumen. Situs komunikasi berguna untuk skenario di mana individu atau kelompok kecil membuat konten untuk dikonsumsi oleh kelompok pengguna yang lebih besar; menganggapnya sebagai persilangan antara perpustakaan dokumen dan blog. Kedua opsi situs dapat digunakan untuk berbagi dokumen dan sangat dapat disesuaikan.

Situs tim di Microsoft SharePoint Online fleksibel, asalkan seseorang bersedia menavigasi kurva belajar. Pustaka dokumen situs, misalnya, dapat dikonfigurasi dengan berbagai bidang metadata, yang dapat dimanfaatkan untuk sejumlah fungsi yang berbeda. Tampilan dokumen dapat dikustomisasi untuk menampilkan bidang tertentu yang dapat Anda gunakan untuk mencari dan mengurutkan. Tampilan juga dapat difilter untuk hanya menampilkan dokumen dengan metadata yang cocok, yang memungkinkan Anda membuat banyak tampilan, masing-masing dikustomisasi untuk menampilkan kumpulan dokumen tertentu.

Pustaka dokumen Microsoft SharePoint Online dapat disinkronkan dengan komputer atau perangkat seluler Anda dengan menggunakan klien Microsoft OneDrive. Pengguna desktop cukup mengklik tombol Sinkronisasi di dalam pustaka dokumen untuk mengonfigurasi koneksi (atau mengunduh perangkat lunak). File baru dapat ditambahkan ke pustaka dokumen melalui drag-and-drop, menyalin file ke folder yang disinkronkan di desktop Anda, atau dengan menggunakan berbagai aplikasi Office di Desktop atau perangkat seluler. Satu ketukan terhadap Microsoft SharePoint Online selama bertahun-tahun adalah karena ketidakpastian klien sinkronisasi OneDrive. Sejak itu Microsoft telah merilis klien OneDrive baru, yang tampaknya melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik untuk menjaga file Anda tetap sinkron.

Berbagi Dokumen dan Kolaborasi

Pada intinya, Microsoft SharePoint Online adalah platform manajemen dokumen. Selain kemampuan manajemen dokumen dasar, seperti unggahan dan unduhan file, pengeditan, dan berbagi, Microsoft SharePoint Online juga menangani pelacakan perubahan. Menyimpan catatan siapa yang melakukan pengeditan dan membiarkan Anda mengunduh edisi sebelumnya dari dokumen Anda untuk meninjau perubahan atau kembali ke revisi sebelumnya memberikan sedikit fleksibilitas kepada Microsoft SharePoint Online. Pengguna juga dapat mengonfigurasi peringatan di pustaka dokumen untuk menerima pemberitahuan saat perubahan dilakukan. Dokumen dapat diperiksa untuk mencegah masalah dengan beberapa orang mengedit file yang sama, meskipun penulisan bersama (beberapa pengguna mengedit file yang sama secara bersamaan) juga didukung untuk dokumen Office modern, dengan asumsi semua pengguna menggunakan Office 2010 atau yang lebih baru.

Microsoft menawarkan beberapa fitur keamanan dan kepatuhan yang lumayan berat di Office 365, yang banyak di antaranya dapat ditingkatkan terhadap Microsoft SharePoint Online. Sebagian besar suite manajemen dokumen tingkat bisnis lainnya, seperti Ascensio System OnlyOffice, menawarkan fitur keamanan dasar seperti izin dan pelacakan audit. Microsoft SharePoint Online juga mendukung fitur-fitur ini tetapi juga menyertakan fitur-fitur dengan urutan besarnya di atas pesaing. Sebagai permulaan, Anda dapat membuat kebijakan yang menangani hal-hal seperti label dokumen, pencegahan kehilangan data, penyimpanan dokumen, dan akses penyelia. Label dokumen digunakan untuk mengidentifikasi dokumen yang mungkin memiliki data sensitif, seperti kartu kredit, nomor jaminan sosial, atau data pelanggan.

SharePoint menawarkan alat untuk tidak hanya membuat dan mengelola label ini, tetapi untuk menerapkannya pada dokumen yang ada (atau bahkan email jika Anda menggunakan Office 365 suite lengkap) berdasarkan konten dokumen. Alat serupa tersedia untuk mencegah kehilangan data, seperti mencegah dokumen yang berisi informasi sensitif dibagikan di luar organisasi Anda. Alat juga tersedia untuk mengelola penyimpanan dokumen, baik untuk mencegah pengguna menghapus dokumen secara permanen dan untuk menegakkan arsip atau penghapusan setelah jangka waktu tertentu. Dalam banyak kasus ini, Microsoft menawarkan seperangkat filter yang telah ditentukan yang dirancang untuk memfasilitasi kepatuhan dengan peraturan di berbagai negara, termasuk Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act (HIPAA) dan peraturan terkait. Anda juga dapat mengonfigurasi aplikasi kebijakan dengan menggunakan istilah pencarian. Kebijakan ini dapat diterapkan di Microsoft SharePoint Online atau ke masing-masing situs.

Pencatatan audit dapat digunakan untuk melacak aktivitas tingkat pengguna atau perubahan administrasi. Setelah login diaktifkan, Anda dapat mencari log audit untuk tindakan tertentu, pengguna, jendela waktu, atau istilah pencarian untuk memfokuskan pandangan Anda. Salah satu fitur yang disebutkan sebelumnya, eDiscovery, adalah alat komprehensif untuk menemukan dokumen yang terkait dengan topik tertentu seperti tindakan hukum. Dengan menggunakan eDiscovery, Anda dapat menemukan dokumen yang berada dalam ruang lingkup panggilan pengadilan atau permintaan informasi lainnya, melindungi dokumen yang relevan dengan menahan mereka, atau bahkan mengekspor file yang relevan untuk memenuhi permintaan.

Jika fitur keamanan ini terdengar menakutkan, ketahuilah bahwa fitur tersebut sepenuhnya opsional dan tidak akan menghalangi Anda jika Anda memilih untuk mengabaikannya. Lebih banyak opsi keamanan standar, seperti izin berbasis grup atau pengguna, juga tersedia. Anda juga dapat mengonfigurasi cara berbagi file di luar organisasi Anda bekerja, seperti hanya berbagi untuk pengguna yang diautentikasi, mengatur periode kedaluwarsa untuk akses anonim, atau menggunakan grup untuk mengelola siapa yang dapat membagikan dokumen secara eksternal. Anda juga dapat mengonfigurasi tautan berbagi untuk memberikan akses hanya baca ke dokumen Anda.

Alur Kerja yang Fleksibel dan Diperpanjang

Microsoft SharePoint telah mendukung pembuatan alur kerja untuk beberapa waktu sekarang dan tidak terkecuali SharePoint Online. Sementara sebagian besar sistem manajemen dokumen dengan modul alur kerja mendukung tugas manajemen dokumen dasar, seperti meninjau perutean atau permintaan tanda tangan, Microsoft SharePoint Online terintegrasi erat dengan Microsoft Flow, alat untuk membuat alur kerja antara platform yang berbeda. Dengan menggunakan Flow, Anda dapat mengirim permintaan persetujuan ketika dokumen dimuat ke perpustakaan, mengintegrasikan dengan Formulir Microsoft untuk merutekan informasi ke kontak yang sesuai, atau menautkan perpustakaan dokumen dengan platform penyimpanan cloud pihak ketiga seperti DropBox Business atau Google Drive untuk Kerja. Microsoft menawarkan lebih dari seratus templat aliran, atau Anda dapat menggulirnya sendiri.

Bidang lain yang ditekankan Microsoft sebagai titik integrasi ke dalam platform manajemen informasi holistik mereka adalah Microsoft PowerApps. Maksud di balik PowerApps adalah bahwa pengguna dapat dengan mudah (dalam istilah relatif) membuat aplikasi yang dapat menangkap dan menyimpan data di Microsoft SharePoint (bahkan menggunakan Flow). PowerApps ini dapat didaftar di Microsoft Store dan digunakan untuk proses bisnis internal atau sebagai portal yang menghadap pelanggan.

Berbicara tentang aplikasi, hubungan lama Microsoft dengan pengembang berarti bahwa katalog aplikasi Microsoft SharePoint penuh dengan aplikasi yang dapat Anda integrasikan ke dalam situs Microsoft SharePoint Anda. Aplikasi ini datang dalam opsi berbayar dan gratis tetapi Anda harus menyadari bahwa bahkan aplikasi gratis pun ada harganya. Izin aplikasi Microsoft SharePoint sangat mirip dengan yang Anda harapkan di perangkat seluler Anda, dan setiap aplikasi menyertakan daftar hal-hal yang dapat dilakukan aplikasi dengan dokumen dan data Anda, sehingga harus ditangani dengan penanganan yang tepat. Dalam keadaan yang tepat, aplikasi Microsoft SharePoint dapat menambahkan fungsionalitas seperti peningkatan kemampuan pemberitahuan, opsi kalender tambahan, integrasi ke dalam layanan lain, dan sejumlah opsi lainnya.

SharePoint Online Adalah Platform yang Kuat

Reputasi Microsoft SharePoint karena sulit dikelola atau bahkan digunakan adalah hasil dari fokusnya pada fitur di atas kegunaan. Dengan peningkatan fokus Microsoft dalam membuat Office 365 dan berbagai komponennya dapat diakses oleh admin paruh waktu (terutama yang didorong ke peran karena kebutuhan), Microsoft SharePoint Online adalah wahyu dalam hal menawarkan fitur-fitur canggih yang menarik bagi pelanggan perusahaan tanpa memberikan solusi yang begitu rumit sehingga tidak dapat digunakan oleh toko-toko TI yang lebih kecil. Agar adil, masih ada beberapa seluk beluk mengelola Microsoft SharePoint, termasuk beberapa lokasi untuk pengaturan administratif. Tetapi sebagian besar fitur jauh lebih mudah untuk dikonfigurasikan daripada sebelumnya.

Harga Microsoft Office 365 agresif dan Microsoft SharePoint Online dapat dimiliki dengan $ 5 yang sangat wajar per pengguna per bulan. Tapi itu masih jauh dari harga $ 1 per pengguna per bulan yang bisa Anda dapatkan dari pesaing Ascensio System OnlyOffice, Pilihan Editor kami yang lain. Namun, berdasarkan fokus kemudahan penggunaan yang baru, kolaborasi canggih dan fitur keamanan yang ditawarkan dengan Flow, eDiscovery, dan beragam kebijakan manajemen yang dapat dikonfigurasi, Microsoft SharePoint Online dengan mudah mendapatkan salah satu penghargaan Pilihan Editor kami dalam manajemen dokumen kategori.