Ulasan & peringkat Smartsheet

Setiap bisnis yang sukses sudah menggunakan spreadsheet, dan mungkin lebih dari sekadar penganggaran. Smartsheet mengubah baris dan kolom sel yang akrab itu menjadi aplikasi manajemen proyek. Hasilnya adalah hibrida unik yang dapat menangani semuanya, mulai dari penganggaran dan pelaporan hingga pengelolaan sumber daya dan pelacakan tugas. Aplikasi berbasis cloud ini tentu saja membuat spreadsheet lebih pintar, dan untuk jenis pekerjaan tertentu, mungkin lebih disukai daripada platform manajemen proyek yang lebih tradisional. Namun, jika dicoba-dan-benar lebih dari apa yang ada dalam pikiran Anda, lihat pemenang Pilihan Editor kami yang lebih tradisional dalam manajemen proyek, Proyek Zoho, dan Proyek Kerja Sama Tim.

Harga dan Paket

Smartsheet menawarkan empat tingkat layanan, serta uji coba gratis selama 30 hari. Namun, tidak memiliki tingkat layanan gratis. Ada dua jenis paket yang dapat Anda daftarkan langsung dari situs web: Standard Individual ($ 19 per orang per bulan atau $ 168 per orang ketika dibayar setiap tahun) dan Standard Business ($ 32 per orang per bulan atau $ 300 per orang per tahun). Dulu ada opsi yang disebut Tim Smartsheet, tetapi sudah dihentikan.

Selain itu, Smartsheet memiliki paket Enterprise dan Enterprise Premier. Kedua tingkatan layanan ini dirancang untuk organisasi besar yang membutuhkan administrator dan kontrol keamanan yang luas. Hubungi perusahaan untuk penawaran harga untuk salah satu opsi perusahaan.

Untuk mendapatkan uji coba gratis, Anda memerlukan alamat email bisnis - yang berarti yang bukan akun email gratisan yang jelas. Anda tidak memerlukan kartu kredit. Uji coba gratis juga memiliki beberapa batasan. Misalnya, Anda hanya dapat memiliki 50 lembar sekaligus. Namun, Anda dapat berbagi lembar dengan kolaborator dalam jumlah tak terbatas dan menambahkan kolega untuk mencoba beberapa fitur paket Bisnis. Setiap orang mendapatkan ruang 5GB juga. Anda bisa bermain-main dengan formulir Smartsheet (ini adalah formulir web dan jenis-jenis formulir pengumpulan data lainnya), tetapi Anda tidak bisa menerbitkannya saat Anda menggunakan uji coba gratis.

Perbedaan antara akun Individu Standar dan Bisnis Standar bermuara pada beberapa fitur dan fitur administrasi pengguna. Setiap akun dapat memiliki 10 kolaborator per item, total 10 lembar, lima laporan, dan satu dasbor. Tingkat ini dilengkapi dengan ruang penyimpanan 50GB per pengguna berlisensi. Akun bisnis mendapatkan kolaborator, laporan, dan dasbor tanpa batas, dan mereka dapat memiliki 100 lembar per pengguna berlisensi. Akun bisnis juga mendapatkan ruang penyimpanan 100GB per pengguna berlisensi; kontrol untuk mengelola pengguna, grup, dan sumber daya; dan akses ke log aktivitas.

Perbandingan Harga

Bagaimana harga dan nilai Smartsheet dibandingkan dengan aplikasi lain? Itu sangat tergantung pada bagaimana Anda menggunakan layanan ini. Misalnya, jika Anda menggunakannya untuk manajemen proyek, maka harganya sebanding dengan aplikasi kelas menengah dalam kategori itu, yang berjalan sekitar $ 30 hingga $ 45 per orang per bulan. Aplikasi manajemen proyek dengan harga paling kompetitif harganya mulai dari $ 5 hingga $ 12 per orang per bulan.

Jika Anda menggunakan Smartsheet lebih banyak dari basis data dan sudut spreadsheet, maka Anda dapat membandingkannya dengan Airtable. Biaya udara lebih murah, mulai dari $ 12 per orang per bulan dan naik menjadi $ 24 per orang per bulan. Aplikasi itu juga memiliki tingkat layanan gratis, sehingga Anda dapat mencobanya selama yang Anda butuhkan.

Memulai dengan Smartsheet

Ada banyak yang bisa dilakukan dengan Smartsheet, jika Anda bersedia melakukan beberapa pekerjaan. Hampir apa pun yang dapat Anda lakukan dalam program spreadsheet, Anda dapat melakukannya di Smartsheet. Namun, tidak semua hal tentang aplikasi ini sangat intuitif, dan Anda harus merencanakan untuk menginvestasikan sedikit waktu dalam menonton tutorial video dan mempelajari seluk beluk program.

Saat Anda memulai dengan Smartsheet, yang berjalan di cloud (melalui aplikasi web) dan di iOS dan Android, Anda membuat lembar kosong atau memilih templat. Template disusun berdasarkan kategori, yang meliputi sumber daya manusia, pemasaran, TI, proyek, penjualan, dan bidang lainnya. Untuk memberi Anda gambaran tentang kisaran tersebut, Anda dapat menemukan templat untuk penggunaan paling umum, seperti Formulir Umpan Balik Pelanggan dan Kalender Tahunan per Hari, serta penggunaan yang lebih bertarget, seperti Pemeliharaan Properti Sewa, Laporan Biaya, Pipa Penjualan oleh Rep, dan Rencana Acara dan Anggaran. Kemudian ada template untuk manajemen proyek secara khusus termasuk:

• Proyek Agile dengan Gantt
• Pelacak Isu dengan Formulir
• Rencana Peluncuran Proyek
• Proyek dengan Gantt dan Varians Anggaran
• Proyek dengan Batas Waktu Keras dan Gantt
• Badan Perencanaan Sprint

Tidak peduli bagaimana Anda menyelami aplikasi, overlay muncul di layar untuk menjelaskan semua fitur yang menonjol. Tip alat dan tautan ke dokumentasi dan video pelatihan selalu dalam jangkauan, yang Anda perlukan di beberapa titik. Bahkan jika Anda seorang jagoan Excel, Smartsheet mungkin masih sering membuat Anda bingung. Tidak semua formula identik di kedua aplikasi.

Smartsheet membuat antarmuka tetap rapi. Spreadsheet menempati bagian tengah layar. Toolbar mirip Microsoft di bagian atas memiliki tombol format plus opsi untuk mengubah tampilan. Ketika bagan Gantt disertakan dengan lembar Anda, Anda dapat memilih untuk melihatnya; muncul di sebelah kanan sel. Slider memungkinkan Anda mengubah lebar jendela untuk menyesuaikan tampilan Anda dengan lebih baik.

Panel sisi kiri yang dapat dilipat memungkinkan Anda melihat semua lembar yang Anda buat atau yang orang lain bagikan dengan Anda. Anda menggunakannya untuk berpindah di antara lembar Anda dengan cepat.

Di sisi kanan antarmuka ada beberapa ikon yang memungkinkan Anda melihat percakapan apa pun yang terjadi pada lembar ini, lampiran, dan komentar yang terkait dengan permintaan pemeriksaan. Bergantung pada tingkat akses dan jenis akun Anda, Anda mungkin juga melihat permintaan pembaruan, log aktivitas, tombol terbitkan yang membuat sheet terlihat pada URL publik, dan ringkasan sheet.

Fitur dan Penggunaan

Smartsheet membuat data spreadsheet lebih dinamis ke guru non-Excel di antara kami. Setiap baris atau kolom dapat berupa menu tarik-turun nilai khusus, daftar kontak, tanggal, kotak centang, simbol, dan sebagainya. Untuk membuat daftar tugas, misalnya, Anda bisa meletakkan kotak centang ke bawah satu kolom dan beri nama itu Selesai, lalu letakkan kolom bernama Nama Tugas di sebelahnya. Anda bahkan dapat menambahkan kolom ketiga yang berisi Daftar Kontak Anda sehingga Anda dapat menambahkan Assignee. Smartsheet juga memungkinkan Anda menetapkan beberapa orang untuk suatu tugas. Di kolom Daftar Kontak, Anda harus memilih untuk mengizinkan beberapa kontak per sel.

Jika Anda berpikir untuk menggunakan Smartsheet hanya untuk pelacakan tugas sederhana, Anda juga dapat membandingkannya dengan aplikasi manajemen kerja lainnya, seperti Airtable dan Trello. Trello, khususnya, mendapat pujian tinggi karena begitu mudah digunakan. Itu hanya dapat melakukan sebagian kecil dari apa yang Smartsheet dapat, tetapi jika semua yang Anda inginkan dari aplikasi adalah cara untuk mengelola dan melacak tugas secara kolaboratif, Trello mungkin lebih cocok.

Tidak seperti Trello, Anda dapat menambahkan hierarki ke daftar tugas di Smartsheet. Dengan satu klik, Anda dapat membuat baris di bawah baris induk. Anda dapat dengan mudah menarik sel dan baris ke dalam dan keluar dari baris induk, atau ambil baris induk untuk memindahkannya dan semua baris anaknya.

Ingin melihat spreadsheet Anda dengan cara yang berbeda? Tambahkan kolom untuk tanggal mulai dan berakhir dan Anda bisa menghasilkan bagan Gantt untuk sheet. Tambahkan beberapa kolom lagi dan sesuaikan beberapa pengaturan, dan tugas-tugas dapat dihubungkan bersama pada bagan Gantt untuk mencerminkan kapan satu berakhir dan yang lain dimulai. Sayangnya, bagan Gantt berbagi layar dengan spreadsheet Anda secara tidak sengaja.

Smartsheet unggul dalam menambahkan jenis alat yang Anda inginkan spreadsheet standar disediakan dengan cara yang lebih ramah pengguna. Sebagai contoh, alat pemformatan kondisionalnya memungkinkan Anda menentukan parameter yang mengisi gaya yang kosong. Hanya perlu beberapa klik untuk menyiapkan sheet yang secara otomatis menyorot setiap baris yang memiliki nilai yang ingin Anda tekankan. Hal yang sama berlaku untuk sistem penghasil laporannya, yang mengeluarkan lembar baru berdasarkan kriteria yang Anda tentukan.

Karena Smartsheet memiliki semua alat aplikasi spreadsheet dan manajer proyek, Anda dapat membuat dokumen hibrid yang kuat. Misalnya, Anda bisa membuat lembar anggaran yang menggunakan formula untuk menghitung pengeluaran untuk setiap proyek di perusahaan, dan Anda juga bisa menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap proyek, sejauh mana kemajuan proyek itu, dan waktu untuk setiap proyek dimulai dan berakhir.

Tentu saja, Anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan Smartsheet. Misalnya, Anda dapat menautkan sel pada satu lembar ke sel pada lembar yang sama sekali berbeda, membiarkan data mengalir di antara proyek. Anda bisa membuat formulir web untuk mengumpulkan data yang secara otomatis ditambahkan ke lembar yang sesuai. Dengan beberapa penyelesaian, Anda dapat menambahkan bilah kemajuan ke bagan Gantt. Dengan penyetelan yang lebih halus, Anda dapat melihat dan mengelola berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap orang di perusahaan Anda, dan menyeimbangkan beban sesuai dengan itu. Layanan ini juga dapat mengimpor spreadsheet lama Anda, memungkinkan Anda mempererat sistem organisasi yang ada.

Mengambil Smartsheet Lebih Lanjut

Smartsheet memiliki beberapa fitur rapi yang layak dipelajari. Secara khusus, Alur kerja perlu ditelusuri. Alur kerja adalah fitur yang memungkinkan Anda membuat otomasi sendiri di dalam aplikasi. Anda menetapkan beberapa parameter dan ketika kondisi terpenuhi, tindakan lain secara otomatis terjadi. Misalnya, Anda bisa membuat Alur Kerja berikut: Setelah 1 Januari, ketika setiap item ditandai "selesai, " beri tahu Mary Manager dengan pesan yang mengingatkannya untuk meninjau pekerjaan dengan klien.

Antarmuka Workflows mudah digunakan, meskipun tidak terlihat sangat mengesankan, dengan desain yang agak sederhana.

Dalam ulasan Smartsheet sebelumnya, kami mencatat bahwa ini bukan sistem yang ideal untuk pelacakan waktu, pelaporan, dan beberapa tugas bisnis umum lainnya. Tentu saja, Anda mungkin dapat menemukan dan mengkustomisasi templat yang berfungsi untuk kebutuhan spesifik Anda, atau Anda dapat membangun sistem jika Anda cukup mahir dengan spreadsheet. Tetapi saat ini tidak ada aplikasi untuk pelacakan waktu. Ketika kami bertanya kepada perwakilan perusahaan tentang masalah ini, mereka menyebutkan bahwa Smartshee baru-baru ini memperoleh 10000ft, aplikasi bisnis untuk perencanaan sumber daya, perencanaan proyek, dan pelacakan waktu. Pada waktunya, berharap untuk melihat lebih banyak sinergi antara kedua aplikasi.

Hal lain yang dicatat dalam ulasan sebelumnya yang telah diubah adalah cara Smartsheet menyimpan data. Sebelumnya, tidak ada auto-save sama sekali. Anda harus menekan tombol simpan secara manual, yang sangat tidak biasa untuk aplikasi berbasis cloud. Sekarang, bagaimanapun, ada pilihan untuk menyimpan otomatis pada interval. Di Pengaturan Pribadi Anda, pastikan untuk memilih dua opsi: Simpan otomatis setelah 1 menit tidak aktif dan Simpan otomatis perubahan saya ketika saya meninggalkan lembar, laporan, atau dasbor. Pengaturan itu lebih baik tetapi masih tidak ideal. Kami ingin melihat Smartsheet menyimpan otomatis secara default untuk setiap aktivitas.

Integrasi dan Aplikasi Seluler

Di luar kotak, Smartsheet berfungsi dengan sejumlah besar aplikasi dan layanan lain, seperti Box, Dropbox, dan Google Drive. Ada juga toko aplikasi yang luas untuk menambahkan lebih banyak fungsi. Jika Anda tidak dapat menemukan yang Anda butuhkan, Anda dapat menggunakan Zapier untuk menghubungkan Smartsheet ke aplikasi lain atau bekerja dengan API Smartsheet.

Di sisi seluler, Smartsheet memiliki aplikasi untuk iOS dan Android. Aplikasi seluler dioptimalkan dengan baik dalam arti tidak terlalu besar dan membingungkan seperti yang Anda bayangkan untuk aplikasi jenis spreadsheet. Ini bekerja paling baik untuk hal-hal seperti mengikuti diskusi atau memeriksa file.

Yang Terbaik dan Terburuk dari Kedua Dunia

Smartsheet adalah alat manajemen proyek yang kuat, dengan cara yang baik dan buruk. Bagi banyak manajer proyek, spreadsheet hadir dengan keakraban dan fleksibilitas. Mereka menangani data mentah, dan Anda dapat membangunnya untuk melakukan apa pun yang Anda inginkan. Namun, belajar menggunakannya bisa sangat melelahkan, jika Anda belum siap. Selain itu, jumlah penyesuaian yang kadang-kadang mereka butuhkan dapat memerlukan keterampilan yang tidak sedikit pun pemograman komputer yang sebenarnya.

Bagusnya: Smartsheet kuat dan fleksibel, dengan bagian besar dokumentasi bantuan dan video tutorial. Yang buruk: Anda akhirnya harus menguasai perangkat lunak manajemen proyek dan perangkat lunak lembar bentang.

Jika manajemen proyek melalui spreadsheet sesuai dengan keinginan Anda, Anda tidak akan menemukan yang lebih baik daripada Smartsheet. Jika Anda adalah bisnis kecil yang perlu cepat-cepat menggunakan manajemen proyek tanpa master Excel di sisi Anda, tetaplah pada sesuatu yang lebih ramah pengguna. Pilihan utama Anda haruslah Pilihan Editor kami, Proyek Zoho, yang sangat baik untuk usaha kecil dengan anggaran terbatas, Proyek Kerja Tim, yang terkenal karena kemudahan penggunaannya, dan LiquidPlanner, yang terbaik untuk organisasi yang sangat besar dengan kebutuhan kompleks.